Unternehmen verwalten

In diesem Kapitel lernst du, wie du Organisationen (Unternehmen) im ELIZA CRM erstellst, bearbeitest und effektiv verwaltest.

Organisationen-Liste öffnen

1. Klicke in der CRM-Navigation auf “Organisationen”
2. Du siehst die Organisationen-Übersicht mit allen Unternehmen

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Neue Organisation erstellen

Schritt 1: Formular öffnen

Klicke auf den grünen Button "+ Organisation hinzufügen" im Dashboard oder in der Organisationen-Liste.

Schritt 2: Unternehmensdaten eingeben

Das Formular ist klar strukturiert und erfasst alle wichtigen Geschäftsdaten.

Name (Pflicht)

Firmenname

• Vollständiger, offizieller Firmenname
• Beispiel: “Beispiel AG”, “Muster GmbH”, “Schweizer Beratung KLG”

💡 Tipp: Verwende den offiziellen Namen aus dem Handelsregister für Konsistenz.

Beschreibung / Kommentar

Freitextfeld für zusätzliche Informationen

• Notizen zur Organisation
• Geschäftsfeld, Branche
• Besonderheiten, wichtige Informationen
• Unterstützt Markdown-Formatierung

Beispiel:

## Geschäftsfeld
- Software-Entwicklung
- IT-Beratung
- Cloud-Services

## Besonderheiten
- Hauptlieferant für CRM-Systeme
- Bevorzugte Zahlungskonditionen: 30 Tage netto
- Ansprechperson IT: Max Muster

Geschäftliche Kontaktdaten

Strasse (Geschäftlich)

• Vollständige Geschäftsadresse
• Mehrere Zeilen möglich
• Beispiel:

  Musterstrasse 123
  Gebäude A, 3. Stock
  Postfach 456
  

PLZ und Ort

• PLZ (Geschäftlich): z.B. “8001”
• Ort (Geschäftlich): z.B. “Zürich”

💡 Tipp: Diese Daten werden für Google Maps Integration und geografische Auswertungen verwendet.

Website (URL)

• Vollständige Website-Adresse
• Beispiel: “https://www.beispielfirma.ch”
• Wird als klickbarer Link angezeigt

E-Mail (Geschäftlich)

• Allgemeine Kontakt-E-Mail der Firma
• z.B. “info@beispielfirma.ch” oder “kontakt@beispielfirma.ch”
• Wird als mailto-Link angezeigt

Telefon (Geschäftlich)

• Zentrale Telefonnummer
• Beispiel: “+41 44 123 45 67”
• Wird als tel-Link angezeigt (klickbar auf Smartphones)

Social Media und Unternehmensprofile

LinkedIn (URL)

• Link zur LinkedIn Unternehmensseite
• Beispiel: “https://www.linkedin.com/company/beispiel-ag/"
• Wird mit LinkedIn-Logo angezeigt

Xing (URL)

• Link zur Xing Unternehmensseite
• Beispiel: “https://www.xing.com/pages/beispielag"
• Wird mit Xing-Logo angezeigt

Moneyhouse (URL)

• Link zum Moneyhouse-Profil (Schweizer Firmenverzeichnis)
• Enthält Finanzdaten, Handelsregisterauszug, etc.
• Beispiel: “https://www.moneyhouse.ch/de/company/beispiel-ag-..."

Moneyhouse (UID)

• Unternehmens-Identifikationsnummer
• Format: CHE-123.456.789
• Schweizer Handelsregister-Nummer

💡 Tipp: Moneyhouse-Daten sind wertvoll für Bonitätsprüfungen und Unternehmensanalysen.

Labels

Kategorisierung

• Wähle ein oder mehrere Labels aus der Liste
• Mehrfachauswahl möglich (Ctrl/Cmd + Klick)
• Beispiele: “Kunde”, “Lieferant”, “Partner”, “Lead”

Typische Label-Systeme:

Status:
- Aktiv
- Inaktiv
- Lead

Typ:
- Kunde
- Lieferant
- Partner
- Wettbewerber

Grösse:
- KMU
- Enterprise
- Startup

Region:
- Zürich
- Bern
- Westschweiz

Schritt 3: Speichern

Klicke auf den grünen “Speichern” Button unten rechts im Formular.

✅ Erfolg! Die Organisation wurde erstellt und du wirst zur Detailansicht weitergeleitet.

Organisation bearbeiten

Organisation öffnen

1. Gehe zur Organisationen-Liste
2. Klicke auf den Namen der Organisation
3. In der Detailansicht klicke auf das Bearbeiten-Icon (Stift) oben rechts

Änderungen vornehmen

• Alle Felder können bearbeitet werden
• Änderungen werden im Änderungsprotokoll aufgezeichnet
• Du siehst, wer wann was geändert hat

Speichern

Klicke auf “Speichern” um die Änderungen zu übernehmen.

Organisations-Detailansicht

Die Detailansicht zeigt alle wichtigen Informationen und Verknüpfungen:

Kopfbereich

Navigation und Aktionen

Oben rechts findest du folgende Icons:

• ✏️ Bearbeiten: Organisation bearbeiten
• 🗑️ Löschen: Organisation löschen (Vorsicht!)
• ☁️ Bexio: Organisation in Bexio öffnen (nur wenn Bexio ID vorhanden)

Übersicht

Kontaktdaten-Block

Firmenname
Strasse
PLZ Ort
📧 E-Mail
📞 Telefon
🌐 Website

Auf Google Maps anzeigen

• Klicke auf den Link unter der Adresse
• Öffnet die Geschäftsadresse in Google Maps
• Nützlich für Besuchsplanung und Routennavigation

Social Media Profile

Wenn LinkedIn, Xing oder Moneyhouse hinterlegt sind, werden die Icons angezeigt:

• 🔗 LinkedIn-Logo (klickbar)
• 🔗 Xing-Logo (klickbar)
• 🔗 Moneyhouse-Logo (klickbar)

Weitere Informationen

• Beschreibung/Kommentar: Markdown-formatierte Notizen und Details
• Labels: Alle zugewiesenen Labels mit Klick zur Label-Detailseite

Tab: Beteiligungen

Zeigt alle Beteiligungen der Organisation:

Was sind Beteiligungen?

Beteiligungen verknüpfen die Organisation mit anderen ELIZA-Objekten:

• Projekte: An welchen Projekten ist die Organisation beteiligt?
• Verträge: Welche Verträge bestehen mit der Organisation?
• Angebote: Welche Angebote wurden erstellt?
• Andere Module: Alle weiteren Verknüpfungen

Ansicht

Tabelle mit folgenden Spalten:

Rollen

Oben in der Detailansicht siehst du alle eindeutigen Rollen der Organisation:

• Kunde
• Lieferant
• Partner

Diese werden automatisch aus allen Beteiligungen aggregiert.

💡 Tipp: Beteiligungen werden automatisch erstellt, wenn du die Organisation in anderen Modulen zuweist.

Tab: Info

Zeigt Metadaten:

• Erstellt am: Wann wurde die Organisation erstellt?
• Geändert am: Letzte Änderung
• Bexio ID: Falls mit Bexio synchronisiert

Verknüpfung: Kontakte und Organisationen

Kontakte mit Organisationen verknüpfen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte mit Organisationen zu verknüpfen:

Methode 1: Beim Kontakt erstellen

1. Öffne “Kontakt erstellen”
2. Im Feld “Verlinkte Organisationseinheit” wähle die Organisation aus
3. Speichere den Kontakt

✅ Der Kontakt ist nun mit der Organisation verknüpft.

Methode 2: Bestehenden Kontakt bearbeiten

1. Öffne den Kontakt
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Wähle im Feld “Verlinkte Organisationseinheit” die Organisation
4. Speichere den Kontakt

Kontakte einer Organisation anzeigen

Um alle Kontakte einer Organisation zu sehen:

1. Öffne die Organisation
2. Gehe zum Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle verknüpften Kontakte mit ihren Rollen

Alternativ:

1. Gehe zur Kontakte-Liste
2. Nutze die Suche und gib den Organisationsnamen ein
3. Alle Kontakte dieser Organisation werden angezeigt

Organisationen suchen und filtern

Suchfunktion

Die Organisationen-Liste hat oben rechts ein Suchfeld:

• Suche nach Firmenname
• Suche nach Ort
• Suche nach E-Mail

Die Suche erfolgt in Echtzeit und filtert die Tabelle dynamisch.

Filter

Nutze die Filter-Optionen über der Tabelle:

Nach Labels filtern

• Klicke auf das Filter-Symbol
• Wähle ein oder mehrere Labels
• Die Liste zeigt nur Organisationen mit diesen Labels

Nach Ort filtern

• Filtere nach Geschäftsort
• Nützlich für regionale Auswertungen
• Beispiel: Alle Kunden in Zürich

Sortierung

Klicke auf die Spaltenüberschriften um zu sortieren:

• Alphabetisch: Nach Firmenname
• Geografisch: Nach Ort
• Umgekehrte Sortierung: Erneuter Klick kehrt die Sortierung um

Organisationen kategorisieren mit Labels

Typische Label-Strukturen

Status-Labels

• “Aktiv” - Aktive Geschäftsbeziehung
• “Inaktiv” - Ehemalige Geschäftsbeziehung
• “Lead” - Potenzielle Kunden
• “Prospect” - Qualifizierte Leads

Typ-Labels

• “Kunde” - Bestehende Kunden
• “Lieferant” - Zulieferer und Dienstleister
• “Partner” - Geschäftspartner
• “Wettbewerber” - Konkurrenz (für Marktbeobachtung)

Grössen-Labels

• “KMU” - Kleine und mittlere Unternehmen
• “Enterprise” - Grosskunden
• “Startup” - Jungunternehmen
• “Konzern” - Grosse Unternehmensgruppen

Regional-Labels

• “Zürich”, “Bern”, “Basel”, “Westschweiz”, “Tessin”
• “DACH” (Deutschland, Österreich, Schweiz)
• “International”

Labels zuweisen

Beim Erstellen

• Wähle Labels im Organisations-Formular aus (Mehrfachauswahl)

Beim Bearbeiten

• Öffne die Organisation
• Klicke auf “Bearbeiten”
• Ändere die Label-Auswahl im Formular

Neue Labels erstellen

1. Gehe zu “Labels” in der CRM-Navigation
2. Klicke auf "+ Label hinzufügen”
3. Gib einen Titel ein (z.B. “VIP-Kunde”)
4. Klicke auf “Speichern”

Das neue Label steht nun in allen Organisations- und Kontakt-Formularen zur Verfügung.

Organisation löschen

Vorsicht beim Löschen

⚠️ Warnung: Das Löschen von Organisationen ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vor dem Löschen prüfen

Prüfe folgende Punkte:

• ❓ Gibt es verknüpfte Kontakte?
• ❓ Gibt es Beteiligungen an Projekten, Verträgen oder anderen Objekten?
• ❓ Ist die Organisation in Dokumenten referenziert?
• ❓ Gibt es Verträge mit dieser Organisation?
• ❓ Ist die Organisation mit Bexio synchronisiert?

💡 Tipp: Statt zu löschen, erwäge ein Label “Inaktiv” zuzuweisen.

Organisation löschen

1. Öffne die Organisations-Detailansicht
2. Klicke auf das Löschen-Icon (Mülleimer) oben rechts
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Die Organisation wird gelöscht

Alternative: Inaktiv markieren

Statt zu löschen, markiere Organisationen als inaktiv:

1. Erstelle ein Label “Inaktiv”
2. Weise es inaktiven Organisationen zu
3. Filtere bei Bedarf nach aktiven Organisationen

Vorteile:

• ✅ Historische Daten bleiben erhalten
• ✅ Beteiligungen und Verträge bleiben sichtbar
• ✅ Kann reaktiviert werden
• ✅ Keine Datenverluste
• ✅ Änderungshistorie bleibt erhalten

Best Practices

✅ Empfehlungen

Vollständige Firmendaten erfassen

• Name (offizieller Handelsregistername)
• Vollständige Geschäftsadresse
• Zentrale Telefonnummer und E-Mail
• Website und Social Media Profile

Moneyhouse-Daten nutzen

• Verlinke Schweizer Firmen mit Moneyhouse
• Nutze die UID für eindeutige Identifikation
• Ermöglicht Bonitätsprüfungen und Firmenanalysen

Labels konsequent verwenden

• Definiere ein Label-System (Status, Typ, Grösse, Region)
• Halte dich konsequent an die Struktur
• Beispiel: Jede Organisation hat mindestens ein Status- und ein Typ-Label

Beschreibungsfeld nutzen

• Notiere Geschäftsfeld und Branche
• Halte Besonderheiten fest (Zahlungskonditionen, Präferenzen)
• Nutze Markdown für Struktur

Social Media Profile pflegen

• LinkedIn für B2B-Unternehmen
• Xing für DACH-Region
• Hilft bei Research und Kontaktaufnahme

Regelmässig aktualisieren

• Unternehmensdaten ändern sich: Adresse, Telefon, Website
• Prüfe bei jedem Kontakt, ob die Daten noch aktuell sind
• Plane jährliche Daten-Reviews

Kontakte verknüpfen

• Verknüpfe Kontakte immer mit ihrer Organisation
• Nutze “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontaktformular
• Ermöglicht bessere Auswertungen und Übersichten

❌ Häufige Fehler

Duplikate erstellen

• Problem: Mehrere Einträge für dieselbe Firma (z.B. “Beispiel AG” und “Beispiel”)
• Lösung: Vor dem Anlegen nach existierenden Organisationen suchen

Unvollständige Daten

• Problem: Fehlende Adresse oder Kontaktdaten
• Lösung: Mindestens Name, Adresse und E-Mail oder Telefon erfassen

Keine Labels zuweisen

• Problem: Unkategorisierte Organisationen sind schwer zu filtern
• Lösung: Beim Erstellen direkt Labels zuweisen (mind. Status und Typ)

Moneyhouse ignorieren

• Problem: Wertvolle Firmendaten bleiben ungenutzt
• Lösung: Bei Schweizer Firmen immer Moneyhouse verlinken

Beschreibungsfeld leer lassen

• Problem: Wichtige Informationen gehen verloren
• Lösung: Notiere Geschäftsfeld, Besonderheiten, Zahlungskonditionen

Inaktive Organisationen löschen

• Problem: Historische Daten und Verträge gehen verloren
• Lösung: Label “Inaktiv” verwenden statt löschen

Kontakte nicht verknüpfen

• Problem: Kontakte sind nicht der Organisation zugeordnet
• Lösung: Nutze “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontaktformular

Häufige Fragen

Wie finde ich doppelte Organisationen?

Aktuell gibt es keine automatische Duplikate-Erkennung. Nutze die Suchfunktion:

1. Suche nach Firmenname
2. Prüfe Ort und Adresse
3. Prüfe Moneyhouse UID (eindeutig)

💡 Tipp: Bei Duplikaten, verschiebe alle Verknüpfungen zur korrekten Organisation, dann lösche das Duplikat.

Kann ich Organisationen importieren?

Massenimport ist aktuell nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar. Wende dich für CSV-Importe an deinen Administrator.

Wie kann ich alle Kontakte einer Organisation sehen?

Methode 1: In der Organisation

1. Öffne die Organisation
2. Tab “Beteiligungen” zeigt verknüpfte Kontakte

Methode 2: In der Kontakte-Liste

1. Gehe zur Kontakte-Liste
2. Suche nach dem Organisationsnamen
3. Alle Kontakte dieser Organisation werden angezeigt

Was passiert mit Kontakten, wenn ich eine Organisation lösche?

Kontakte bleiben erhalten, aber die Verknüpfung geht verloren:

• Das Feld “Verlinkte Organisationseinheit” wird geleert
• Das Feld “Organisation” (Freitext) bleibt eventuell erhalten

⚠️ Achtung: Verknüpfungen können nicht wiederhergestellt werden!

Wie kann ich Organisationen exportieren?

Export über die UI ist aktuell nicht verfügbar. Frage deinen Administrator nach:

• CSV-Export
• Excel-Export
• Bexio-Synchronisation

Wird die Änderungshistorie gespeichert?

Ja, alle Änderungen werden protokolliert:

• Was wurde geändert
• Wann wurde geändert
• Wer hat geändert

Die Historie ist im Dashboard unter “Letzte Änderungen” einsehbar.

Was ist der Unterschied zwischen Labels und Rollen?

• Labels: Kategorisierung von Kontakten und Organisationen (Status, Typ, Region)
• Rollen: Funktion in einem spezifischen Kontext (z.B. “Projektleiter” in Projekt XYZ)

Labels sind statisch und allgemein, Rollen sind dynamisch und kontextspezifisch.

Kann ich eine Organisation in mehreren Kategorien haben?

Ja! Eine Organisation kann mehrere Labels haben:

• “Kunde” + “Partner” (wenn beides zutrifft)
• “Aktiv” + “Enterprise” + “Zürich” (kombinierte Kategorisierung)

Das ermöglicht flexible Filterung und Auswertungen.

Integration mit anderen Modulen

Das CRM-Modul ist mit vielen anderen ELIZA-Modulen verbunden:

Projekte

• Projektauftraggeber aus CRM-Organisationen
• Projektbeteiligte aus CRM-Kontakten
• Automatische Beteiligungen-Erstellung

Verträge

• Vertragsparteien aus CRM-Organisationen
• Ansprechpersonen aus CRM-Kontakten
• Vertragsverwaltung mit CRM-Bezug

Angebote (Quotes)

• Angebotsempfänger aus CRM-Organisationen
• Ansprechpersonen aus CRM-Kontakten
• Lead-Management

Dokumente (DMS)

• Dokumente können mit Organisationen verknüpft werden
• Verträge, Angebote, Korrespondenz

Bexio

• Synchronisation mit Bexio-Kontakten
• Bexio ID wird im CRM gespeichert
• Direkt-Link zu Bexio-Profil

💡 Mehr Details zur Integration in Kapitel 5: Integration mit anderen Modulen

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Organisationen verwalten kannst:

1. Verstehe Beteiligungen und Rollen (Kapitel 4)
2. Nutze CRM-Integrationen mit anderen Modulen (Kapitel 5)
3. Optimiere dein Label-System für bessere Kategorisierung