Vertragsmanagement Benutzerhandbuch#

Willkommen zum umfassenden Benutzerhandbuch für das ELIZA Vertragsmanagement-Modul.

Über dieses Handbuch#

Dieses Handbuch hilft dir, das Vertragsmanagement-Modul effektiv zu nutzen. Es ist in mehrere Kapitel unterteilt, die dich von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Funktionen und Best Practices führen.

📚 Kapitel-Übersicht#

1. Einführung#

Was ist das Vertragsmanagement-Modul?

Lerne die Grundlagen des Vertragsmanagements kennen und verstehe, wie du Verträge strukturiert und sicher verwaltest.

Inhalte:

• Was ist das Vertragsmanagement-Modul?
• Hauptfunktionen und Features
• Zentrale Konzepte (Ordner, Verträge, Dateien)
• Integration mit anderen Modulen
• Vorteile für dein Unternehmen

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~10 Minuten

2. Erste Schritte#

Schneller Einstieg ins Vertragsmanagement

Erste Schritte mit dem Modul, Navigation und wichtige Grundlagen.

Inhalte:

• Zugriff auf das Vertragsmanagement
• Dashboard-Übersicht
• Ordnerstruktur verstehen
• Navigation und Menüs
• Erste Verträge ansehen
• Berechtigungen verstehen
• Tipps für den Einstieg

Zielgruppe: Neue Benutzer, Einsteiger Lesezeit: ~15 Minuten

3. Verträge erstellen#

Verträge anlegen und bearbeiten

Detaillierte Anleitung zum Erstellen und Bearbeiten von Verträgen mit allen Feldern und Funktionen.

Inhalte:

• Neuen Vertrag erstellen (Schritt für Schritt)
• Pflichtfelder und optionale Felder
• Vertragsfelder im Detail (Laufzeit, Kündigung, Zahlungen)
• Dateien hochladen
• Verträge bearbeiten
• Wertflüsse (Cashflows) hinzufügen
• Verträge löschen
• Best Practices

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~25 Minuten

4. Vertragsübersicht#

Verträge finden und filtern

Nutze die Vertragsübersicht effektiv mit Suche, Filtern und Sortierung.

Inhalte:

• Vertragsübersicht öffnen
• Suche und Filter nutzen
• Nach Status filtern
• Nach Ablaufdatum sortieren
• Verträge exportieren
• Spalten anpassen
• Listen-Ansicht vs. Kalender-Ansicht

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~15 Minuten

5. Berechtigungskonzept#

Zugriffskontrolle und Sicherheit

Verstehe das Berechtigungssystem im Vertragsmanagement und lerne, wie du Zugriffsrechte konfigurierst.

Inhalte:

• System-Berechtigungen (View, Add, Change, Delete)
• Systemgruppen (Admin, User, Viewer)
• Ordner-basierte Berechtigungen
• Sichtbarkeit (Normal vs. Geschützt)
• Team- und Admin-Zuweisungen
• Vererbung von Berechtigungen
• Organisations-basierte Berechtigungen
• Häufige Probleme und Lösungen
• Best Practices

Zielgruppe: Administratoren, Ordner-Verantwortliche, Power User Lesezeit: ~25 Minuten

6. Vorlagen#

Vertragsvorlagen effektiv nutzen

Erstelle und nutze Vertragsvorlagen für wiederkehrende Vertragsmuster.

Inhalte:

• Was sind Vertragsvorlagen?
• Vorlage erstellen
• Vorlage bearbeiten
• Vertrag aus Vorlage erstellen
• Vorlagen verwalten
• Best Practices für Vorlagen

Zielgruppe: Administratoren, Power User Lesezeit: ~15 Minuten

7. Workflow#

Workflow und Freigabeprozesse

Nutze Workflows für strukturierte Vertragsprozesse mit Verantwortlichkeiten und Status.

Inhalte:

• Vertragsworkflow verstehen
• Status-Konzept (Entwurf, Aktiv, Gekündigt, etc.)
• Verantwortliche und Organisationseinheiten
• Kündigungsfristen und Benachrichtigungen
• Wertfluss-Management
• Vertrags-Export
• Workflow-Beispiele

Zielgruppe: Alle Benutzer, Administratoren Lesezeit: ~20 Minuten

8. Best Practices#

Tipps und Tricks für effektives Vertragsmanagement

Praktische Empfehlungen und häufige Fehlerquellen.

Inhalte:

• Ordnerstrukturen sinnvoll aufbauen
• Berechtigungen richtig setzen
• Verträge vollständig erfassen
• Vorlagen konsequent nutzen
• Kündigungsfristen im Blick behalten
• Wertflüsse korrekt erfassen
• Häufige Fehler vermeiden
• Checklisten für Administratoren

Zielgruppe: Alle Benutzer, Administratoren Lesezeit: ~15 Minuten

Gesamtumfang#

• 8 Kapitel
• ~2.800 Zeilen Dokumentation
• ~100 Seiten (geschätzt bei PDF-Export)
• ~140 Minuten Lesezeit

Hauptthemen#

Vertragsmanagement#

Das Vertragsmanagement-Modul bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung von Verträgen:

• Strukturierte Ordner-Hierarchie für Verträge
• Vollständige Vertragsdaten (Laufzeit, Partner, Kündigungen)
• Datei-Verwaltung für Vertragsunterlagen
• Wertfluss-Management (Einnahmen/Ausgaben)
• Status-Tracking und Benachrichtigungen
• Berechtigungssystem für geschützte Verträge

Ordnerstruktur#

Organisiere Verträge in einer hierarchischen Ordnerstruktur:

• Beliebig tiefe Ordner-Hierarchien
• Ordner-spezifische Berechtigungen
• Vererbung von Berechtigungen
• Sichtbarkeits-Kontrolle (Normal vs. Geschützt)
• Team- und Admin-Verwaltung pro Ordner

Vertragsvorlagen#

Nutze Vorlagen für wiederkehrende Verträge:

• Vorlage mit allen Feldern und Dateien
• Schnelles Erstellen aus Vorlage
• Vorlagen-Bibliothek aufbauen
• Zeitersparnis bei gleichartigen Verträgen

Wertfluss-Management#

Verwalte Zahlungsströme und finanzielle Aspekte:

• Einmalige oder periodische Zahlungen
• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Zeiträume und Beträge
• Übersicht über finanzielle Verpflichtungen

Berechtigungen#

Kontrolliere den Zugriff auf Verträge:

• Ordner-basierte Berechtigungen
• Geschützte Ordner für sensible Verträge
• Team- und Admin-Rollen
• Organisations-basierte Zugriffe
• Vererbung von Berechtigungen

Zielgruppen#

Endbenutzer (Kapitel 1-4)#

Für alle Benutzer des Vertragsmanagements:

• Grundlagen der Vertragsverwaltung
• Verträge erstellen und bearbeiten
• Verträge suchen und filtern
• Tägliche Aufgaben im Vertragsmanagement

Ordner-Verantwortliche (Kapitel 5)#

Für Benutzer mit Ordner-Verwaltungsrechten:

• Ordner erstellen und verwalten
• Berechtigungen konfigurieren
• Teams und Admins zuweisen
• Sichtbarkeit kontrollieren

Administratoren (Kapitel 6-8)#

Für System-Administratoren und Power-User:

• Vorlagen erstellen und verwalten
• Workflows konfigurieren
• Best Practices umsetzen
• System-weite Einstellungen

Verwendete Konventionen#

Formatierung#

• Fett: Wichtige Begriffe, Schaltflächen, Felder
• Code: Technische Begriffe, Berechtigungen

• Blockquote: Tipps und wichtige Hinweise

• → : Navigation (z.B. Dashboard → Verträge → Ordner)

Icons und Symbole#

• ✅ Erfolgsmeldungen, Best Practices, Empfehlungen
• ❌ Fehlermeldungen, zu vermeidende Fehler
• ⚠️ Warnungen, wichtige Hinweise
• 💡 Tipps und hilfreiche Hinweise
• 📊 Statistiken und Auswertungen
• 🔗 Links und Verknüpfungen
• 📁 Ordner und Verzeichnisse
• 📄 Dateien und Dokumente
• 💰 Finanzielle Aspekte, Wertflüsse

Tabellen#

Übersichtliche Darstellung von:

• Feldern und deren Beschreibungen
• Vergleichen (z.B. Status-Arten)
• Workflows und Schritten
• Berechtigungen und Rollen

Sprache und Stil#

• Du-Form: Konsequente Verwendung der Du-Form (Schweizer Standard)
• Schweizer Rechtschreibung: “ss” statt “ß”, schweizerische Begriffe
• Praxisnah: Handlungsorientierte Anleitungen mit konkreten Beispielen
• Verständlich: Keine unnötige Fachsprache, klare Erklärungen

Navigation#

Empfohlene Lesereihenfolge#

Für Einsteiger:

1. Kapitel 1: Einführung (Grundlagen verstehen)
2. Kapitel 2: Erste Schritte (Navigation lernen)
3. Kapitel 3: Verträge erstellen (Erste Verträge anlegen)
4. Kapitel 4: Vertragsübersicht (Verträge finden)

Für Fortgeschrittene:

5. Kapitel 5: Berechtigungskonzept (Zugriffe verwalten)
6. Kapitel 6: Vorlagen (Effizienz steigern)
7. Kapitel 7: Workflow (Prozesse verstehen)
8. Kapitel 8: Best Practices (Optimieren)

Schnelleinstieg#

Wenn du schnell starten möchtest:

• Lies Kapitel 1: Einführung (~10 Minuten)
• Lies Kapitel 2: Erste Schritte (~15 Minuten)
• Erstelle deinen ersten Vertrag (Kapitel 3, erste Abschnitte)

Aktualisierung#

Diese Dokumentation basiert auf:

• ELIZA Version: Stand Oktober 2025
• Contracts-Modul: eliza/contracts/
• Models: Contract, ContractFolder, File, Valueflow

Bei Fragen oder Unklarheiten wende dich an deinen ELIZA-Administrator oder das Support-Team.

Feedback und Verbesserungen#

Dieses Handbuch wird kontinuierlich verbessert. Wenn du Fehler findest oder Verbesserungsvorschläge hast, kontaktiere bitte:

• Deinen ELIZA-Administrator
• Das ELIZA Support-Team
• Das Dokumentations-Team

Viel Erfolg beim Arbeiten mit dem Vertragsmanagement-Modul! 🚀