Vertragsübersicht

In diesem Kapitel lernst du, wie du die Vertragsübersicht effektiv nutzt und Verträge schnell findest.

Vertragsübersicht öffnen

Zugriff auf die Übersicht

Methode 1: Über Ordner

  1. Navigiere zum Vertragsmanagement
  2. Öffne einen Ordner
  3. Scrolle zum Bereich “Verträge”
  4. Du siehst die Tabelle mit allen Verträgen im Ordner

Methode 2: Globale Übersicht

  • Manche Installationen haben eine globale Vertragsübersicht
  • Zeigt alle Verträge über alle Ordner hinweg
  • Erfordert entsprechende Berechtigungen

Die Vertrags-Tabelle

Spalten der Tabelle

Die Vertragsübersicht zeigt standardmäßig folgende Spalten:

SpalteBeschreibungBeispiel
TitelName des VertragsMicrosoft Office 365
PartnerVertragspartnerMicrosoft Deutschland
VonStartdatum01.01.2024
BisEnddatum31.12.2024
StatusAktueller StatusAktiv, Entwurf, etc.
AktionenButtonsAnsehen, Bearbeiten, Löschen

Spalten anpassen

Spalten ein-/ausblenden:

  1. Klicke auf das Spalten-Icon (oben rechts in der Tabelle)
  2. Wähle die gewünschten Spalten aus
  3. Klicke auf “Übernehmen”

Zusätzlich verfügbare Spalten:

  • Vertragstyp
  • Verantwortlicher Mitarbeiter
  • Verantwortliche Organisationseinheit
  • Cashflow-Typ
  • Betrag
  • Zahlungsperiodizität
  • Kündigungsfrist
  • Frühester Kündigungstermin
  • Spätester Kündigungstermin

Suche und Filter

Schnellsuche

Suchfeld nutzen:

  1. Finde das Suchfeld oben rechts in der Tabelle
  2. Gib einen Suchbegriff ein
  3. Die Tabelle wird sofort gefiltert

Was wird durchsucht:

  • Vertragstitel
  • Vertragspartner
  • Beschreibung

Beispiel:

  • Suche nach “Microsoft” → Zeigt alle Verträge mit Microsoft
  • Suche nach “Lizenz” → Zeigt alle Lizenzverträge

Nach Status filtern

Status-Filter:

Die Vertragsübersicht kann nach Status gefiltert werden:

Verfügbare Status:

  • Entwurf: Verträge in Vorbereitung
  • Aktiv: Laufende Verträge
  • Gekündigt: Verträge die gekündigt wurden
  • Abgelaufen: Verträge deren Laufzeit abgelaufen ist
  • Archiviert: Archivierte Verträge

Filter anwenden:

  1. Klicke auf “Filter” (oben links)
  2. Wähle “Status”
  3. Wähle gewünschten Status
  4. Tabelle wird gefiltert

Mehrfachauswahl:

  • Halte Ctrl (Windows) oder Cmd (Mac) gedrückt
  • Wähle mehrere Status aus
  • Beispiel: Zeige “Aktiv” UND “Gekündigt”

Nach Datum filtern

Zeitraum-Filter:

Filter Verträge nach Laufzeit:

Von-Datum:

  • Zeige nur Verträge die nach einem bestimmten Datum starten
  • Beispiel: Von-Datum >= 01.01.2024

Bis-Datum:

  • Zeige nur Verträge die vor einem bestimmten Datum enden
  • Beispiel: Bis-Datum <= 31.12.2024

Kombination:

  • Zeige Verträge die in einem bestimmten Zeitraum laufen
  • Beispiel: Von 01.01.2024 bis 31.12.2024

Ablaufende Verträge finden:

  1. Filtere nach Status “Aktiv”
  2. Filtere nach Bis-Datum <= heute + 3 Monate
  3. Zeigt Verträge die in den nächsten 3 Monaten auslaufen

Nach Partner filtern

Partner-Auswahl:

  1. Klicke auf “Filter”
  2. Wähle “Partner”
  3. Gib Partnernamen ein
  4. Wähle aus Vorschlagsliste

Mehrere Partner:

  • Wähle mehrere Partner aus
  • Zeigt Verträge mit allen ausgewählten Partnern

Erweiterte Filter

Cashflow-Typ:

  • Filtere nach “Einnahmen” (in) oder “Ausgaben” (out)
  • Beispiel: Zeige nur Verträge die Kosten verursachen

Verantwortlicher:

  • Filtere nach verantwortlichem Mitarbeiter
  • Beispiel: Zeige alle Verträge von Max Muster

Organisationseinheit:

  • Filtere nach verantwortlicher Orgunit
  • Beispiel: Zeige alle IT-Verträge

Sortierung

Spalten sortieren

Klicke auf Spaltentitel:

  • Einmal klicken: Aufsteigend sortieren
  • Zweimal klicken: Absteigend sortieren
  • Dreimal klicken: Sortierung aufheben

Häufig genutzte Sortierungen:

Nach Ablaufdatum sortieren:

  1. Klicke auf Spalte “Bis”
  2. Aufsteigend = Älteste zuerst
  3. Zeigt Verträge die bald auslaufen

Nach Partner sortieren:

  1. Klicke auf Spalte “Partner”
  2. Alphabetische Sortierung

Nach Status sortieren:

  1. Klicke auf Spalte “Status”
  2. Gruppiert Verträge nach Status

Sortierung kombinieren

Multi-Level Sortierung:

Manche Tabellen unterstützen mehrfache Sortierung:

  1. Halte Shift gedrückt
  2. Klicke auf zweite Spalte
  3. Sortiert erst nach erster, dann nach zweiter Spalte

Beispiel:

  • Erst nach Status sortieren
  • Dann nach Ablaufdatum
  • Zeigt aktive Verträge chronologisch nach Ablaufdatum

Verträge exportieren

Excel-Export

Voraussetzungen:

  • Berechtigung zum Export (meist Admin-Rechte)
  • Zugriff auf Ordner oder Übersicht

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne den Ordner
  2. Klicke auf “Exportieren” (oben rechts)
  3. Wähle “Excel-Export”
  4. Datei wird heruntergeladen

Export-Optionen:

Unterordner einbeziehen:

  • Aktiviere “Unterordner einbeziehen”
  • Exportiert Verträge aus allen Unterordnern

Abgelaufene Verträge einbeziehen:

  • Aktiviere “Abgelaufene Verträge”
  • Exportiert auch Verträge mit Status “Abgelaufen”

Archivierte Verträge einbeziehen:

  • Aktiviere “Archivierte Verträge”
  • Exportiert auch archivierte Verträge

Beispiel: Alle aktiven Verträge exportieren

✅ Unterordner einbeziehen
❌ Abgelaufene Verträge
❌ Archivierte Verträge

Export-Inhalt

Exportierte Spalten:

Der Excel-Export enthält alle Vertragsdaten:

  • Grunddaten (Titel, Beschreibung, Partner)
  • Laufzeit (Von, Bis, Dauer)
  • Kündigung (Fristen, Termine)
  • Finanzielle Aspekte (Cashflow, Betrag)
  • Verantwortlichkeiten (Mitarbeiter, Orgunit)
  • Status

Nicht exportiert:

  • Dateien (Vertragsunterlagen)
  • Wertflüsse (separate Tabelle)
  • Audit-Historie

Listen-Ansicht vs. Kalender-Ansicht

Listen-Ansicht (Standard)

Die Listen-Ansicht zeigt Verträge als Tabelle:

Vorteile:

  • ✅ Übersichtliche Darstellung vieler Verträge
  • ✅ Sortierung und Filterung
  • ✅ Alle Spalten auf einen Blick

Nachteile:

  • ❌ Keine visuelle Zeitachse
  • ❌ Schwerer zu erkennen: Was läuft wann aus?

Kalender-Ansicht (optional)

Manche Installationen bieten eine Kalender-Ansicht:

Vorteile:

  • ✅ Visuelle Zeitachse
  • ✅ Laufzeiten auf einen Blick
  • ✅ Überschneidungen erkennbar

Nachteile:

  • ❌ Weniger Details sichtbar
  • ❌ Bei vielen Verträgen unübersichtlich

Wechsel zwischen Ansichten:

  • Klicke auf “Listen-Ansicht” oder “Kalender-Ansicht” (oben rechts)

Paginierung

Seitenwechsel

Bei vielen Verträgen wird die Liste auf mehrere Seiten aufgeteilt:

Navigation:

  • Erste Seite: Klicke auf |<
  • Vorherige Seite: Klicke auf <
  • Nächste Seite: Klicke auf >
  • Letzte Seite: Klicke auf >|
  • Direkt zu Seite: Gib Seitennummer ein

Einträge pro Seite:

  1. Wähle Anzahl aus Dropdown (10, 25, 50, 100)
  2. Mehr Einträge = weniger Seiten

💡 Tipp: Bei vielen Verträgen: Wähle 100 Einträge pro Seite für bessere Übersicht.

Praktische Szenarien

Szenario 1: Verträge die bald ablaufen

Ziel: Finde alle Verträge die in den nächsten 3 Monaten auslaufen.

Vorgehen:

  1. Filtere nach Status “Aktiv”
  2. Sortiere nach Spalte “Bis” (aufsteigend)
  3. Scrolle durch die Liste
  4. Verträge mit Bis-Datum < heute + 3 Monate sind relevant

Szenario 2: Alle Verträge mit Microsoft

Ziel: Finde alle Verträge mit Microsoft Deutschland.

Vorgehen:

  1. Nutze Suchfeld
  2. Gib “Microsoft” ein
  3. Tabelle zeigt nur Microsoft-Verträge

Szenario 3: Kostenintensive Verträge

Ziel: Finde alle Verträge mit Kosten > 10'000 CHF.

Vorgehen:

  1. Füge Spalte “Betrag” hinzu
  2. Sortiere nach “Betrag” (absteigend)
  3. Filtere nach Cashflow-Typ “out” (Ausgaben)
  4. Erste Einträge sind kostenintensivste Verträge

Szenario 4: Alle Entwürfe

Ziel: Finde alle Verträge die noch als Entwurf markiert sind.

Vorgehen:

  1. Filtere nach Status “Entwurf”
  2. Prüfe Verträge
  3. Aktiviere oder lösche Entwürfe

Best Practices

✅ Empfehlungen

1. Regelmässig Verträge prüfen:

  • Sortiere nach Ablaufdatum
  • Prüfe wöchentlich ablaufende Verträge
  • Setze Erinnerungen

2. Filter kombinieren:

  • Status + Ablaufdatum = Aktive Verträge die auslaufen
  • Partner + Status = Alle aktiven Microsoft-Verträge
  • Orgunit + Cashflow = IT-Kosten

3. Excel-Export für Auswertungen:

  • Exportiere regelmässig
  • Erstelle Pivot-Tabellen in Excel
  • Analysiere Vertragskosten

4. Spalten anpassen:

  • Blende unnötige Spalten aus
  • Zeige nur relevante Informationen
  • Speichere Ansicht (Browser-Einstellung)

❌ Häufige Fehler

1. Filter nicht zurücksetzen:

  • 💡 Lösung: Klicke auf “Filter zurücksetzen”

2. Falsche Sortierung:

  • 💡 Lösung: Korrekte Spalte wählen, Richtung prüfen

3. Paginierung übersehen:

  • 💡 Lösung: Prüfe ob weitere Seiten existieren

4. Export ohne Filter:

  • 💡 Lösung: Filter VOR Export anwenden

Häufige Fragen

Kann ich meine Filter speichern?

Aktuell nicht direkt in der Anwendung. Du kannst:

  • Browser-Lesezeichen mit URL + Filterparametern erstellen
  • Regelmässig gleiche Filter manuell anwenden

Warum sehe ich nicht alle Verträge?

Mögliche Gründe:

  1. Filter aktiv: Prüfe und setze Filter zurück
  2. Berechtigungen: Du hast keinen Zugriff auf geschützte Ordner
  3. Paginierung: Weitere Seiten existieren

Kann ich mehrere Ordner gleichzeitig durchsuchen?

Nur wenn deine Installation eine globale Vertragsübersicht hat. Sonst musst du Ordner einzeln durchsuchen.

Wie exportiere ich nur bestimmte Verträge?

  1. Wende Filter an (z.B. Status = “Aktiv”)
  2. Dann exportieren
  3. Export enthält nur gefilterte Verträge

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Verträge effektiv suchen kannst:

  1. Kapitel 5: Berechtigungskonzept - Verstehe Zugriffskontrolle
  2. Kapitel 7: Workflow - Nutze Workflows für Vertragsprozesse

💡 Tipp: Erstelle dir eine wöchentliche Routine: Prüfe alle Verträge mit Ablaufdatum < heute + 3 Monate!

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