Arbeitsablauf

Dieses Kapitel zeigt dir typische Arbeitsabläufe und praktische Anwendungsszenarien für den Kontext.

Ersteinrichtung des Kontext

Szenario: ISO 9001 Zertifizierung vorbereiten

Ausgangssituation:

Dein Unternehmen plant die ISO 9001 Zertifizierung. Die Norm fordert in Kapitel 4 die Dokumentation des Organisationskontexts.

Ziel:

• Alle relevanten interessierten Parteien identifizieren
• Interne und externe Themen erfassen
• Verknüpfungen zu Prozessen herstellen

Schritt 1: Themenarten anlegen

Aktion:

Erstelle zunächst die grundlegenden Themenarten.

Vorgehensweise:

1. Navigation → Kontext → Themenarten
2. Button “Neue Themenart”
3. Erstelle folgende Arten:

Themenart 1: Interne Themen

Name: Interne Themen
Beschreibung: Faktoren und Bedingungen innerhalb der Organisation,
              die Einfluss auf das QM-System haben.

Themenart 2: Externe Themen

Name: Externe Themen
Beschreibung: Faktoren und Bedingungen aus der Umwelt der Organisation,
              die Einfluss auf das QM-System haben.

4. Speichern

Ergebnis:

✅ Grundstruktur für Themenmanagement ist vorhanden

Schritt 2: Interessierte Parteien erfassen

Aktion:

Identifiziere die wichtigsten Stakeholder.

Workshop-Ansatz:

Führe einen Workshop mit der Geschäftsleitung durch:

Brainstorming-Fragen:

• Wer hat Einfluss auf unser Unternehmen?
• Wer hat Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen?
• Wen beeinflussen wir mit unseren Tätigkeiten?

Typische Stakeholder:

Erfassung in ELIZA:

Für jeden Stakeholder:

1. Dashboard → Button “Interessierte Partei”
2. Formular ausfüllen:

Beispiel: Kunden

Name: Kunden
Beschreibung: Unsere direkten Auftraggeber aus der Industrie.

Interesse am Unternehmen: gross (3)
Einfluss auf das Unternehmen: gross (3)
→ Rating: 9 → Rot (hohe Priorität)

Verantwortung: Vertriebsleitung, Kundenservice

3. Speichern
4. Wiederholen für alle Stakeholder

Tipp:

Beginne mit den 5-10 wichtigsten Stakeholdern. Details können später ergänzt werden.

Schritt 3: Interne Themen erfassen

Aktion:

Erfasse relevante interne Faktoren.

Brainstorming-Fragen:

• Welche internen Stärken haben wir?
• Wo sehen wir interne Schwächen?
• Welche Ressourcen stehen uns zur Verfügung?
• Wo gibt es interne Herausforderungen?

Typische interne Themen:

Erfassung in ELIZA:

Für jedes Thema:

1. Dashboard → Button “Thema”
2. Formular ausfüllen:

Beispiel: Prozessreife

Titel: Prozessreife

Beschreibung:
Der aktuelle Reifegrad unserer Geschäftsprozesse liegt bei Stufe 2
(definiert). Wir arbeiten daran, auf Stufe 3 (gesteuert) zu kommen.

**Massnahmen:**
- Prozess-KPIs einführen
- Regelmässige Process Reviews etablieren
- Prozess-Owner benennen

Typ: [x] Interne Themen

Verantwortung: QM-Beauftragter, Prozess-Koordinator

3. Speichern

Schritt 4: Externe Themen erfassen

Aktion:

Erfasse relevante externe Faktoren.

Brainstorming-Fragen:

• Welche externen Chancen gibt es?
• Welche externen Risiken sehen wir?
• Welche Markttrends beeinflussen uns?
• Welche regulatorischen Anforderungen gelten?

Typische externe Themen:

Erfassung in ELIZA:

Beispiel: Fachkräftemangel

Titel: Fachkräftemangel

Beschreibung:
In unserer Branche herrscht akuter Fachkräftemangel. Offene Stellen
können oft monatelang nicht besetzt werden.

**Auswirkungen:**
- Projektverzögerungen
- Überlastung bestehender Mitarbeiter
- Qualitätsrisiken

**Gegenmassnahmen:**
- Employer Branding verstärken
- Ausbildungsoffensive starten
- Flexible Arbeitsmodelle anbieten

Typ: [x] Externe Themen

Verantwortung: HR-Leitung, Geschäftsleitung

Schritt 5: Bewertungen vornehmen

Aktion:

Bewerte alle interessierten Parteien nach Interesse und Einfluss.

Bewertungs-Workshop:

Führe einen Workshop mit den relevanten Führungskräften durch:

Bewertungskriterien:

Interesse (1-3):

• Klein (1): Partei zeigt wenig Interesse an uns
• Mittel (2): Partei zeigt moderates Interesse
• Gross (3): Partei ist stark an uns interessiert

Einfluss (1-3):

• Klein (1): Partei kann uns kaum beeinflussen
• Mittel (2): Partei hat moderaten Einfluss
• Gross (3): Partei hat grossen Einfluss auf uns

Bewertungs-Matrix:

           Einfluss →
Interesse  │  1  │  2  │  3  │
     ↓     ├─────┼─────┼─────┤
     1     │  1  │  2  │  3  │ 🟢 Grün
           ├─────┼─────┼─────┤
     2     │  2  │  4  │  6  │ 🟠 Orange
           ├─────┼─────┼─────┤
     3     │  3  │  6  │  9  │ 🔴 Rot

Beispiel-Bewertungen:

Ergebnis:

✅ Alle Stakeholder sind priorisiert

Schritt 6: Prozesse verknüpfen

Aktion:

Verknüpfe Prozesse mit Stakeholdern und Themen.

Vorgehensweise:

1. Öffne einen Prozess (BPMN-Modul)
2. Prozess bearbeiten
3. Wähle relevante interessierte Parteien
4. Wähle relevante Themen
5. Speichern

Beispiel: Vertriebsprozess

Prozess: Kundenauftrag abwickeln

Interessierte Parteien:
- [x] Kunden
- [x] Lieferanten
- [x] Mitarbeitende

Themen:
- [x] Kundenzufriedenheit (intern)
- [x] Liefertreue (extern)

Systematisches Vorgehen:

Gehe alle Hauptprozesse durch und stelle die Verknüpfungen her:

• Vertriebsprozesse → Kunden, Wettbewerber
• Beschaffungsprozesse → Lieferanten, Einkauf
• Produktionsprozesse → Mitarbeitende, Qualität
• Support-Prozesse → Kunden, IT-Infrastruktur

Ergebnis:

✅ Vollständige Traceability zwischen Kontext und Prozessen

Schritt 7: SWOT-Analysen verknüpfen (optional)

Aktion:

Verknüpfe strategische SWOT-Einschätzungen mit Stakeholdern und Themen.

Vorgehensweise:

1. SWOT-Modul öffnen
2. Einschätzung erstellen
3. Interessierte Partei ODER Thema auswählen
4. Speichern

Beispiel-Verknüpfungen:

Ergebnis:

✅ Kontext ist mit strategischer Analyse verknüpft

Schritt 8: Review und Dokumentation

Aktion:

Prüfe die Vollständigkeit und erstelle Audit-Dokumentation.

Checkliste:

• Alle relevanten Stakeholder erfasst (mindestens 8-10)
• Alle Stakeholder bewertet (Interesse + Einfluss)
• Interne Themen erfasst (mindestens 5)
• Externe Themen erfasst (mindestens 5)
• Verantwortungen zugewiesen (Funktionen)
• Prozesse verknüpft (mindestens Hauptprozesse)
• SWOT-Verknüpfungen vorhanden (optional)

Dokumentation für Audit:

Exportiere das Dashboard für Audit-Nachweise:

1. Dashboard öffnen
2. Browser-Druckfunktion (Strg/Cmd + P)
3. Als PDF speichern
4. Ablage im DMS

Ergebnis:

✅ Kontext ist vollständig dokumentiert und audit-bereit

Regelmässige Pflege des Kontext

Szenario: Quartalsweiser Review

Ausgangssituation:

Der Kontext ist eingerichtet und soll aktuell gehalten werden.

Ziel:

• Änderungen im Unternehmensumfeld erfassen
• Bewertungen anpassen
• Veraltete Einträge entfernen

Quartalsweise Routine

Q1-Review (Januar - März):

Fokus: Neue Themen identifizieren

1. Workshop mit Führungskräften
2. Neue externe Themen aus Markt/Wirtschaft erfassen
3. Neue interne Themen aus Organisation erfassen
4. Veraltete Themen archivieren/löschen

Q2-Review (April - Juni):

Fokus: Stakeholder-Bewertungen aktualisieren

1. Interessierte Parteien durchgehen
2. Bewertungen (Interesse/Einfluss) überprüfen
3. Neue Stakeholder hinzufügen
4. Inaktive Stakeholder entfernen

Q3-Review (Juli - September):

Fokus: Verknüpfungen prüfen

1. Prozess-Verknüpfungen aktualisieren
2. SWOT-Verknüpfungen prüfen
3. Verantwortlichkeiten anpassen

Q4-Review (Oktober - Dezember):

Fokus: Jahresabschluss und Planung

1. Vollständigen Review aller Einträge
2. Dokumentation für Jahresaudit vorbereiten
3. Planung für nächstes Jahr

Änderungen protokollieren

Wichtig:

Alle Änderungen werden automatisch im Audit-Log gespeichert.

Zugriff:

Navigation → Kontext → Historie

Nutzen:

• Nachvollziehbarkeit für Audits
• Dokumentation von Entwicklungen
• Basis für Management Review

Vorbereitung auf ISO 9001 Audit

Szenario: Zertifizierungsaudit steht bevor

Ausgangssituation:

Das Zertifizierungsaudit ist in 4 Wochen. Der Auditor wird Kapitel 4 der ISO 9001 prüfen.

Ziel:

• Vollständigen Kontext nachweisen
• Audit-Fragen souverän beantworten
• Dokumentation bereitstellen

Audit-Vorbereitung Checkliste

4 Wochen vor Audit:

• Vollständigkeit prüfen (Stakeholder, Themen)
• Bewertungen aktualisieren
• Verknüpfungen zu Prozessen herstellen
• Verantwortlichkeiten klären

2 Wochen vor Audit:

• Dashboard als PDF exportieren
• Dokumentation im DMS ablegen
• Management Review durchführen
• Änderungshistorie sichten

1 Woche vor Audit:

• Mock-Audit durchführen (interne Prüfung)
• Audit-Fragen vorbereiten
• Nachweise für Verknüpfungen bereitstellen

Tag des Audits:

• Dashboard geöffnet und bereit
• Dokumentation griffbereit
• Ansprechpartner informiert

Typische Audit-Fragen und Antworten

Frage 1: “Wie haben Sie die relevanten interessierten Parteien bestimmt?”

Antwort:

“Wir haben in einem Workshop mit der Geschäftsleitung systematisch alle Parteien identifiziert, die Einfluss auf uns haben oder von uns beeinflusst werden. Diese sind im Kontext Dashboard dokumentiert.”

Nachweis zeigen: Dashboard mit Stakeholder-Tabelle

Frage 2: “Wie bewerten Sie die Relevanz der interessierten Parteien?”

Antwort:

“Wir bewerten jede Partei nach zwei Kriterien: Interesse am Unternehmen und Einfluss auf das Unternehmen. Die Kombination ergibt ein Rating, das uns bei der Priorisierung hilft. Rot markierte Parteien haben höchste Priorität.”

Nachweis zeigen: Bewertungs-Matrix, Farbcodierung im Dashboard

Frage 3: “Welche internen und externen Themen haben Sie identifiziert?”

Antwort:

“Wir haben die Themen in zwei Kategorien erfasst: Interne Themen (wie Prozessreife, Ressourcen) und Externe Themen (wie Fachkräftemangel, Regulierungen). Alle sind im Kontext dokumentiert.”

Nachweis zeigen: Themen-Tabellen nach Typ gruppiert

Frage 4: “Wie stellen Sie sicher, dass diese Informationen aktuell bleiben?”

Antwort:

“Wir führen quartalsweise Reviews des Kontext durch. Alle Änderungen werden automatisch im Audit-Log protokolliert. Zudem ist der Kontext Teil unseres jährlichen Management Reviews.”

Nachweis zeigen: Änderungshistorie, Management Review Protokoll

Frage 5: “Wie berücksichtigen Sie diese Themen in Ihren Prozessen?”

Antwort:

“Wir haben alle Hauptprozesse mit den relevanten Stakeholdern und Themen verknüpft. Im Dashboard sehen Sie in der Spalte ‘Benötigte Prozesse’, welche Prozesse welche Stakeholder adressieren.”

Nachweis zeigen: Prozess-Verknüpfungen im Dashboard und in BPMN-Prozessen

Frage 6: “Wer ist für die Pflege des Kontext verantwortlich?”

Antwort:

“Der QM-Beauftragte ist verantwortlich für die Pflege. Für einzelne Stakeholder und Themen sind spezifische Funktionen zugeordnet, die Sie in der Spalte ‘Verantwortung’ sehen.”

Nachweis zeigen: Zugeordnete Funktionen im Dashboard

Audit-Dokumentation

Bereitzustellende Nachweise:

1. Dashboard-Export (PDF)

   • Vollständige Übersicht
   • Aktuelles Datum sichtbar

2. Prozess-Verknüpfungen

   • BPMN-Diagramme mit Stakeholder-/Themen-Referenzen
   • Traceability-Matrix

3. Änderungshistorie

   • Letzter Quartals-Review
   • Bewertungsänderungen dokumentiert

4. Management Review Protokoll

   • Kontext als Agendapunkt
   • Diskussion und Beschlüsse

Ergebnis:

✅ Audit erfolgreich bestanden, keine Abweichungen zu Kapitel 4

Integration mit anderen ELIZA-Modulen

Szenario: Prozessmanagement mit Kontext

Ausgangssituation:

Du entwickelst neue Prozesse und möchtest diese direkt mit dem Kontext verknüpfen.

Workflow:

Schritt 1: Prozess erstellen

1. BPMN-Modul öffnen
2. Neuen Prozess anlegen
3. BPMN-Diagramm modellieren

Schritt 2: Stakeholder identifizieren

Frage dich:

• Welche Stakeholder sind von diesem Prozess betroffen?
• Welche Stakeholder haben Anforderungen an diesen Prozess?

Beispiel: Reklamationsprozess

Betroffene Stakeholder:

• Kunden (Reklamationseinreicher)
• Mitarbeitende (Bearbeiter)
• Lieferanten (bei Lieferantenfehler)
• Qualitätsmanagement (Auswertung)

Schritt 3: Themen identifizieren

Frage dich:

• Welche internen/externen Themen adressiert dieser Prozess?

Beispiel: Reklamationsprozess

Adressierte Themen:

• Kundenzufriedenheit (intern)
• Qualitätssicherung (intern)
• Produkthaftung (extern)

Schritt 4: Verknüpfungen herstellen

1. Prozess bearbeiten
2. Feld “Interessierte Parteien”: Auswahl
3. Feld “Themen”: Auswahl
4. Speichern

Schritt 5: Validierung

1. Kontext Dashboard öffnen
2. Prüfe: Prozess erscheint in Spalte “Benötigte Prozesse”
3. ✅ Verknüpfung erfolgreich

Szenario: SWOT-Analyse mit Kontext

Ausgangssituation:

Du führst eine SWOT-Analyse durch und möchtest diese mit dem Kontext verknüpfen.

Workflow:

Schritt 1: SWOT-Einschätzung erstellen

1. SWOT-Modul öffnen
2. Neue Einschätzung anlegen
3. Art wählen: Stärke, Schwäche, Chance, Risiko

Schritt 2: Kontext-Verknüpfung

Frage dich:

• Bezieht sich diese Einschätzung auf einen Stakeholder?
• Oder auf ein internes/externes Thema?

Beispiel: Stärke “Hohe Kundenloyalität”

Art: Stärke
Titel: Hohe Kundenloyalität
Beschreibung: 80% unserer Kunden sind Stammkunden

Verknüpfung: Interessierte Partei → Kunden

Beispiel: Risiko “Neue Datenschutzregulierungen”

Art: Risiko
Titel: Neue Datenschutzregulierungen
Beschreibung: EU plant strengere DSGVO-Anforderungen

Verknüpfung: Thema → Regulierung (extern)

Schritt 3: Validierung

1. Kontext Dashboard öffnen
2. Spalte “SWOT-Analyse” prüfen
3. SWOT-Badge mit Farbe erscheint
4. ✅ Verknüpfung erfolgreich

Ergebnis:

✅ Strategische Analysen sind mit operativem Kontext verknüpft

Zusammenarbeit im Team

Szenario: Verteilte Verantwortlichkeiten

Ausgangssituation:

Verschiedene Abteilungen sind für unterschiedliche Stakeholder/Themen verantwortlich.

Rollen-Verteilung:

Workflow:

Schritt 1: Verantwortlichkeiten zuweisen

1. QMB erstellt initiale Struktur (Stakeholder, Themen)
2. Weist Funktionen zu (Feld “Verantwortung”)
3. Informiert zuständige Abteilungen

Schritt 2: Abteilungen pflegen ihre Bereiche

Jede Abteilung:

1. Öffnet Dashboard
2. Filtert nach eigener Funktion (DataTables-Suche)
3. Pflegt zugewiesene Einträge
4. Aktualisiert Beschreibungen und Bewertungen

Schritt 3: Regelmässiger Austausch

• Monatliches Meeting: Änderungen besprechen
• Quartalsreview: Gemeinsame Prüfung aller Einträge
• Audit-Log: Transparenz über alle Änderungen

Ergebnis:

✅ Verteilte Pflege mit zentraler Übersicht

Troubleshooting

Problem: Stakeholder hat falsche Farbe

Symptom:

Stakeholder sollte rot sein, wird aber grün angezeigt.

Ursache:

Bewertung (Interesse × Einfluss) ist zu niedrig.

Lösung:

1. Stakeholder öffnen
2. Bearbeiten
3. Interesse und Einfluss prüfen/erhöhen
4. Speichern
5. Rating und Farbe werden automatisch neu berechnet

Beispiel:

Vorher:
Interesse: mittel (2) × Einfluss: klein (1) = 2 → Grün

Nachher:
Interesse: gross (3) × Einfluss: gross (3) = 9 → Rot

Problem: Prozess erscheint nicht im Dashboard

Symptom:

Prozess wurde mit Stakeholder verknüpft, erscheint aber nicht in Spalte “Benötigte Prozesse”.

Ursache:

Bidirektionale Verknüpfung ist noch nicht gespeichert.

Lösung:

1. Prozess öffnen (BPMN-Modul)
2. Prozess bearbeiten
3. Feld “Interessierte Parteien”: Stakeholder auswählen
4. Speichern
5. Dashboard neu laden (F5)
6. ✅ Prozess erscheint jetzt

Problem: Historie zeigt keine Einträge

Symptom:

Navigation → Historie ist leer.

Ursache:

Du hast keine Delete-Berechtigung.

Lösung:

Kontaktiere deinen QMB oder Administrator:

• Berechtigung businesscontext.delete_interestedparty erforderlich
• Oder: Admin zeigt dir die Historie

Problem: Kann keine neue Partei erstellen

Symptom:

Button “Interessierte Partei” wird nicht angezeigt.

Ursache:

Du hast keine Add-Berechtigung.

Lösung:

Kontaktiere deinen Administrator:

• Berechtigung businesscontext.add_interestedparty erforderlich
• Oder: QMB erstellt Partei für dich

Zusammenfassung

Wichtigste Workflows auf einen Blick

Ersteinrichtung:

1. Themenarten anlegen (Intern/Extern)
2. Stakeholder erfassen und bewerten
3. Interne Themen erfassen
4. Externe Themen erfassen
5. Prozesse verknüpfen
6. SWOT-Analysen verknüpfen (optional)

Regelmässige Pflege:

• Quartalsweise Reviews durchführen
• Bewertungen aktualisieren
• Neue Themen/Stakeholder hinzufügen
• Veraltete Einträge entfernen

Audit-Vorbereitung:

• Vollständigkeit prüfen
• Dashboard als PDF exportieren
• Änderungshistorie sichten
• Audit-Fragen vorbereiten

Team-Zusammenarbeit:

• Verantwortlichkeiten zuweisen
• Verteilte Pflege koordinieren
• Regelmässiger Austausch
• Änderungshistorie nutzen

Nächste Schritte

Im nächsten Kapitel lernst du:

• Best Practices: Bewährte Methoden und Tipps für ein effektives Kontext Management

Tipp: Beginne mit einem Workshop zur Ersteinrichtung. Involviere alle relevanten Führungskräfte, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Die Qualität des Kontext hängt stark von der Qualität der initialen Erfassung ab.