Best Practices#

In diesem Kapitel findest du praktische Empfehlungen und häufige Fehlerquellen im Vertragsmanagement.

Ordnerstrukturen sinnvoll aufbauen#

Hierarchie planen#

✅ Gute Ordnerstruktur:

📁 Verträge (Hauptordner)
   ├─ 📁 Lieferantenverträge
   │  ├─ 📁 IT-Lieferanten
   │  │  ├─ 📄 Microsoft Office 365
   │  │  └─ 📄 Adobe Creative Cloud
   │  ├─ 📁 Facility-Lieferanten
   │  │  ├─ 📄 Reinigungsfirma
   │  │  └─ 📄 Sicherheitsdienst
   │  └─ 📁 HR-Lieferanten
   ├─ 📁 Kundenverträge
   │  ├─ 📁 Projektverträge
   │  └─ 📁 Serviceverträge
   ├─ 📁 Mietverträge
   │  ├─ 📁 Büroräume
   │  └─ 📁 Lager
   └─ 📁 Vertragsvorlagen
      ├─ 📁 Mietverträge
      ├─ 📁 Lizenzverträge
      └─ 📁 Dienstleistungsverträge

Prinzipien:

1. Nicht zu tief: Maximal 3-4 Ebenen
2. Logische Gruppierung: Nach Vertragstyp oder Abteilung
3. Konsistenz: Gleiche Struktur auf allen Ebenen
4. Vorlagen-Ordner: Eigener Bereich für Vorlagen

❌ Schlechte Ordnerstruktur:

📁 Verträge
   ├─ 📄 Microsoft
   ├─ 📄 Adobe
   ├─ 📁 Verschiedenes
   │  ├─ 📄 Irgendwas
   │  └─ 📁 Alt
   │     └─ 📁 Sehr alt
   │        └─ 📁 Noch älter
   └─ 📄 Neuer Vertrag 2024

Probleme:

• Zu viele Ebenen
• Keine klare Struktur
• “Verschiedenes” wird zur Müllhalde
• Verträge direkt im Hauptordner

Benamung#

✅ Gute Namen:

• “Lieferantenverträge IT”
• “Kundenverträge Projektgeschäft”
• “Mietverträge Büroräume”
• “Vertragsvorlagen Lizenzen”

❌ Schlechte Namen:

• “Ordner1”
• “Neu”
• “Verschiedenes”
• “Temp”

Prinzipien:

• Beschreibend
• Nicht zu lang (max. 50 Zeichen)
• Konsistente Namenskonvention
• Keine Sonderzeichen

Berechtigungen richtig setzen#

Sichtbarkeit wählen#

Normal verwenden für:

• ✅ Standard-Lieferantenverträge
• ✅ Allgemeine Kundenverträge
• ✅ Öffentliche Rahmenverträge
• ✅ Vertragsvorlagen (alle sollen nutzen können)

Geschützt verwenden für:

• 🔐 Geschäftsführungs-Verträge
• 🔐 Personalverträge
• 🔐 M&A-Verträge
• 🔐 Sensible Lieferantenverträge

Teams und Admins#

Team-Zusammenstellung:

✅ Empfehlungen:

• Nur Personen, die wirklich Zugriff brauchen
• Vererbung für konsistente Unterordner
• Regelmässig überprüfen (vierteljährlich)
• Alte Mitarbeiter entfernen

❌ Häufige Fehler:

• Alle ins Team aufnehmen
• Keine Vererbung nutzen
• Teams nie aktualisieren
• Keine Admins definieren

Admins zuweisen:

• 1-2 Personen pro Ordner
• Verantwortliche für Abteilung
• Müssen zuerst Team-Mitglieder sein

Verträge vollständig erfassen#

Pflichtfelder#

Immer ausfüllen:

• ✅ Titel: Aussagekräftig und eindeutig
• ✅ Von-Datum: Vertragsbeginn
• ✅ Bis-Datum: Vertragsende (falls befristet)
• ✅ Verantwortlicher Mitarbeiter: Ansprechpartner
• ✅ Verantwortliche Orgunit: Zuständige Abteilung
• ✅ Status: Aktueller Status

Optional, aber empfohlen:

• ✅ Beschreibung: Zusätzliche Informationen
• ✅ Partner: Vertragspartner
• ✅ Typ: Vertragstyp
• ✅ Kündigungsmodalitäten: Bedingungen
• ✅ Kündigungsfrist: Frist
• ✅ Spätester Kündigungstermin: Datum
• ✅ Betrag: Vertragssumme
• ✅ Cashflow-Typ: Ein-/Ausgang

Dateien hochladen#

Immer hochladen:

• 📄 Vertragsunterlagen (PDF)
• 📄 Anlagen
• 📄 Zusatzvereinbarungen

Best Practices:

• Aussagekräftige Dateinamen
• PDF bevorzugen (archivierungsfähig)
• Titel und Beschreibung pro Datei
• Versionierung durch mehrfache Uploads

Wertflüsse erfassen#

Wann erstellen:

• Sobald Vertrag aktiviert wird
• Für alle finanziellen Verpflichtungen

Was erfassen:

• Typ: Einnahme oder Ausgabe
• Periodizität: Einmalig oder wiederkehrend
• Zeitraum: Start- und Enddatum
• Betrag: Summe pro Periode

Vorlagen konsequent nutzen#

Vorlagen-Bibliothek aufbauen#

Empfohlene Vorlagen:

1. Mietverträge:

   • Büroräume
   • Lager
   • Parkplätze

2. Lizenzverträge:

   • Software-Lizenzen
   • Cloud-Services
   • Subscriptions

3. Dienstleistungsverträge:

   • IT-Dienstleister
   • Reinigung
   • Sicherheit

4. Arbeitsverträge:

   • Festanstellung
   • Befristete Anstellung
   • Teilzeit

Vorlagen pflegen:

• Jährlich überprüfen
• Bei Änderungen aktualisieren
• Veraltete löschen

Aus Vorlagen erstellen#

Workflow:

1. ✅ Passende Vorlage suchen
2. ✅ Aus Vorlage erstellen
3. ✅ Spezifische Daten anpassen
4. ✅ Wertflüsse hinzufügen
5. ✅ Status aktivieren

Zeitersparnis:

• ✅ Keine Feldausfüller von Grund auf
• ✅ Konsistente Verträge
• ✅ Weniger Fehler

Kündigungsfristen im Blick behalten#

Fristen erfassen#

Immer erfassen:

• ⏰ Kündigungsfrist: Dauer (z.B. “3 Monate”)
• ⏰ Spätester Kündigungstermin: Datum

Berechnung:

Beispiel: Vertrag endet 31.12.2024, Kündigung 3 Monate

• Spätester Kündigungstermin: 30.09.2024
• Benachrichtigung: 01.07.2024 (3 Monate vorher)

Überwachung#

Wöchentliche Routine:

1. Vertragsübersicht öffnen
2. Nach Ablaufdatum sortieren
3. Filter: Bis-Datum < heute + 3 Monate
4. Status: Aktiv
5. Prüfen: Kündigen oder verlängern?

Monatliche Prüfung:

• Alle Verträge mit Status “Aktiv”
• Kündigungstermine in nächsten 6 Monaten
• Entscheidungen vorbereiten

Benachrichtigungen nutzen#

Falls konfiguriert:

• ✅ Automatische E-Mails
• ✅ 3 Monate vor Kündigungstermin
• ✅ 1 Monat vor Kündigungstermin

Manuelle Erinnerungen:

• Kalendereinträge erstellen
• Tasks in ELIZA anlegen

Wertflüsse korrekt erfassen#

Typen unterscheiden#

Einnahmen (in):

• Kundenverträge
• Mieteinnahmen
• Lizenzeinnahmen

Ausgaben (out):

• Lieferantenverträge
• Mietausgaben
• Lizenzkosten

Periodizität#

Einmalige Zahlungen:

• Einrichtungsgebühren
• Abschlusszahlungen
• Sonderzahlungen

Periodische Zahlungen:

• Monatlich: Miete, Abos
• Vierteljährlich: Servicepauschalen
• Halbjährlich: Versicherungen
• Jährlich: Lizenzen, Wartungsverträge

Reporting#

Regelmässige Auswertungen:

1. Monatlich:

   • Alle fälligen Zahlungen
   • Cashflow-Übersicht

2. Quartalsweise:

   • Ausgaben pro Orgunit
   • Top 10 kostenintensive Verträge

3. Jährlich:

   • Gesamtkosten Verträge
   • Budget-Vergleich
   • Forecast für nächstes Jahr

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler 1: Verträge nicht aktivieren#

Problem: Verträge bleiben im Status “Entwurf”

Folge:

• Keine Kündigungsfristen-Überwachung
• Wertflüsse nicht berücksichtigt
• Unvollständiges Reporting

Lösung:

• Status zeitnah auf “Aktiv” setzen
• Wöchentlich Entwürfe prüfen

❌ Fehler 2: Keine Kündigungsfristen#

Problem: Spätester Kündigungstermin nicht erfasst

Folge:

• Keine Benachrichtigungen
• Verträge laufen ungewollt weiter
• Automatische Verlängerung verpasst

Lösung:

• Immer spätesten Kündigungstermin eintragen
• Bei Vertragserstellung Kündigungsmodalitäten prüfen

❌ Fehler 3: Keine Verantwortlichen#

Problem: Kein verantwortlicher Mitarbeiter gesetzt

Folge:

• Unklar, wer zuständig ist
• Keine Ansprechpartner
• Benachrichtigungen gehen ins Leere

Lösung:

• Jeden Vertrag einem Mitarbeiter zuweisen
• Orgunit setzen

❌ Fehler 4: Dateien fehlen#

Problem: Keine Vertragsunterlagen hochgeladen

Folge:

• Verträge nicht auffindbar
• Bei Audit-Problemen
• Rechtliche Unsicherheit

Lösung:

• Immer PDF der Vertragsunterlagen hochladen
• Anlagen und Zusatzvereinbarungen ergänzen

❌ Fehler 5: Status nicht aktualisiert#

Problem: Abgelaufene Verträge bleiben als “Aktiv”

Folge:

• Falsche Reporting-Zahlen
• Unübersichtliche Listen
• Veraltete Verträge im Blick

Lösung:

• Monatlich Status prüfen
• Abgelaufene auf “Abgelaufen” setzen
• Nach 1 Jahr archivieren

❌ Fehler 6: Wertflüsse fehlen#

Problem: Keine Wertflüsse erfasst

Folge:

• Keine finanzielle Übersicht
• Reporting lückenhaft
• Budget-Planung schwierig

Lösung:

• Bei Aktivierung Wertflüsse hinzufügen
• Alle finanziellen Verpflichtungen erfassen

❌ Fehler 7: Falsche Ordner-Struktur#

Problem: Verträge im falschen Ordner

Folge:

• Schwer auffindbar
• Falsche Berechtigungen
• Unübersichtlich

Lösung:

• Ordner-Struktur planen
• Verträge richtig zuordnen
• Bei Bedarf verschieben

Checklisten#

Checkliste: Neuen Vertrag anlegen#

• Richtigen Ordner wählen
• Titel aussagekräftig formulieren
• Alle Pflichtfelder ausfüllen
• Laufzeit (Von/Bis) erfassen
• Kündigungsmodalitäten erfassen
• Spätesten Kündigungstermin setzen
• Verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen
• Verantwortliche Orgunit setzen
• Partner eingeben
• Cashflow-Typ wählen
• Betrag erfassen
• Status auf “Aktiv” setzen
• Vertragsunterlagen hochladen
• Wertflüsse hinzufügen
• Prüfen und speichern

Checkliste: Wöchentliche Routine#

• Vertragsübersicht öffnen
• Nach Ablaufdatum sortieren
• Filter: Bis-Datum < heute + 3 Monate
• Kündigungstermine prüfen
• Entscheidungen vorbereiten (kündigen/verlängern)
• Status aktualisieren
• Verantwortliche informieren

Checkliste: Monatliche Prüfung#

• Alle Entwürfe prüfen (aktivieren oder löschen)
• Alle aktiven Verträge durchgehen
• Status aktualisieren (Abgelaufen/Gekündigt)
• Kündigungstermine in nächsten 6 Monaten prüfen
• Wertflüsse überprüfen
• Veraltete Dateien entfernen
• Reporting erstellen

Checkliste: Vierteljährliche Review#

• Ordner-Struktur prüfen
• Berechtigungen überprüfen
• Teams aktualisieren (alte Mitarbeiter entfernen)
• Vorlagen aktualisieren
• Archivierte Verträge aufräumen
• Reporting erstellen (Ausgaben pro Orgunit)
• Budget-Vergleich durchführen

Checkliste: Jährliche Wartung#

• Alle archivierten Verträge prüfen (löschen?)
• Ordner-Struktur optimieren
• Vertragsvorlagen überprüfen und aktualisieren
• Berechtigungskonzept reviewen
• Systemgruppen prüfen
• Reporting über Gesamtjahr
• Lessons Learned dokumentieren

Checklisten für Administratoren#

Checkliste: Neuen Ordner erstellen#

• Titel aussagekräftig wählen
• Beschreibung hinzufügen
• Sichtbarkeit wählen (Normal/Geschützt)
• Verantwortliche Orgunit setzen
• Zugewiesene Orgunits wählen
• Team-Mitglieder hinzufügen
• Admins definieren
• Vererbung aktivieren (falls Unterordner)
• Prüfen und speichern
• Berechtigungen testen

Checkliste: Berechtigungen konfigurieren#

• Systemgruppen für Benutzer prüfen
• Ordner-Teams aktualisieren
• Ordner-Admins zuweisen
• Sichtbarkeit überprüfen
• Orgunit-Zuordnungen prüfen
• Vererbung konfigurieren
• Testbenutzer einloggen und testen
• Dokumentation aktualisieren

Checkliste: Vorlagen verwalten#

• Vorlagen-Ordner erstellen/prüfen
• Vorlagen nach Kategorien sortieren
• Veraltete Vorlagen deaktivieren/löschen
• Neue Vorlagen erstellen
• Dateien in Vorlagen aktualisieren
• Beschreibungen ergänzen
• Benutzer schulen (Vorlagen nutzen)

Zusammenfassung#

Top 10 Best Practices#

1. Ordnerstruktur planen: Logisch, maximal 3-4 Ebenen
2. Berechtigungen setzen: Normal für Standard, Geschützt für Sensibles
3. Verträge vollständig erfassen: Alle Felder, Dateien, Wertflüsse
4. Vorlagen nutzen: Zeitersparnis und Konsistenz
5. Kündigungsfristen erfassen: Immer spätesten Kündigungstermin
6. Status pflegen: Entwurf → Aktiv → Abgelaufen → Archiviert
7. Verantwortliche setzen: Mitarbeiter und Orgunit
8. Wertflüsse hinzufügen: Für Reporting und Übersicht
9. Regelmässige Routinen: Wöchentlich Kündigungen, monatlich Status
10. Dokumentation: Berechtigungskonzept und Prozesse dokumentieren

Wichtige Punkte#

• 📁 Ordnerstruktur: Logisch und konsistent
• 🔐 Berechtigungen: Geschützt für Sensibles, Teams pflegen
• ✅ Vollständigkeit: Alle Felder, Dateien, Wertflüsse
• 📋 Vorlagen: Zeitersparnis durch Wiederverwendung
• ⏰ Kündigungsfristen: Überwachung ist essentiell
• 📊 Reporting: Regelmässige Auswertungen
• 🔄 Routinen: Wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich

Nächste Schritte#

Du hast nun alle Kapitel durchgearbeitet! Nutze dieses Wissen um:

• ✅ Dein Vertragsmanagement zu optimieren
• ✅ Best Practices umzusetzen
• ✅ Fehler zu vermeiden
• ✅ Effizienz zu steigern

Viel Erfolg beim Vertragsmanagement! 🚀

💡 Tipp: Drucke dir die Checklisten aus und hänge sie an deinen Arbeitsplatz!

Bei Fragen wende dich an deinen ELIZA-Administrator oder das Support-Team.