Erste Schritte im CRM

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen der Arbeit mit dem CRM-Modul (Customer Relationship Management) von ELIZA.

Was ist das CRM-Modul?

Das CRM-Modul ist dein zentrales Werkzeug für die Verwaltung aller Geschäftsbeziehungen. Es hilft dir dabei:

• Kontakte zu verwalten: Personen mit vollständigen Kontaktdaten, Social Media Profilen und Notizen
• Organisationen zu verwalten: Unternehmen mit Geschäftsadressen und Unternehmensdetails
• Beziehungen abzubilden: Verknüpfung von Kontakten mit Organisationen und Projekten
• Rollen zu definieren: Wer hat welche Funktion in welchem Projekt?
• Übersicht zu behalten: Dashboard mit allen wichtigen Kennzahlen und letzten Änderungen

Zugriff auf das CRM

Voraussetzungen

Um das CRM-Modul nutzen zu können, benötigst du die entsprechende Berechtigung:

• CRM ansehen: crm.view_contact und crm.view_organisation
• CRM bearbeiten: crm.change_contact und crm.change_organisation
• CRM verwalten: crm.add_contact, crm.delete_contact, etc.

💡 Tipp: Wenn du das CRM-Modul nicht siehst, wende dich an deinen Administrator.

Navigation zum CRM

1. Melde dich in ELIZA an
2. Klicke in der Hauptnavigation auf “CRM”
3. Du siehst nun das CRM Dashboard mit einer Übersicht

Das CRM Dashboard

Das Dashboard ist dein Startpunkt und gibt dir einen schnellen Überblick:

Statistik-Karten

Das Dashboard zeigt vier Hauptkarten:

Listen-Schnellzugriff

Im Dashboard findest du ausserdem einen Schnellzugriff auf alle Listen:

• 📋 Kontakte-Liste
• 📋 Organisationen-Liste
• 📋 Labels-Liste
• 📋 Rollen-Liste

Letzte Änderungen

Im unteren Bereich des Dashboards siehst du eine Timeline mit den letzten 100 Änderungen:

• Wer hat wann welchen Kontakt erstellt?
• Welche Organisationen wurden bearbeitet?
• Welche Labels wurden zugewiesen?

Die Timeline zeigt:

• ➕ Hinzugefügt (neuer Eintrag)
• 🔄 Verändert (Bearbeitung)
• ❌ Gelöscht (Löschung)
• 💬 Kommentiert (Notiz hinzugefügt)

Navigation im CRM-Modul

Hauptnavigation

Oben im CRM findest du eine Navigationsleiste mit folgenden Elementen:

🏠 Dashboard | 👥 Kontakte | 🏢 Organisationen | 🏷️ Labels | 👔 Rollen

Diese Navigation ist auf allen CRM-Seiten verfügbar und ermöglicht schnelles Wechseln zwischen den Bereichen.

Berechtigungen

Je nach deinen Berechtigungen siehst du unterschiedliche Aktionen:

Mit Ansicht-Berechtigung:

• Dashboard ansehen
• Kontakte und Organisationen durchsuchen
• Detailansichten öffnen

Mit Bearbeitungs-Berechtigung:

• Kontakte bearbeiten
• Organisationen aktualisieren
• Labels zuweisen

Mit Verwaltungs-Berechtigung:

• Neue Kontakte erstellen
• Neue Organisationen anlegen
• Einträge löschen

Deine ersten Schritte

1. Übersicht verschaffen

Beginne mit einem Rundgang durch das Dashboard:

1. Öffne das CRM Dashboard
2. Schaue dir die Statistiken an
3. Prüfe die letzten Änderungen
4. Klicke auf “Kontakte” für die Liste

2. Erste Kontakte durchsuchen

In der Kontakte-Liste kannst du:

• Nach Namen suchen (Suchfeld oben)
• Nach Labels filtern
• Kontakte alphabetisch sortieren
• Auf einen Kontakt klicken für Details

3. Erste Organisation ansehen

1. Gehe zu “Organisationen”
2. Klicke auf eine Organisation
3. Schaue dir die Detailansicht an:
   • Geschäftsadresse
   • Kontaktdaten
   • Verknüpfte Kontakte (Beteiligungen)
   • Website und Social Media

4. Labels kennenlernen

Labels helfen dir, Kontakte und Organisationen zu kategorisieren:

• Gehe zu “Labels”
• Schaue dir vorhandene Labels an
• Labels zeigen die Anzahl verknüpfter Objekte

Beispiel-Labels:

• “Kunde”
• “Lieferant”
• “Partner”
• “Lead”
• “VIP”

Best Practices für den Einstieg

✅ Empfehlungen

• Strukturiert beginnen: Starte mit einer kleinen Anzahl wichtiger Kontakte
• Labels nutzen: Kategorisiere von Anfang an mit Labels
• Vollständige Daten: Erfasse möglichst alle Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Verknüpfungen pflegen: Verlinke Kontakte mit ihren Organisationen
• Regelmässig aktualisieren: Halte Daten aktuell

❌ Häufige Anfängerfehler

• Duplikate erstellen: Prüfe vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits existiert
• Unvollständige Daten: Fehlende E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
• Keine Labels: Kontakte ohne Kategorisierung sind schwer zu finden
• Organisationen vergessen: Kontakte sollten immer mit ihrer Organisation verknüpft sein
• Social Media ignorieren: LinkedIn/Xing-Profile sind wertvolle Informationen

Häufige Fragen

Wie suche ich nach einem Kontakt?

In der Kontakte-Liste gibt es oben rechts ein Suchfeld. Die Suche erfolgt in Echtzeit über:

• Vorname
• Nachname
• Organisation
• E-Mail

Kann ich mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten?

Nein, Kontakte müssen einzeln bearbeitet werden. Für Massen-Updates wende dich an deinen Administrator.

Was sind Beteiligungen?

Beteiligungen verknüpfen Kontakte und Organisationen mit Projekten, Verträgen oder anderen Objekten in ELIZA. Sie zeigen, wer in welcher Rolle an was beteiligt ist.

Beispiel: “Max Muster (Kontakt) ist Projektleiter (Rolle) in Projekt ABC (Objekt)”

Kann ich Kontakte exportieren?

Der Export ist aktuell nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar. Wende dich für Exporte an deinen Administrator.

Wie kann ich gelöschte Kontakte wiederherstellen?

Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden. Sei daher vorsichtig beim Löschen. Prüfe vorher, ob der Kontakt wirklich nicht mehr benötigt wird.

Integration mit anderen Modulen

Das CRM-Modul ist mit vielen anderen ELIZA-Modulen verbunden:

• Projekte: Projektbeteiligte aus CRM-Kontakten
• Verträge: Vertragsparteien aus CRM-Organisationen
• Dokumente (DMS): Dokumente können mit Kontakten verknüpft werden
• Bexio: Synchronisation mit Bexio-Kontakten (falls aktiviert)

💡 Tipp: Die Integration wird in Kapitel 5 detailliert beschrieben.

Nächste Schritte

Jetzt, wo du die Grundlagen kennst, kannst du:

1. Kontakte erstellen und verwalten (Kapitel 2)
2. Organisationen erstellen und verwalten (Kapitel 3)
3. Labels und Rollen nutzen (Kapitel 2 & 3)
4. Beteiligungen verwalten (Kapitel 4)
5. CRM mit anderen Modulen integrieren (Kapitel 5)

Im nächsten Kapitel lernst du, wie du Kontakte erstellst, bearbeitest und effektiv verwaltest.