Vertragsvorlagen#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Vertragsvorlagen erstellst und nutzt, um Zeit bei wiederkehrenden Vertragsmuster zu sparen.

Was sind Vertragsvorlagen?#

Vertragsvorlagen sind Muster-Verträge, die als Basis für neue Verträge dienen.

Vorteile:

  • ✅ Zeitersparnis bei gleichartigen Verträgen
  • ✅ Konsistente Vertragsstruktur
  • ✅ Alle Felder und Dateien werden kopiert
  • ✅ Nur noch spezifische Daten anpassen

Anwendungsfälle:

  • Mietverträge (gleiche Struktur, verschiedene Objekte)
  • Lizenzverträge (gleicher Anbieter, verschiedene Produkte)
  • Dienstleistungsverträge (gleiche Bedingungen, verschiedene Kunden)
  • Rahmenverträge (Muster für Abrufverträge)

Vorlage erstellen#

Methode 1: Neuen Vertrag als Vorlage anlegen#

Schritt 1: Vertrag erstellen

  1. Navigiere zum gewünschten Ordner
  2. Klicke auf "+ Neuer Vertrag"
  3. Fülle alle Felder aus, die für die Vorlage relevant sind
  4. Speichere den Vertrag

Schritt 2: Als Vorlage markieren

  1. Öffne den Vertrag
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Aktiviere die Checkbox “Als Vorlage verwenden” (is_template)
  4. Speichere

Schritt 3: Dateien hochladen (optional)

  1. Wechsle zum Tab “Dateien”
  2. Lade Muster-Dateien hoch (z.B. PDF-Vorlage des Vertrags)
  3. Diese werden bei jedem neuen Vertrag aus der Vorlage mitkopiert

Was wird in der Vorlage gespeichert:

  • ✅ Alle Vertragsfelder (Titel, Beschreibung, Typ, Partner)
  • ✅ Laufzeit-Informationen (Von-Datum, Bis-Datum)
  • ✅ Kündigungsmodalitäten
  • ✅ Zahlungsmodalitäten
  • ✅ Verantwortliche Organisationseinheit
  • ✅ Zugewiesene Organisationseinheiten
  • ✅ Alle hochgeladenen Dateien

Was NICHT gespeichert wird:

  • ❌ Wertflüsse (müssen für jeden Vertrag neu erstellt werden)
  • ❌ Status (Vorlagen sind immer als “Entwurf” markiert)

Methode 2: Bestehenden Vertrag zur Vorlage machen#

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne einen bestehenden Vertrag, der als Vorlage dienen soll
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Aktiviere “Als Vorlage verwenden”
  4. Optional: Passe Titel an (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büroräume”)
  5. Speichere

Tipp: Dupliziere den Vertrag zuerst, um das Original zu behalten.

Vorlage bearbeiten#

Vorlage finden#

Vorlagen sind normale Verträge mit aktivierter Checkbox:

  1. Navigiere zum Ordner mit Vorlagen
  2. Vorlagen sind in der Vertragsliste sichtbar
  3. Erkennbar am Titel (z.B. “Vorlage: …”) oder Filter

Empfehlung: Erstelle einen eigenen Ordner “Vertragsvorlagen”

Vorlage anpassen#

  1. Öffne die Vorlage
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Ändere die gewünschten Felder
  4. Speichere

Was du ändern solltest:

  • Titel: Klare Benennung (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büro”)
  • Beschreibung: Erklärung, wofür die Vorlage gedacht ist
  • Felder: Alle Standard-Werte, die bei neuen Verträgen übernommen werden sollen

Was du NICHT in Vorlagen setzen solltest:

  • Spezifische Daten (z.B. konkrete Namen, Adressen)
  • Konkrete Datumsangaben (werden bei Erstellung aus Vorlage überschrieben)

Vertrag aus Vorlage erstellen#

Schritt-für-Schritt#

Schritt 1: Ordner öffnen

  1. Navigiere zum Ordner, wo der neue Vertrag liegen soll
  2. Klicke auf “Aus Vorlage erstellen”

Schritt 2: Vorlage auswählen

  1. Wähle die gewünschte Vorlage aus der Liste
  2. Nur Vorlagen werden angezeigt, auf die du Zugriff hast
  3. Klicke auf “Weiter”

Schritt 3: Neue Vertragsdaten prüfen

Das System erstellt automatisch einen neuen Vertrag mit:

  • ✅ Allen Feldern aus der Vorlage
  • ✅ Allen Dateien aus der Vorlage (werden kopiert)
  • ✅ Neues Von-Datum = Heute
  • ✅ Status = “Entwurf”

Schritt 4: Anpassen

  1. Der neue Vertrag wird geöffnet
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Passe die spezifischen Daten an:
    • Titel (z.B. “Mietvertrag Büro Zürich”)
    • Partner (konkreter Partner)
    • Laufzeit (konkrete Daten)
    • Betrag (konkreter Betrag)
  4. Speichere

Schritt 5: Wertflüsse hinzufügen (optional)

  1. Wechsle zum Tab “Wertflüsse”
  2. Füge konkrete Zahlungsströme hinzu
  3. Speichere

Schritt 6: Status aktivieren

  1. Wenn der Vertrag vollständig ist, ändere Status auf “Aktiv”
  2. Speichere

Vorlagen verwalten#

Vorlagen-Ordner erstellen#

Best Practice: Eigener Ordner für Vorlagen

  1. Erstelle einen Hauptordner “Vertragsvorlagen”
  2. Erstelle Unterordner für verschiedene Kategorien:
    • Mietverträge
    • Lizenzverträge
    • Dienstleistungsverträge
    • Arbeitsverträge
  3. Setze Sichtbarkeit auf “Normal” (alle sollen Vorlagen nutzen können)

Struktur-Beispiel:

📁 Vertragsvorlagen
   ├─ 📁 Mietverträge
   │  ├─ 📄 Vorlage: Mietvertrag Büro
   │  └─ 📄 Vorlage: Mietvertrag Lager
   ├─ 📁 Lizenzverträge
   │  ├─ 📄 Vorlage: Microsoft Lizenz
   │  └─ 📄 Vorlage: Adobe Lizenz
   └─ 📁 Dienstleistungsverträge
      └─ 📄 Vorlage: IT-Dienstleistung

Vorlagen löschen#

Voraussetzungen:

  • contracts.delete_contract Permission
  • Ordner-Admin-Rechte

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne die Vorlage
  2. Klicke auf “Löschen”
  3. Bestätige

⚠️ Warnung: Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden!

Alternative: Deaktiviere die Checkbox “Als Vorlage verwenden” statt zu löschen.

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Mietvertrag-Vorlage#

Szenario: Dein Unternehmen mietet regelmässig neue Büroräume.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: Mietvertrag Büroräume”
  2. Beschreibung: “Standard-Mietvertrag für Büroräume mit 3 Monaten Kündigungsfrist”
  3. Typ: “Mietvertrag”
  4. Kündigungsmodalitäten: “Kündigung 3 Monate zum Quartalsende”
  5. Kündigungsfrist: “3 Monate”
  6. Cashflow-Typ: “Out” (Ausgabe)
  7. Zahlungsperiodizität: “Monatlich”
  8. Verantwortliche Orgunit: “Facility Management”
  9. Datei hochladen: Muster-Mietvertrag PDF
  10. Als Vorlage markieren: ✅

Neuen Vertrag erstellen:

  1. Aus Vorlage erstellen
  2. Anpassen:
    • Titel: “Mietvertrag Büro Zürich Bahnhofstrasse”
    • Partner: “ABC Immobilien GmbH”
    • Von-Datum: 01.07.2024
    • Bis-Datum: 30.06.2029
    • Betrag: 5000 CHF
  3. Wertfluss hinzufügen (monatlich 5000 CHF)

Beispiel 2: Lizenzvertrag-Vorlage#

Szenario: Dein Unternehmen kauft jährlich Software-Lizenzen von Microsoft.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: Microsoft Lizenz”
  2. Partner: “Microsoft Deutschland GmbH”
  3. Typ: “Lizenzvertrag”
  4. Laufzeit: Von-Datum: (wird bei Erstellung gesetzt)
  5. Bis-Datum: (1 Jahr nach Von-Datum)
  6. Kündigungsmodalitäten: “Automatische Verlängerung, Kündigung 3 Monate zum Jahresende”
  7. Cashflow-Typ: “Out”
  8. Zahlungsperiodizität: “Jährlich”
  9. Verantwortliche Orgunit: “IT-Abteilung”
  10. Als Vorlage markieren: ✅

Neuen Vertrag erstellen:

  1. Aus Vorlage erstellen
  2. Anpassen:
    • Titel: “Microsoft Office 365 Enterprise E3 Lizenz 2024”
    • Von-Datum: 01.01.2024
    • Bis-Datum: 31.12.2024
    • Betrag: 15000 CHF
  3. Wertfluss hinzufügen (jährlich 15000 CHF)

Beispiel 3: Dienstleistungsvertrag-Vorlage#

Szenario: Dein Unternehmen beauftragt regelmässig externe IT-Dienstleister.

Vorlage erstellen:

  1. Titel: “Vorlage: IT-Dienstleistungsvertrag”
  2. Typ: “Dienstleistungsvertrag”
  3. Beschreibung: “Standard-Vertrag für externe IT-Dienstleister”
  4. Zahlungsmodalitäten: “Monatlich nach Aufwand”
  5. Cashflow-Typ: “Out”
  6. Verantwortliche Orgunit: “IT-Abteilung”
  7. Datei hochladen: Rahmenvertrag-PDF
  8. Als Vorlage markieren: ✅

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Vorlagen-Ordner erstellen:

  • Eigener Ordner “Vertragsvorlagen”
  • Kategorisiert nach Vertragstyp
  • Normale Sichtbarkeit (alle sollen nutzen können)

2. Klare Benennung:

  • Präfix “Vorlage:” im Titel
  • Beschreibender Name (z.B. “Vorlage: Mietvertrag Büro”)
  • Beschreibung mit Verwendungszweck

3. Vollständige Vorlagen:

  • Alle relevanten Felder ausfüllen
  • Muster-Dateien hochladen
  • Kündigungsmodalitäten definieren

4. Regelmässig aktualisieren:

  • Prüfe Vorlagen jährlich
  • Aktualisiere bei Änderungen der Geschäftsbedingungen
  • Lösche veraltete Vorlagen

5. Dokumentation:

  • Beschreibung: Wofür ist die Vorlage gedacht?
  • Welche Felder müssen bei Erstellung angepasst werden?
  • Besonderheiten oder Hinweise

❌ Häufige Fehler#

1. Unvollständige Vorlagen:

  • Wichtige Felder fehlen
  • Keine Dateien hochgeladen
  • 💡 Lösung: Prüfe Vorlage vor erster Nutzung

2. Zu spezifische Vorlagen:

  • Konkrete Partner-Namen in Vorlage
  • Spezifische Datumsangaben
  • 💡 Lösung: Vorlagen sollten allgemein sein

3. Keine Kategorisierung:

  • Alle Vorlagen in einem Ordner
  • 💡 Lösung: Unterordner für Vertragstypen

4. Veraltete Vorlagen:

  • Alte Bedingungen
  • Geänderte Modalitäten
  • 💡 Lösung: Regelmässige Reviews

5. Vorlagen nicht als solche markiert:

  • Checkbox “Als Vorlage” vergessen
  • 💡 Lösung: Immer Checkbox aktivieren

Häufige Fragen#

Kann ich aus Vorlagen Vorlagen erstellen?#

Ja! Du kannst:

  1. Vorlage A öffnen
  2. Aus Vorlage A einen neuen Vertrag B erstellen
  3. Vertrag B anpassen
  4. Vertrag B als neue Vorlage markieren

Was passiert, wenn ich die Original-Vorlage ändere?#

Bereits erstellte Verträge werden nicht beeinflusst. Nur neue Verträge, die nach der Änderung aus der Vorlage erstellt werden, haben die neuen Werte.

Kann ich Vorlagen aus anderen Ordnern nutzen?#

Ja, bei “Aus Vorlage erstellen” werden alle Vorlagen angezeigt, auf die du Zugriff hast (auch aus anderen Ordnern).

Werden Wertflüsse aus Vorlagen kopiert?#

Nein, Wertflüsse müssen für jeden neuen Vertrag manuell hinzugefügt werden. Nur Vertragsdaten und Dateien werden kopiert.

Kann ich eine Vorlage deaktivieren statt löschen?#

Ja, deaktiviere einfach die Checkbox “Als Vorlage verwenden”. Der Vertrag bleibt erhalten, wird aber nicht mehr als Vorlage angezeigt.

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Vorlagen nutzen kannst:

  1. Kapitel 7: Workflow - Verstehe Workflows und Status
  2. Kapitel 8: Best Practices - Optimiere dein Vertragsmanagement

💡 Tipp: Erstelle Vorlagen für alle häufig genutzten Vertragstypen. Das spart langfristig viel Zeit!

Backward Berechtigungskonzept Workflow und Freigabeprozesse Forward