Beteiligungen und Rollen

In diesem Kapitel lernst du, wie du Beteiligungen und Rollen im ELIZA CRM nutzt, um Beziehungen zwischen Kontakten, Organisationen und anderen ELIZA-Objekten abzubilden.

Was sind Beteiligungen?

Beteiligungen (Participations) sind Verknüpfungen zwischen CRM-Objekten (Kontakte, Organisationen) und anderen ELIZA-Objekten wie:

• Projekten: Wer ist am Projekt beteiligt?
• Verträgen: Welche Vertragsparteien gibt es?
• Angeboten: Wer ist der Ansprechpartner?
• Prozessen: Wer ist verantwortlich?
• Issues: Wer ist zuständig?

Jede Beteiligung hat eine Rolle, die die Funktion der Person/Organisation beschreibt.

Beispiel einer Beteiligung

Kontakt: Max Muster (CRM)
    “
Rolle: Projektleiter
    “
Objekt: Projekt "Website Relaunch" (Projekte-Modul)

Das bedeutet: Max Muster ist Projektleiter im Projekt “Website Relaunch”.

Was sind Rollen?

Rollen definieren Funktionen und Zuständigkeiten in einem spezifischen Kontext.

Typische Rollen

Projekt-Rollen:

• Projektleiter
• Projektmitglied
• Auftraggeber
• Stakeholder
• Sponsor

Vertrags-Rollen:

• Vertragspartei
• Ansprechperson
• Entscheidungsträger
• Unterschriftsberechtigt

Angebots-Rollen:

• Empfänger
• Entscheidungsträger
• Einkäufer
• Beeinflusser

Prozess-Rollen:

• Prozessverantwortlicher
• Prozessbeteiligter
• Freigeber
• Prüfer

Unterschied: Labels vs. Rollen

Beteiligungen ansehen

Beteiligungen eines Kontakts

1. Öffne einen Kontakt in der Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst eine Tabelle mit allen Beteiligungen

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Beteiligungen einer Organisation

1. Öffne eine Organisation in der Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle Beteiligungen der Organisation

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Aggregierte Rollen

Oben in der Detailansicht einer Organisation siehst du alle eindeutigen Rollen aggregiert:

Rollen: Kunde, Auftraggeber, Vertragspartei

Diese werden automatisch aus allen Beteiligungen der Organisation extrahiert und alphabetisch sortiert.

=¡ Tipp: So erkennst du auf einen Blick, in welchen Funktionen eine Organisation im Gesamtsystem auftritt.

Beteiligungen erstellen

Beteiligungen werden automatisch erstellt, wenn du Kontakte oder Organisationen in anderen Modulen zuweist.

Automatische Erstellung (empfohlen)

Beispiel: Projekt erstellen

1. Erstelle ein neues Projekt
2. Im Formular gibt es ein Feld “Projektleiter”
3. Wähle einen Kontakt aus dem CRM
4. Wähle eine Rolle (z.B. “Projektleiter”)
5. Speichere das Projekt

 Die Beteiligung wird automatisch erstellt:

• Kontakt: Der ausgewählte Kontakt
• Rolle: Projektleiter
• Objekt: Das Projekt

Vorteil: Beteiligungen werden direkt im Kontext des Objekts erstellt, keine separaten Schritte nötig.

Manuelle Erstellung

Du kannst Beteiligungen auch manuell zu bestehenden Objekten hinzufügen.

Schritte:

1. Öffne das Objekt (z.B. Projekt, Vertrag, Angebot)
2. Scrolle zum Bereich “Beteiligungen”
3. Klicke auf “Neue Beteiligung hinzufügen”
4. Es öffnet sich ein Formular

Beteiligungs-Formular

Das Formular bietet flexible Optionen:

Option 1: Bestehende Organisation auswählen

Feld: “Bestehende Organisation auswählen”

• Wähle eine Organisation aus der Dropdown-Liste
• Alle Organisationen aus dem CRM stehen zur Verfügung

Option 2: Neue Organisation erfassen

Falls die Organisation noch nicht im CRM existiert:

Felder:

• Organisation: Firmenname
• Strasse: Geschäftsadresse
• PLZ: Postleitzahl
• Ort: Geschäftsort
• E-Mail: Kontakt-E-Mail

 Die Organisation wird automatisch im CRM erstellt und verknüpft.

Option 3: Bestehenden Kontakt auswählen

Feld: “Bestehenden Kontakt auswählen”

• Wähle einen Kontakt aus der Dropdown-Liste
• Alle Kontakte aus dem CRM stehen zur Verfügung

Option 4: Neuen Kontakt erfassen

Falls der Kontakt noch nicht im CRM existiert:

Felder:

• Organisation: Firma des Kontakts (Freitext)
• Vorname: Vorname der Person
• Nachname: Nachname der Person
• E-Mail: E-Mail-Adresse
• Telefon: Telefonnummer

 Der Kontakt wird automatisch im CRM erstellt und verknüpft.

Rolle auswählen oder erstellen

Option A: Bestehende Rolle auswählen

• Wähle eine Rolle aus der Dropdown-Liste
• Alle definierten Rollen stehen zur Verfügung

Option B: Neue Rolle erfassen

• Gib einen Titel für die neue Rolle ein
• z.B. “Technischer Berater”, “Qualitätssicherung”

 Die Rolle wird automatisch erstellt und ist ab sofort für alle Beteiligungen verfügbar.

Formular-Validierung

Das System prüft deine Eingaben:

Rollen verwalten

Rollen-Liste ansehen

1. Klicke in der CRM-Navigation auf “Rollen”
2. Du siehst die Rollen-Übersicht

Die Liste zeigt:

• Titel: Name der Rolle
• Anzahl: Wie viele Beteiligungen nutzen diese Rolle

Neue Rolle erstellen

Methode 1: In der Rollen-Liste

1. Gehe zu “Rollen” in der CRM-Navigation
2. Klicke auf "+ Rolle hinzufügen"
3. Gib einen Titel ein (z.B. “Technischer Ansprechpartner”)
4. Klicke auf “Speichern”

Methode 2: Beim Erstellen einer Beteiligung

• Im Beteiligungs-Formular unter “oder neue Rolle erfassen”
• Gib den Titel ein
• Die Rolle wird automatisch erstellt

Rolle bearbeiten

1. Gehe zur Rollen-Liste
2. Klicke auf eine Rolle
3. Du siehst die Detailansicht mit allen Beteiligungen, die diese Rolle nutzen
4. Klicke auf “Bearbeiten” (Stift-Icon)
5. Ändere den Titel
6. Speichere die Änderungen

  Achtung: Die Änderung wirkt sich auf alle Beteiligungen mit dieser Rolle aus.

Rolle löschen

1. Gehe zur Rollen-Liste
2. Klicke auf eine Rolle
3. Klicke auf “Löschen” (Mülleimer-Icon)
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage

  Warnung: Alle Beteiligungen mit dieser Rolle werden gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

=¡ Tipp: Prüfe vorher die Anzahl der Beteiligungen. Wenn viele Beteiligungen existieren, erwäge die Rolle umzubenennen statt zu löschen.

Rollen-Detailansicht

Die Detailansicht einer Rolle zeigt:

Tab: Beteiligungen

Tabelle mit allen Beteiligungen, die diese Rolle verwenden:

=¡ Tipp: Nutze diese Ansicht, um zu sehen, wer welche Rolle in welchen Objekten hat.

Beteiligungen bearbeiten

Bestehende Beteiligung ändern

1. Öffne das Objekt (Projekt, Vertrag, etc.)
2. Scrolle zum Bereich “Beteiligungen”
3. Klicke auf das Bearbeiten-Icon (Stift) neben der Beteiligung
4. Es öffnet sich das Änderungs-Formular

Felder:

• Rolle: Ändere die Rolle der Beteiligung
• Kontakt: Ändere den beteiligten Kontakt
• Organisation: Ändere die beteiligte Organisation

Beteiligung löschen

1. Öffne das Objekt (Projekt, Vertrag, etc.)
2. Scrolle zum Bereich “Beteiligungen”
3. Klicke auf das Löschen-Icon (Mülleimer) neben der Beteiligung
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage

  Achtung: Die Beteiligung wird gelöscht, aber der Kontakt/die Organisation bleiben im CRM erhalten.

Praktische Anwendungsfälle

Use Case 1: Projektteam aufbauen

Situation: Du startest ein neues Projekt und musst das Team zusammenstellen.

Schritte:

1. Erstelle das Projekt
2. Füge Beteiligungen hinzu:
   • Projektleiter: Max Muster (Kontakt)
   • Projektmitglied: Anna Schmidt (Kontakt)
   • Auftraggeber: Beispiel AG (Organisation)
   • Stakeholder: Marketing-Abteilung (Organisation)

Ergebnis: Alle Beteiligungen sind dokumentiert und über das CRM nachvollziehbar.

Use Case 2: Vertragsparteien dokumentieren

Situation: Du erstellst einen Vertrag und musst alle Parteien erfassen.

Schritte:

1. Erstelle den Vertrag
2. Füge Beteiligungen hinzu:
   • Vertragspartei: Muster GmbH (Organisation)
   • Ansprechperson: Max Muster (Kontakt)
   • Unterschriftsberechtigt: Anna Schmidt (Kontakt)

Ergebnis: Alle relevanten Kontakte und ihre Rollen sind dokumentiert.

Use Case 3: Angebot mit Entscheidungsträgern

Situation: Du erstellst ein Angebot und musst die Entscheidungsträger beim Kunden kennen.

Schritte:

1. Erstelle das Angebot
2. Füge Beteiligungen hinzu:
   • Empfänger: Ziel AG (Organisation)
   • Entscheidungsträger: CEO Max Muster (Kontakt)
   • Einkäufer: Anna Schmidt (Kontakt)
   • Beeinflusser: IT-Leiter Thomas Huber (Kontakt)

Ergebnis: Du weisst, wer beim Kunden welche Rolle im Entscheidungsprozess hat.

Best Practices

 Empfehlungen

Klare Rollen-Namen verwenden

• Verwende selbsterklärende Rollen-Titel
• Beispiel: “Projektleiter” statt “PL”
• Vermeide Abkürzungen

Konsistente Rollen-Struktur

• Definiere Standard-Rollen für häufige Szenarien
• Beispiel: “Projektleiter”, “Projektmitglied”, “Auftraggeber” für alle Projekte
• Nutze die gleichen Rollen über verschiedene Objekte hinweg

Beteiligungen aktuell halten

• Wenn Personen wechseln, aktualisiere die Beteiligungen
• Entferne nicht mehr aktive Beteiligungen
• Dokumentiere Rollen-Wechsel im Beschreibungsfeld

Neue Kontakte/Organisationen im CRM erstellen

• Nutze die “Neuen Kontakt erfassen”-Option im Beteiligungs-Formular
• Spart Zeit und sorgt für Vollständigkeit im CRM
• Alle Daten sind zentral verfügbar

Rollen nicht zu granular

• Vermeide zu viele spezifische Rollen
• Beispiel: “Projektmitglied” statt “Frontend-Entwickler”, “Backend-Entwickler”, “DevOps”
• Spezifische Details gehören ins Beschreibungsfeld des Objekts

Aggregierte Rollen nutzen

• Schaue dir die aggregierten Rollen einer Organisation an
• Erkenne so alle Funktionen auf einen Blick
• Beispiel: “Kunde, Lieferant, Partner”

L Häufige Fehler

Zu viele Rollen erstellen

• Problem: Unübersichtliche Rollen-Liste mit vielen ähnlichen Rollen
• Lösung: Standard-Rollen definieren und konsequent nutzen

Rollen löschen statt umbenennen

• Problem: Beteiligungen gehen verloren
• Lösung: Rolle umbenennen statt zu löschen

Beteiligungen nicht aktualisieren

• Problem: Veraltete Informationen (z.B. Projektleiter hat gewechselt)
• Lösung: Regelmässig Beteiligungen prüfen und aktualisieren

Neue Kontakte nicht vollständig erfassen

• Problem: CRM-Kontakt hat zu wenig Daten
• Lösung: Beim Erstellen im Beteiligungs-Formular alle verfügbaren Daten eingeben

Keine Beteiligungen dokumentieren

• Problem: Unklar, wer für was zuständig ist
• Lösung: Immer Beteiligungen erfassen, sobald das Objekt erstellt wird

Häufige Fragen

Kann ich einen Kontakt mehrfach im gleichen Projekt haben?

Ja, ein Kontakt kann mehrere Rollen im gleichen Objekt haben:

• Max Muster: Projektleiter UND Stakeholder

Erstelle einfach zwei separate Beteiligungen mit unterschiedlichen Rollen.

Was passiert, wenn ich einen Kontakt aus dem CRM lösche?

• Alle Beteiligungen des Kontakts werden gelöscht
• Die Objekte (Projekte, Verträge) bleiben bestehen
• Es entsteht eine Lücke in der Dokumentation

=¡ Tipp: Markiere Kontakte lieber als “Inaktiv” statt sie zu löschen.

Kann ich Beteiligungen exportieren?

Aktuell nicht direkt über die UI. Wende dich an deinen Administrator für:

• Berichte über Beteiligungen
• CSV-Export
• Auswertungen

Wie finde ich alle Projekte, in denen Max Muster beteiligt ist?

1. Öffne den Kontakt “Max Muster”
2. Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle Objekte, in denen er beteiligt ist

Kann eine Organisation UND ein Kontakt gleichzeitig beteiligt sein?

Ja! Im Beteiligungs-Formular kannst du beides angeben:

• Organisation: Beispiel AG
• Kontakt: Max Muster

Das bedeutet: Max Muster (von Beispiel AG) ist in der definierten Rolle beteiligt.

Wie kann ich alle Kontakte mit Rolle “Projektleiter” finden?

1. Gehe zur Rollen-Liste
2. Klicke auf die Rolle “Projektleiter”
3. Im Tab “Beteiligungen” siehst du alle Beteiligungen mit dieser Rolle

Was ist der Unterschied zwischen “Organisation” (Freitext) und “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontaktformular?

• “Organisation” im Beteiligungs-Formular: Wird zu einem neuen CRM-Kontakt
• “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontakt-Formular: Verknüpfung zu bestehender Organisation

=¡ Empfehlung: Nutze das Beteiligungs-Formular, um neue Organisationen direkt zu erstellen.

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Beteiligungen und Rollen verstehst:

1. Nutze CRM-Integrationen mit anderen Modulen (Kapitel 5)
2. Erstelle Standard-Rollen für deine häufigsten Szenarien
3. Dokumentiere Projektteams und Vertragsparteien konsequent
4. Halte Beteiligungen aktuell bei Änderungen

Im nächsten Kapitel lernst du, wie das CRM mit anderen ELIZA-Modulen integriert ist und wie du diese Integrationen optimal nutzt.