Erste Schritte im CRM#

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen der Arbeit mit dem CRM-Modul (Customer Relationship Management) von ELIZA.

Was ist das CRM-Modul?#

Das CRM-Modul ist dein zentrales Werkzeug für die Verwaltung aller Geschäftsbeziehungen. Es hilft dir dabei:

• Kontakte zu verwalten: Personen mit vollständigen Kontaktdaten, Social Media Profilen und Notizen
• Organisationen zu verwalten: Unternehmen mit Geschäftsadressen und Unternehmensdetails
• Beziehungen abzubilden: Verknüpfung von Kontakten mit Organisationen und Projekten
• Rollen zu definieren: Wer hat welche Funktion in welchem Projekt?
• Übersicht zu behalten: Dashboard mit allen wichtigen Kennzahlen und letzten Änderungen

Zugriff auf das CRM#

Voraussetzungen#

Um das CRM-Modul nutzen zu können, benötigst du die entsprechende Berechtigung:

• CRM ansehen: crm.view_contact und crm.view_organisation
• CRM bearbeiten: crm.change_contact und crm.change_organisation
• CRM verwalten: crm.add_contact, crm.delete_contact, etc.

💡 Tipp: Wenn du das CRM-Modul nicht siehst, wende dich an deinen Administrator.

Navigation zum CRM#

1. Melde dich in ELIZA an
2. Klicke in der Hauptnavigation auf “CRM”
3. Du siehst nun das CRM Dashboard mit einer Übersicht

Das CRM Dashboard#

Das Dashboard ist dein Startpunkt und gibt dir einen schnellen Überblick:

Statistik-Karten#

Das Dashboard zeigt vier Hauptkarten:

Listen-Schnellzugriff#

Im Dashboard findest du ausserdem einen Schnellzugriff auf alle Listen:

• 📋 Kontakte-Liste
• 📋 Organisationen-Liste
• 📋 Labels-Liste
• 📋 Rollen-Liste

Letzte Änderungen#

Im unteren Bereich des Dashboards siehst du eine Timeline mit den letzten 100 Änderungen:

• Wer hat wann welchen Kontakt erstellt?
• Welche Organisationen wurden bearbeitet?
• Welche Labels wurden zugewiesen?

Die Timeline zeigt:

• ➕ Hinzugefügt (neuer Eintrag)
• 🔄 Verändert (Bearbeitung)
• ❌ Gelöscht (Löschung)
• 💬 Kommentiert (Notiz hinzugefügt)

Navigation im CRM-Modul#

Hauptnavigation#

Oben im CRM findest du eine Navigationsleiste mit folgenden Elementen:

🏠 Dashboard | 👥 Kontakte | 🏢 Organisationen | 🏷️ Labels | 👔 Rollen

Diese Navigation ist auf allen CRM-Seiten verfügbar und ermöglicht schnelles Wechseln zwischen den Bereichen.

Berechtigungen#

Je nach deinen Berechtigungen siehst du unterschiedliche Aktionen:

Mit Ansicht-Berechtigung:

• Dashboard ansehen
• Kontakte und Organisationen durchsuchen
• Detailansichten öffnen

Mit Bearbeitungs-Berechtigung:

• Kontakte bearbeiten
• Organisationen aktualisieren
• Labels zuweisen

Mit Verwaltungs-Berechtigung:

• Neue Kontakte erstellen
• Neue Organisationen anlegen
• Einträge löschen

Deine ersten Schritte#

1. Übersicht verschaffen#

Beginne mit einem Rundgang durch das Dashboard:

1. Öffne das CRM Dashboard
2. Schaue dir die Statistiken an
3. Prüfe die letzten Änderungen
4. Klicke auf “Kontakte” für die Liste

2. Erste Kontakte durchsuchen#

In der Kontakte-Liste kannst du:

• Nach Namen suchen (Suchfeld oben)
• Nach Labels filtern
• Kontakte alphabetisch sortieren
• Auf einen Kontakt klicken für Details

3. Erste Organisation ansehen#

1. Gehe zu “Organisationen”
2. Klicke auf eine Organisation
3. Schaue dir die Detailansicht an:
   • Geschäftsadresse
   • Kontaktdaten
   • Verknüpfte Kontakte (Beteiligungen)
   • Website und Social Media

4. Labels kennenlernen#

Labels helfen dir, Kontakte und Organisationen zu kategorisieren:

• Gehe zu “Labels”
• Schaue dir vorhandene Labels an
• Labels zeigen die Anzahl verknüpfter Objekte

Beispiel-Labels:

• “Kunde”
• “Lieferant”
• “Partner”
• “Lead”
• “VIP”

Best Practices für den Einstieg#

✅ Empfehlungen#

• Strukturiert beginnen: Starte mit einer kleinen Anzahl wichtiger Kontakte
• Labels nutzen: Kategorisiere von Anfang an mit Labels
• Vollständige Daten: Erfasse möglichst alle Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Verknüpfungen pflegen: Verlinke Kontakte mit ihren Organisationen
• Regelmässig aktualisieren: Halte Daten aktuell

❌ Häufige Anfängerfehler#

• Duplikate erstellen: Prüfe vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits existiert
• Unvollständige Daten: Fehlende E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
• Keine Labels: Kontakte ohne Kategorisierung sind schwer zu finden
• Organisationen vergessen: Kontakte sollten immer mit ihrer Organisation verknüpft sein
• Social Media ignorieren: LinkedIn/Xing-Profile sind wertvolle Informationen

Häufige Fragen#

Wie suche ich nach einem Kontakt?#

In der Kontakte-Liste gibt es oben rechts ein Suchfeld. Die Suche erfolgt in Echtzeit über:

• Vorname
• Nachname
• Organisation
• E-Mail

Kann ich mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten?#

Nein, Kontakte müssen einzeln bearbeitet werden. Für Massen-Updates wende dich an deinen Administrator.

Was sind Beteiligungen?#

Beteiligungen verknüpfen Kontakte und Organisationen mit Projekten, Verträgen oder anderen Objekten in ELIZA. Sie zeigen, wer in welcher Rolle an was beteiligt ist.

Beispiel: “Max Muster (Kontakt) ist Projektleiter (Rolle) in Projekt ABC (Objekt)”

Kann ich Kontakte exportieren?#

Der Export ist aktuell nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar. Wende dich für Exporte an deinen Administrator.

Wie kann ich gelöschte Kontakte wiederherstellen?#

Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden. Sei daher vorsichtig beim Löschen. Prüfe vorher, ob der Kontakt wirklich nicht mehr benötigt wird.

Integration mit anderen Modulen#

Das CRM-Modul ist mit vielen anderen ELIZA-Modulen verbunden:

• Projekte: Projektbeteiligte aus CRM-Kontakten
• Verträge: Vertragsparteien aus CRM-Organisationen
• Dokumente (DMS): Dokumente können mit Kontakten verknüpft werden
• Bexio: Synchronisation mit Bexio-Kontakten (falls aktiviert)

💡 Tipp: Die Integration wird in Kapitel 5 detailliert beschrieben.

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du die Grundlagen kennst, kannst du:

1. Kontakte erstellen und verwalten (Kapitel 2)
2. Organisationen erstellen und verwalten (Kapitel 3)
3. Labels und Rollen nutzen (Kapitel 2 & 3)
4. Beteiligungen verwalten (Kapitel 4)
5. CRM mit anderen Modulen integrieren (Kapitel 5)

Im nächsten Kapitel lernst du, wie du Kontakte erstellst, bearbeitest und effektiv verwaltest.