Vertragsübersicht#

In diesem Kapitel lernst du, wie du die Vertragsübersicht effektiv nutzt und Verträge schnell findest.

Vertragsübersicht öffnen#

Zugriff auf die Übersicht#

Methode 1: Über Ordner

Navigiere zum Vertragsmanagement
Öffne einen Ordner
Scrolle zum Bereich “Verträge”
Du siehst die Tabelle mit allen Verträgen im Ordner

Methode 2: Globale Übersicht

Manche Installationen haben eine globale Vertragsübersicht
Zeigt alle Verträge über alle Ordner hinweg
Erfordert entsprechende Berechtigungen

Die Vertrags-Tabelle#

Spalten der Tabelle#

Die Vertragsübersicht zeigt standardmäßig folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung	Beispiel
Titel	Name des Vertrags	Microsoft Office 365
Partner	Vertragspartner	Microsoft Deutschland
Von	Startdatum	01.01.2024
Bis	Enddatum	31.12.2024
Status	Aktueller Status	Aktiv, Entwurf, etc.
Aktionen	Buttons	Ansehen, Bearbeiten, Löschen

Spalten anpassen#

Spalten ein-/ausblenden:

Klicke auf das Spalten-Icon (oben rechts in der Tabelle)
Wähle die gewünschten Spalten aus
Klicke auf “Übernehmen”

Zusätzlich verfügbare Spalten:

Vertragstyp
Verantwortlicher Mitarbeiter
Verantwortliche Organisationseinheit
Cashflow-Typ
Betrag
Zahlungsperiodizität
Kündigungsfrist
Frühester Kündigungstermin
Spätester Kündigungstermin

Suche und Filter#

Schnellsuche#

Suchfeld nutzen:

Finde das Suchfeld oben rechts in der Tabelle
Gib einen Suchbegriff ein
Die Tabelle wird sofort gefiltert

Was wird durchsucht:

Vertragstitel
Vertragspartner
Beschreibung

Beispiel:

Suche nach “Microsoft” → Zeigt alle Verträge mit Microsoft
Suche nach “Lizenz” → Zeigt alle Lizenzverträge

Nach Status filtern#

Status-Filter:

Die Vertragsübersicht kann nach Status gefiltert werden:

Verfügbare Status:

Entwurf: Verträge in Vorbereitung
Aktiv: Laufende Verträge
Gekündigt: Verträge die gekündigt wurden
Abgelaufen: Verträge deren Laufzeit abgelaufen ist
Archiviert: Archivierte Verträge

Filter anwenden:

Klicke auf “Filter” (oben links)
Wähle “Status”
Wähle gewünschten Status
Tabelle wird gefiltert

Mehrfachauswahl:

Halte Ctrl (Windows) oder Cmd (Mac) gedrückt
Wähle mehrere Status aus
Beispiel: Zeige “Aktiv” UND “Gekündigt”

Nach Datum filtern#

Zeitraum-Filter:

Filter Verträge nach Laufzeit:

Von-Datum:

Zeige nur Verträge die nach einem bestimmten Datum starten
Beispiel: Von-Datum >= 01.01.2024

Bis-Datum:

Zeige nur Verträge die vor einem bestimmten Datum enden
Beispiel: Bis-Datum <= 31.12.2024

Kombination:

Zeige Verträge die in einem bestimmten Zeitraum laufen
Beispiel: Von 01.01.2024 bis 31.12.2024

Ablaufende Verträge finden:

Filtere nach Status “Aktiv”
Filtere nach Bis-Datum <= heute + 3 Monate
Zeigt Verträge die in den nächsten 3 Monaten auslaufen

Nach Partner filtern#

Partner-Auswahl:

Klicke auf “Filter”
Wähle “Partner”
Gib Partnernamen ein
Wähle aus Vorschlagsliste

Mehrere Partner:

Wähle mehrere Partner aus
Zeigt Verträge mit allen ausgewählten Partnern

Erweiterte Filter#

Cashflow-Typ:

Filtere nach “Einnahmen” (in) oder “Ausgaben” (out)
Beispiel: Zeige nur Verträge die Kosten verursachen

Verantwortlicher:

Filtere nach verantwortlichem Mitarbeiter
Beispiel: Zeige alle Verträge von Max Muster

Organisationseinheit:

Filtere nach verantwortlicher Orgunit
Beispiel: Zeige alle IT-Verträge

Sortierung#

Spalten sortieren#

Klicke auf Spaltentitel:

Einmal klicken: Aufsteigend sortieren
Zweimal klicken: Absteigend sortieren
Dreimal klicken: Sortierung aufheben

Häufig genutzte Sortierungen:

Nach Ablaufdatum sortieren:

Klicke auf Spalte “Bis”
Aufsteigend = Älteste zuerst
Zeigt Verträge die bald auslaufen

Nach Partner sortieren:

Klicke auf Spalte “Partner”
Alphabetische Sortierung

Nach Status sortieren:

Klicke auf Spalte “Status”
Gruppiert Verträge nach Status

Sortierung kombinieren#

Multi-Level Sortierung:

Manche Tabellen unterstützen mehrfache Sortierung:

Halte Shift gedrückt
Klicke auf zweite Spalte
Sortiert erst nach erster, dann nach zweiter Spalte

Beispiel:

Erst nach Status sortieren
Dann nach Ablaufdatum
Zeigt aktive Verträge chronologisch nach Ablaufdatum

Verträge exportieren#

Excel-Export#

Voraussetzungen:

Berechtigung zum Export (meist Admin-Rechte)
Zugriff auf Ordner oder Übersicht

Schritt-für-Schritt:

Öffne den Ordner
Klicke auf “Exportieren” (oben rechts)
Wähle “Excel-Export”
Datei wird heruntergeladen

Export-Optionen:

Unterordner einbeziehen:

Aktiviere “Unterordner einbeziehen”
Exportiert Verträge aus allen Unterordnern

Abgelaufene Verträge einbeziehen:

Aktiviere “Abgelaufene Verträge”
Exportiert auch Verträge mit Status “Abgelaufen”

Archivierte Verträge einbeziehen:

Aktiviere “Archivierte Verträge”
Exportiert auch archivierte Verträge

Beispiel: Alle aktiven Verträge exportieren

✅ Unterordner einbeziehen
❌ Abgelaufene Verträge
❌ Archivierte Verträge

Export-Inhalt#

Exportierte Spalten:

Der Excel-Export enthält alle Vertragsdaten:

Grunddaten (Titel, Beschreibung, Partner)
Laufzeit (Von, Bis, Dauer)
Kündigung (Fristen, Termine)
Finanzielle Aspekte (Cashflow, Betrag)
Verantwortlichkeiten (Mitarbeiter, Orgunit)
Status

Nicht exportiert:

Dateien (Vertragsunterlagen)
Wertflüsse (separate Tabelle)
Audit-Historie

Listen-Ansicht vs. Kalender-Ansicht#

Listen-Ansicht (Standard)#

Die Listen-Ansicht zeigt Verträge als Tabelle:

Vorteile:

✅ Übersichtliche Darstellung vieler Verträge
✅ Sortierung und Filterung
✅ Alle Spalten auf einen Blick

Nachteile:

❌ Keine visuelle Zeitachse
❌ Schwerer zu erkennen: Was läuft wann aus?

Kalender-Ansicht (optional)#

Manche Installationen bieten eine Kalender-Ansicht:

Vorteile:

✅ Visuelle Zeitachse
✅ Laufzeiten auf einen Blick
✅ Überschneidungen erkennbar

Nachteile:

❌ Weniger Details sichtbar
❌ Bei vielen Verträgen unübersichtlich

Wechsel zwischen Ansichten:

Klicke auf “Listen-Ansicht” oder “Kalender-Ansicht” (oben rechts)

Paginierung#

Seitenwechsel#

Bei vielen Verträgen wird die Liste auf mehrere Seiten aufgeteilt:

Navigation:

Erste Seite: Klicke auf |<
Vorherige Seite: Klicke auf <
Nächste Seite: Klicke auf >
Letzte Seite: Klicke auf >|
Direkt zu Seite: Gib Seitennummer ein

Einträge pro Seite:

Wähle Anzahl aus Dropdown (10, 25, 50, 100)
Mehr Einträge = weniger Seiten

💡 Tipp: Bei vielen Verträgen: Wähle 100 Einträge pro Seite für bessere Übersicht.

Praktische Szenarien#

Szenario 1: Verträge die bald ablaufen#

Ziel: Finde alle Verträge die in den nächsten 3 Monaten auslaufen.

Vorgehen:

Filtere nach Status “Aktiv”
Sortiere nach Spalte “Bis” (aufsteigend)
Scrolle durch die Liste
Verträge mit Bis-Datum < heute + 3 Monate sind relevant

Szenario 2: Alle Verträge mit Microsoft#

Ziel: Finde alle Verträge mit Microsoft Deutschland.

Vorgehen:

Nutze Suchfeld
Gib “Microsoft” ein
Tabelle zeigt nur Microsoft-Verträge

Szenario 3: Kostenintensive Verträge#

Ziel: Finde alle Verträge mit Kosten > 10'000 CHF.

Vorgehen:

Füge Spalte “Betrag” hinzu
Sortiere nach “Betrag” (absteigend)
Filtere nach Cashflow-Typ “out” (Ausgaben)
Erste Einträge sind kostenintensivste Verträge

Szenario 4: Alle Entwürfe#

Ziel: Finde alle Verträge die noch als Entwurf markiert sind.

Vorgehen:

Filtere nach Status “Entwurf”
Prüfe Verträge
Aktiviere oder lösche Entwürfe

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Regelmässig Verträge prüfen:

Sortiere nach Ablaufdatum
Prüfe wöchentlich ablaufende Verträge
Setze Erinnerungen

2. Filter kombinieren:

Status + Ablaufdatum = Aktive Verträge die auslaufen
Partner + Status = Alle aktiven Microsoft-Verträge
Orgunit + Cashflow = IT-Kosten

3. Excel-Export für Auswertungen:

Exportiere regelmässig
Erstelle Pivot-Tabellen in Excel
Analysiere Vertragskosten

4. Spalten anpassen:

Blende unnötige Spalten aus
Zeige nur relevante Informationen
Speichere Ansicht (Browser-Einstellung)

❌ Häufige Fehler#

1. Filter nicht zurücksetzen:

💡 Lösung: Klicke auf “Filter zurücksetzen”

2. Falsche Sortierung:

💡 Lösung: Korrekte Spalte wählen, Richtung prüfen

3. Paginierung übersehen:

💡 Lösung: Prüfe ob weitere Seiten existieren

4. Export ohne Filter:

💡 Lösung: Filter VOR Export anwenden

Häufige Fragen#

Kann ich meine Filter speichern?#

Aktuell nicht direkt in der Anwendung. Du kannst:

Browser-Lesezeichen mit URL + Filterparametern erstellen
Regelmässig gleiche Filter manuell anwenden

Warum sehe ich nicht alle Verträge?#

Mögliche Gründe:

Filter aktiv: Prüfe und setze Filter zurück
Berechtigungen: Du hast keinen Zugriff auf geschützte Ordner
Paginierung: Weitere Seiten existieren

Kann ich mehrere Ordner gleichzeitig durchsuchen?#

Nur wenn deine Installation eine globale Vertragsübersicht hat. Sonst musst du Ordner einzeln durchsuchen.

Wie exportiere ich nur bestimmte Verträge?#

Wende Filter an (z.B. Status = “Aktiv”)
Dann exportieren
Export enthält nur gefilterte Verträge

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Verträge effektiv suchen kannst:

Kapitel 5: Berechtigungskonzept - Verstehe Zugriffskontrolle
Kapitel 7: Workflow - Nutze Workflows für Vertragsprozesse

💡 Tipp: Erstelle dir eine wöchentliche Routine: Prüfe alle Verträge mit Ablaufdatum < heute + 3 Monate!