Workflow und Freigabeprozesse#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Workflows für strukturierte Vertragsprozesse nutzt.

Vertragsworkflow verstehen#

Status-Konzept#

Verträge durchlaufen verschiedene Status während ihres Lebenszyklus:

[Entwurf] → [Aktiv] → [Gekündigt] → [Abgelaufen] → [Archiviert]

Status im Detail:

Workflow-Diagramm#

Typischer Workflow:

1. Erstellen
   ↓
[Entwurf] ──────────────────────────────┐
   ↓                                     │
2. Prüfen und freigeben                  │
   ↓                                     │
[Aktiv] ─────────────────────────────────┤
   ↓                                     │
3. Laufzeit überwachen                   │
   ↓                                     │
4. Kündigung aussprechen (optional)      │
   ↓                                     │
[Gekündigt] ─────────────────────────────┤
   ↓                                     │
5. Vertragsende erreichen                │
   ↓                                     │
[Abgelaufen] ────────────────────────────┤
   ↓                                     │
6. Archivieren                           │
   ↓                                     │
[Archiviert] ────────────────────────────┘

Status-Übergänge#

Von Entwurf zu Aktiv#

Wann: Vertrag ist unterschrieben und gültig

Vorgehen:

1. Öffne den Vertrag
2. Prüfe alle Daten:
   • ✅ Alle Felder ausgefüllt
   • ✅ Vertragsunterlagen hochgeladen
   • ✅ Laufzeit korrekt
   • ✅ Kündigungsfristen erfasst
3. Klicke auf “Bearbeiten”
4. Setze Status auf “Aktiv”
5. Speichere

Folgen:

• ✅ Vertrag erscheint in aktiver Vertragsliste
• ✅ Kündigungsfristen-Überwachung startet
• ✅ Wertflüsse werden berücksichtigt

Von Aktiv zu Gekündigt#

Wann: Kündigung wurde ausgesprochen

Vorgehen:

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze Status auf “Gekündigt”
4. Optional: Notiere Kündigungsdatum in Beschreibung
5. Speichere

Folgen:

• ⚠️ Vertrag ist gekennzeichnet als gekündigt
• ✅ Läuft noch bis Enddatum
• ✅ Keine Verlängerung mehr

Von Gekündigt/Aktiv zu Abgelaufen#

Wann: Enddatum ist erreicht

Vorgehen:

1. System kann automatisch Status ändern (falls konfiguriert)
2. Oder manuell:
   • Öffne den Vertrag
   • Setze Status auf “Abgelaufen”
   • Speichere

Folgen:

• ❌ Vertrag ist nicht mehr gültig
• ✅ Bleibt sichtbar in Vertragsübersicht
• ⚠️ Kann archiviert werden

Von Abgelaufen zu Archiviert#

Wann: Vertrag wird nicht mehr benötigt

Vorgehen:

1. Öffne den Vertrag
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze Status auf “Archiviert”
4. Speichere

Folgen:

• 📦 Vertrag wird aus aktiver Liste entfernt
• ✅ Bleibt in Datenbank (nicht gelöscht)
• ✅ Kann über Filter wieder angezeigt werden

Verantwortlichkeiten und Organisationseinheiten#

Verantwortlicher Mitarbeiter#

Wer ist für den Vertrag verantwortlich?

Der verantwortliche Mitarbeiter:

• ✅ Ist Ansprechpartner für den Vertrag
• ✅ Überwacht Kündigungsfristen
• ✅ Koordiniert Verlängerungen
• ✅ Erhält Benachrichtigungen (falls konfiguriert)

Setzen:

1. Vertrag bearbeiten
2. Feld “Verantwortlicher Mitarbeiter” auswählen
3. Speichern

Verantwortliche Organisationseinheit#

Welche Abteilung ist zuständig?

Die verantwortliche Orgunit:

• ✅ Definiert Zuständigkeit
• ✅ Ermöglicht Reporting nach Abteilung
• ✅ Steuert Zugriffsrechte (in Kombination mit Ordner-Berechtigungen)

Best Practice:

• IT-Verträge → IT-Abteilung
• HR-Verträge → Personalabteilung
• Mietverträge → Facility Management

Zugewiesene Organisationseinheiten#

Welche weiteren Abteilungen sind beteiligt?

Zugewiesene Orgunits:

• ✅ Mehrfachauswahl möglich
• ✅ Alle Mitglieder dieser Orgunits erhalten Zugriff
• ✅ Wichtig für Reporting und Auswertungen

Beispiel:

Vertrag: "Microsoft Office 365"
Verantwortliche Orgunit: IT-Abteilung
Zugewiesene Orgunits: IT, Finanzen, Marketing

→ IT ist federführend
→ Finanzen und Marketing können auf Vertrag zugreifen

Kündigungsfristen und Benachrichtigungen#

Kündigungsfristen erfassen#

Wichtige Felder:

Kündigungsfrist (period_of_notice):

• Frist in Tagen, Wochen oder Monaten
• Beispiel: “3 Monate”, “90 Tage”

Frühester Kündigungstermin (earliest_cancellation_date):

• Ab wann kann frühestens gekündigt werden
• Optional

Spätester Kündigungstermin (latest_cancellation_date):

• Bis wann muss spätestens gekündigt werden
• ⚠️ Wichtig für automatische Erinnerungen!

Kündigungsmodalitäten (modalities):

• Textfeld für Bedingungen
• Beispiel: “Kündigung 3 Monate zum Jahresende”
• Beispiel: “Automatische Verlängerung um 1 Jahr bei Nicht-Kündigung”

Berechnung des Kündigungstermins#

Beispiel 1: Feste Kündigungstermine

Vertrag: Microsoft Office 365
Laufzeit: 01.01.2024 - 31.12.2024
Kündigung: 3 Monate zum Jahresende
Spätester Kündigungstermin: 30.09.2024

→ Kündigung muss bis 30.09.2024 ausgesprochen werden
→ Sonst automatische Verlängerung um 1 Jahr

Beispiel 2: Flexible Kündigungstermine

Vertrag: Büromietvertrag
Laufzeit: 01.07.2024 - unbefristet
Kündigung: 3 Monate zum Quartalsende
Frühester Kündigungstermin: 01.07.2025 (nach 1 Jahr)

→ Frühestens zum 30.09.2025 kündbar (Kündigung bis 30.06.2025)
→ Oder zum 31.12.2025 (Kündigung bis 30.09.2025)
→ Oder zum 31.03.2026 (Kündigung bis 31.12.2025)

Benachrichtigungen (falls konfiguriert)#

Automatische Erinnerungen:

Manche ELIZA-Installationen senden automatische Benachrichtigungen:

• ⏰ 3 Monate vor Kündigungstermin
• ⏰ 1 Monat vor Kündigungstermin
• ⏰ 1 Woche vor Kündigungstermin

Empfänger:

• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Ordner-Admins
• Admins der verantwortlichen Orgunit

Konfiguration:

• Systemeinstellung (nur für Administratoren)
• Individuell pro Ordner (optional)

Wertfluss-Management#

Wertflüsse im Workflow#

Wertflüsse sind Ein- und Ausgangsrechnungen, die mit dem Vertrag verbunden sind.

Wann erstellen:

• ✅ Bei Aktivierung des Vertrags (Status = “Aktiv”)
• ✅ Sobald Zahlungsströme bekannt sind

Arten:

Einmalige Wertflüsse:

• Einrichtungsgebühren
• Einmalige Zahlungen
• Abschlusszahlungen

Periodische Wertflüsse:

• Monatliche Miete
• Jährliche Lizenzgebühren
• Vierteljährliche Servicepauschale

Wertflüsse über Vertragslaufzeit#

Beispiel: Monatliche Zahlungen

Vertrag: Büromietvertrag
Laufzeit: 01.01.2024 - 31.12.2024
Zahlungsperiodizität: Monatlich
Betrag: 5000 CHF

Wertfluss:
- Typ: Ausgabe (out)
- Periodizität: Monatlich
- Startdatum: 01.01.2024
- Enddatum: 31.12.2024
- Betrag: 5000 CHF

Gesamtsumme: 12 × 5000 CHF = 60'000 CHF

Reporting über Wertflüsse#

Auswertungen:

• 📊 Alle Ausgaben pro Quartal
• 📊 Alle Einnahmen pro Jahr
• 📊 Vertragswerte nach Organisationseinheit
• 📊 Kostenintensive Verträge (Top 10)

Export für Excel:

1. Vertragsübersicht öffnen
2. Filter anwenden (z.B. Cashflow-Typ = “Out”)
3. Exportieren
4. In Excel Pivot-Tabelle erstellen

Vertrags-Export#

Excel-Export#

Verträge exportieren:

1. Öffne Ordner
2. Klicke auf “Exportieren”
3. Wähle Optionen:
   • ✅ Unterordner einbeziehen
   • ❌ Abgelaufene Verträge
   • ❌ Archivierte Verträge
4. Export wird heruntergeladen

Exportierte Daten:

• Alle Vertragsdaten (Grunddaten, Laufzeit, Kündigung, Finanzen)
• Status
• Verantwortlichkeiten
• Nicht exportiert: Dateien, Wertflüsse

Verwendung des Exports#

Typische Anwendungsfälle:

1. Reporting:

• Pivot-Tabellen in Excel
• Auswertung nach Organisationseinheit
• Analyse nach Vertragstyp

2. Controlling:

• Übersicht Vertragskosten
• Budget-Vergleich
• Forecast für kommendes Jahr

3. Archivierung:

• Regelmässiger Export für Backup
• Langzeit-Archivierung

Workflow-Beispiele#

Beispiel 1: Neuer Lizenzvertrag#

Schritt 1: Erstellen

1. Ordner “Lizenzverträge” öffnen
2. Neuen Vertrag erstellen (aus Vorlage)
3. Status: Entwurf
4. Daten erfassen:
   • Titel: “Microsoft Office 365 Enterprise E3”
   • Partner: “Microsoft Deutschland GmbH”
   • Laufzeit: 01.01.2025 - 31.12.2025
   • Kündigung: 3 Monate zum Jahresende
   • Betrag: 15'000 CHF jährlich
5. Speichern

Schritt 2: Prüfen

1. Vertrag prüfen (fachliche Prüfung)
2. Dateien hochladen (Vertragsunterlagen)
3. Verantwortliche setzen:
   • Mitarbeiter: Max Muster (IT-Leiter)
   • Orgunit: IT-Abteilung

Schritt 3: Aktivieren

1. Status auf “Aktiv” setzen
2. Wertfluss hinzufügen:
   • Typ: Ausgabe
   • Periodizität: Jährlich
   • Betrag: 15'000 CHF
   • Startdatum: 01.01.2025
   • Enddatum: 31.12.2025

Schritt 4: Überwachen

• Benachrichtigung: 3 Monate vor Kündigungstermin (30.09.2025)
• Entscheidung: Verlängern oder kündigen?

Schritt 5: Verlängern oder kündigen

Option A: Verlängern

1. Bis-Datum anpassen: 31.12.2026
2. Wertfluss verlängern

Option B: Kündigen

1. Status auf “Gekündigt” setzen
2. Notiz: Kündigungsdatum und Grund

Schritt 6: Vertragsende

1. Am 31.12.2025: Status auf “Abgelaufen”
2. Nach 1 Jahr: Status auf “Archiviert”

Beispiel 2: Mietvertrag mit Kündigung#

Ablauf:

01.01.2024: Vertrag erstellen (Status: Entwurf)
15.01.2024: Vertrag aktivieren (Status: Aktiv)
            Wertfluss: 5000 CHF monatlich
30.06.2025: Benachrichtigung: Kündigungstermin naht
15.07.2025: Kündigung aussprechen (Status: Gekündigt)
30.09.2025: Vertragsende (Status: Abgelaufen)
01.10.2026: Archivieren (Status: Archiviert)

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Status konsequent pflegen:

• Entwürfe zeitnah aktivieren
• Gekündigte Verträge markieren
• Abgelaufene Verträge archivieren

2. Verantwortlichkeiten setzen:

• Jeder Vertrag braucht einen Verantwortlichen
• Organisationseinheit zuweisen

3. Kündigungsfristen erfassen:

• Spätester Kündigungstermin eintragen
• Kündigungsmodalitäten dokumentieren

4. Wertflüsse hinzufügen:

• Sobald Vertrag aktiv ist
• Periodische vs. einmalige Zahlungen

5. Regelmässige Reviews:

• Wöchentlich: Kündigungstermine prüfen
• Monatlich: Status aktualisieren
• Jährlich: Archivierte Verträge aufräumen

❌ Häufige Fehler#

1. Status nicht aktualisiert:

• Verträge bleiben als “Entwurf”
• Abgelaufene Verträge nicht auf “Abgelaufen” gesetzt

2. Kündigungsfristen fehlen:

• Keine Benachrichtigungen
• Verträge laufen ungewollt weiter

3. Keine Verantwortlichen:

• Unklar, wer für Vertrag zuständig ist
• Keine Ansprechpartner

4. Wertflüsse fehlen:

• Keine finanzielle Übersicht
• Reporting lückenhaft

Zusammenfassung#

Workflow-Schritte#

1. Erstellen: Neuen Vertrag als Entwurf anlegen
2. Prüfen: Daten kontrollieren, Dateien hochladen
3. Aktivieren: Status auf “Aktiv” setzen, Wertflüsse hinzufügen
4. Überwachen: Kündigungsfristen im Blick behalten
5. Kündigen (optional): Status auf “Gekündigt” setzen
6. Abschliessen: Status auf “Abgelaufen” setzen
7. Archivieren: Status auf “Archiviert” setzen

Wichtige Punkte#

• 📋 Status konsequent pflegen
• 👤 Verantwortlichkeiten klar definieren
• ⏰ Kündigungsfristen erfassen
• 💰 Wertflüsse hinzufügen
• 📊 Regelmässige Reviews durchführen

Nächste Schritte#

• Kapitel 8: Best Practices - Optimiere dein Vertragsmanagement

💡 Tipp: Erstelle eine Checkliste für neue Verträge mit allen Workflow-Schritten!