Benutzer-Import aus Excel#

In diesem Kapitel lernst du, wie du mehrere Benutzer gleichzeitig aus einer Excel-Datei importierst.

🎯 Lernziele#

Nach diesem Kapitel kannst du:

• Excel-Dateien für den Benutzer-Import korrekt strukturieren
• Benutzer aus Excel importieren
• Gruppen beim Import zuweisen
• Import-Fehler erkennen und beheben
• Grosse Benutzer-Mengen effizient verwalten

Warum Excel-Import verwenden?#

Vorteile des Massen-Imports#

• ⚡ Schnell: 50+ Benutzer in wenigen Minuten importieren
• 📊 Übersichtlich: Excel ermöglicht einfache Datenerfassung und -pflege
• 🔄 Wiederverwendbar: Vorlagen für regelmässige Importe (z.B. Schulstart, Onboarding)
• ✅ Konsistent: Einheitliche Datenstruktur für alle Benutzer
• 📥 Extern: Daten aus HR-Systemen oder anderen Quellen übernehmen

Typische Anwendungsfälle#

💡 Tipp: Ab 10 Benutzern lohnt sich der Excel-Import definitiv.

Voraussetzungen#

Benötigte Berechtigungen#

• Superuser-Status erforderlich (is_superuser=True)
• Normale Administratoren können nicht importieren

⚠️ Wichtig: Die Import-Funktion ist bewusst auf Superuser beschränkt aus Sicherheitsgründen.

Benötigte Software#

• Microsoft Excel (2016 oder neuer) ODER
• LibreOffice Calc (6.0 oder neuer) ODER
• Google Sheets (Export als .xlsx)

💡 Tipp: CSV-Dateien werden NICHT unterstützt - nur .xlsx Excel-Format!

Excel-Datei strukturieren#

Pflicht-Spalten#

Die Excel-Datei muss folgende 4 Spalten enthalten (exakte Schreibweise beachten):

Optionale Spalten#

⚠️ Wichtig: Die Spalten-Überschriften müssen exakt so geschrieben sein (Gross-/Kleinschreibung beachten!).

Excel-Vorlage: Korrekte Struktur#

Zeile 1 (Header):

| Vorname | Nachname | E-Mail | Benutzername | Gruppen |

Zeile 2+ (Daten):

| Max | Muster | max.muster@beispiel.ch | max.muster | eliza_users |
| Anna | Schmidt | anna.schmidt@beispiel.ch | anna.schmidt | eliza_users,dms_admin |
| Peter | Meier | peter.meier@beispiel.ch | peter.meier | eliza_users |

Beispiel: Vollständige Excel-Datei#

┌───────────┬───────────┬──────────────────────────┬───────────────┬─────────────────────┐
│ Vorname   │ Nachname  │ E-Mail                   │ Benutzername  │ Gruppen             │
├───────────┼───────────┼──────────────────────────┼───────────────┼─────────────────────┤
│ Max       │ Muster    │ max.muster@beispiel.ch   │ max.muster    │ eliza_users         │
│ Anna      │ Schmidt   │ anna.schmidt@beispiel.ch │ anna.schmidt  │ eliza_users,dms_admin │
│ Peter     │ Meier     │ peter.meier@beispiel.ch  │ peter.meier   │ eliza_users         │
│ Lisa      │ Weber     │ lisa.weber@beispiel.ch   │ lisa.weber    │ eliza_users         │
│ Tom       │ Fischer   │ tom.fischer@beispiel.ch  │ tom.fischer   │ eliza_users,crm_admin │
└───────────┴───────────┴──────────────────────────┴───────────────┴─────────────────────┘

Gruppen-Zuordnung beim Import#

Gruppen-Namen korrekt angeben#

Die Spalte “Gruppen” akzeptiert Titel der Systemgruppen, nicht die technischen Namen.

Beispiel Gruppen-Zuordnung:

⚠️ Wichtig: Verwende den exakten Titel wie er in ELIZA unter “Einstellungen → Systemgruppen” angezeigt wird!

Mehrere Gruppen zuweisen#

Format: Kommasepariert, ohne Leerzeichen

✅ RICHTIG:

eliza_users,dms_admin,crm_admin

❌ FALSCH:

eliza_users, dms_admin, crm_admin    (Leerzeichen!)
eliza_users;dms_admin;crm_admin      (Semikolon statt Komma!)

Gruppen-Spalte leer lassen#

Wenn die Spalte “Gruppen” leer ist oder fehlt:

• Benutzer werden ohne Gruppen importiert
• Sie können sich zwar anmelden, haben aber keine Berechtigungen

💡 Tipp: Weise immer mindestens eliza_users zu, sonst ist der Benutzer nutzlos!

Schritt-für-Schritt Import-Anleitung#

Schritt 1: Excel-Datei vorbereiten#

1. Öffne Excel, LibreOffice oder Google Sheets
2. Erstelle eine neue Tabelle
3. Füge die Spalten-Überschriften in Zeile 1 ein:
   • Vorname | Nachname | E-Mail | Benutzername | Gruppen
4. Fülle die Benutzerdaten ab Zeile 2 ein
5. Speichere die Datei als .xlsx Format

💡 Tipp: Beginne mit wenigen Test-Benutzern (3-5) um die Struktur zu überprüfen.

Schritt 2: Import-Funktion öffnen#

1. Melde dich als Superuser in ELIZA an
2. Navigiere zu Einstellungen → Benutzer
3. Klicke oben rechts auf das ☁ Cloud-Upload-Icon
4. Die Import-Seite öffnet sich

┌────────────────────────────────────────────────────┐
│  Benutzer importieren                               │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                    │
│  Excel Datei:  [Datei auswählen...]               │
│                                                    │
│  [Importieren]                                     │
│                                                    │
└────────────────────────────────────────────────────┘

Schritt 3: Excel-Datei hochladen#

1. Klicke auf [Datei auswählen…]
2. Wähle deine vorbereitete .xlsx Datei aus
3. Klicke auf [Öffnen]
4. Der Dateiname erscheint neben dem Button

Schritt 4: Import starten#

1. Klicke auf den Button [Importieren]
2. Ein Ladebalken erscheint (bei grossen Dateien kann das dauern)
3. Nach erfolgreicherem Import wird eine Übersicht angezeigt

Schritt 5: Import-Ergebnis prüfen#

Nach dem Import siehst du eine Tabelle mit den importierten Benutzern:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  5 Benutzer importiert                                              │
├────┬───────────┬────────────┬────────────────┬─────────────────────┤
│ #  │ Vorname   │ Nachname   │ Benutzername   │ Gruppen             │
├────┼───────────┼────────────┼────────────────┼─────────────────────┤
│ 1  │ Max       │ Muster     │ max.muster     │ ELIZA User          │
│ 2  │ Anna      │ Schmidt    │ anna.schmidt   │ ELIZA User, DMS Admin │
│ 3  │ Peter     │ Meier      │ peter.meier    │ ELIZA User          │
│ 4  │ Lisa      │ Weber      │ lisa.weber     │ ELIZA User          │
│ 5  │ Tom       │ Fischer    │ tom.fischer    │ ELIZA User, CRM Admin │
└────┴───────────┴────────────┴────────────────┴─────────────────────┘

Prüfe:

• ✅ Wurden alle Benutzer importiert?
• ✅ Sind die Namen korrekt?
• ✅ Sind die Gruppen korrekt zugeordnet?
• ✅ Wurden bestehende Benutzer übersprungen (keine Duplikate)?

Import-Verhalten verstehen#

Neue Benutzer vs. Bestehende Benutzer#

Neue Benutzer:

• Werden erstellt mit is_active=True
• Erhalten die zugewiesenen Gruppen
• Bekommen kein Passwort (muss separat gesetzt werden!)

Bestehende Benutzer (Benutzername bereits vorhanden):

• Werden übersprungen (nicht aktualisiert)
• Import-Log zeigt: “Benutzer existiert bereits”
• Du musst sie manuell bearbeiten wenn nötig

⚠️ Wichtig: Der Import erstellt KEINE Duplikate - bestehende Benutzer bleiben unverändert!

Passwort-Handling nach Import#

Importierte Benutzer haben kein Passwort!

Möglichkeiten:

1. Passwort-Reset-Link senden (EMPFOHLEN)

   • Nutze die Onboarding-Funktion (Kapitel 2)
   • Benutzer setzt eigenes sicheres Passwort

2. Manuell Passwörter setzen

   • Zeitaufwendig bei vielen Benutzern
   • Nicht empfohlen aus Sicherheitsgründen

3. Passkey-Onboarding nutzen (wenn aktiviert)

   • Moderne passwortlose Anmeldung
   • Siehe Passkey-Dokumentation

💡 Tipp: Nutze Onboarding-E-Mails für Self-Service Passwort-Setzung!

Häufige Fehler und Lösungen#

Fehler 1: “Excel-Datei konnte nicht gelesen werden”#

Symptome:

• Fehler beim Upload
• Import bricht ab

Ursachen & Lösungen:

Fehler 2: “Spalte ‘Vorname’ nicht gefunden”#

Symptome:

• Import bricht sofort ab
• Fehlermeldung: “Spalte nicht gefunden”

Ursache:

• Spalten-Überschriften sind falsch geschrieben

Lösung:

• Überprüfe die exakte Schreibweise:
  • ✅ Vorname (nicht Vorname:, vorname, VORNAME)
  • ✅ Nachname (nicht Name, Familienname)
  • ✅ E-Mail (nicht Email, E-mail, e-mail)
  • ✅ Benutzername (nicht Username, User, Login)

Fehler 3: “Gruppe ‘xyz’ nicht gefunden”#

Symptome:

• Benutzer wird importiert, aber ohne Gruppen
• Warnung im Log: “Gruppe nicht gefunden”

Ursache:

• Gruppen-Name ist falsch geschrieben oder existiert nicht

Lösung:

1. Öffne Einstellungen → Systemgruppen
2. Kopiere den exakten Titel der Gruppe
3. Verwende diesen Titel in Excel (ohne Leerzeichen vor/nach)

Beispiel:

Systemgruppe in ELIZA: "DMS Admin"
Excel-Eintrag: dms_admin  (Kleinschreibung, Leerzeichen durch _ ersetzt)

💡 Tipp: Verwende den technischen Namen (lowercase mit Unterstrichen) statt dem Titel.

Fehler 4: “E-Mail bereits vorhanden”#

Symptome:

• Import bricht ab
• Fehlermeldung: “E-Mail ist nicht eindeutig”

Ursache:

• E-Mail-Adresse ist bereits einem anderen Benutzer zugeordnet

Lösung:

1. Option A: Ändere E-Mail-Adresse in Excel
2. Option B: Lösche den bestehenden Benutzer (falls Duplikat)
3. Option C: Überspringe diesen Benutzer (lass Zeile leer)

Fehler 5: “Benutzername bereits vorhanden”#

Symptome:

• Benutzer wird übersprungen
• Import-Log: “Benutzer existiert bereits”

Ursache:

• Benutzername ist bereits vergeben

Verhalten:

• Bestehender Benutzer wird nicht aktualisiert
• Import fährt mit nächstem Benutzer fort

Lösung:

• Entscheide:
  • Behalten: Bestehenden Benutzer nicht ändern
  • Aktualisieren: Manuell in ELIZA bearbeiten
  • Löschen & Neu importieren: Vorsicht - Datenverlust!

💡 Tipp: Nutze eindeutige Benutzernamen wie vorname.nachname.JAHR bei Namenskollisionen.

Best Practices für grössere Importe#

Vorbereitung#

1. Test-Import mit 5 Benutzern

   • Erstelle Testdatei mit 5 Beispiel-Benutzern
   • Führe Import durch und überprüfe Ergebnis
   • Erst dann den Haupt-Import starten

2. Daten bereinigen

   • Entferne Duplikate (gleiche E-Mail oder Benutzername)
   • Überprüfe E-Mail-Adressen auf Tippfehler
   • Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind

3. Backup erstellen

   • Exportiere aktuelle Benutzer vor Massen-Import
   • Ermöglicht Rückgängig-Machen bei Fehlern

Durchführung#

1. Import in Teilen (bei >100 Benutzern)

   • Teile grosse Dateien auf (z.B. 50 Benutzer pro Import)
   • Erleichtert Fehlersuche
   • Verhindert Timeout-Probleme

2. Import ausserhalb der Arbeitszeit

   • Weniger Serverbelastung
   • Zeit für Fehlerkorrektur

3. Import-Log dokumentieren

   • Screenshot des Import-Ergebnisses
   • Notiere Anzahl importierter Benutzer
   • Dokumentiere Probleme für nächsten Import

Nach-Bearbeitung#

1. Benutzer kontrollieren

   • Stichproben-Kontrolle (10% der Benutzer)
   • Überprüfe Gruppen-Zuordnungen
   • Teste Login mit Test-Benutzer

2. Onboarding durchführen

   • Sende Einladungs-E-Mails (max. 50 auf einmal)
   • Überwache Onboarding-Status
   • Nachfassen bei nicht aktivierten Benutzern

3. Dokumentation aktualisieren

   • Notiere Import-Datum und Benutzeranzahl
   • Aktualisiere interne Prozessbeschreibung
   • Verbessere Excel-Vorlage für nächsten Import

Excel-Vorlagen für verschiedene Szenarien#

Vorlage 1: Einfacher Benutzer-Import (nur Basis-Rechte)#

Vorname | Nachname | E-Mail | Benutzername | Gruppen
--------|----------|--------|--------------|----------
Max     | Muster   | max@...| max.muster   | eliza_users
Anna    | Schmidt  | anna@..| anna.schmidt | eliza_users

Vorlage 2: Abteilungs-Import mit unterschiedlichen Rollen#

Vorname | Nachname | E-Mail | Benutzername | Gruppen
--------|----------|--------|--------------|----------
Max     | Muster   | max@...| max.muster   | eliza_users,dms_admin
Anna    | Schmidt  | anna@..| anna.schmidt | eliza_users,crm_admin
Peter   | Meier    | peter@.| peter.meier  | eliza_users
Lisa    | Weber    | lisa@..| lisa.weber   | eliza_users,projects_admin

Vorlage 3: Schulstart mit vielen Benutzern#

Vorname | Nachname | E-Mail | Benutzername | Gruppen
--------|----------|--------|--------------|----------
Max     | Muster   | max.muster@schule.ch | max.muster | eliza_users
Anna    | Schmidt  | anna.schmidt@schule.ch | anna.schmidt | eliza_users
Peter   | Meier    | peter.meier@schule.ch | peter.meier | eliza_users
...     | ...      | ...    | ...          | ...
(100+ weitere Benutzer)

💡 Tipp: Erstelle eine Vorlagen-Bibliothek für wiederkehrende Import-Szenarien!

Automatisierung und Integration#

Regelmässige Importe#

Für wiederkehrende Importe (z.B. jährliches Schulstart-Onboarding):

1. Erstelle eine Standard-Vorlage mit Beispieldaten
2. Dokumentiere den Prozess (Checkliste)
3. Nutze Excel-Formeln für automatische Generierung von Benutzernamen:

   =LOWERCASE(A2&"."&B2)  // Vorname.Nachname

Integration mit HR-Systemen#

Falls dein HR-System Exporte unterstützt:

1. Exportiere Mitarbeiterdaten aus HR-System
2. Mappe Spalten auf ELIZA-Format (evtl. mit Excel-Formeln)
3. Importiere in ELIZA

💡 Tipp: Kontaktiere den ELIZA-Support für LDAP/AD-Integration bei grossen Organisationen!

Vergleich: Manuell vs. Import#

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich auch CSV-Dateien importieren?#

Nein, nur .xlsx Excel-Format wird unterstützt. Konvertiere CSV zu Excel wenn nötig.

Werden Passwörter beim Import gesetzt?#

Nein. Nutze die Onboarding-Funktion um Benutzern zu ermöglichen, eigene Passwörter zu setzen.

Kann ich bestehende Benutzer aktualisieren?#

Nein, der Import überspringt bestehende Benutzer. Aktualisierungen müssen manuell erfolgen.

Wie viele Benutzer kann ich auf einmal importieren?#

Technisch unbegrenzt, aber wir empfehlen max. 100 Benutzer pro Import für optimale Performance.

Was passiert wenn eine Gruppe nicht existiert?#

Der Benutzer wird ohne diese Gruppe importiert. Eine Warnung erscheint im Log.

Kann ich den Import rückgängig machen?#

Nein, aber du kannst importierte Benutzer manuell archivieren oder löschen. Daher: Immer Test-Import zuerst!

Werden E-Mails beim Import versendet?#

Nein, automatisch werden keine E-Mails versendet. Nutze die Onboarding-Funktion separat.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Wann Excel-Import sinnvoll ist (ab 10 Benutzern)
• ✅ Wie du Excel-Dateien korrekt strukturierst
• ✅ Die 4 Pflicht-Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Benutzername
• ✅ Wie du Gruppen beim Import zuweist
• ✅ Schritt-für-Schritt Import durchzuführen
• ✅ Häufige Fehler zu erkennen und zu beheben
• ✅ Best Practices für grosse Importe (100+ Benutzer)
• ✅ Automatisierung und Vorlagen zu nutzen

Nächste Schritte#

• Kapitel 2: Benutzer verwalten - Nachbearbeitung importierter Benutzer
• Kapitel 4: Berechtigungskonzept - Verstehe Gruppen und Berechtigungen im Detail

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