Kontakte verwalten#

In diesem Kapitel lernst du alles über die Verwaltung von Kontakten im ELIZA CRM.

Kontakte-Liste öffnen#

1. Klicke in der CRM-Navigation auf “Kontakte”
2. Du siehst die Kontakte-Übersicht mit allen verfügbaren Kontakten

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Neuen Kontakt erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen#

Klicke auf den grünen Button "+ Kontakt hinzufügen" oben rechts.

Schritt 2: Kontaktdaten eingeben#

Das Formular ist in mehrere Abschnitte gegliedert:

Grunddaten#

Anrede (Pflicht)

• Wähle zwischen “Herr” (Standard) oder “Frau”

Organisation

• Option 1: Freitext-Feld für Organisationsname
• Option 2: “Verlinkte Organisationseinheit” - Wähle eine existierende Organisation aus der Dropdown-Liste

💡 Tipp: Verwende bevorzugt die “Verlinkte Organisationseinheit”, um echte Verknüpfungen zu erstellen. Der Freitext ist nur für temporäre oder externe Organisationen gedacht.

Name

• Vorname: z.B. “Max”
• Mittelname: Optional, z.B. “Alexander”
• Nachname: z.B. “Muster”

Funktion

• Jobtitel, z.B. “Geschäftsführer”, “Projektleiter”, “Sales Manager”
• Dies ist die Hauptfunktion, wie sie auf einer Visitenkarte erscheint

Kurzzeichen

• Optionale Abkürzung, z.B. “MM” für Max Muster
• Nützlich für schnelle Referenzen

Akademischer Titel / Ausbildung

• z.B. “Dr. med.”, “lic. oec. HSG”, “MBA”
• Wird in formellen Anreden verwendet

Beschreibung / Kommentar

• Freitextfeld für zusätzliche Notizen
• Unterstützt Markdown-Formatierung für strukturierte Notizen
• Beispiel:

  ## Notizen
  - Ansprechperson für IT-Projekte
  - Bevorzugt E-Mail-Kontakt
  - Erreichbar: Mo-Fr 8-17 Uhr

Bild#

Profilbild hochladen

• Klicke auf “Datei wählen”
• Wähle ein Foto (JPEG, PNG)
• Empfohlene Grösse: 300x300px
• Wird als rundes Avatar-Bild angezeigt

💡 Tipp: Ein Profilbild macht Kontakte persönlicher und hilft bei der Wiedererkennung.

Geschäftliche Kontaktdaten#

Strasse (Geschäftlich)

• Vollständige Geschäftsadresse
• Mehrere Zeilen möglich
• Beispiel:

  Musterstrasse 123
  Gebäude B, 2. Stock

PLZ und Ort

• PLZ: z.B. “8001”
• Ort: z.B. “Zürich”

💡 Tipp: PLZ und Ort werden für die Google Maps Integration verwendet.

E-Mail (Geschäftlich)

• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Wird als mailto-Link angezeigt
• Beispiel: “max.muster@beispielfirma.ch”

Telefon (Geschäftlich)

• Festnetz-Nummer
• Wird als tel-Link angezeigt (klickbar auf Smartphones)
• Beispiel: “+41 44 123 45 67”

Telefon Mobil

• Mobilnummer
• Separat vom Festnetz
• Beispiel: “+41 79 123 45 67”

LinkedIn und Xing

• Vollständige URL zum Profil
• Beispiel LinkedIn: “https://www.linkedin.com/in/max-muster/"
• Beispiel Xing: “https://www.xing.com/profile/Max_Muster"
• Wird mit Logo-Icons angezeigt

Moneyhouse

• URL zum Moneyhouse-Profil (Schweizer Firmenverzeichnis)
• Beispiel: “https://www.moneyhouse.ch/..."
• Optional: Moneyhouse UID für die Unternehmensidentifikation

Labels#

Wähle ein oder mehrere Labels aus der Liste:

• Labels helfen bei der Kategorisierung
• Mehrfachauswahl möglich (Ctrl/Cmd + Klick)
• Beispiele: “Kunde”, “Lieferant”, “Lead”, “VIP”

Schritt 3: Speichern#

Klicke auf den grünen “Speichern” Button unten rechts im Formular.

✅ Erfolg! Der Kontakt wurde erstellt und du wirst zur Detailansicht weitergeleitet.

Kontakt bearbeiten#

Kontakt öffnen#

1. Gehe zur Kontakte-Liste
2. Klicke auf den Namen des Kontakts
3. In der Detailansicht klicke auf das Bearbeiten-Icon (Stift) oben rechts

Änderungen vornehmen#

• Alle Felder können bearbeitet werden
• Änderungen werden im Änderungsprotokoll aufgezeichnet
• Du siehst, wer wann was geändert hat

Speichern#

Klicke auf “Speichern” um die Änderungen zu übernehmen.

Kontakt-Detailansicht#

Die Detailansicht ist in Tabs organisiert:

Tab: Übersicht#

Die Übersicht zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick:

Visitenkarten-Ansicht

[Profilbild]    Organisation
                Vorname Nachname
                Strasse
                PLZ Ort
                📧 E-Mail
                📞 Telefon
                📱 Mobile

Auf Google Maps anzeigen

• Klicke auf den Link unter der Adresse
• Öffnet die Adresse in Google Maps
• Nützlich für Routenplanung

Social Media Profile

Wenn LinkedIn, Xing oder Moneyhouse hinterlegt sind, werden die Icons angezeigt:

• 🔗 LinkedIn-Logo (klickbar)
• 🔗 Xing-Logo (klickbar)
• 🔗 Moneyhouse-Logo (klickbar)

Weitere Informationen

• Beschreibung/Kommentar: Markdown-formatierte Notizen
• Labels: Alle zugewiesenen Labels mit Klick zur Label-Detailseite
• Vollständiger Name: Inkl. Mittelname (falls vorhanden)
• Kurzzeichen: Die Abkürzung
• Funktion: Der Jobtitel
• Akademischer Titel: Falls vorhanden

Tab: Beteiligungen#

Zeigt alle Beteiligungen des Kontakts:

• An welchen Projekten ist der Kontakt beteiligt?
• In welchen Verträgen ist der Kontakt involviert?
• Welche Rollen hat der Kontakt?

Beispiel:

💡 Tipp: Beteiligungen werden automatisch erstellt, wenn du den Kontakt in anderen Modulen zuweist.

Tab: Info#

Zeigt Metadaten:

• Erstellt am: Wann wurde der Kontakt erstellt?
• Erstellt von: Wer hat den Kontakt erstellt? (falls im System erfasst)
• Geändert am: Letzte Änderung
• Bexio ID: Falls mit Bexio synchronisiert

Aktionen in der Detailansicht#

Oben rechts findest du folgende Icons:

• ✏️ Bearbeiten: Kontakt bearbeiten
• 🗑️ Löschen: Kontakt löschen (Vorsicht!)
• ☁️ Bexio: Kontakt in Bexio öffnen (nur wenn Bexio ID vorhanden)

Kontakte suchen und filtern#

Suchfunktion#

Die Kontakte-Liste hat oben rechts ein Suchfeld:

• Suche nach Vorname
• Suche nach Nachname
• Suche nach Organisation
• Suche nach E-Mail

Die Suche erfolgt in Echtzeit und filtert die Tabelle dynamisch.

Filter#

Nutze die Filter-Optionen über der Tabelle:

Nach Labels filtern

• Klicke auf das Filter-Symbol
• Wähle ein oder mehrere Labels
• Die Liste zeigt nur Kontakte mit diesen Labels

Nach Anrede filtern

• Filtere nach “Herr” oder “Frau”
• Nützlich für gezielte Ansprachen oder Statistiken

Sortierung#

Klicke auf die Spaltenüberschriften um zu sortieren:

• Alphabetisch: Nach Nachname, Vorname, Organisation
• Chronologisch: Nach Erstellungsdatum (neueste zuerst)
• Umgekehrte Sortierung: Erneuter Klick kehrt die Sortierung um

Kontakte kategorisieren mit Labels#

Was sind Labels?#

Labels sind Kategorisierungs-Tags, die du Kontakten und Organisationen zuweisen kannst:

• “Kunde” - Bestehende Kunden
• “Lead” - Potenzielle Kunden
• “Lieferant” - Dienstleister und Zulieferer
• “Partner” - Geschäftspartner
• “VIP” - Wichtige Kontakte
• “Aktiv” / “Inaktiv” - Status
• “Regional: Zürich” - Geografische Zuordnung

Labels zuweisen#

Beim Erstellen

• Wähle Labels im Kontakt-Formular aus (Mehrfachauswahl)

Beim Bearbeiten

• Öffne den Kontakt
• Klicke auf “Bearbeiten”
• Ändere die Label-Auswahl im Formular

Neue Labels erstellen#

1. Gehe zu “Labels” in der CRM-Navigation
2. Klicke auf "+ Label hinzufügen”
3. Gib einen Titel ein (z.B. “Strategischer Partner”)
4. Klicke auf “Speichern”

Das neue Label steht nun in allen Kontakt- und Organisations-Formularen zur Verfügung.

Labels verwalten#

Label-Liste ansehen

• Zeigt alle verfügbaren Labels
• Zeigt die Anzahl verknüpfter Objekte pro Label

Label bearbeiten

• Klicke auf ein Label in der Liste
• Ändere den Titel
• Speichere die Änderungen

Label löschen

• Achtung: Verknüpfungen gehen verloren!
• Prüfe vorher die Anzahl verknüpfter Objekte

Kontakt löschen#

Vorsicht beim Löschen#

⚠️ Warnung: Das Löschen von Kontakten ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vor dem Löschen prüfen#

Prüfe folgende Punkte:

• ❓ Gibt es Beteiligungen an Projekten, Verträgen oder anderen Objekten?
• ❓ Ist der Kontakt in Dokumenten referenziert?
• ❓ Gibt es E-Mail-Korrespondenz mit diesem Kontakt?
• ❓ Ist der Kontakt mit Bexio synchronisiert?

💡 Tipp: Statt zu löschen, erwäge ein Label “Inaktiv” zuzuweisen.

Kontakt löschen#

1. Öffne die Kontakt-Detailansicht
2. Klicke auf das Löschen-Icon (Mülleimer) oben rechts
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Der Kontakt wird gelöscht

Alternative: Inaktiv markieren#

Statt zu löschen, markiere Kontakte als inaktiv:

1. Erstelle ein Label “Inaktiv”
2. Weise es inaktiven Kontakten zu
3. Filtere bei Bedarf nach aktiven Kontakten

Vorteile:

• ✅ Historische Daten bleiben erhalten
• ✅ Beteiligungen bleiben sichtbar
• ✅ Kann reaktiviert werden
• ✅ Keine Datenverluste

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

Vollständige Daten erfassen

• Erfasse möglichst alle Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
• Fehlende Daten erschweren die Kontaktaufnahme

Verlinkte Organisationen verwenden

• Nutze “Verlinkte Organisationseinheit” statt Freitext
• Ermöglicht bessere Auswertungen und Verknüpfungen

Labels konsequent verwenden

• Definiere ein Label-System und halte dich daran
• Beispiel: “Status: Aktiv/Inaktiv”, “Typ: Kunde/Lieferant/Partner”

Beschreibungsfeld nutzen

• Notiere wichtige Informationen im Beschreibungsfeld
• Nutze Markdown für Struktur
• Beispiel: Meeting-Notizen, Präferenzen, Besonderheiten

Profilbilder hinzufügen

• Mache Kontakte persönlicher mit Profilbildern
• Hilft bei der Wiedererkennung in Listen

Social Media Profile verlinken

• LinkedIn und Xing sind wertvolle Informationsquellen
• Halte die Links aktuell

Regelmässig aktualisieren

• Kontaktdaten ändern sich: E-Mail, Telefon, Position
• Plane regelmässige Reviews ein

❌ Häufige Fehler#

Duplikate erstellen

• Problem: Mehrere Einträge für dieselbe Person
• Lösung: Vor dem Anlegen nach existierenden Kontakten suchen

Unvollständige Daten

• Problem: Fehlende E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
• Lösung: Mindestens E-Mail ODER Telefon erfassen

Keine Labels zuweisen

• Problem: Unkategorisierte Kontakte sind schwer zu filtern
• Lösung: Beim Erstellen direkt Labels zuweisen

Freitext statt verlinkter Organisation

• Problem: Keine echte Verknüpfung zur Organisation
• Lösung: Organisation zuerst anlegen, dann verlinken

Beschreibungsfeld leer lassen

• Problem: Wichtige Informationen gehen verloren
• Lösung: Notiere Besonderheiten, Präferenzen, Meeting-Notes

Inaktive Kontakte löschen

• Problem: Historische Daten und Beteiligungen gehen verloren
• Lösung: Label “Inaktiv” verwenden statt löschen

Häufige Fragen#

Wie finde ich doppelte Kontakte?#

Aktuell gibt es keine automatische Duplikate-Erkennung. Nutze die Suchfunktion und prüfe vor dem Anlegen:

1. Suche nach Nachname
2. Suche nach E-Mail
3. Prüfe die Organisation

Kann ich Kontakte importieren?#

Massenimport ist aktuell nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar. Wende dich für CSV-Importe an deinen Administrator.

Wie kann ich alle Kontakte einer Organisation sehen?#

1. Öffne die Organisation in der Organisations-Liste
2. Im Tab “Beteiligungen” siehst du alle verknüpften Kontakte
3. Alternativ: Filtere in der Kontakte-Liste nach Organisation

Was ist der Unterschied zwischen “Organisation” und “Verlinkte Organisationseinheit”?#

• Organisation (Freitext): Einfaches Textfeld ohne Verknüpfung
• Verlinkte Organisationseinheit: Echte Verknüpfung zu einem Organisations-Objekt

💡 Empfehlung: Verwende immer “Verlinkte Organisationseinheit” für bessere Auswertungen.

Warum kann ich einen Kontakt nicht löschen?#

Mögliche Gründe:

• Du hast keine Lösch-Berechtigung (crm.delete_contact)
• Wende dich an deinen Administrator

Wie kann ich Kontakte exportieren?#

Export über die UI ist aktuell nicht verfügbar. Frage deinen Administrator nach:

• CSV-Export
• Excel-Export
• Bexio-Synchronisation

Wird die Änderungshistorie gespeichert?#

Ja, alle Änderungen werden protokolliert:

• Was wurde geändert
• Wann wurde geändert
• Wer hat geändert

Die Historie ist im Dashboard unter “Letzte Änderungen” einsehbar.

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Kontakte verwalten kannst:

1. Lerne Organisationen zu verwalten (Kapitel 3)
2. Verstehe Beteiligungen und Rollen (Kapitel 4)
3. Nutze CRM-Integrationen mit anderen Modulen (Kapitel 5)