Chatspaces und Team-Zusammenarbeit#

Lerne, wie du Chatspaces für dein Team einrichtest, Chat-Vorlagen nutzt und effektiv mit Kollegen zusammenarbeitest.

Was sind Chatspaces?#

Chatspaces sind Bereiche, in denen du thematisch verwandte Chats organisieren und mit deinem Team teilen kannst. Sie funktionieren wie Ordner oder Projektbereiche für deine AI-Unterhaltungen.

Vorteile von Chatspaces#

Organisation

  • Gruppiere Chats nach Projekt, Team oder Thema
  • Behalte den Überblick auch bei vielen Chats
  • Finde schneller, was du suchst

Team-Zusammenarbeit

  • Teile Chats mit Kollegen
  • Arbeite gemeinsam an Unterhaltungen
  • Nutze standardisierte Chat-Vorlagen

Konsistenz

  • Einheitliche Chat-Vorlagen für das ganze Team
  • Standard-KI-Modelle für spezifische Aufgaben
  • Gemeinsame Wissensbasis

Chatspace erstellen#

Neuen Chatspace anlegen#

Schritt 1: Gehe zu AI Assistant → Chatspaces

Schritt 2: Klicke auf “Neuer Chatspace” (grüner Button mit Plus-Symbol)

Schritt 3: Fülle das Formular aus:

Grundlegende Informationen#

  • Titel: Aussagekräftiger Name (z.B. “Marketing Projekt 2024”)
  • Beschreibung: Kurze Erklärung des Zwecks (optional)

Team-Mitglieder#

  • Administratoren: Können den Chatspace verwalten und Einstellungen ändern
  • Mitglieder: Können Chats erstellen und nutzen

💡 Tipp: Füge dich selbst als Administrator hinzu, auch wenn du der Ersteller bist.

Sichtbarkeit#

  • Normal: Alle Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können den Chatspace sehen
  • Geschützt: Nur Ersteller, Administratoren und Mitglieder haben Zugriff

Standard-Einstellungen#

  • Standard-Modell: KI-Modell, das standardmäßig für neue Chats verwendet wird
  • Standard-Vorlage: Chat-Vorlage, die beim Erstellen neuer Chats verwendet wird

Schritt 4: Klicke auf “Speichern” (grüner Button)

Chatspace verwalten#

Chatspace-Einstellungen ändern#

Schritt 1: Öffne den Chatspace

Schritt 2: Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift-Icon)

Schritt 3: Ändere die gewünschten Einstellungen

Schritt 4: Klicke auf “Speichern”

Team-Mitglieder hinzufügen oder entfernen#

Schritt 1: Öffne die Chatspace-Einstellungen

Schritt 2: Scrolle zum Feld “Mitglieder” oder “Administratoren”

Schritt 3: Wähle Personen aus der Liste aus oder entferne sie

Schritt 4: Klicke auf “Speichern”

Chatspace löschen#

Schritt 1: Öffne den Chatspace

Schritt 2: Klicke auf “Löschen” im Menü

Schritt 3: Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Beim Löschen eines Chatspaces werden NICHT die enthaltenen Chats gelöscht! Die Chats bleiben erhalten, verlieren aber die Zuordnung zum Chatspace.

In Chatspaces arbeiten#

Chat im Chatspace erstellen#

Methode 1: Schnellstart

Schritt 1: Öffne den Chatspace

Schritt 2: Nutze das Schnellstart-Formular

Schritt 3: Gib deine Frage ein

Schritt 4: Klicke auf “Chat starten”

Methode 2: Von Vorlage

Schritt 1: Öffne den Chatspace

Schritt 2: Klicke auf “Neuer Chat aus Vorlage”

Schritt 3: Wähle eine Vorlage aus

Schritt 4: Der Chat wird mit den Einstellungen der Vorlage erstellt

Chats durchsuchen#

Schritt 1: Öffne den Chatspace

Schritt 2: Nutze das Suchfeld

Schritt 3: Gib Stichwörter ein

Schritt 4: ELIZA durchsucht alle Chats im Chatspace

Chats zwischen Chatspaces verschieben#

Schritt 1: Öffne den Chat, den du verschieben möchtest

Schritt 2: Klicke auf “In Chatspace verschieben” im Menü

Schritt 3: Wähle den Ziel-Chatspace aus

Schritt 4: Klicke auf “Verschieben”

Chat-Vorlagen erstellen und nutzen#

Chat-Vorlagen sind vorkonfigurierte Chats, die als Ausgangspunkt für neue Unterhaltungen dienen.

Warum Chat-Vorlagen nutzen?#

Konsistenz

  • Einheitliche Systemrollen und Einstellungen
  • Standardisierte Beispiel-Prompts
  • Gleiche Wissensbasis für alle

Zeitersparnis

  • Keine wiederholte Konfiguration
  • Schnellerer Start bei wiederkehrenden Aufgaben
  • Vordefinierte Dokumente und Einstellungen

Best Practices

  • Bewährte Prompts und Konfigurationen
  • Optimale Modell-Auswahl für spezifische Aufgaben
  • Team-geteiltes Wissen

Chat-Vorlage erstellen#

Schritt 1: Erstelle einen normalen Chat

Schritt 2: Konfiguriere ihn nach deinen Wünschen:

  • KI-Modell auswählen
  • Systemrolle definieren
  • Dokumente hochladen
  • Beispiel-Prompts hinzufügen

Schritt 3: Öffne die Chat-Einstellungen

Schritt 4: Aktiviere die Checkbox “Ist Vorlage”

Schritt 5: Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Gib der Vorlage einen klaren Namen wie “Kundenkommunikation - Formell” oder “Code Review - Python”

Systemrolle für Vorlagen definieren#

Die Systemrolle gibt dem AI Assistant Kontext und Anweisungen:

Schritt 1: Öffne die Vorlage

Schritt 2: Klicke auf “Systemrolle ändern”

Schritt 3: Schreibe eine klare Anweisung

Beispiele für Systemrollen:

Du bist ein Assistent für professionelle Geschäftskommunikation.
Schreibe formelle E-Mails und Briefe. Achte auf korrekte Anrede,
professionellen Ton und klare Struktur.
Du bist ein Code-Review-Assistent für Python-Projekte. Analysiere
Code auf Best Practices, finde Bugs und gib konstruktives Feedback.
Nutze PEP8-Standards.
Du bist ein Marketingspezialist. Entwickle kreative Ideen für Social
Media Posts, Werbekampagnen und Content-Strategien. Nutze moderne
Marketing-Frameworks.

💡 Tipp: Je spezifischer die Systemrolle, desto bessere und konsistentere Ergebnisse erhältst du!

Beispiel-Prompts hinzufügen#

Beispiel-Prompts helfen Benutzern, die Vorlage effektiv zu nutzen:

Schritt 1: Öffne die Vorlage

Schritt 2: Klicke auf “Beispiel-Prompts”

Schritt 3: Klicke auf “Neuer Beispiel-Prompt”

Schritt 4: Gib einen Beispiel-Prompt ein

Beispiele:

Für eine Kundenkommunikations-Vorlage:

  • “Schreibe eine E-Mail an Kunden über Produktverzögerung”
  • “Erstelle eine Antwort auf eine Reklamation”
  • “Verfasse eine Dankes-Mail nach Projektabschluss”

Für eine Code-Review-Vorlage:

  • “Analysiere diese Python-Funktion auf Performance”
  • “Finde Sicherheitslücken in diesem Code”
  • “Schlage Verbesserungen für die Code-Struktur vor”

Schritt 5: Wiederhole für weitere Beispiele

💡 Tipp: 3-5 Beispiel-Prompts sind ideal, um die Verwendung der Vorlage zu zeigen.

Vorlage verwenden#

Schritt 1: Gehe zu AI Assistant → Vorlagen

Schritt 2: Wähle die gewünschte Vorlage aus

Schritt 3: Klicke auf “Chat aus Vorlage erstellen”

Schritt 4: Ein neuer Chat wird mit allen Einstellungen der Vorlage erstellt:

  • Systemrolle wird übernommen
  • KI-Modell wird übernommen
  • Dokumente werden kopiert
  • Beispiel-Prompts sind verfügbar

Schritt 5: Starte deine Unterhaltung

Globale Vorlagen im Chatspace#

Chatspaces können globale Vorlagen bereitstellen, die für alle Mitglieder verfügbar sind:

Globale Vorlage zu Chatspace hinzufügen#

Schritt 1: Öffne die Chatspace-Einstellungen

Schritt 2: Scrolle zum Feld “Globale Chatvorlagen”

Schritt 3: Wähle Vorlagen aus, die für alle Mitglieder verfügbar sein sollen

Schritt 4: Klicke auf “Speichern”

Standard-Vorlage festlegen#

Du kannst eine Vorlage als Standard festlegen, die automatisch verwendet wird:

Schritt 1: Öffne die Chatspace-Einstellungen

Schritt 2: Wähle bei “Standard Chatvorlage” die gewünschte Vorlage

Schritt 3: Klicke auf “Speichern”

Wenn Mitglieder jetzt den Schnellstart im Chatspace nutzen, wird automatisch diese Vorlage verwendet.

Berechtigungen in Chatspaces#

Chatspaces haben ein dreistufiges Berechtigungssystem:

Berechtigungsebenen#

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  Chatspace Berechtigungsebenen                      │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                     │
│  1. Ersteller (Creator)                            │
│     ↓                                              │
│     - Volle Kontrolle über Chatspace              │
│     - Kann alles verwalten und löschen            │
│                                                     │
│  2. Administratoren (Admins)                       │
│     ↓                                              │
│     - Können Chatspace-Einstellungen ändern       │
│     - Können Mitglieder hinzufügen/entfernen      │
│     - Können Vorlagen verwalten                   │
│                                                     │
│  3. Mitglieder (Members)                           │
│     ↓                                              │
│     - Können Chats erstellen und nutzen           │
│     - Können eigene Chats verwalten               │
│     - Können Vorlagen verwenden                   │
│                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Berechtigungsmatrix#

AktionErstellerAdminMitglied
Chatspace ansehen✅✅✅
Chats erstellen✅✅✅
Eigene Chats bearbeiten✅✅✅
Alle Chats bearbeiten✅✅❌
Mitglieder hinzufügen✅✅❌
Vorlagen erstellen✅✅❌
Chatspace-Einstellungen✅✅❌
Chatspace löschen✅❌❌

Sichtbarkeit und Zugriff#

Normal-Sichtbarkeit:

  • Chatspace ist in der Liste für alle Benutzer sichtbar
  • Zugriff auf Chats hängt von Chat-Sichtbarkeit ab
  • Ideal für offene Team-Zusammenarbeit

Geschützt-Sichtbarkeit:

  • Chatspace ist nur für Mitglieder sichtbar
  • Externe Benutzer sehen ihn nicht
  • Ideal für vertrauliche Projekte

Praktische Anwendungsszenarien#

Szenario 1: Marketing-Team#

Setup:

  • Chatspace “Marketing 2024” erstellen
  • Team-Mitglieder hinzufügen
  • Vorlagen erstellen:
    • “Social Media Post”
    • “Blog-Artikel”
    • “Newsletter”

Workflow:

  1. Mitglied erstellt Chat aus Vorlage “Social Media Post”
  2. AI Assistant generiert Ideen
  3. Mitglied teilt Chat mit Kollegen für Feedback
  4. Chat wird finalisiert und exportiert

Szenario 2: Entwickler-Team#

Setup:

  • Chatspace “Development” erstellen
  • Technische Dokumentation hochladen
  • Vorlagen erstellen:
    • “Code Review”
    • “Bug Analysis”
    • “Documentation”

Workflow:

  1. Entwickler erstellt Chat aus Vorlage “Code Review”
  2. Code-Schnipsel einfügen
  3. AI Assistant analysiert und gibt Feedback
  4. Ergebnisse im Team teilen

Szenario 3: Kundenservice#

Setup:

  • Chatspace “Support” erstellen
  • FAQ und Produktdokumente hochladen
  • Vorlagen erstellen:
    • “Kundenanfrage - Formell”
    • “Beschwerde bearbeiten”
    • “Produktberatung”

Workflow:

  1. Support-Mitarbeiter erstellt Chat aus Vorlage
  2. Kundenanfrage einfügen
  3. AI Assistant schlägt Antwort vor
  4. Mitarbeiter überarbeitet und versendet

Chatspaces durchsuchen und filtern#

Chatspace-Liste filtern#

Schritt 1: Gehe zu AI Assistant → Chatspaces

Schritt 2: Nutze die Sortierung:

  • Nach Name
  • Nach Änderungsdatum
  • Nach Anzahl Chats

Schritt 3: Nutze das Suchfeld für spezifische Chatspaces

Chats über alle Chatspaces suchen#

Schritt 1: Gehe zur Chat-Übersicht

Schritt 2: Nutze die globale Suche

Schritt 3: ELIZA durchsucht alle Chats in allen Chatspaces (wo du Zugriff hast)

Best Practices für Chatspaces#

✅ Empfohlene Praktiken#

Klare Struktur

  • ✅ Ein Chatspace pro Projekt oder Team
  • ✅ Aussagekräftige Namen verwenden
  • ✅ Beschreibungen hinzufügen

Team-Organisation

  • ✅ Administratoren für jedes Projekt festlegen
  • ✅ Nur relevante Mitglieder hinzufügen
  • ✅ Regelmäßig Berechtigungen überprüfen

Vorlagen nutzen

  • ✅ Standard-Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
  • ✅ Systemrollen klar definieren
  • ✅ Beispiel-Prompts hinzufügen

Wartung

  • ✅ Alte Chats archivieren
  • ✅ Vorlagen aktuell halten
  • ✅ Ungenutzte Chatspaces löschen

❌ Häufige Fehler#

Zu viele Mitglieder

  • Vermeide: Alle Benutzer in jeden Chatspace aufnehmen
  • Problem: Unübersichtlich, zu viele Benachrichtigungen
  • Lösung: Nur relevante Team-Mitglieder hinzufügen

Keine Struktur

  • Vermeide: Alle Chats in einem Chatspace
  • Problem: Chaotisch und unübersichtlich
  • Lösung: Thematische Chatspaces erstellen

Veraltete Vorlagen

  • Vermeide: Vorlagen nie aktualisieren
  • Problem: Veraltete Informationen und Dokumente
  • Lösung: Regelmäßige Wartung einplanen

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich mehrere Chatspaces erstellen?#

Ja, du kannst unbegrenzt viele Chatspaces erstellen. Organisiere sie nach Projekt, Team oder Thema.

Was passiert, wenn ich einen Chatspace verlasse?#

Du verlierst den Zugriff auf alle Chats im Chatspace. Deine eigenen Chats bleiben erhalten, aber ohne Chatspace-Zuordnung.

Können Mitglieder Vorlagen erstellen?#

Nein, nur Administratoren und Ersteller können Vorlagen erstellen und verwalten.

Wie viele Mitglieder kann ein Chatspace haben?#

Technisch unbegrenzt, aber für beste Performance empfehlen wir maximal 50 Mitglieder pro Chatspace.

Kann ich Chats zwischen Chatspaces kopieren?#

Nein, aber du kannst Chats verschieben. Dokumente und Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Werden Benachrichtigungen an alle Chatspace-Mitglieder gesendet?#

Das hängt von den Chat-Einstellungen und deinen Benachrichtigungspräferenzen ab. Konfiguriere diese in deinen ELIZA-Einstellungen.

Zusammenfassung#

Du hast gelernt:

  • ✅ Was Chatspaces sind und warum sie nützlich sind
  • ✅ Wie du Chatspaces erstellst und verwaltest
  • ✅ Wie du mit deinem Team in Chatspaces zusammenarbeitest
  • ✅ Wie du Chat-Vorlagen erstellst und nutzt
  • ✅ Wie Berechtigungen in Chatspaces funktionieren
  • ✅ Praktische Anwendungsszenarien
  • ✅ Best Practices für effektive Zusammenarbeit

Nächste Schritte#

Viel Erfolg bei der Team-Zusammenarbeit! 🚀

Backward Dokumentensuche und Wissensbasis Tipps, Tricks und FAQ Forward