Datenexport und Backup#

In diesem Kapitel erfährst du, wie ein vollständiges Backup aller ELIZA-Daten erstellt wird und wie du als Kunde die exportierten Daten verwenden kannst.

🎯 Lernziele#

Nach diesem Kapitel verstehst du:

• Wann und warum ein vollständiger Datenexport erstellt wird
• Welche Daten im Backup enthalten sind
• Wie du als Kunde das Backup-Archiv öffnest und verwendest
• Welche Formate die exportierten Daten haben

Überblick#

Wenn ein Kunde seinen ELIZA-Vertrag kündigt, hat er Anspruch auf alle seine Daten. ELIZA stellt einen vollständigen Export aller Daten bereit, der dem Kunden sicher übermittelt wird.

Was wird exportiert?

• Alle Benutzer und Berechtigungen
• Alle Dokumente und Medien-Dateien
• Alle Prozesse und Workflows
• Alle Projekte, Aufgaben und Zeiterfassungen
• Alle Kontakte und CRM-Daten
• Alle Kennzahlen und Auswertungen
• Alle weiteren Modul-Daten

💡 Hinweis: Der Datenexport enthält ALLE deine Daten in offenen, standardisierten Formaten. Du kannst diese Daten in andere Systeme importieren oder für Archivierungszwecke aufbewahren.

Das Backup-Archiv öffnen#

Schritt 1: Datei herunterladen#

1. Öffne den Swiss Transfer Link, den du von ELIZA erhalten hast
2. Lade die .tgz Datei herunter
3. Speichere die Datei an einem sicheren Ort

Schritt 2: Archiv entpacken#

Unter Windows:

1. Installiere ein Entpack-Programm wie 7-Zip (kostenlos)
2. Rechtsklicke auf die .tgz Datei
3. Wähle 7-Zip → Hier entpacken
4. Du erhältst einen backup Ordner mit allen Dateien

Unter macOS:

1. Doppelklicke auf die .tgz Datei
2. macOS entpackt die Datei automatisch
3. Du erhältst einen backup Ordner mit allen Dateien

Unter Linux:

tar xzf backup_beispiel_myeliza_ch_20231215.tgz

Die Backup-Struktur verstehen#

Nach dem Entpacken findest du folgende Struktur:

backup/
└── beispiel-20231215-10-30/
    ├── constance.json         → Systemeinstellungen
    ├── users.json             → Benutzerkonten
    ├── groups.json            → Berechtigungsgruppen
    ├── auth.json              → Authentifizierung
    ├── mitarbeitende.json     → Mitarbeiter-Stammdaten
    ├── organisation.json      → Organisationsstruktur
    ├── dms.json               → Dokumente
    ├── prozesse.json          → Prozesse
    ├── projects.json          → Projekte
    ├── crm.json               → Kontakte
    ├── issues.json            → Massnahmen
    ├── timetracker.json       → Zeiterfassung
    ├── kpi.json               → Kennzahlen
    ├── ... weitere JSON-Dateien
    └── beispiel_media.tgz     → Alle hochgeladenen Dateien

JSON-Dateien öffnen und verstehen#

Die exportierten Daten liegen im JSON-Format (JavaScript Object Notation) vor. Dies ist ein offenes, standardisiertes Format, das von vielen Programmen gelesen werden kann.

Mit einem Texteditor öffnen#

Für eine schnelle Ansicht:

1. Öffne die .json Datei mit einem Texteditor:

   • Windows: Notepad++ (empfohlen) oder Editor
   • macOS: TextEdit oder Visual Studio Code
   • Linux: gedit oder Visual Studio Code

2. Die Daten sind hierarchisch strukturiert:

[
  {
    "model": "core.user",
    "pk": 1,
    "fields": {
      "username": "max.muster",
      "email": "max.muster@beispiel.ch",
      "first_name": "Max",
      "last_name": "Muster"
    }
  }
]

💡 Tipp: Verwende einen Editor mit JSON-Unterstützung (z.B. Notepad++, Visual Studio Code) für bessere Lesbarkeit mit Syntax-Highlighting.

In Excel importieren#

Um die Daten in Excel zu analysieren:

Methode 1: Power Query (Excel 2016+)

1. Öffne Excel
2. Gehe zu Daten → Daten abrufen → Aus Datei → Aus JSON
3. Wähle die gewünschte .json Datei
4. Der Power Query Editor öffnet sich
5. Klicke auf In Tabelle konvertieren
6. Erweitere die Spalten nach Bedarf
7. Klicke auf Schliessen & laden

Methode 2: Online JSON zu CSV Konverter

1. Öffne ConvertCSV.com oder ähnliche Tools
2. Lade die JSON-Datei hoch oder kopiere den Inhalt
3. Konvertiere zu CSV
4. Öffne die CSV-Datei in Excel

Mit speziellen JSON-Viewern#

Für grosse Dateien empfehlen wir:

• JSON Viewer Online: Kostenloser Online-Viewer
• Firefox: Hat einen eingebauten JSON-Viewer
• jq: Kommandozeilen-Tool für JSON (für technisch Versierte)

Media-Dateien extrahieren#

Die Datei [sitename]_media.tgz enthält alle hochgeladenen Dateien:

• Dokumente (PDF, Word, Excel, etc.)
• Bilder und Fotos
• Anhänge zu E-Mails
• Prozess-Diagramme
• Alle weiteren Uploads

Zum Entpacken:

1. Entpacke die .tgz Datei wie oben beschrieben
2. Du erhältst einen media/ Ordner
3. Die Dateien sind nach Modulen und Unterordnern organisiert

media/
├── dms/                    → Dokumente aus dem DMS
│   ├── documents/          → Hauptdokumente
│   └── versions/           → Dokumentversionen
├── prozesse/               → Prozess-Dateien
│   └── bpmn/               → BPMN-Diagramme
├── organisation/           → Organisations-Dateien
│   └── avatars/            → Mitarbeiterfotos
└── ...

Was kannst du mit den Daten machen?#

Archivierung#

Bewahre die Daten für gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf:

• Buchhaltungsrelevante Daten: 10 Jahre
• Geschäftliche Korrespondenz: 10 Jahre
• Verträge: Bis Ende der Vertragslaufzeit + 10 Jahre

💡 Tipp: Speichere das Backup-Archiv auf einem externen Speichermedium oder in einem Cloud-Speicher.

Import in andere Systeme#

Die JSON-Daten können in andere Systeme importiert werden:

• CRM-Systeme: Kontakte und Organisationen
• Projektmanagement-Tools: Projekte und Aufgaben
• DMS-Systeme: Dokumente (mit Media-Dateien)
• ERP-Systeme: Stammdaten

⚠️ Hinweis: Der Import in andere Systeme erfordert möglicherweise Anpassungen des Datenformats. Konsultiere die Dokumentation des Zielsystems.

Datenanalyse#

Die strukturierten JSON-Daten eignen sich für:

• Excel-Analysen und Auswertungen
• Business Intelligence Tools
• Datenbank-Importe
• Skript-basierte Verarbeitung

Übersicht: Wichtige Dateien und deren Inhalt#

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Backup sicher aufbewahren

   • Speichere das Archiv an mehreren Orten
   • Verwende verschlüsselte Speichermedien
   • Beachte gesetzliche Aufbewahrungsfristen

2. Datenformat verstehen

   • JSON ist ein offenes, zukunftssicheres Format
   • Kann auch in 10+ Jahren noch gelesen werden
   • Keine proprietären Formate

3. Bei Bedarf Hilfe holen

   • ELIZA Support hilft bei Fragen zu den Daten
   • IT-Dienstleister können bei Importen unterstützen

4. Dokumentation aufbewahren

   • Notiere, welche Daten wo gespeichert wurden
   • Erstelle ein Inhaltsverzeichnis für das Archiv

❌ Häufige Fehler vermeiden#

1. Backup nicht überprüfen

   • Öffne stichprobenartig einige Dateien
   • Stelle sicher, dass alle Daten vorhanden sind

2. Nur ein Speicherort

   • Erstelle mindestens eine Kopie
   • Nutze verschiedene Speichermedien

3. Download-Link ignorieren

   • Swiss Transfer Links haben ein Ablaufdatum
   • Lade die Daten zeitnah herunter

Häufige Fragen (FAQ)#

Wie gross ist das Backup typischerweise?#

Die Grösse hängt von der Datenmenge ab:

• Klein (wenige Dokumente): 50-200 MB
• Mittel (normaler Betrieb): 200 MB - 2 GB
• Gross (viele Dokumente/Bilder): 2-20 GB

Wie lange wird der Download-Link aktiv sein?#

Swiss Transfer Links sind standardmässig 30 Tage gültig. Lade die Daten zeitnah herunter und speichere sie lokal.

Kann ich die Daten in ein neues ELIZA-System importieren?#

Ja, der Import in eine neue ELIZA-Installation ist möglich. Kontaktiere den ELIZA-Support für Unterstützung beim Migrations-Prozess.

Was mache ich, wenn eine Datei beschädigt ist?#

Kontaktiere den ELIZA-Support. Wir können das Backup erneut erstellen und dir einen neuen Download-Link zusenden.

Sind Passwörter im Backup enthalten?#

Nein, Passwörter werden aus Sicherheitsgründen nicht im Klartext exportiert. Die Authentifizierungsdaten enthalten nur verschlüsselte Hashes.

Kann ich die Daten ohne technisches Wissen nutzen?#

Ja, die JSON-Dateien können mit kostenlosen Tools wie Notepad++ geöffnet werden. Für Excel-Importe findest du oben eine Anleitung. Bei komplexeren Anforderungen empfehlen wir die Unterstützung durch einen IT-Dienstleister.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Warum und wann ein vollständiger Datenexport erstellt wird
• ✅ Welche Daten im Backup enthalten sind
• ✅ Wie das Backup-Archiv entpackt wird
• ✅ Wie JSON-Dateien geöffnet und gelesen werden
• ✅ Welche Möglichkeiten du mit den exportierten Daten hast
• ✅ Best Practices für die sichere Aufbewahrung

Weitere Ressourcen#

• ELIZA Support: support@eliza.swiss
• Swiss Transfer: www.swisstransfer.com
• JSON Online Viewer: jsonviewer.stack.hu
• 7-Zip Download: www.7-zip.org

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