Verträge erstellen

In diesem Kapitel lernst du, wie du neue Verträge erstellst und bestehende Verträge bearbeitest.

Neuen Vertrag erstellen

Voraussetzungen

Um einen Vertrag zu erstellen, benötigst du:

• Berechtigung: contracts.add_contract
• Zugriff auf einen Ordner (als Team-Mitglied oder Admin)
• Kenntnis der Vertragsdaten

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Ordner öffnen

1. Navigiere zum Vertragsmanagement
2. Öffne den Ordner, in dem der Vertrag liegen soll
3. Klicke auf den grünen Button "+ Neuer Vertrag"

Schritt 2: Formular ausfüllen

Das Vertragsformular ist in mehrere Bereiche gegliedert:

Grunddaten

Titel (Pflichtfeld)

• Gib einen aussagekräftigen Titel ein
• Beispiel: “Microsoft Office 365 Lizenz 2024”
• ✅ Kurz und prägnant
• ❌ Nicht zu allgemein (z.B. nur “Lizenz”)

Beschreibung (Optional)

• Ausführliche Beschreibung des Vertrags
• Besonderheiten oder wichtige Hinweise
• Markdown-Formatierung möglich

Typ (Optional)

• Vertragsart auswählen (z.B. “Dienstleistung”, “Mietvertrag”, “Lizenz”)
• Falls nicht vorhanden, kann neuer Typ erstellt werden

Partner (Optional)

• Vertragspartner eingeben
• Name des Unternehmens oder der Person
• Beispiel: “Microsoft Deutschland GmbH”

Laufzeit

Von-Datum (from_date)

• Vertragsbeginn
• Format: TT.MM.JJJJ
• Beispiel: 01.01.2024

Bis-Datum (to_date) (Optional)

• Vertragsende
• Bei unbefristeten Verträgen leer lassen
• Beispiel: 31.12.2024

Dauer (duration) (Optional)

• Vertragsdauer in Tagen
• Wird automatisch aus Von/Bis berechnet
• Kann auch manuell eingegeben werden

Kündigung

Kündigungsmodalitäten (modalities)

• Textfeld für Kündigungsbedingungen
• Beispiel: “Kündigung 3 Monate zum Jahresende”
• Beispiel: “Automatische Verlängerung um 1 Jahr”

Kündigungsfrist (period_of_notice)

• Frist in Tagen, Wochen oder Monaten
• Beispiel: “3 Monate”
• Beispiel: “90 Tage”

Frühester Kündigungstermin (earliest_cancellation_date)

• Ab wann kann frühestens gekündigt werden
• Format: TT.MM.JJJJ

Spätester Kündigungstermin (latest_cancellation_date)

• Bis wann muss spätestens gekündigt werden
• Format: TT.MM.JJJJ
• ⚠️ Wichtig für automatische Erinnerungen

Geldfluss und Zahlungsmodalitäten

Zahlungsmodalitäten (payment_modalities)

• Textfeld für Zahlungsbedingungen
• Beispiel: “Jährlich im Voraus”
• Beispiel: “Monatlich zum 1. des Monats”

Cashflow-Typ (cashflow_type)

• In: Einnahme (Kunde zahlt uns)
• Out: Ausgabe (wir zahlen Lieferanten)
• Beispiel: Lieferantenvertrag = “Out”

Zahlungsperiodizität (payment_periodicity)

Wähle aus:

• Monatlich
• Vierteljährlich
• Halbjährlich
• Jährlich
• Einmalig

Betrag (amount)

• Vertragssumme eingeben
• Format: 1234.56
• Währung wird automatisch gesetzt (CHF/EUR)

Federführung

Verantwortlicher Mitarbeiter (responsible_employee)

• Wer ist für den Vertrag verantwortlich?
• Wähle aus Benutzerliste
• Beispiel: Max Muster

Verantwortliche Organisationseinheit (responsible_orgunit)

• Welche Abteilung ist verantwortlich?
• Wähle aus Orgunit-Liste
• Beispiel: “IT-Abteilung”

Zugewiesene Organisationseinheiten (assigned_orgunits)

• Welche weiteren Abteilungen sind beteiligt?
• Mehrfachauswahl möglich
• Beispiel: IT, Finanzen

Status

Wähle den aktuellen Status:

• Entwurf: Vertrag in Vorbereitung
• Aktiv: Vertrag läuft
• Gekündigt: Vertrag wurde gekündigt
• Abgelaufen: Vertrag ist ausgelaufen
• Archiviert: Vertrag archiviert

Schritt 3: Speichern

1. Prüfe alle Angaben
2. Klicke auf den grünen Button “Speichern”
3. Du wirst zur Vertrags-Detailansicht weitergeleitet

Dateien hochladen

Nach dem Erstellen des Vertrags kannst du Dateien hochladen:

Schritt 1: Dateien-Tab öffnen

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf den Tab “Dateien”
3. Klicke auf "+ Neue Datei"

Schritt 2: Datei hochladen

1. Titel: Name der Datei (z.B. “Vertragsunterlagen”)
2. Beschreibung: Optionale Beschreibung
3. Datei: Wähle Datei von deinem Computer
4. Klicke auf “Hochladen”

Unterstützte Formate:

• PDF (empfohlen)
• Word (.docx, .doc)
• Excel (.xlsx, .xls)
• Bilder (.png, .jpg)

Wertflüsse hinzufügen

Wertflüsse sind Ein- und Ausgangsrechnungen:

Schritt 1: Wertflüsse-Tab öffnen

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf den Tab “Wertflüsse”
3. Klicke auf "+ Neuer Wertfluss"

Schritt 2: Wertfluss-Typ wählen

• Einnahme (in): Kunde zahlt uns
• Ausgabe (out): Wir zahlen Lieferanten

Schritt 3: Zahlungsart wählen

Einmalige Zahlung:

• Aktiviere “Einmalige Zahlung”
• Wähle Startdatum
• Wähle Enddatum (optional)
• Gib Betrag ein

Periodische Zahlung:

• Lasse “Einmalige Zahlung” deaktiviert
• Wähle Periodizität (monatlich, jährlich, etc.)
• Wähle Startdatum
• Wähle Enddatum
• Gib Betrag pro Periode ein

Schritt 4: Weitere Daten

• Einheit: CHF, EUR, USD (Standard: CHF)
• Betrag: Summe pro Periode
• Beschreibung: Optionale Notiz

Schritt 5: Speichern

• Klicke auf “Speichern”
• Wertfluss erscheint in der Liste

Beispiel: Monatliche Mietzahlung

Typ: Ausgabe (out)
Einmalige Zahlung: Nein
Periodizität: Monatlich
Startdatum: 01.01.2024
Enddatum: 31.12.2024
Betrag: 5000
Einheit: CHF
Beschreibung: Monatliche Miete für Büroräume

Vertrag bearbeiten

Voraussetzungen

• Berechtigung: contracts.change_contract
• Zugriff auf den Ordner

Schritt-für-Schritt

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Bearbeiten” (oben rechts)
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf “Speichern”

Hinweis: Alle Änderungen werden im Audit-Trail protokolliert.

Vertrag löschen

Voraussetzungen

• Berechtigung: contracts.delete_contract
• Zugriff auf den Ordner als Admin

Schritt-für-Schritt

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Löschen” (rot, oben rechts)
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Warnung: Gelöschte Verträge können nicht wiederhergestellt werden! Überlege zweimal, bevor du löschst.

Alternative: Setze den Status auf “Archiviert” statt zu löschen.

Best Practices

✅ Empfehlungen

1. Vollständige Daten erfassen:

• Fülle alle relevanten Felder aus
• Besonders wichtig: Laufzeit, Kündigungsfristen
• Lade alle Vertragsunterlagen hoch

2. Aussagekräftige Titel:

• ✅ “Microsoft Office 365 Lizenz 2024-2025”
• ❌ “Office”

3. Kündigungsfristen pflegen:

• Erfasse frühesten und spätesten Kündigungstermin
• Nutze die automatischen Erinnerungen

4. Wertflüsse korrekt erfassen:

• Einnahmen = “in”
• Ausgaben = “out”
• Bei periodischen Zahlungen: Korrekte Periodizität wählen

5. Status aktuell halten:

• Entwurf → Aktiv → Gekündigt → Abgelaufen
• Archiviere alte Verträge

❌ Häufige Fehler

1. Unvollständige Daten:

• Kündigungsfristen fehlen
• Keine Dateien hochgeladen
• Verantwortlicher nicht gesetzt

2. Falsche Wertflüsse:

• Typ verwechselt (in/out)
• Periodizität falsch (monatlich statt jährlich)
• Startdatum in der Vergangenheit vergessen

3. Status nicht aktualisiert:

• Vertrag läuft aus, Status bleibt “Aktiv”
• Gekündigter Vertrag nicht auf “Gekündigt” gesetzt

4. Verträge im falschen Ordner:

• Lieferantenvertrag bei Kundenverträgen
• 💡 Lösung: Ordner sorgfältig wählen oder Vertrag verschieben

Häufige Fragen

Kann ich Verträge nachträglich in einen anderen Ordner verschieben?

Ja, wenn du die entsprechenden Rechte hast:

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Ordner ändern”
3. Wähle neuen Ordner
4. Speichern

Was passiert, wenn ich das Bis-Datum nicht ausfülle?

Der Vertrag gilt als unbefristet. Du kannst später ein Enddatum ergänzen.

Kann ich mehrere Dateien hochladen?

Ja, klicke einfach mehrmals auf “Neue Datei”. Es gibt keine Beschränkung der Anzahl.

Wie berechne ich Wertflüsse über die Laufzeit?

Das System berechnet automatisch die Gesamtsumme basierend auf:

• Periodizität (z.B. monatlich = 12x pro Jahr)
• Betrag pro Periode
• Laufzeit (Startdatum bis Enddatum)

Beispiel: 500 CHF monatlich über 12 Monate = 6'000 CHF Gesamtsumme

Kann ich Verträge aus Vorlagen erstellen?

Ja! Siehe Kapitel 6: Vorlagen für Details.

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Verträge erstellen kannst:

1. Kapitel 4: Vertragsübersicht - Lerne, wie du Verträge suchst und filterst
2. Kapitel 6: Vorlagen - Nutze Vorlagen für wiederkehrende Verträge

💡 Tipp: Erstelle für häufige Vertragstypen (z.B. Mietverträge, Lizenzverträge) Vorlagen, um Zeit zu sparen!