Benutzer verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Benutzer in ELIZA erstellst, bearbeitest und verwaltest.

🎯 Lernziele#

Nach diesem Kapitel kannst du:

  • Benutzer manuell erstellen und konfigurieren
  • Benutzerprofile bearbeiten
  • Benutzertypen zuweisen und verstehen
  • Benutzer archivieren und reaktivieren
  • Benutzer per E-Mail einladen (Onboarding)
  • Avatare und Profile verwalten

Benutzer manuell erstellen#

Schritt-für-Schritt Anleitung#

1. Zur Benutzer-Erstellung navigieren

  • Navigiere zu EinstellungenBenutzer
  • Klicke oben rechts auf den grünen Button [+ Benutzer]
  • Das Benutzer-Erstellungsformular öffnet sich

2. Grundinformationen eingeben

Das Formular ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

Persönliche Daten#

FeldPflichtBeschreibung
Vorname⚠️Vorname des Benutzers (Pflicht wenn als Mitarbeiter:in hinzugefügt)
Nachname⚠️Nachname des Benutzers (Pflicht wenn als Mitarbeiter:in hinzugefügt)
BenutzernameEindeutiger Login-Name (z.B. max.muster)
E-MailE-Mail-Adresse (optional, aber empfohlen)
AvatarProfilbild hochladen (optional)
PasswortInitialespasswort (wird automatisch generiert)

💡 Tipp: Der Benutzername sollte einheitlich sein, z.B. immer vorname.nachname oder v.nachname.

💡 Tipp: Das Passwort wird automatisch generiert - du kannst es bei Bedarf ändern.

Bemerkung zum Benutzer#

FeldBeschreibung
BemerkungInterne Notiz zum Benutzer (nur für Admins sichtbar, optional)

Nutze dieses Feld für:

  • Interne Hinweise zum Benutzer
  • Temporäre Zugangsgründe
  • Audit-Informationen

3. Zugriffsrechte konfigurieren

Dies ist der wichtigste Abschnitt für die Berechtigungsvergabe:

Vorlage verwenden (Optional)#

FeldBeschreibung
VorlageWähle einen existierenden Benutzer als Vorlage

💡 Tipp: Wenn du einen Vorlagen-Benutzer auswählst, werden dessen Gruppen und Berechtigungen automatisch auf den neuen Benutzer übertragen. Das spart Zeit bei ähnlichen Benutzern!

Anwendungsfall:

  • Du hast einen “Standard-Mitarbeiter” mit typischen Gruppen
  • Erstelle neue Mitarbeiter mit dieser Vorlage
  • Alle Gruppen werden automatisch übernommen

Gruppen zuweisen#

FeldBeschreibung
GruppenWähle eine oder mehrere Systemgruppen aus

Mindestens erforderlich:

  • eliza_users - Basis-Zugriff auf ELIZA (Pflicht!)

Typische Kombinationen:

  • Normaler Mitarbeiter: eliza_users + modul-spezifische User-Gruppen
  • Administrator: eliza_users + eliza_admin + modul-spezifische Admin-Gruppen

⚠️ Wichtig: Ohne eliza_users Gruppe kann sich der Benutzer nicht anmelden!

💡 Tipp: Mehr zu Gruppen und Berechtigungen findest du in Kapitel 4: Berechtigungskonzept.

4. Organisation konfigurieren (Optional)

Wenn das Organisations-Modul aktiviert ist:

FeldBeschreibung
Als Mitarbeiter:in hinzufügenCheckbox: Erstelle automatisch einen Mitarbeitenden-Eintrag (Standard: aktiviert)
OrganisationseinheitenWeise den Benutzer Organisationseinheiten zu (z.B. “Vertrieb”, “IT”)
FunktionenWeise Funktionen zu (z.B. “Projektleiter”, “Teamleiter”)

💡 Tipp: Wenn “Als Mitarbeiter:in hinzufügen” aktiviert ist, werden Vorname und Nachname zu Pflichtfeldern.

Vorteile der Mitarbeitenden-Verknüpfung:

  • Automatische Erstellung eines Mitarbeitenden-Profils im Organisations-Modul
  • Verknüpfung zwischen Benutzer und Mitarbeitenden-Stammdaten
  • Zugriff auf HR-Funktionen (Abwesenheiten, Zeiterfassung, etc.)

5. Benutzer speichern

  • Überprüfe alle eingegebenen Daten
  • Klicke auf den grünen Button [Speichern] unten rechts
  • Der Benutzer wird erstellt und du wirst zur Benutzer-Detailseite weitergeleitet

Formular-Übersicht#

┌────────────────────────────────────────────────────┐
│ Neuen Benutzer erstellen                   [⚙]     │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                    │
│ Persönliche Daten:                                 │
│ ┌────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Vorname:         [________________]            │ │
│ │ Nachname:        [________________]            │ │
│ │ Benutzername:    [________________] (Pflicht)  │ │
│ │ E-Mail:          [________________]            │ │
│ │ Avatar:          [Datei wählen]                │ │
│ │ Passwort:        [Automatisch generiert]       │ │
│ └────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                    │
│ Bemerkung zum Benutzer:                            │
│ ┌────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Bemerkung:       [____________________]        │ │
│ └────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                    │
│ Zugriffsrechte:                                    │
│ ┌────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Vorlage:         [Benutzer wählen... ▼]       │ │
│ │ Gruppen:         [Mehrfachauswahl... ▼]       │ │
│ │                  ☑ eliza_users                 │ │
│ │                  ☐ eliza_admin                 │ │
│ │                  ☐ dms_users                   │ │
│ └────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                    │
│ Organisation:                                      │
│ ┌────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ☑ Als Mitarbeiter:in hinzufügen (Optional)    │ │
│ │ Organisationseinheiten: [Mehrfachauswahl ▼]   │ │
│ │ Funktionen:      [Mehrfachauswahl ▼]          │ │
│ └────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                    │
│                           [Abbrechen] [Speichern] │
└────────────────────────────────────────────────────┘

Häufige Fehler bei der Benutzererstellung#

Fehler: “Benutzername existiert bereits”#

Problem: Der eingegebene Benutzername wird bereits verwendet.

Lösung:

  • Wähle einen anderen Benutzernamen
  • ELIZA unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung
  • Beispiel: max.muster und Max.Muster sind identisch

Fehler: “Vorname/Nachname ist erforderlich”#

Problem: Checkbox “Als Mitarbeiter:in hinzufügen” ist aktiviert, aber Vor- oder Nachname fehlt.

Lösung:

  • Fülle Vorname und Nachname aus, ODER
  • Deaktiviere die Checkbox “Als Mitarbeiter:in hinzufügen”

Warnung: Benutzer kann sich nicht anmelden#

Problem: Keine Gruppen zugewiesen oder eliza_users fehlt.

Lösung:

  • Weise mindestens die Gruppe eliza_users zu
  • Überprüfe nach Erstellung die Gruppen-Zuordnung

Best Practices für Benutzererstellung#

✅ Empfohlener Workflow:

  1. Vorlage nutzen: Erstelle “Standard-Benutzer” als Vorlagen für typische Rollen
  2. Einheitliche Benutzernamen: Definiere eine Konvention (z.B. vorname.nachname)
  3. Gruppen sofort zuweisen: Nicht vergessen - sonst kann sich der Benutzer nicht anmelden
  4. E-Mail-Adresse angeben: Ermöglicht Passwort-Reset und Benachrichtigungen
  5. Mitarbeitenden-Verknüpfung: Aktiviere dies für echte Mitarbeiter (nicht für technische Accounts)

❌ Häufige Fehler vermeiden:

  • ❌ Benutzer ohne Gruppen erstellen
  • ❌ Zu viele Admin-Rechte vergeben
  • ❌ Inkonsistente Benutzernamen (mal Punkt, mal Unterstrich)
  • ❌ Passwort unsicher weitergeben (nutze Passwort-Reset-Link)

Benutzerprofile bearbeiten#

Benutzer-Detailseite öffnen#

  1. Navigiere zur Benutzerliste (Einstellungen → Benutzer)
  2. Klicke auf den Benutzernamen des zu bearbeitenden Benutzers
  3. Die Benutzer-Detailseite öffnet sich

Bearbeitbare Bereiche#

Die Detailseite ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

┌────────────────────────────────────────────────────┐
│ Benutzer: max.muster                       [⚙]     │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                    │
│ Grundinformationen:                                │
│ - Vorname, Nachname, E-Mail                        │
│ - Benutzername                                     │
│ - Aktiv-Status                                     │
│                                                    │
│ Gruppen und Berechtigungen:                        │
│ - Systemgruppen                                    │
│ - Benutzerdefinierte Gruppen                       │
│ - Benutzertyp                                      │
│                                                    │
│ Zusatzinformationen:                               │
│ - Bemerkung                                        │
│ - Letzte Anmeldung                                 │
│ - Verknüpfungen (Mitarbeitende, etc.)              │
│                                                    │
└────────────────────────────────────────────────────┘

Grundinformationen bearbeiten#

Bearbeitbare Felder:

  • Vorname und Nachname: Können jederzeit geändert werden
  • E-Mail: Kann geändert werden (muss eindeutig bleiben)
  • Benutzername: Kann geändert werden (muss eindeutig bleiben)
  • Aktiv-Status: Checkbox zum Aktivieren/Deaktivieren

⚠️ Wichtig: Änderungen am Benutzernamen betreffen den Login - informiere den Benutzer!

Passwort zurücksetzen#

Als Administrator ein neues Passwort setzen:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Scrolle zum Abschnitt “Passwort”
  3. Klicke auf [Passwort ändern]
  4. Gib das neue Passwort zweimal ein
  5. Klicke auf [Speichern]

Passwort-Reset-Link senden:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Klicke auf [Passwort-Reset-Link senden]
  3. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen

💡 Tipp: Passwort-Reset-Links sind sicherer als manuelle Passwort-Vergabe.

Benutzertypen zuweisen#

ELIZA kennt verschiedene Benutzertypen, die automatisch basierend auf Gruppen-Mitgliedschaften berechnet werden.

Benutzertypen im Überblick#

BenutzertypBadgeBeschreibung
Aktiver BenutzerGrünVolle Schreib- und Bearbeitungsrechte in mindestens einem Modul
LesebenutzerHellblauNur Leserechte, keine Bearbeitung möglich
Berater:inLilaExterne Berater mit speziellen, eingeschränkten Rechten
Lesebenutzer und SpacesOrangeLeserechte + Zugriff auf spezifische Spaces/Teams

Benutzertyp 1: Aktiver Benutzer#

Wer ist ein aktiver Benutzer?

Ein Benutzer wird als aktiv klassifiziert, wenn er mindestens eine der folgenden Gruppen besitzt:

  • Jede Admin-Gruppe eines Moduls (z.B. “DMS Dokumente (Admin)”, “Projekte (Admin)”, “CRM & Kontakte (Admin)”)
  • Gruppe “Benutzer verwalten (Admin)”
  • HR-spezifische Admin-Gruppen (“Persönliche Daten von Mitarbeitenden verwalten”, “Anstellungsverhältnisse (Admin)”)

Typische Rechte:

  • ✅ Inhalte erstellen, bearbeiten und löschen
  • ✅ Andere Benutzer-Inhalte verwalten (je nach Modul)
  • ✅ Modul-spezifische Konfigurationen ändern
  • ✅ Export- und Auswertungs-Funktionen nutzen

Typische Rollen:

  • Projekt-Leiter (“Projekte (Admin)”)
  • Dokument-Manager (“DMS Dokumente (Admin)”)
  • Vertriebs-Leiter (“CRM & Kontakte (Admin)”)
  • Team-Leiter (mehrere Modul-Admin-Gruppen)

Beispiel:

Benutzer: Anna Müller
Gruppen:
  - DMS Dokumente (Admin)
  - Projekte (Lesen und Hinzufügen)

→ Typ: Aktiver Benutzer (wegen DMS Admin-Gruppe)

Benutzertyp 2: Lesebenutzer#

Wer ist ein Lesebenutzer?

Ein Benutzer wird als Lesebenutzer klassifiziert, wenn er:

  • Nur Lese-Gruppen besitzt (z.B. “DMS Dokumente (Lesen)”, “Projekte (Lesen)”)
  • KEINE Admin-Gruppen hat
  • NICHT in Berater-Gruppen ist

Typische Rechte:

  • ✅ Inhalte ansehen und lesen
  • ❌ Keine Inhalte erstellen oder bearbeiten
  • ❌ Keine Konfigurationen ändern
  • ✅ Eigenes Profil bearbeiten

Typische Rollen:

  • Praktikanten mit Lese-Zugriff
  • Geschäftsführung mit reinem Informations-Bedarf
  • Mitarbeitende in Einarbeitung

Beispiel:

Benutzer: Thomas Weber
Gruppen:
  - DMS Dokumente (Lesen)
  - Prozesse (Lesen)
  - Organisation (Lesen)

→ Typ: Lesebenutzer (nur Lese-Gruppen)

Benutzertyp 3: Berater:in#

Wer ist ein Berater?

Ein Benutzer wird als Berater:in klassifiziert, wenn er in einer speziellen Berater-Gruppe ist (z.B. für externe Consultants, Auditoren).

Typische Rechte:

  • ✅ Eingeschränkte Leserechte auf definierte Bereiche
  • ✅ Zeitlich begrenzte Zugänge
  • ❌ Keine Bearbeitungsrechte
  • ❌ Kein Zugriff auf sensible HR-Daten

Typische Rollen:

  • Externe ISO-Auditoren
  • Unternehmensberater
  • Temporäre Projekt-Consultants
  • Externe QM-Berater

Beispiel:

Benutzer: Dr. Martin Keller (externer Auditor)
Gruppen:
  - Berater-Gruppe für ISO-Audit
  - Prozesse (Lesen)
  - DMS Dokumente (Lesen)

→ Typ: Berater:in (Berater-Gruppe aktiv)

⚠️ Hinweis: Die spezifische Berater-Gruppenkonfiguration kann je nach ELIZA-Installation variieren. Prüfe mit deinem Administrator, welche Gruppen für Berater verwendet werden.

Benutzertyp 4: Lesebenutzer und Spaces#

Wer ist ein Lesebenutzer mit Spaces?

Ein Benutzer wird als Lesebenutzer und Spaces klassifiziert, wenn er:

  • Nur Lese-Gruppen besitzt
  • ZUSÄTZLICH Mitglied in Space-/Team-Gruppen ist
  • KEINE Admin-Rechte hat

Typische Rechte:

  • ✅ Inhalte ansehen und lesen
  • ✅ An Spaces/Teams teilnehmen
  • ✅ In Spaces Inhalte erstellen (je nach Space-Berechtigung)
  • ❌ Keine globalen Bearbeitungsrechte

Typische Rollen:

  • Mitarbeitende mit Lese-Zugriff, die in Team-Spaces aktiv sind
  • Teil-Zeit-Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugang
  • Abteilungs-spezifische Lese-Benutzer

Beispiel:

Benutzer: Sarah Klein
Gruppen:
  - DMS Dokumente (Lesen)
  - Projekte (Lesen)
  - Spaces (Teilnehmen und Hinzufügen)
  - Space "Marketing Team" (Mitglied)

→ Typ: Lesebenutzer und Spaces (Lese-Gruppen + Space-Zugriff)

Benutzertyp zuweisen#

Automatische Zuweisung:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Weise die gewünschten Systemgruppen zu (siehe Kapitel 5: Systemgruppen-Referenz)
  3. Der Benutzertyp wird automatisch berechnet und aktualisiert
  4. Badge wird in der Benutzerliste angezeigt

Manuelle Neu-Berechnung (nur für Superuser):

  1. Navigiere zur Benutzerliste
  2. Klicke auf [Benutzertypen aktualisieren]
  3. Alle Benutzertypen werden für alle Benutzer neu berechnet

💡 Tipp: Die Berechnung erfolgt normalerweise automatisch beim Speichern - manuelle Aktualisierung ist nur bei System-Problemen nötig.

Entscheidungsbaum: Welcher Typ bin ich?#

Hat Benutzer eine Admin-Gruppe?
├─ JA → Aktiver Benutzer (Grün)
└─ NEIN
   ├─ Ist Benutzer in Berater-Gruppe?
   │  ├─ JA → Berater:in (Lila)
   │  └─ NEIN
   │     ├─ Hat Benutzer Space-Gruppen?
   │     │  ├─ JA → Lesebenutzer und Spaces (Orange)
   │     │  └─ NEIN → Lesebenutzer (Hellblau)

Häufige Fragen zu Benutzertypen#

Kann ich den Benutzertyp manuell ändern?

Nein, der Benutzertyp wird automatisch aus den Gruppen-Mitgliedschaften berechnet. Ändere die Gruppen, um den Typ zu ändern.

Warum ist ein Benutzer “Lesebenutzer”, obwohl er Gruppen hat?

Der Benutzer hat wahrscheinlich nur Lese-Gruppen (z.B. “DMS Dokumente (Lesen)”) ohne Admin-Rechte. Füge eine Admin-Gruppe hinzu für “Aktiver Benutzer”.

Was ist der Unterschied zwischen “Lesen” und “Lesen & Spaces”?

“Lesen & Spaces” haben zusätzlich Zugriff auf Team-Spaces, wo sie aktiv mitarbeiten können, während reine Lesebenutzer nur globale Leserechte haben.

Wie mache ich einen Lesebenutzer zum aktiven Benutzer?

Weise dem Benutzer mindestens eine Admin-Gruppe zu (z.B. “Projekte (Admin)”, “DMS Dokumente (Admin)”). Der Typ wird automatisch zu “Aktiver Benutzer” aktualisiert.

Benutzer archivieren und reaktivieren#

Benutzer archivieren (deaktivieren)#

Wann archivieren?

  • Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
  • Langzeitabwesenheit (Sabbatical, Elternzeit)
  • Sicherheitsgründe (verdächtige Aktivität)

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Entferne die Checkbox “Aktiv”
  3. Klicke auf [Speichern]
  4. Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden

💡 Tipp: Archivierte Benutzer bleiben in der Datenbank und können reaktiviert werden.

Benutzer reaktivieren#

Schritt-für-Schritt:

  1. Navigiere zur Benutzerliste
  2. Klicke auf den Filter-Button [Archivierte Benutzer]
  3. Finde den zu reaktivierenden Benutzer
  4. Öffne die Benutzer-Detailseite
  5. Setze die Checkbox “Aktiv”
  6. Klicke auf [Speichern]

Benutzer komplett löschen#

⚠️ ACHTUNG: Das Löschen von Benutzern ist irreversibel und kann zu Datenverlusten führen!

Empfehlung: Archiviere Benutzer statt sie zu löschen.

Nur in Ausnahmefällen löschen:

  • Testbenutzer
  • Versehentlich erstellte Duplikate
  • DSGVO-Löschung auf Anfrage

Zum Löschen:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Klicke auf [Löschen] (roter Button)
  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Benutzer einladen (Onboarding)#

Die Onboarding-Funktion ermöglicht es dir, Benutzer per E-Mail einzuladen und ihnen ein Self-Service-Onboarding anzubieten.

Voraussetzungen#

  • Du benötigst die Berechtigung core.change_user
  • E-Mail-Versand muss in ELIZA konfiguriert sein
  • Der Benutzer muss bereits in ELIZA existieren

Einladung versenden#

Schritt-für-Schritt:

  1. Navigiere zur Benutzerliste
  2. Klicke oben rechts auf das Briefumschlag-Icon
  3. Ein Dialog öffnet sich: “Benutzer einladen”
  4. Wähle einen oder mehrere Benutzer aus
  5. Optional: Füge eine persönliche Nachricht hinzu
  6. Klicke auf [Einladung senden]

Was passiert?

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit:

  • Willkommenstext
  • Link zum Passwort setzen
  • Link zur ELIZA-Anmeldung
  • Optional: Deine persönliche Nachricht

Onboarding-Status verfolgen#

In der Benutzerliste siehst du, ob ein Benutzer die Einladung bereits geöffnet hat:

  • Keine Anmeldung: Benutzer hat sich noch nie angemeldet
  • Datum angezeigt: Letzte Anmeldung des Benutzers

💡 Tipp: Nutze die Sortierung nach “Letzte Anmeldung” um Benutzer zu finden, die die Einladung noch nicht angenommen haben.

Avatare und Profile verwalten#

Profilbilder (Avatare) verstehen#

ELIZA unterstützt zwei Arten von Profilbildern:

  1. Automatische Initialen: Automatisch generiert aus Vor- und Nachnamen
  2. Hochgeladene Avatare: Vom Benutzer oder Administrator hochgeladen

Avatare aktualisieren (Superuser)#

Alle Avatare neu laden:

  1. Navigiere zur Benutzerliste
  2. Klicke oben rechts auf das Refresh-Icon
  3. Alle Profilbilder werden neu generiert

💡 Tipp: Nutze diese Funktion nach Namensänderungen um die Initialen zu aktualisieren.

Benutzer-Verknüpfungen verwalten#

Benutzer können mit anderen ELIZA-Objekten verknüpft werden:

Häufige Verknüpfungen:

  • Mitarbeitende: Verknüpfung mit Organisations-Modul
  • Kontakte (CRM): Verknüpfung mit CRM-Modul
  • Projekt-Mitglieder: Verknüpfung mit Projekt-Modul

Verknüpfung erstellen:

  1. Öffne die Benutzer-Detailseite
  2. Scrolle zum Abschnitt “Verknüpfungen”
  3. Klicke auf [+ Verknüpfung hinzufügen]
  4. Wähle Modul und Objekt aus
  5. Klicke auf [Speichern]

Häufige Aufgaben#

Benutzer duplizieren#

ELIZA hat keine direkte Duplikat-Funktion, aber du kannst:

  1. Einen neuen Benutzer manuell erstellen
  2. Die Gruppen des Original-Benutzers kopieren
  3. Gleiche Einstellungen übernehmen

💡 Tipp: Für mehrere ähnliche Benutzer nutze den Excel-Import (Kapitel 3).

Benutzer zusammenführen#

Das Zusammenführen von Benutzern ist nicht direkt möglich. Bei Duplikaten:

  1. Entscheide welcher Benutzer behalten wird
  2. Übertrage manuell Verknüpfungen und Daten
  3. Archiviere oder lösche den Duplikat-Benutzer

Benutzer exportieren#

Berechtigungen exportieren (Superuser):

  1. Navigiere zur Benutzerliste
  2. Klicke auf das Excel-Icon 📊
  3. Eine Excel-Datei mit allen Berechtigungen wird heruntergeladen

Enthält:

  • Alle Benutzer
  • Zugewiesene Gruppen
  • Berechtigungs-Matrix
  • Benutzertypen

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

  1. Einheitliche Benutzernamen

    • Verwende ein konsistentes Schema (z.B. vorname.nachname)
    • Vermeide Sonderzeichen und Umlaute
    • Verwende Kleinbuchstaben
  2. Mindest-Berechtigungen zuweisen

    • Neue Benutzer bekommen nur eliza_users Gruppe
    • Erweiterte Rechte nur bei Bedarf vergeben
    • Prinzip der minimalen Rechte befolgen
  3. Onboarding nutzen

    • Lass Benutzer ihr eigenes Passwort setzen (sicherer)
    • Nutze die Einladungs-Funktion statt manueller Passwort-Vergabe
    • Füge eine persönliche Willkommensnachricht hinzu
  4. Regelmässig aufräumen

    • Überprüfe monatlich inaktive Benutzer
    • Archiviere ausgeschiedene Mitarbeiter zeitnah
    • Lösche Testbenutzer nach Verwendung
  5. Bemerkungsfeld nutzen

    • Notiere Besonderheiten (z.B. “Externer Berater bis 31.12.2025”)
    • Dokumentiere Änderungen (z.B. “Rechte erweitert am 15.01.2025”)
    • Hilfreich für Audits und Nachvollziehbarkeit

❌ Häufige Fehler vermeiden#

  1. Alle zu Admins machen

    • Admin-Rechte nur bei echtem Bedarf vergeben
    • Zu viele Admins = Sicherheitsrisiko
  2. Passwörter im Klartext weitergeben

    • Nutze Passwort-Reset-Links statt E-Mail
    • Kommuniziere Passwörter nie per E-Mail
  3. Benutzer ohne Gruppen erstellen

    • Benutzer ohne Gruppen können ELIZA nicht nutzen
    • Weise immer mindestens eliza_users zu
  4. Benutzernamen inkonsistent

    • Verwende einheitliches Schema
    • Erleichtert Suche und Administration
  5. Alte Benutzer nicht archivieren

    • Inaktive Benutzer sind Sicherheitsrisiko
    • Archiviere zeitnah nach Austritt

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich Benutzernamen nachträglich ändern?#

Ja, aber informiere den Benutzer - sein Login ändert sich!

Wie setze ich ein vergessenes Passwort zurück?#

Nutze die Passwort-Reset-Funktion in der Benutzer-Detailseite oder schicke einen Reset-Link per E-Mail.

Warum kann sich ein Benutzer nicht anmelden?#

Checkliste prüfen:

  • Ist der Benutzer aktiv (Checkbox gesetzt)?
  • Hat der Benutzer mindestens die Gruppe eliza_users?
  • Ist das Passwort korrekt gesetzt?
  • Ist die E-Mail-Adresse verifiziert (falls erforderlich)?

Wie viele Benutzer kann ich erstellen?#

Die Anzahl hängt von deiner ELIZA-Lizenz ab. Kontaktiere deinen Account Manager für Details.

Kann ich Benutzer aus einem anderen System importieren?#

Ja! Siehe Kapitel 3: Benutzer-Import für Excel-Import oder kontaktiere den Support für LDAP/AD-Integration.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

  • ✅ Benutzer manuell zu erstellen und zu konfigurieren
  • ✅ Benutzerprofile zu bearbeiten und zu verwalten
  • ✅ Benutzertypen zuzuweisen und zu verstehen
  • ✅ Benutzer zu archivieren und zu reaktivieren
  • ✅ Benutzer per E-Mail einzuladen (Onboarding)
  • ✅ Avatare und Verknüpfungen zu verwalten
  • ✅ Best Practices für die Benutzerverwaltung

Nächste Schritte#


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