Vertragsvorlagen

In diesem Kapitel lernst du, wie du Vertragsvorlagen erstellst und nutzt, um Zeit bei wiederkehrenden Vertragsmuster zu sparen.

Was sind Vertragsvorlagen?

Vertragsvorlagen sind Muster-Verträge, die als Basis für neue Verträge dienen.

Vorteile:

  • ✅ Zeitersparnis bei gleichartigen Verträgen
  • ✅ Konsistente Vertragsstruktur
  • ✅ Alle Felder und Dateien werden kopiert
  • ✅ Nur noch spezifische Daten anpassen

Anwendungsfälle:

  • Mietverträge (gleiche Struktur, verschiedene Objekte)
  • Lizenzverträge (gleicher Anbieter, verschiedene Produkte)
  • Dienstleistungsverträge (gleiche Bedingungen, verschiedene Kunden)
  • Rahmenverträge (Muster für Abrufverträge)

Vorlage erstellen

Methode 1: Neuen Vertrag als Vorlage anlegen

Schritt 1: Vertrag erstellen

  1. Navigiere zum gewünschten Ordner
  2. Klicke auf "+ Neuer Vertrag"
  3. Fülle alle Felder aus, die für die Vorlage relevant sind
  4. Speichere den Vertrag

Schritt 2: Als Vorlage markieren

  1. Öffne den Vertrag
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Aktiviere die Checkbox “Als Vorlage verwenden” (is_template)
  4. Speichere

Schritt 3: Dateien hochladen (optional)

  1. Wechsle zum Tab “Dateien”
  2. Lade Muster-Dateien hoch (z.B. PDF-Vorlage des Vertrags)
  3. Diese werden bei jedem neuen Vertrag aus der Vorlage mitkopiert

Was wird in der Vorlage gespeichert:

  • ✅ Alle Vertragsfelder (Titel, Beschreibung, Typ, Partner)
  • ✅ Laufzeit-Informationen (Von-Datum, Bis-Datum)
  • ✅ Kündigungsmodalitäten
  • ✅ Zahlungsmodalitäten
  • ✅ Verantwortliche Organisationseinheit
  • ✅ Zugewiesene Organisationseinheiten
  • ✅ Alle hochgeladenen Dateien

Was NICHT gespeichert wird:

  • ❌ Wertflüsse (müssen für jeden Vertrag neu erstellt werden)
  • ❌ Status (Vorlagen sind immer als “Entwurf” markiert)

Methode 2: Bestehenden Vertrag zur Vorlage machen

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne einen bestehenden Vertrag, der als Vorlage dienen soll
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Aktiviere “Als Vorlage verwenden”
  4. Optional: Passe Titel an (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büroräume”)
  5. Speichere

Tipp: Dupliziere den Vertrag zuerst, um das Original zu behalten.

Vorlage bearbeiten

Vorlage finden

Vorlagen sind normale Verträge mit aktivierter Checkbox:

  1. Navigiere zum Ordner mit Vorlagen
  2. Vorlagen sind in der Vertragsliste sichtbar
  3. Erkennbar am Titel (z.B. “Vorlage: …”) oder Filter

Empfehlung: Erstelle einen eigenen Ordner “Vertragsvorlagen”

Vorlage anpassen

  1. Öffne die Vorlage
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Ändere die gewünschten Felder
  4. Speichere

Was du ändern solltest:

  • Titel: Klare Benennung (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büro”)
  • Beschreibung: Erklärung, wofür die Vorlage gedacht ist
  • Felder: Alle Standard-Werte, die bei neuen Verträgen übernommen werden sollen

Was du NICHT in Vorlagen setzen solltest:

  • Spezifische Daten (z.B. konkrete Namen, Adressen)
  • Konkrete Datumsangaben (werden bei Erstellung aus Vorlage überschrieben)

Vertrag aus Vorlage erstellen

Schritt-für-Schritt

Schritt 1: Ordner öffnen

  1. Navigiere zum Ordner, wo der neue Vertrag liegen soll
  2. Klicke auf “Aus Vorlage erstellen”

Schritt 2: Vorlage auswählen

  1. Wähle die gewünschte Vorlage aus der Liste
  2. Nur Vorlagen werden angezeigt, auf die du Zugriff hast
  3. Klicke auf “Weiter”

Schritt 3: Neue Vertragsdaten prüfen

Das System erstellt automatisch einen neuen Vertrag mit:

  • ✅ Allen Feldern aus der Vorlage
  • ✅ Allen Dateien aus der Vorlage (werden kopiert)
  • ✅ Neues Von-Datum = Heute
  • ✅ Status = “Entwurf”

Schritt 4: Anpassen

  1. Der neue Vertrag wird geöffnet
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Passe die spezifischen Daten an:
    • Titel (z.B. “Mietvertrag Büro Zürich”)
    • Partner (konkreter Partner)
    • Laufzeit (konkrete Daten)
    • Betrag (konkreter Betrag)
  4. Speichere

Schritt 5: Wertflüsse hinzufügen (optional)

  1. Wechsle zum Tab “Wertflüsse”
  2. Füge konkrete Zahlungsströme hinzu
  3. Speichere

Schritt 6: Status aktivieren

  1. Wenn der Vertrag vollständig ist, ändere Status auf “Aktiv”
  2. Speichere

Vorlagen verwalten

Vorlagen-Ordner erstellen

Best Practice: Eigener Ordner für Vorlagen

  1. Erstelle einen Hauptordner “Vertragsvorlagen”
  2. Erstelle Unterordner für verschiedene Kategorien:
    • Mietverträge
    • Lizenzverträge
    • Dienstleistungsverträge
    • Arbeitsverträge
  3. Setze Sichtbarkeit auf “Normal” (alle sollen Vorlagen nutzen können)

Struktur-Beispiel:

📁 Vertragsvorlagen
   ├─ 📁 Mietverträge
   │  ├─ 📄 Vorlage: Mietvertrag Büro
   │  └─ 📄 Vorlage: Mietvertrag Lager
   ├─ 📁 Lizenzverträge
   │  ├─ 📄 Vorlage: Microsoft Lizenz
   │  └─ 📄 Vorlage: Adobe Lizenz
   └─ 📁 Dienstleistungsverträge
      └─ 📄 Vorlage: IT-Dienstleistung

Vorlagen löschen

Voraussetzungen:

  • contracts.delete_contract Permission
  • Ordner-Admin-Rechte

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne die Vorlage
  2. Klicke auf “Löschen”
  3. Bestätige

⚠️ Warnung: Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden!

Alternative: Deaktiviere die Checkbox “Als Vorlage verwenden” statt zu löschen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Mietvertrag-Vorlage

Szenario: Dein Unternehmen mietet regelmässig neue Büroräume.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: Mietvertrag Büroräume”
  2. Beschreibung: “Standard-Mietvertrag für Büroräume mit 3 Monaten Kündigungsfrist”
  3. Typ: “Mietvertrag”
  4. Kündigungsmodalitäten: “Kündigung 3 Monate zum Quartalsende”
  5. Kündigungsfrist: “3 Monate”
  6. Cashflow-Typ: “Out” (Ausgabe)
  7. Zahlungsperiodizität: “Monatlich”
  8. Verantwortliche Orgunit: “Facility Management”
  9. Datei hochladen: Muster-Mietvertrag PDF
  10. Als Vorlage markieren: ✅

Neuen Vertrag erstellen:

  1. Aus Vorlage erstellen
  2. Anpassen:
    • Titel: “Mietvertrag Büro Zürich Bahnhofstrasse”
    • Partner: “ABC Immobilien GmbH”
    • Von-Datum: 01.07.2024
    • Bis-Datum: 30.06.2029
    • Betrag: 5000 CHF
  3. Wertfluss hinzufügen (monatlich 5000 CHF)

Beispiel 2: Lizenzvertrag-Vorlage

Szenario: Dein Unternehmen kauft jährlich Software-Lizenzen von Microsoft.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: Microsoft Lizenz”
  2. Partner: “Microsoft Deutschland GmbH”
  3. Typ: “Lizenzvertrag”
  4. Laufzeit: Von-Datum: (wird bei Erstellung gesetzt)
  5. Bis-Datum: (1 Jahr nach Von-Datum)
  6. Kündigungsmodalitäten: “Automatische Verlängerung, Kündigung 3 Monate zum Jahresende”
  7. Cashflow-Typ: “Out”
  8. Zahlungsperiodizität: “Jährlich”
  9. Verantwortliche Orgunit: “IT-Abteilung”
  10. Als Vorlage markieren: ✅

Neuen Vertrag erstellen:

  1. Aus Vorlage erstellen
  2. Anpassen:
    • Titel: “Microsoft Office 365 Enterprise E3 Lizenz 2024”
    • Von-Datum: 01.01.2024
    • Bis-Datum: 31.12.2024
    • Betrag: 15000 CHF
  3. Wertfluss hinzufügen (jährlich 15000 CHF)

Beispiel 3: Dienstleistungsvertrag-Vorlage

Szenario: Dein Unternehmen beauftragt regelmässig externe IT-Dienstleister.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: IT-Dienstleistungsvertrag”
  2. Typ: “Dienstleistungsvertrag”
  3. Beschreibung: “Standard-Vertrag für externe IT-Dienstleister”
  4. Zahlungsmodalitäten: “Monatlich nach Aufwand”
  5. Cashflow-Typ: “Out”
  6. Verantwortliche Orgunit: “IT-Abteilung”
  7. Datei hochladen: Rahmenvertrag-PDF
  8. Als Vorlage markieren: ✅

Best Practices

✅ Empfehlungen

1. Vorlagen-Ordner erstellen:

  • Eigener Ordner “Vertragsvorlagen”
  • Kategorisiert nach Vertragstyp
  • Normale Sichtbarkeit (alle sollen nutzen können)

2. Klare Benennung:

  • Präfix “Vorlage:” im Titel
  • Beschreibender Name (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büro”)
  • Beschreibung mit Verwendungszweck

3. Vollständige Vorlagen:

  • Alle relevanten Felder ausfüllen
  • Muster-Dateien hochladen
  • Kündigungsmodalitäten definieren

4. Regelmässig aktualisieren:

  • Prüfe Vorlagen jährlich
  • Aktualisiere bei Änderungen der Geschäftsbedingungen
  • Lösche veraltete Vorlagen

5. Dokumentation:

  • Beschreibung: Wofür ist die Vorlage gedacht?
  • Welche Felder müssen bei Erstellung angepasst werden?
  • Besonderheiten oder Hinweise

❌ Häufige Fehler

1. Unvollständige Vorlagen:

  • Wichtige Felder fehlen
  • Keine Dateien hochgeladen
  • 💡 Lösung: Prüfe Vorlage vor erster Nutzung

2. Zu spezifische Vorlagen:

  • Konkrete Partner-Namen in Vorlage
  • Spezifische Datumsangaben
  • 💡 Lösung: Vorlagen sollten allgemein sein

3. Keine Kategorisierung:

  • Alle Vorlagen in einem Ordner
  • 💡 Lösung: Unterordner für Vertragstypen

4. Veraltete Vorlagen:

  • Alte Bedingungen
  • Geänderte Modalitäten
  • 💡 Lösung: Regelmässige Reviews

5. Vorlagen nicht als solche markiert:

  • Checkbox “Als Vorlage” vergessen
  • 💡 Lösung: Immer Checkbox aktivieren

Häufige Fragen

Kann ich aus Vorlagen Vorlagen erstellen?

Ja! Du kannst:

  1. Vorlage A öffnen
  2. Aus Vorlage A einen neuen Vertrag B erstellen
  3. Vertrag B anpassen
  4. Vertrag B als neue Vorlage markieren

Was passiert, wenn ich die Original-Vorlage ändere?

Bereits erstellte Verträge werden nicht beeinflusst. Nur neue Verträge, die nach der Änderung aus der Vorlage erstellt werden, haben die neuen Werte.

Kann ich Vorlagen aus anderen Ordnern nutzen?

Ja, bei “Aus Vorlage erstellen” werden alle Vorlagen angezeigt, auf die du Zugriff hast (auch aus anderen Ordnern).

Werden Wertflüsse aus Vorlagen kopiert?

Nein, Wertflüsse müssen für jeden neuen Vertrag manuell hinzugefügt werden. Nur Vertragsdaten und Dateien werden kopiert.

Kann ich eine Vorlage deaktivieren statt löschen?

Ja, deaktiviere einfach die Checkbox “Als Vorlage verwenden”. Der Vertrag bleibt erhalten, wird aber nicht mehr als Vorlage angezeigt.

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Vorlagen nutzen kannst:

  1. Kapitel 7: Workflow - Verstehe Workflows und Status
  2. Kapitel 8: Best Practices - Optimiere dein Vertragsmanagement

💡 Tipp: Erstelle Vorlagen für alle häufig genutzten Vertragstypen. Das spart langfristig viel Zeit!

templates efficiency contracts
chevron_left Workflow und Freigabeprozesse
Berechtigungskonzept chevron_right
home Zum Anfang arrow_back Zurück zum Modul
format_list_bulleted Inhaltsverzeichnis