Einführung ins Vertragsmanagement

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen des ELIZA Vertragsmanagement-Moduls kennen.

Was ist das Vertragsmanagement-Modul?

Das Vertragsmanagement-Modul hilft dir dabei, alle Verträge deines Unternehmens zentral, strukturiert und sicher zu verwalten. Es bietet eine vollständige Lösung für:

• Vertragsdaten verwalten: Alle wichtigen Informationen zu Verträgen zentral speichern
• Dokumente organisieren: Vertragsunterlagen sicher ablegen und versionieren
• Kündigungsfristen überwachen: Automatische Erinnerungen für wichtige Termine
• Zahlungsströme nachverfolgen: Ein- und Ausgangsrechnungen im Blick behalten
• Berechtigungen steuern: Sensible Verträge nur berechtigten Personen zugänglich machen
• Zusammenarbeit fördern: Teams können gemeinsam an Verträgen arbeiten

Hauptfunktionen

📁 Ordner-basierte Organisation

Verträge werden in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert:

📁 Hauptordner (z.B. "Verträge")
   ├─ 📁 Unterordner 1 (z.B. "Lieferantenverträge")
   │  ├─ 📄 Vertrag A
   │  └─ 📄 Vertrag B
   ├─ 📁 Unterordner 2 (z.B. "Kundenverträge")
   │  ├─ 📄 Vertrag C
   │  └─ 📄 Vertrag D
   └─ 📁 Unterordner 3 (z.B. "Mietverträge")
      └─ 📄 Vertrag E

Vorteile:

• Beliebig tiefe Hierarchien möglich
• Klare Strukturierung nach Kategorien
• Ordner-spezifische Berechtigungen
• Einfache Navigation

📄 Vollständige Vertragsdaten

Für jeden Vertrag kannst du umfassende Informationen erfassen:

Grunddaten:

• Titel und Beschreibung
• Vertragstyp
• Vertragspartner

Laufzeit:

• Startdatum (von Datum)
• Enddatum (bis Datum)
• Vertragsdauer

Kündigung:

• Kündigungsmodalitäten
• Kündigungsfrist
• Früheste Kündigungstermin
• Späteste Kündigungstermin

Finanzielle Aspekte:

• Cashflow-Typ (Einnahme/Ausgabe)
• Zahlungsmodalitäten
• Zahlungsperiodizität
• Vertragssumme

Verantwortlichkeiten:

• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Verantwortliche Organisationseinheit
• Zugewiesene Organisationseinheiten

Status:

• Entwurf
• Aktiv
• Gekündigt
• Abgelaufen
• Archiviert

🗂️ Datei-Management

Verwalte alle Vertragsunterlagen zentral:

• Vertrags-PDF hochladen
• Anlagen und Zusatzvereinbarungen speichern
• Mehrere Dateien pro Vertrag
• Datei-Titel und Beschreibung
• Versionierung durch mehrfache Uploads

💰 Wertfluss-Management

Erfasse Ein- und Ausgangsrechnungen:

Einmalige Wertflüsse:

• Einmalige Zahlung (z.B. Einrichtungsgebühr)
• Start- und Enddatum
• Betrag und Einheit (CHF, EUR, etc.)

Periodische Wertflüsse:

• Wiederkehrende Zahlungen (monatlich, jährlich, etc.)
• Periodizität definieren
• Automatische Berechnung über Laufzeit

Typen:

• Einnahmen (incoming)
• Ausgaben (outgoing)

🔐 Berechtigungssystem

Kontrolliere den Zugriff auf Verträge durch:

Ordner-Berechtigungen:

• Normale Ordner (alle Berechtigten sehen)
• Geschützte Ordner (nur Team und Admins)

Team-Verwaltung:

• Team-Mitglieder pro Ordner
• Ordner-Administratoren
• Vererbung von Berechtigungen

Organisations-basiert:

• Zugriff nach Organisationseinheit
• Verantwortliche Organisationseinheit

📋 Vertragsvorlagen

Nutze Vorlagen für wiederkehrende Vertragsmuster:

• Vertrag als Vorlage markieren
• Aus Vorlage neuen Vertrag erstellen
• Alle Felder und Dateien werden kopiert
• Zeitersparnis bei gleichartigen Verträgen

Zentrale Konzepte

Ordner (ContractFolder)

Ordner strukturieren deine Verträge:

• Hierarchie: Ordner können Unterordner haben
• Berechtigungen: Jeder Ordner hat eigene Berechtigungen
• Vererbung: Unterordner können Berechtigungen erben
• Sichtbarkeit: Normal oder Geschützt
• Team: Wer darf auf den Ordner zugreifen?
• Admins: Wer darf den Ordner verwalten?

Vertrag (Contract)

Verträge sind die Hauptobjekte:

• Zuordnung: Jeder Vertrag gehört zu einem Ordner
• Vollständige Daten: Alle Vertragsdetails erfassen
• Dateien: Mehrere Dokumente pro Vertrag
• Wertflüsse: Finanzielle Aspekte nachverfolgen
• Status: Aktueller Zustand des Vertrags
• Vorlage: Kann als Vorlage markiert werden

Dateien (File)

Dateien sind die Vertragsunterlagen:

• Zuordnung: Jede Datei gehört zu einem Vertrag
• Upload: PDF, Word, Excel, etc.
• Metadaten: Titel und Beschreibung
• Versionierung: Mehrfache Uploads möglich

Wertflüsse (Valueflow)

Wertflüsse sind Ein- und Ausgangsrechnungen:

• Zuordnung: Jeder Wertfluss gehört zu einem Vertrag
• Typ: Einnahme oder Ausgabe
• Zeitraum: Start- und Enddatum
• Periodizität: Einmalig oder wiederkehrend
• Betrag: Summe in definierter Währung

Integration mit anderen Modulen

Das Vertragsmanagement ist mit anderen ELIZA-Modulen verbunden:

CRM-Integration

Vertragspartner aus CRM:

• Wähle Vertragspartner aus CRM-Kontakten
• Automatische Verknüpfung mit Organisationen
• Beteiligungen für Vertragsparteien

Beteiligungen:

• Kontakte und Organisationen können am Vertrag beteiligt sein
• Rollen für Vertragsparteien (z.B. “Auftraggeber”, “Auftragnehmer”)

Organisation-Integration

Verantwortlichkeiten:

• Verantwortliche Organisationseinheit pro Vertrag
• Zugewiesene Organisationseinheiten für Zugriffskontrolle
• Verantwortlicher Mitarbeiter

DMS-Integration

Dokumentenverknüpfung:

• Verträge können mit DMS-Dokumenten verknüpft werden
• Erweiterte Dokumentenverwaltung für Vertragsunterlagen

Vorteile für dein Unternehmen

✅ Zentrale Verwaltung

• Alle Verträge an einem Ort
• Keine verstreuten Excel-Listen mehr
• Schneller Zugriff auf Vertragsinformationen

✅ Kündigungsfrist-Management

• Automatische Berechnung von Kündigungsterminen
• Benachrichtigungen für wichtige Fristen
• Keine vergessenen Kündigungen mehr

✅ Finanzielle Übersicht

• Ein- und Ausgangsrechnungen im Blick
• Automatische Berechnung wiederkehrender Zahlungen
• Reporting über Vertragswerte

✅ Rechtssicherheit

• Vollständige Dokumentation aller Vertragsdaten
• Versionierung von Vertragsunterlagen
• Audit-Trail für Änderungen

✅ Zusammenarbeit

• Team-basierte Berechtigungen
• Mehrere Personen können an Verträgen arbeiten
• Klare Verantwortlichkeiten

✅ Compliance

• Geschützte Ordner für sensible Verträge
• Zugriffskontrolle nach Organisationseinheit
• Nachvollziehbare Berechtigungen

Typische Anwendungsfälle

Lieferantenverträge verwalten

Szenario: Dein Unternehmen hat viele Lieferantenverträge mit unterschiedlichen Laufzeiten und Kündigungsfristen.

Lösung:

1. Ordner “Lieferantenverträge” erstellen
2. Für jeden Lieferanten einen Vertrag anlegen
3. Kündigungsfristen erfassen
4. Wertflüsse für Ausgaben hinzufügen
5. Automatische Benachrichtigungen für Kündigungstermine

Kundenverträge mit Wertflüssen

Szenario: Dein Unternehmen hat Serviceverträge mit monatlichen Zahlungen.

Lösung:

1. Ordner “Kundenverträge” erstellen
2. Vertrag mit Laufzeit erstellen
3. Periodische Wertflüsse (monatlich) hinzufügen
4. Automatische Berechnung der Gesamtsumme
5. Übersicht über erwartete Einnahmen

Geschützte Verträge für Geschäftsführung

Szenario: Sensible Verträge sollen nur der Geschäftsführung zugänglich sein.

Lösung:

1. Geschützten Ordner “Geschäftsführung” erstellen
2. Nur GF-Team als Admins und Team hinzufügen
3. Verträge in geschütztem Ordner ablegen
4. Andere Benutzer sehen den Ordner nicht

Vertragsvorlagen für wiederkehrende Muster

Szenario: Dein Unternehmen nutzt Standard-Mietverträge mit gleichem Aufbau.

Lösung:

1. Muster-Mietvertrag erstellen
2. Als Vorlage markieren
3. Für neue Mietobjekte aus Vorlage erstellen
4. Nur noch spezifische Daten anpassen
5. Zeitersparnis durch Vorlagen

Was du in diesem Handbuch lernst

Dieses Handbuch führt dich durch alle Aspekte des Vertragsmanagements:

1. Erste Schritte (Kapitel 2): Navigation und Grundlagen
2. Verträge erstellen (Kapitel 3): Schritt-für-Schritt Anleitung
3. Vertragsübersicht (Kapitel 4): Suchen, Filtern, Sortieren
4. Berechtigungen (Kapitel 5): Zugriffskontrolle verstehen
5. Vorlagen (Kapitel 6): Effizienz durch Vorlagen
6. Workflow (Kapitel 7): Prozesse und Status
7. Best Practices (Kapitel 8): Tipps und Tricks

Nächste Schritte

Bereit für den Einstieg? Fahre fort mit:

• Kapitel 2: Erste Schritte - Lerne die Navigation und erste Funktionen kennen

💡 Tipp: Lies zuerst Kapitel 1 und 2, um die Grundlagen zu verstehen, bevor du eigene Verträge anlegst.