Einführung ins Vertragsmanagement#

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen des ELIZA Vertragsmanagement-Moduls kennen.

Was ist das Vertragsmanagement-Modul?#

Das Vertragsmanagement-Modul hilft dir dabei, alle Verträge deines Unternehmens zentral, strukturiert und sicher zu verwalten. Es bietet eine vollständige Lösung für:

Vertragsdaten verwalten: Alle wichtigen Informationen zu Verträgen zentral speichern
Dokumente organisieren: Vertragsunterlagen sicher ablegen und versionieren
Kündigungsfristen überwachen: Automatische Erinnerungen für wichtige Termine
Zahlungsströme nachverfolgen: Ein- und Ausgangsrechnungen im Blick behalten
Berechtigungen steuern: Sensible Verträge nur berechtigten Personen zugänglich machen
Zusammenarbeit fördern: Teams können gemeinsam an Verträgen arbeiten

Hauptfunktionen#

📁 Ordner-basierte Organisation#

Verträge werden in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert:

📁 Hauptordner (z.B. "Verträge")
   ├─ 📁 Unterordner 1 (z.B. "Lieferantenverträge")
   │  ├─ 📄 Vertrag A
   │  └─ 📄 Vertrag B
   ├─ 📁 Unterordner 2 (z.B. "Kundenverträge")
   │  ├─ 📄 Vertrag C
   │  └─ 📄 Vertrag D
   └─ 📁 Unterordner 3 (z.B. "Mietverträge")
      └─ 📄 Vertrag E

Vorteile:

Beliebig tiefe Hierarchien möglich
Klare Strukturierung nach Kategorien
Ordner-spezifische Berechtigungen
Einfache Navigation

📄 Vollständige Vertragsdaten#

Für jeden Vertrag kannst du umfassende Informationen erfassen:

Grunddaten:

Titel und Beschreibung
Vertragstyp
Vertragspartner

Laufzeit:

Startdatum (von Datum)
Enddatum (bis Datum)
Vertragsdauer

Kündigung:

Kündigungsmodalitäten
Kündigungsfrist
Früheste Kündigungstermin
Späteste Kündigungstermin

Finanzielle Aspekte:

Cashflow-Typ (Einnahme/Ausgabe)
Zahlungsmodalitäten
Zahlungsperiodizität
Vertragssumme

Verantwortlichkeiten:

Verantwortlicher Mitarbeiter
Verantwortliche Organisationseinheit
Zugewiesene Organisationseinheiten

Status:

Entwurf
Aktiv
Gekündigt
Abgelaufen
Archiviert

🗂️ Datei-Management#

Verwalte alle Vertragsunterlagen zentral:

Vertrags-PDF hochladen
Anlagen und Zusatzvereinbarungen speichern
Mehrere Dateien pro Vertrag
Datei-Titel und Beschreibung
Versionierung durch mehrfache Uploads

💰 Wertfluss-Management#

Erfasse Ein- und Ausgangsrechnungen:

Einmalige Wertflüsse:

Einmalige Zahlung (z.B. Einrichtungsgebühr)
Start- und Enddatum
Betrag und Einheit (CHF, EUR, etc.)

Periodische Wertflüsse:

Wiederkehrende Zahlungen (monatlich, jährlich, etc.)
Periodizität definieren
Automatische Berechnung über Laufzeit

Typen:

Einnahmen (incoming)
Ausgaben (outgoing)

🔐 Berechtigungssystem#

Kontrolliere den Zugriff auf Verträge durch:

Ordner-Berechtigungen:

Normale Ordner (alle Berechtigten sehen)
Geschützte Ordner (nur Team und Admins)

Team-Verwaltung:

Team-Mitglieder pro Ordner
Ordner-Administratoren
Vererbung von Berechtigungen

Organisations-basiert:

Zugriff nach Organisationseinheit
Verantwortliche Organisationseinheit

📋 Vertragsvorlagen#

Nutze Vorlagen für wiederkehrende Vertragsmuster:

Vertrag als Vorlage markieren
Aus Vorlage neuen Vertrag erstellen
Alle Felder und Dateien werden kopiert
Zeitersparnis bei gleichartigen Verträgen

Zentrale Konzepte#

Ordner (ContractFolder)#

Ordner strukturieren deine Verträge:

Hierarchie: Ordner können Unterordner haben
Berechtigungen: Jeder Ordner hat eigene Berechtigungen
Vererbung: Unterordner können Berechtigungen erben
Sichtbarkeit: Normal oder Geschützt
Team: Wer darf auf den Ordner zugreifen?
Admins: Wer darf den Ordner verwalten?

Vertrag (Contract)#

Verträge sind die Hauptobjekte:

Zuordnung: Jeder Vertrag gehört zu einem Ordner
Vollständige Daten: Alle Vertragsdetails erfassen
Dateien: Mehrere Dokumente pro Vertrag
Wertflüsse: Finanzielle Aspekte nachverfolgen
Status: Aktueller Zustand des Vertrags
Vorlage: Kann als Vorlage markiert werden

Dateien (File)#

Dateien sind die Vertragsunterlagen:

Zuordnung: Jede Datei gehört zu einem Vertrag
Upload: PDF, Word, Excel, etc.
Metadaten: Titel und Beschreibung
Versionierung: Mehrfache Uploads möglich

Wertflüsse (Valueflow)#

Wertflüsse sind Ein- und Ausgangsrechnungen:

Zuordnung: Jeder Wertfluss gehört zu einem Vertrag
Typ: Einnahme oder Ausgabe
Zeitraum: Start- und Enddatum
Periodizität: Einmalig oder wiederkehrend
Betrag: Summe in definierter Währung

Integration mit anderen Modulen#

Das Vertragsmanagement ist mit anderen ELIZA-Modulen verbunden:

CRM-Integration#

Vertragspartner aus CRM:

Wähle Vertragspartner aus CRM-Kontakten
Automatische Verknüpfung mit Organisationen
Beteiligungen für Vertragsparteien

Beteiligungen:

Kontakte und Organisationen können am Vertrag beteiligt sein
Rollen für Vertragsparteien (z.B. “Auftraggeber”, “Auftragnehmer”)

Organisation-Integration#

Verantwortlichkeiten:

Verantwortliche Organisationseinheit pro Vertrag
Zugewiesene Organisationseinheiten für Zugriffskontrolle
Verantwortlicher Mitarbeiter

DMS-Integration#

Dokumentenverknüpfung:

Verträge können mit DMS-Dokumenten verknüpft werden
Erweiterte Dokumentenverwaltung für Vertragsunterlagen

Vorteile für dein Unternehmen#

✅ Zentrale Verwaltung#

Alle Verträge an einem Ort
Keine verstreuten Excel-Listen mehr
Schneller Zugriff auf Vertragsinformationen

✅ Kündigungsfrist-Management#

Automatische Berechnung von Kündigungsterminen
Benachrichtigungen für wichtige Fristen
Keine vergessenen Kündigungen mehr

✅ Finanzielle Übersicht#

Ein- und Ausgangsrechnungen im Blick
Automatische Berechnung wiederkehrender Zahlungen
Reporting über Vertragswerte

✅ Rechtssicherheit#

Vollständige Dokumentation aller Vertragsdaten
Versionierung von Vertragsunterlagen
Audit-Trail für Änderungen

✅ Zusammenarbeit#

Team-basierte Berechtigungen
Mehrere Personen können an Verträgen arbeiten
Klare Verantwortlichkeiten

✅ Compliance#

Geschützte Ordner für sensible Verträge
Zugriffskontrolle nach Organisationseinheit
Nachvollziehbare Berechtigungen

Typische Anwendungsfälle#

Lieferantenverträge verwalten#

Szenario: Dein Unternehmen hat viele Lieferantenverträge mit unterschiedlichen Laufzeiten und Kündigungsfristen.

Lösung:

Ordner “Lieferantenverträge” erstellen
Für jeden Lieferanten einen Vertrag anlegen
Kündigungsfristen erfassen
Wertflüsse für Ausgaben hinzufügen
Automatische Benachrichtigungen für Kündigungstermine

Kundenverträge mit Wertflüssen#

Szenario: Dein Unternehmen hat Serviceverträge mit monatlichen Zahlungen.

Lösung:

Ordner “Kundenverträge” erstellen
Vertrag mit Laufzeit erstellen
Periodische Wertflüsse (monatlich) hinzufügen
Automatische Berechnung der Gesamtsumme
Übersicht über erwartete Einnahmen

Geschützte Verträge für Geschäftsführung#

Szenario: Sensible Verträge sollen nur der Geschäftsführung zugänglich sein.

Lösung:

Geschützten Ordner “Geschäftsführung” erstellen
Nur GF-Team als Admins und Team hinzufügen
Verträge in geschütztem Ordner ablegen
Andere Benutzer sehen den Ordner nicht

Vertragsvorlagen für wiederkehrende Muster#

Szenario: Dein Unternehmen nutzt Standard-Mietverträge mit gleichem Aufbau.

Lösung:

Muster-Mietvertrag erstellen
Als Vorlage markieren
Für neue Mietobjekte aus Vorlage erstellen
Nur noch spezifische Daten anpassen
Zeitersparnis durch Vorlagen

Was du in diesem Handbuch lernst#

Dieses Handbuch führt dich durch alle Aspekte des Vertragsmanagements:

Erste Schritte (Kapitel 2): Navigation und Grundlagen
Verträge erstellen (Kapitel 3): Schritt-für-Schritt Anleitung
Vertragsübersicht (Kapitel 4): Suchen, Filtern, Sortieren
Berechtigungen (Kapitel 5): Zugriffskontrolle verstehen
Vorlagen (Kapitel 6): Effizienz durch Vorlagen
Workflow (Kapitel 7): Prozesse und Status
Best Practices (Kapitel 8): Tipps und Tricks

Nächste Schritte#

Bereit für den Einstieg? Fahre fort mit:

Kapitel 2: Erste Schritte - Lerne die Navigation und erste Funktionen kennen

💡 Tipp: Lies zuerst Kapitel 1 und 2, um die Grundlagen zu verstehen, bevor du eigene Verträge anlegst.