Integration mit anderen Modulen#

In diesem Kapitel lernst du, wie das CRM-Modul mit anderen ELIZA-Modulen zusammenarbeitet und wie du diese Integrationen optimal nutzt.

Übersicht der CRM-Integrationen#

Das CRM-Modul ist das zentrale Kontakt-Management-System und integriert mit vielen anderen ELIZA-Modulen:

Integration mit Projekten#

Projektbeteiligte aus CRM#

Wenn du ein neues Projekt erstellst, kannst du Beteiligte direkt aus dem CRM auswählen:

Schritt 1: Projekt erstellen

1. Gehe zum Projekte-Modul
2. Klicke auf "+ Neues Projekt"
3. Fülle die Projektdaten aus

Schritt 2: Beteiligungen hinzufügen

Im Projekt-Formular oder in der Detailansicht:

1. Scrolle zu “Beteiligungen”
2. Klicke auf “Neue Beteiligung hinzufügen”
3. Wähle einen Kontakt oder eine Organisation aus dem CRM
4. Wähle eine Rolle (z.B. “Projektleiter”, “Auftraggeber”)
5. Speichere die Beteiligung

Ergebnis: Die Beteiligung ist sowohl im Projekt als auch im CRM-Kontakt sichtbar.

Typische Projekt-Rollen#

• Projektleiter: Verantwortlicher für das Projekt
• Projektmitglied: Teammitglied
• Auftraggeber: Kunde oder interner Auftraggeber
• Stakeholder: Interessenvertreter
• Sponsor: Förderer des Projekts

Projektbeteiligte ansehen#

Im Projekt:

1. Öffne das Projekt
2. Scrolle zu “Beteiligungen”
3. Du siehst alle beteiligten Personen und Organisationen

Im CRM-Kontakt:

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle Projekte, in denen der Kontakt beteiligt ist

=¡ Vorteil: Du kannst von beiden Seiten aus sehen, wer wo beteiligt ist.

Integration mit Verträgen#

Vertragsparteien aus CRM#

Verträge können Kontakte und Organisationen als Vertragsparteien haben:

Schritt 1: Vertrag erstellen

1. Gehe zum Verträge-Modul
2. Klicke auf "+ Neuer Vertrag"
3. Fülle die Vertragsdaten aus

Schritt 2: Vertragsparteien hinzufügen

1. Scrolle zu “Beteiligungen” oder “Vertragsparteien”
2. Klicke auf “Neue Beteiligung hinzufügen”
3. Wähle eine Organisation als Vertragspartei
4. Wähle Kontakte als Ansprechpersonen
5. Definiere Rollen (z.B. “Vertragspartei”, “Unterschriftsberechtigt”)

Ergebnis: Alle Vertragsparteien und Ansprechpersonen sind dokumentiert.

Typische Vertrags-Rollen#

• Vertragspartei: Die vertragsschliessende Organisation
• Ansprechperson: Hauptkontakt für den Vertrag
• Unterschriftsberechtigt: Person mit Unterschriftsbefugnis
• Entscheidungsträger: Person mit Entscheidungskompetenz
• Vertragsprüfer: Juristischer oder fachlicher Prüfer

Verträge eines Kontakts ansehen#

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen”
3. Filtere nach “Vertrag”
4. Du siehst alle Verträge, in denen der Kontakt involviert ist

=¡ Nutzen: Übersicht über alle vertraglichen Beziehungen mit einem Kontakt.

Integration mit Angeboten (Quotes)#

Angebotsempfänger aus CRM#

Angebote können direkt an CRM-Organisationen und Kontakte gerichtet werden:

Schritt 1: Angebot erstellen

1. Gehe zum Angebote-Modul
2. Klicke auf "+ Neues Angebot"
3. Fülle die Angebotsdaten aus

Schritt 2: Empfänger auswählen

1. Im Feld “Empfänger” oder “Kunde” wähle eine Organisation aus dem CRM
2. Füge Kontakte als Ansprechpersonen hinzu
3. Definiere Rollen (z.B. “Empfänger”, “Entscheidungsträger”)

Ergebnis: Das Angebot ist mit dem CRM verknüpft.

Typische Angebots-Rollen#

• Empfänger: Primärer Angebotsempfänger (Organisation)
• Entscheidungsträger: Person mit Entscheidungskompetenz
• Einkäufer: Verantwortlicher für Beschaffung
• Beeinflusser: Person mit Einfluss auf Entscheidung
• Nutzer: Endanwender des angebotenen Produkts/Service

Lead-Management mit CRM#

Nutze das CRM für Lead-Management:

1. Erstelle einen Kontakt oder eine Organisation im CRM
2. Weise das Label “Lead” zu
3. Erstelle ein Angebot für diesen Lead
4. Verknüpfe das Angebot mit dem CRM-Kontakt

Workflow:

Lead (CRM Label) ’ Angebot erstellt ’ Angebot gewonnen ’ Label zu "Kunde" ändern

=¡ Vorteil: Du siehst im CRM alle Angebote für einen Kontakt und kannst den Lead-Status tracken.

Integration mit Prozessen#

Prozessbeteiligte aus CRM#

ELIZA’s Prozess-Management kann Verantwortliche und Beteiligte aus dem CRM nutzen:

Schritt 1: Prozess erstellen

1. Gehe zum Prozesse-Modul
2. Erstelle einen neuen Prozess
3. Definiere den Prozessablauf

Schritt 2: Verantwortlichkeiten zuweisen

1. Im Prozess-Formular oder in der Detailansicht
2. Füge Beteiligungen hinzu
3. Wähle Kontakte aus dem CRM
4. Definiere Rollen (z.B. “Prozessverantwortlicher”, “Freigeber”)

Ergebnis: Verantwortlichkeiten sind dokumentiert und im CRM nachvollziehbar.

Typische Prozess-Rollen#

• Prozessverantwortlicher: Verantwortlich für den Prozess
• Prozessbeteiligter: Mitwirkender im Prozess
• Freigeber: Genehmigt Prozessänderungen
• Prüfer: Prüft Prozesskonformität
• Prozesseigner: Eigentümer des Prozesses

Prozesse eines Kontakts ansehen#

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen”
3. Filtere nach “Prozess”
4. Du siehst alle Prozesse, in denen der Kontakt verantwortlich ist

Integration mit Issues (Ticket-System)#

Zuständige aus CRM#

Issues können CRM-Kontakten zugewiesen werden:

Schritt 1: Issue erstellen

1. Gehe zum Issues-Modul
2. Klicke auf "+ Neues Issue"
3. Fülle die Issue-Daten aus

Schritt 2: Zuständigen zuweisen

1. Im Feld “Zuständig” oder “Assigned to” wähle einen Kontakt aus dem CRM
2. Alternativ: Füge eine Beteiligung mit Rolle “Zuständig” hinzu

Ergebnis: Der Kontakt ist als Zuständiger im Issue und im CRM verknüpft.

Issues eines Kontakts ansehen#

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen”
3. Filtere nach “Issue”
4. Du siehst alle Issues, für die der Kontakt zuständig ist

=¡ Nutzen: Übersicht über alle Aufgaben und Tickets eines Mitarbeiters oder Dienstleisters.

Integration mit Dokumenten (DMS)#

Dokumente mit Kontakten verknüpfen#

Dokumente können mit CRM-Kontakten und Organisationen verknüpft werden:

Schritt 1: Dokument hochladen

1. Gehe zum DMS-Modul
2. Lade ein Dokument hoch
3. Fülle die Metadaten aus

Schritt 2: CRM-Verknüpfung erstellen

Je nach DMS-Konfiguration:

• Option A: Wähle im Feld “Verknüpfte Objekte” einen CRM-Kontakt oder Organisation
• Option B: Erstelle eine Beteiligung am Dokument mit CRM-Kontakt

Ergebnis: Das Dokument ist im CRM und im DMS verknüpft.

Typische Dokument-Verknüpfungen#

• Verträge: Vertragsdokumente mit Vertragsparteien (CRM)
• Angebote: Angebotsdokumente mit Kunden (CRM)
• Korrespondenz: E-Mails und Briefe mit Kontakten (CRM)
• Rechnungen: Rechnungen mit Kunden (CRM)

Dokumente eines Kontakts ansehen#

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen” oder “Dokumente” (je nach Konfiguration)
3. Du siehst alle verknüpften Dokumente

=¡ Nutzen: Zentrale Dokumentenübersicht pro Kontakt/Organisation.

Integration mit Zeiterfassung#

Kunden-Zuordnung für Zeitbuchungen#

Die Zeiterfassung kann CRM-Organisationen als Kunden nutzen:

Schritt 1: Projekt mit CRM-Kunde

1. Erstelle ein Projekt im Projekte-Modul
2. Verknüpfe das Projekt mit einer CRM-Organisation als Auftraggeber

Schritt 2: Zeitbuchung

1. Gehe zur Zeiterfassung
2. Erstelle eine Zeitbuchung
3. Wähle das Projekt
4. Der Kunde (CRM-Organisation) wird automatisch zugeordnet

Ergebnis: Zeitbuchungen sind dem CRM-Kunden zugeordnet.

Auswertungen#

Du kannst Auswertungen erstellen:

• Alle Zeitbuchungen für CRM-Organisation XY
• Alle Projekte mit CRM-Kontakt XY als Projektleiter
• Stunden pro Kunde (aus CRM)

=¡ Nutzen: Projekt-Controlling und Kunden-Auswertungen basierend auf CRM-Daten.

Integration mit Bexio#

Was ist Bexio?#

Bexio ist eine Schweizer Cloud-Buchhaltungssoftware. ELIZA kann mit Bexio Kontakte synchronisieren.

Bexio-Synchronisation aktivieren#

Die Synchronisation wird vom Administrator konfiguriert. Wenn aktiviert:

• CRM-Kontakte haben ein Feld “Bexio ID”
• Synchronisierte Kontakte zeigen ein Cloud-Symbol (
  )
• Klick auf das Symbol öffnet den Kontakt in Bexio

Kontakt mit Bexio verknüpfen#

Automatisch (bei aktivierter Sync):

• Neue Kontakte in ELIZA werden automatisch zu Bexio übertragen
• Neue Kontakte in Bexio werden automatisch ins ELIZA CRM importiert
• Änderungen werden bidirektional synchronisiert

Manuell:

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Gib die Bexio ID ein (falls bekannt)
4. Speichere den Kontakt

Bexio-Kontakt in ELIZA anzeigen#

1. Öffne einen Kontakt mit Bexio ID
2. Oben rechts erscheint ein Cloud-Symbol (
   )
3. Klicke darauf
4. Der Kontakt wird in Bexio geöffnet (neuer Tab)

=¡ Nutzen: Nahtlose Integration zwischen CRM und Buchhaltung.

Bexio-Synchronisations-Status#

Im CRM-Dashboard oder in der Kontakte-Liste kannst du sehen:

• Welche Kontakte mit Bexio synchronisiert sind (Bexio ID vorhanden)
• Welche Kontakte noch nicht synchronisiert sind

Wende dich an deinen Administrator für:

• Manuelle Synchronisation
• Fehler-Behebung
• Sync-Konfiguration

Workflow-Beispiele#

Workflow 1: Lead zu Kunde#

Szenario: Ein Interessent wird zum Kunden.

Schritte:

1. Lead erfassen (CRM)

   • Erstelle Kontakt oder Organisation
   • Label “Lead” zuweisen

2. Angebot erstellen (Quotes)

   • Neues Angebot
   • CRM-Kontakt als Empfänger
   • Rolle “Interessent”

3. Angebot gewonnen

   • Angebot-Status auf “Gewonnen”
   • CRM-Label zu “Kunde” ändern

4. Projekt starten (Projekte)

   • Neues Projekt erstellen
   • CRM-Organisation als Auftraggeber
   • CRM-Kontakt als Ansprechperson

5. Vertrag erstellen (Verträge)

   • Neuer Vertrag
   • CRM-Organisation als Vertragspartei
   • CRM-Kontakt als Unterschriftsberechtigt

Ergebnis: Der gesamte Workflow ist im CRM nachvollziehbar.

Workflow 2: Kundenprojekt durchführen#

Szenario: Ein Projekt für einen Kunden wird durchgeführt.

Schritte:

1. Projekt erstellen (Projekte)

   • CRM-Organisation als Auftraggeber
   • CRM-Kontakt als Ansprechperson

2. Projektteam definieren (Beteiligungen)

   • Projektleiter (interner Kontakt)
   • Projektmitglieder (interne Kontakte)
   • Stakeholder (Kunden-Kontakte)

3. Zeiterfassung (Timetracker)

   • Zeitbuchungen auf Projekt
   • Automatische Kunden-Zuordnung

4. Dokumentation (DMS)

   • Projektdokumente hochladen
   • Mit Projekt und CRM-Kontakten verknüpfen

5. Abschluss

   • Dokumente freigeben
   • Rechnung erstellen (Bexio)
   • Projekt abschliessen

Ergebnis: Alle Projekt-Aktivitäten sind im CRM und in den jeweiligen Modulen verknüpft.

Workflow 3: Lieferanten-Management#

Szenario: Ein Lieferant wird verwaltet und in Projekte eingebunden.

Schritte:

1. Lieferant erfassen (CRM)

   • Organisation erstellen
   • Label “Lieferant” zuweisen
   • Kontakte (Ansprechpersonen) hinzufügen

2. Rahmenvertrag (Verträge)

   • Vertrag mit Lieferant
   • CRM-Organisation als Vertragspartei
   • Konditionen dokumentieren

3. Projekt-Einbindung (Projekte)

   • Lieferant als Beteiligter
   • Rolle “Dienstleister”
   • Verantwortlichkeiten definieren

4. Issues/Tickets (Issues)

   • Lieferanten-Kontakt als Zuständiger
   • Support-Anfragen tracken

Ergebnis: Vollständige Lieferanten-Dokumentation im CRM mit allen Verknüpfungen.

Best Practices#

 Empfehlungen#

CRM als zentrale Kontakt-Quelle

• Erfasse alle Geschäftskontakte im CRM
• Nutze CRM-Kontakte in allen anderen Modulen
• Vermeide Duplikate ausserhalb des CRMs

Beteiligungen konsequent nutzen

• Dokumentiere alle Beteiligungen (Projekte, Verträge, Angebote)
• Nutze eindeutige Rollen für klare Verantwortlichkeiten
• Halte Beteiligungen aktuell bei Änderungen

Labels für Workflows

• Nutze Labels für Status-Tracking (Lead, Kunde, Inaktiv)
• Definiere Standard-Labels für typische Workflows
• Halte das Label-System konsistent

Bexio-Integration nutzen

• Aktiviere Bexio-Sync für nahtlose Buchhaltung
• Prüfe regelmässig die Sync-Status
• Nutze die Bexio-Links für schnellen Zugriff

Dokumenten-Verknüpfung

• Verknüpfe Verträge mit CRM-Organisationen
• Verknüpfe Angebote mit CRM-Kontakten
• Verknüpfe Korrespondenz mit Beteiligungen

Regelmässige Daten-Pflege

• Aktualisiere Kontaktdaten bei Änderungen
• Entferne veraltete Beteiligungen
• Bereinige Duplikate regelmässig

L Häufige Fehler#

Kontakte ausserhalb des CRMs erstellen

• Problem: Duplikate und inkonsistente Daten
• Lösung: Immer CRM als zentrale Quelle nutzen

Beteiligungen nicht dokumentieren

• Problem: Unklare Verantwortlichkeiten
• Lösung: Beteiligungen immer erfassen und aktuell halten

Labels nicht nutzen

• Problem: Kein Status-Tracking (Lead, Kunde, etc.)
• Lösung: Label-System definieren und konsequent anwenden

Bexio-Sync ignorieren

• Problem: Doppelte Datenpflege in ELIZA und Bexio
• Lösung: Sync aktivieren und nutzen

Verknüpfungen nicht pflegen

• Problem: Veraltete oder fehlende Verknüpfungen
• Lösung: Regelmässig Verknüpfungen prüfen und aktualisieren

Häufige Fragen#

Welche Module nutzen das CRM?#

Alle Module, die Personen oder Organisationen verwalten, können das CRM nutzen:

•  Projekte
•  Verträge
•  Angebote (Quotes)
•  Prozesse
•  Issues
•  Dokumente (DMS)
•  Zeiterfassung
•  Bexio (extern)

Kann ich ein Modul ohne CRM nutzen?#

Ja, die Module funktionieren unabhängig. Aber die Integration mit dem CRM bietet:

• Zentrale Kontaktverwaltung
• Konsistente Daten
• Übersicht über alle Beziehungen
• Weniger Duplikate

=¡ Empfehlung: Nutze das CRM für alle Geschäftskontakte.

Was passiert, wenn ich einen Kontakt im CRM lösche?#

• Beteiligungen des Kontakts werden gelöscht
• Objekte (Projekte, Verträge) bleiben bestehen
• Bexio-Sync: Kontakt wird nicht automatisch in Bexio gelöscht

  Achtung: Lösche Kontakte nur, wenn du sicher bist. Besser: Label “Inaktiv” verwenden.

Wie kann ich alle Projekte eines Kunden sehen?#

Methode 1: Im CRM

1. Öffne die CRM-Organisation (Kunde)
2. Tab “Beteiligungen”
3. Filtere nach “Projekt”

Methode 2: Im Projekte-Modul

1. Gehe zur Projekte-Liste
2. Filtere nach Auftraggeber (CRM-Organisation)

Kann ich Kontakte aus Excel ins CRM importieren?#

Massenimport ist aktuell nicht über die UI verfügbar. Wende dich an deinen Administrator für:

• CSV-Import
• Excel-Import
• Bexio-Import (falls Bexio-Daten vorhanden)

Wie synchronisiere ich Bexio-Kontakte?#

Die Synchronisation erfolgt automatisch, wenn aktiviert. Falls Probleme:

1. Prüfe, ob die Bexio-Integration aktiviert ist (Administrator)
2. Prüfe, ob der Kontakt eine Bexio ID hat
3. Wende dich an deinen Administrator für manuelle Sync

Kann ich die Integration deaktivieren?#

Nein, die Integrationen sind fester Bestandteil von ELIZA. Du kannst aber:

• Beteiligungen nicht nutzen (optional)
• Bexio-Sync deaktivieren (Administrator)
• Module deaktivieren, die du nicht brauchst

Wo sehe ich alle Beteiligungen eines Kontakts?#

1. Öffne den Kontakt im CRM
2. Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle Verknüpfungen (Projekte, Verträge, Angebote, etc.)

Alternativ:

• Im Dashboard: Timeline zeigt letzte Beteiligungen
• In Berichten: Auswertungen über alle Beteiligungen (Administrator)

Zusammenfassung#

Das CRM-Modul ist zentral vernetzt mit den wichtigsten ELIZA-Modulen:

•  Projekte: Projektteams aus CRM
•  Verträge: Vertragsparteien aus CRM
•  Angebote: Kunden aus CRM
•  Prozesse: Verantwortliche aus CRM
•  Issues: Zuständige aus CRM
•  DMS: Dokumente mit Kontakten
•  Zeiterfassung: Kunden-Zeitbuchungen
•  Bexio: Buchhaltungs-Integration

Vorteile der Integration:

• =Ê Zentrale Daten: Ein Kontakt, viele Verknüpfungen
• = Übersicht: Alle Beziehungen auf einen Blick
• ¡ Effizienz: Keine Duplikate, konsistente Daten
• <¯ Kontext: Wer ist wo in welcher Rolle beteiligt?

Nutze die Integrationen, um deine Geschäftsprozesse effizient und transparent zu gestalten!