Erste Schritte#

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen der Arbeit mit dem Vertragsmanagement-Modul von ELIZA.

Zugriff auf das Vertragsmanagement#

Voraussetzungen#

Um das Vertragsmanagement-Modul nutzen zu können, benötigst du die entsprechende Berechtigung:

• Verträge ansehen: contracts.view_contract und contracts.view_contractfolder
• Verträge bearbeiten: contracts.change_contract
• Verträge verwalten: contracts.add_contract, contracts.delete_contract

💡 Tipp: Wenn du das Vertragsmanagement-Modul nicht siehst, wende dich an deinen Administrator.

Navigation zum Vertragsmanagement#

1. Melde dich in ELIZA an
2. Klicke in der Hauptnavigation auf “Verträge” oder “Contracts”
3. Du siehst nun die Ordnerübersicht mit allen Vertragsordnern

Die Ordnerübersicht#

Hauptansicht#

Die Ordnerübersicht ist dein Startpunkt und zeigt alle Vertragsordner, auf die du Zugriff hast.

Elemente der Übersicht:

• Ordner-Liste: Alle Top-Level Ordner werden als Karten angezeigt
• Ordner-Informationen: Titel, Beschreibung, Anzahl Verträge
• Aktionen: Buttons zum Öffnen, Bearbeiten, Löschen
• Neue Ordner: Button zum Erstellen neuer Hauptordner

Ordner-Karten#

Jede Ordner-Karte zeigt:

• 📁 Titel: Name des Ordners
• 📝 Beschreibung: Kurze Beschreibung des Ordners
• 🔢 Anzahl Verträge: Wie viele Verträge im Ordner liegen
• 👥 Team: Wer darf auf den Ordner zugreifen
• 🔐 Sichtbarkeit: Normal oder Geschützt

Beispiel:

📁 Lieferantenverträge
   Verträge mit unseren Hauptlieferanten
   15 Verträge
   Team: Max Muster, Anna Meier
   Sichtbarkeit: Normal
   [Öffnen] [Bearbeiten] [Löschen]

Navigation in Ordnern#

Ordner öffnen:

1. Klicke auf “Öffnen” oder auf den Ordner-Titel
2. Du siehst nun die Ordner-Detailansicht
3. Hier findest du:
   • Unterordner (falls vorhanden)
   • Verträge im Ordner
   • Ordner-Aktionen

Zurück zur Übersicht:

• Nutze die Breadcrumb-Navigation oben
• Oder klicke auf “Alle Ordner”

Ordner-Detailansicht#

Struktur#

Die Detailansicht eines Ordners zeigt:

Oben:

• Breadcrumbs: Pfad zum aktuellen Ordner (z.B. Verträge → Lieferanten → IT-Lieferanten)
• Ordner-Titel und Beschreibung
• Aktions-Buttons: Bearbeiten, Löschen, Neuen Unterordner, Neuen Vertrag

Unterordner-Bereich:

• Liste aller Unterordner
• Gleiche Karten-Darstellung wie Hauptordner
• Navigation durch Klick auf Unterordner

Verträge-Bereich:

• Tabelle mit allen Verträgen im Ordner
• Spalten: Titel, Partner, Von-Bis, Status, Aktionen
• Such- und Filterfunktionen

Breadcrumb-Navigation#

Die Breadcrumb-Navigation zeigt deinen Pfad:

Verträge → Lieferantenverträge → IT-Lieferanten → Microsoft

Vorteile:

• Schnelle Navigation zu übergeordneten Ordnern
• Übersicht über Ordner-Hierarchie
• Ein-Klick zurück zu jedem Ebenen-Ordner

Verträge ansehen#

Vertragsübersicht im Ordner#

In der Ordner-Detailansicht siehst du eine Tabelle mit allen Verträgen:

Funktionen:

• Suche: Suchfeld oben rechts für schnelle Suche
• Sortierung: Klicke auf Spaltentitel zum Sortieren
• Filter: Nach Status, Datum, Partner filtern
• Paginierung: Blättere durch lange Listen

Vertrag öffnen#

Schritt-für-Schritt:

1. Finde den Vertrag in der Tabelle
2. Klicke auf “Ansehen” oder auf den Vertragstitel
3. Du siehst nun die Vertrags-Detailansicht

Vertrags-Detailansicht#

Die Detailansicht zeigt alle Informationen zum Vertrag:

Tabs:

1. Übersicht: Alle Vertragsdaten auf einen Blick
2. Dateien: Vertragsunterlagen und Dokumente
3. Wertflüsse: Ein- und Ausgangsrechnungen
4. Historie: Änderungsprotokoll (Audit-Trail)

Übersicht-Tab:

Zeigt strukturiert alle Felder:

• Grunddaten (Titel, Beschreibung, Typ, Partner)
• Laufzeit (Von-Datum, Bis-Datum, Dauer)
• Kündigung (Fristen, Termine, Modalitäten)
• Finanzielle Aspekte (Cashflow, Zahlungen, Betrag)
• Verantwortlichkeiten (Mitarbeiter, Organisationseinheit)
• Status

Dateien-Tab:

Liste aller hochgeladenen Dateien:

• Dateiname und Titel
• Beschreibung
• Upload-Datum
• Download-Button

Wertflüsse-Tab:

Übersicht aller Zahlungsströme:

• Typ (Einnahme/Ausgabe)
• Zeitraum
• Periodizität (einmalig/monatlich/jährlich)
• Betrag
• Bearbeiten/Löschen

Berechtigungen verstehen#

Was du sehen kannst#

Deine Berechtigungen bestimmen, welche Ordner und Verträge du siehst:

Normale Ordner:

• Sichtbar für alle mit view_contract Berechtigung
• Du siehst alle Verträge im Ordner

Geschützte Ordner:

• Nur sichtbar für:
  • Ordner-Team-Mitglieder
  • Ordner-Administratoren
  • Mitglieder der zugewiesenen Organisationseinheiten
  • Superuser

Was du tun kannst#

Je nach Berechtigung kannst du unterschiedliche Aktionen ausführen:

Mit View-Berechtigung:

• ✅ Ordner ansehen
• ✅ Verträge ansehen
• ✅ Dateien herunterladen
• ❌ Nichts bearbeiten oder erstellen

Mit Change-Berechtigung:

• ✅ Alles von View
• ✅ Verträge bearbeiten
• ✅ Dateien hochladen
• ✅ Wertflüsse hinzufügen
• ❌ Keine Ordner/Verträge erstellen oder löschen

Mit Add/Delete-Berechtigung:

• ✅ Alles von View und Change
• ✅ Neue Ordner erstellen
• ✅ Neue Verträge erstellen
• ✅ Verträge löschen
• ✅ Ordner löschen (nur wenn leer)

Als Ordner-Administrator:

• ✅ Alles von oben
• ✅ Ordner-Berechtigungen verwalten
• ✅ Team-Mitglieder hinzufügen/entfernen
• ✅ Ordner-Einstellungen ändern

Praktische Tipps für den Einstieg#

✅ Empfehlungen#

1. Übersicht verschaffen:

• Schaue dir zuerst alle Ordner an
• Verstehe die Ordnerstruktur
• Prüfe, auf welche Ordner du Zugriff hast

2. Verträge durchsuchen:

• Nutze die Suchfunktion
• Filtere nach Status
• Sortiere nach Ablaufdatum

3. Einen Beispiel-Vertrag genau ansehen:

• Öffne einen Vertrag
• Schaue dir alle Tabs an
• Verstehe die Struktur

4. Berechtigungen prüfen:

• Welche Buttons siehst du?
• Kannst du Verträge bearbeiten?
• Siehst du geschützte Ordner?

❌ Häufige Anfängerfehler#

1. Verträge im falschen Ordner suchen:

• 💡 Nutze die Breadcrumb-Navigation
• 💡 Verwende die Suche über alle Ordner

2. Geschützte Ordner nicht sehen:

• 💡 Das ist normal, wenn du kein Team-Mitglied bist
• 💡 Wende dich an den Ordner-Administrator

3. Buttons fehlen:

• 💡 Prüfe deine Berechtigungen
• 💡 Du hast vielleicht nur View-Rechte

4. Ordner-Hierarchie nicht verstehen:

• 💡 Nutze die Breadcrumbs
• 💡 Schaue dir die Ordnerstruktur in Ruhe an

Häufige Fragen#

Wie finde ich einen bestimmten Vertrag?#

Methode 1: Suche in Ordner:

1. Öffne den Ordner, wo der Vertrag liegen sollte
2. Nutze das Suchfeld oben rechts in der Vertrags-Tabelle
3. Gib einen Teil des Titels oder Partners ein

Methode 2: Globale Suche:

1. Nutze die ELIZA-Hauptsuche (oben rechts)
2. Gib den Vertragstitel ein
3. Wähle den Vertrag aus den Suchergebnissen

Warum sehe ich einen Ordner nicht?#

Mögliche Gründe:

1. Geschützter Ordner: Du bist nicht im Team oder den zugewiesenen Orgunits
2. Keine Berechtigung: Du hast keine view_contractfolder Berechtigung
3. Ordner existiert nicht: Der Ordner wurde gelöscht oder nie erstellt

Lösung:

• Wende dich an den Ordner-Administrator oder deinen ELIZA-Administrator

Kann ich Verträge über mehrere Ordner hinweg suchen?#

Aktuell gibt es keine Ordner-übergreifende Suche in der Vertragsübersicht. Du musst:

• Jeden Ordner einzeln durchsuchen
• Oder die ELIZA-Hauptsuche nutzen (global)

Wie erkenne ich, ob ein Ordner geschützt ist?#

In der Ordner-Karte steht:

• Sichtbarkeit: Normal → Alle sehen den Ordner
• Sichtbarkeit: Geschützt → Nur Team und Admins sehen ihn

Kann ich die Ordnerstruktur ändern?#

Nur wenn du Ordner-Administrator oder Superuser bist. Sonst wende dich an deinen Administrator.

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du die Grundlagen kennst, kannst du:

1. Kapitel 3: Verträge erstellen - Lerne, wie du neue Verträge anlegst
2. Kapitel 4: Vertragsübersicht - Nutze erweiterte Such- und Filterfunktionen
3. Kapitel 5: Berechtigungskonzept - Verstehe Berechtigungen im Detail

💡 Tipp: Nimm dir Zeit, die Ordnerstruktur zu verstehen, bevor du eigene Verträge erstellst. Das spart später viel Zeit!