Verträge erstellen#

In diesem Kapitel lernst du, wie du neue Verträge erstellst und bestehende Verträge bearbeitest.

Neuen Vertrag erstellen#

Voraussetzungen#

Um einen Vertrag zu erstellen, benötigst du:

• Berechtigung: contracts.add_contract
• Zugriff auf einen Ordner (als Team-Mitglied oder Admin)
• Kenntnis der Vertragsdaten

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Schritt 1: Ordner öffnen

1. Navigiere zum Vertragsmanagement
2. Öffne den Ordner, in dem der Vertrag liegen soll
3. Klicke auf den grünen Button "+ Neuer Vertrag"

Schritt 2: Formular ausfüllen

Das Vertragsformular ist in mehrere Bereiche gegliedert:

Grunddaten#

Titel (Pflichtfeld)

• Gib einen aussagekräftigen Titel ein
• Beispiel: “Microsoft Office 365 Lizenz 2024”
• ✅ Kurz und prägnant
• ❌ Nicht zu allgemein (z.B. nur “Lizenz”)

Beschreibung (Optional)

• Ausführliche Beschreibung des Vertrags
• Besonderheiten oder wichtige Hinweise
• Markdown-Formatierung möglich

Typ (Optional)

• Vertragsart auswählen (z.B. “Dienstleistung”, “Mietvertrag”, “Lizenz”)
• Falls nicht vorhanden, kann neuer Typ erstellt werden

Partner (Optional)

• Vertragspartner eingeben
• Name des Unternehmens oder der Person
• Beispiel: “Microsoft Deutschland GmbH”

Laufzeit#

Von-Datum (from_date)

• Vertragsbeginn
• Format: TT.MM.JJJJ
• Beispiel: 01.01.2024

Bis-Datum (to_date) (Optional)

• Vertragsende
• Bei unbefristeten Verträgen leer lassen
• Beispiel: 31.12.2024

Dauer (duration) (Optional)

• Vertragsdauer in Tagen
• Wird automatisch aus Von/Bis berechnet
• Kann auch manuell eingegeben werden

Kündigung#

Kündigungsmodalitäten (modalities)

• Textfeld für Kündigungsbedingungen
• Beispiel: “Kündigung 3 Monate zum Jahresende”
• Beispiel: “Automatische Verlängerung um 1 Jahr”

Kündigungsfrist (period_of_notice)

• Frist in Tagen, Wochen oder Monaten
• Beispiel: “3 Monate”
• Beispiel: “90 Tage”

Frühester Kündigungstermin (earliest_cancellation_date)

• Ab wann kann frühestens gekündigt werden
• Format: TT.MM.JJJJ

Spätester Kündigungstermin (latest_cancellation_date)

• Bis wann muss spätestens gekündigt werden
• Format: TT.MM.JJJJ
• ⚠️ Wichtig für automatische Erinnerungen

Geldfluss und Zahlungsmodalitäten#

Zahlungsmodalitäten (payment_modalities)

• Textfeld für Zahlungsbedingungen
• Beispiel: “Jährlich im Voraus”
• Beispiel: “Monatlich zum 1. des Monats”

Cashflow-Typ (cashflow_type)

• In: Einnahme (Kunde zahlt uns)
• Out: Ausgabe (wir zahlen Lieferanten)
• Beispiel: Lieferantenvertrag = “Out”

Zahlungsperiodizität (payment_periodicity)

Wähle aus:

• Monatlich
• Vierteljährlich
• Halbjährlich
• Jährlich
• Einmalig

Betrag (amount)

• Vertragssumme eingeben
• Format: 1234.56
• Währung wird automatisch gesetzt (CHF/EUR)

Federführung#

Verantwortlicher Mitarbeiter (responsible_employee)

• Wer ist für den Vertrag verantwortlich?
• Wähle aus Benutzerliste
• Beispiel: Max Muster

Verantwortliche Organisationseinheit (responsible_orgunit)

• Welche Abteilung ist verantwortlich?
• Wähle aus Orgunit-Liste
• Beispiel: “IT-Abteilung”

Zugewiesene Organisationseinheiten (assigned_orgunits)

• Welche weiteren Abteilungen sind beteiligt?
• Mehrfachauswahl möglich
• Beispiel: IT, Finanzen

Status#

Wähle den aktuellen Status:

• Entwurf: Vertrag in Vorbereitung
• Aktiv: Vertrag läuft
• Gekündigt: Vertrag wurde gekündigt
• Abgelaufen: Vertrag ist ausgelaufen
• Archiviert: Vertrag archiviert

Schritt 3: Speichern

1. Prüfe alle Angaben
2. Klicke auf den grünen Button “Speichern”
3. Du wirst zur Vertrags-Detailansicht weitergeleitet

Dateien hochladen#

Nach dem Erstellen des Vertrags kannst du Dateien hochladen:

Schritt 1: Dateien-Tab öffnen

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf den Tab “Dateien”
3. Klicke auf "+ Neue Datei"

Schritt 2: Datei hochladen

1. Titel: Name der Datei (z.B. “Vertragsunterlagen”)
2. Beschreibung: Optionale Beschreibung
3. Datei: Wähle Datei von deinem Computer
4. Klicke auf “Hochladen”

Unterstützte Formate:

• PDF (empfohlen)
• Word (.docx, .doc)
• Excel (.xlsx, .xls)
• Bilder (.png, .jpg)

Wertflüsse hinzufügen#

Wertflüsse sind Ein- und Ausgangsrechnungen:

Schritt 1: Wertflüsse-Tab öffnen

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf den Tab “Wertflüsse”
3. Klicke auf "+ Neuer Wertfluss"

Schritt 2: Wertfluss-Typ wählen

• Einnahme (in): Kunde zahlt uns
• Ausgabe (out): Wir zahlen Lieferanten

Schritt 3: Zahlungsart wählen

Einmalige Zahlung:

• Aktiviere “Einmalige Zahlung”
• Wähle Startdatum
• Wähle Enddatum (optional)
• Gib Betrag ein

Periodische Zahlung:

• Lasse “Einmalige Zahlung” deaktiviert
• Wähle Periodizität (monatlich, jährlich, etc.)
• Wähle Startdatum
• Wähle Enddatum
• Gib Betrag pro Periode ein

Schritt 4: Weitere Daten

• Einheit: CHF, EUR, USD (Standard: CHF)
• Betrag: Summe pro Periode
• Beschreibung: Optionale Notiz

Schritt 5: Speichern

• Klicke auf “Speichern”
• Wertfluss erscheint in der Liste

Beispiel: Monatliche Mietzahlung

Typ: Ausgabe (out)
Einmalige Zahlung: Nein
Periodizität: Monatlich
Startdatum: 01.01.2024
Enddatum: 31.12.2024
Betrag: 5000
Einheit: CHF
Beschreibung: Monatliche Miete für Büroräume

Vertrag bearbeiten#

Voraussetzungen#

• Berechtigung: contracts.change_contract
• Zugriff auf den Ordner

Schritt-für-Schritt#

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Bearbeiten” (oben rechts)
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf “Speichern”

Hinweis: Alle Änderungen werden im Audit-Trail protokolliert.

Vertrag löschen#

Voraussetzungen#

• Berechtigung: contracts.delete_contract
• Zugriff auf den Ordner als Admin

Schritt-für-Schritt#

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Löschen” (rot, oben rechts)
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Warnung: Gelöschte Verträge können nicht wiederhergestellt werden! Überlege zweimal, bevor du löschst.

Alternative: Setze den Status auf “Archiviert” statt zu löschen.

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Vollständige Daten erfassen:

• Fülle alle relevanten Felder aus
• Besonders wichtig: Laufzeit, Kündigungsfristen
• Lade alle Vertragsunterlagen hoch

2. Aussagekräftige Titel:

• ✅ “Microsoft Office 365 Lizenz 2024-2025”
• ❌ “Office”

3. Kündigungsfristen pflegen:

• Erfasse frühesten und spätesten Kündigungstermin
• Nutze die automatischen Erinnerungen

4. Wertflüsse korrekt erfassen:

• Einnahmen = “in”
• Ausgaben = “out”
• Bei periodischen Zahlungen: Korrekte Periodizität wählen

5. Status aktuell halten:

• Entwurf → Aktiv → Gekündigt → Abgelaufen
• Archiviere alte Verträge

❌ Häufige Fehler#

1. Unvollständige Daten:

• Kündigungsfristen fehlen
• Keine Dateien hochgeladen
• Verantwortlicher nicht gesetzt

2. Falsche Wertflüsse:

• Typ verwechselt (in/out)
• Periodizität falsch (monatlich statt jährlich)
• Startdatum in der Vergangenheit vergessen

3. Status nicht aktualisiert:

• Vertrag läuft aus, Status bleibt “Aktiv”
• Gekündigter Vertrag nicht auf “Gekündigt” gesetzt

4. Verträge im falschen Ordner:

• Lieferantenvertrag bei Kundenverträgen
• 💡 Lösung: Ordner sorgfältig wählen oder Vertrag verschieben

Häufige Fragen#

Kann ich Verträge nachträglich in einen anderen Ordner verschieben?#

Ja, wenn du die entsprechenden Rechte hast:

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Ordner ändern”
3. Wähle neuen Ordner
4. Speichern

Was passiert, wenn ich das Bis-Datum nicht ausfülle?#

Der Vertrag gilt als unbefristet. Du kannst später ein Enddatum ergänzen.

Kann ich mehrere Dateien hochladen?#

Ja, klicke einfach mehrmals auf “Neue Datei”. Es gibt keine Beschränkung der Anzahl.

Wie berechne ich Wertflüsse über die Laufzeit?#

Das System berechnet automatisch die Gesamtsumme basierend auf:

• Periodizität (z.B. monatlich = 12x pro Jahr)
• Betrag pro Periode
• Laufzeit (Startdatum bis Enddatum)

Beispiel: 500 CHF monatlich über 12 Monate = 6'000 CHF Gesamtsumme

Kann ich Verträge aus Vorlagen erstellen?#

Ja! Siehe Kapitel 6: Vorlagen für Details.

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Verträge erstellen kannst:

1. Kapitel 4: Vertragsübersicht - Lerne, wie du Verträge suchst und filterst
2. Kapitel 6: Vorlagen - Nutze Vorlagen für wiederkehrende Verträge

💡 Tipp: Erstelle für häufige Vertragstypen (z.B. Mietverträge, Lizenzverträge) Vorlagen, um Zeit zu sparen!