Unternehmen verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Organisationen (Unternehmen) im ELIZA CRM erstellst, bearbeitest und effektiv verwaltest.

Organisationen-Liste öffnen#

1. Klicke in der CRM-Navigation auf “Organisationen”
2. Du siehst die Organisationen-Übersicht mit allen Unternehmen

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Neue Organisation erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen#

Klicke auf den grünen Button "+ Organisation hinzufügen" im Dashboard oder in der Organisationen-Liste.

Schritt 2: Unternehmensdaten eingeben#

Das Formular ist klar strukturiert und erfasst alle wichtigen Geschäftsdaten.

Name (Pflicht)#

Firmenname

• Vollständiger, offizieller Firmenname
• Beispiel: “Beispiel AG”, “Muster GmbH”, “Schweizer Beratung KLG”

💡 Tipp: Verwende den offiziellen Namen aus dem Handelsregister für Konsistenz.

Beschreibung / Kommentar#

Freitextfeld für zusätzliche Informationen

• Notizen zur Organisation
• Geschäftsfeld, Branche
• Besonderheiten, wichtige Informationen
• Unterstützt Markdown-Formatierung

Beispiel:

## Geschäftsfeld
- Software-Entwicklung
- IT-Beratung
- Cloud-Services

## Besonderheiten
- Hauptlieferant für CRM-Systeme
- Bevorzugte Zahlungskonditionen: 30 Tage netto
- Ansprechperson IT: Max Muster

Geschäftliche Kontaktdaten#

Strasse (Geschäftlich)

• Vollständige Geschäftsadresse
• Mehrere Zeilen möglich
• Beispiel:

  Musterstrasse 123
  Gebäude A, 3. Stock
  Postfach 456

PLZ und Ort

• PLZ (Geschäftlich): z.B. “8001”
• Ort (Geschäftlich): z.B. “Zürich”

💡 Tipp: Diese Daten werden für Google Maps Integration und geografische Auswertungen verwendet.

Website (URL)

• Vollständige Website-Adresse
• Beispiel: “https://www.beispielfirma.ch”
• Wird als klickbarer Link angezeigt

E-Mail (Geschäftlich)

• Allgemeine Kontakt-E-Mail der Firma
• z.B. “info@beispielfirma.ch” oder “kontakt@beispielfirma.ch”
• Wird als mailto-Link angezeigt

Telefon (Geschäftlich)

• Zentrale Telefonnummer
• Beispiel: “+41 44 123 45 67”
• Wird als tel-Link angezeigt (klickbar auf Smartphones)

Social Media und Unternehmensprofile#

LinkedIn (URL)

• Link zur LinkedIn Unternehmensseite
• Beispiel: “https://www.linkedin.com/company/beispiel-ag/"
• Wird mit LinkedIn-Logo angezeigt

Xing (URL)

• Link zur Xing Unternehmensseite
• Beispiel: “https://www.xing.com/pages/beispielag"
• Wird mit Xing-Logo angezeigt

Moneyhouse (URL)

• Link zum Moneyhouse-Profil (Schweizer Firmenverzeichnis)
• Enthält Finanzdaten, Handelsregisterauszug, etc.
• Beispiel: “https://www.moneyhouse.ch/de/company/beispiel-ag-..."

Moneyhouse (UID)

• Unternehmens-Identifikationsnummer
• Format: CHE-123.456.789
• Schweizer Handelsregister-Nummer

💡 Tipp: Moneyhouse-Daten sind wertvoll für Bonitätsprüfungen und Unternehmensanalysen.

Labels#

Kategorisierung

• Wähle ein oder mehrere Labels aus der Liste
• Mehrfachauswahl möglich (Ctrl/Cmd + Klick)
• Beispiele: “Kunde”, “Lieferant”, “Partner”, “Lead”

Typische Label-Systeme:

Status:
- Aktiv
- Inaktiv
- Lead

Typ:
- Kunde
- Lieferant
- Partner
- Wettbewerber

Grösse:
- KMU
- Enterprise
- Startup

Region:
- Zürich
- Bern
- Westschweiz

Schritt 3: Speichern#

Klicke auf den grünen “Speichern” Button unten rechts im Formular.

✅ Erfolg! Die Organisation wurde erstellt und du wirst zur Detailansicht weitergeleitet.

Organisation bearbeiten#

Organisation öffnen#

1. Gehe zur Organisationen-Liste
2. Klicke auf den Namen der Organisation
3. In der Detailansicht klicke auf das Bearbeiten-Icon (Stift) oben rechts

Änderungen vornehmen#

• Alle Felder können bearbeitet werden
• Änderungen werden im Änderungsprotokoll aufgezeichnet
• Du siehst, wer wann was geändert hat

Speichern#

Klicke auf “Speichern” um die Änderungen zu übernehmen.

Organisations-Detailansicht#

Die Detailansicht zeigt alle wichtigen Informationen und Verknüpfungen:

Kopfbereich#

Navigation und Aktionen

Oben rechts findest du folgende Icons:

• ✏️ Bearbeiten: Organisation bearbeiten
• 🗑️ Löschen: Organisation löschen (Vorsicht!)
• ☁️ Bexio: Organisation in Bexio öffnen (nur wenn Bexio ID vorhanden)

Übersicht#

Kontaktdaten-Block

Firmenname
Strasse
PLZ Ort
📧 E-Mail
📞 Telefon
🌐 Website

Auf Google Maps anzeigen

• Klicke auf den Link unter der Adresse
• Öffnet die Geschäftsadresse in Google Maps
• Nützlich für Besuchsplanung und Routennavigation

Social Media Profile

Wenn LinkedIn, Xing oder Moneyhouse hinterlegt sind, werden die Icons angezeigt:

• 🔗 LinkedIn-Logo (klickbar)
• 🔗 Xing-Logo (klickbar)
• 🔗 Moneyhouse-Logo (klickbar)

Weitere Informationen

• Beschreibung/Kommentar: Markdown-formatierte Notizen und Details
• Labels: Alle zugewiesenen Labels mit Klick zur Label-Detailseite

Tab: Beteiligungen#

Zeigt alle Beteiligungen der Organisation:

Was sind Beteiligungen?

Beteiligungen verknüpfen die Organisation mit anderen ELIZA-Objekten:

• Projekte: An welchen Projekten ist die Organisation beteiligt?
• Verträge: Welche Verträge bestehen mit der Organisation?
• Angebote: Welche Angebote wurden erstellt?
• Andere Module: Alle weiteren Verknüpfungen

Ansicht

Tabelle mit folgenden Spalten:

Rollen

Oben in der Detailansicht siehst du alle eindeutigen Rollen der Organisation:

• Kunde
• Lieferant
• Partner

Diese werden automatisch aus allen Beteiligungen aggregiert.

💡 Tipp: Beteiligungen werden automatisch erstellt, wenn du die Organisation in anderen Modulen zuweist.

Tab: Info#

Zeigt Metadaten:

• Erstellt am: Wann wurde die Organisation erstellt?
• Geändert am: Letzte Änderung
• Bexio ID: Falls mit Bexio synchronisiert

Verknüpfung: Kontakte und Organisationen#

Kontakte mit Organisationen verknüpfen#

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte mit Organisationen zu verknüpfen:

Methode 1: Beim Kontakt erstellen#

1. Öffne “Kontakt erstellen”
2. Im Feld “Verlinkte Organisationseinheit” wähle die Organisation aus
3. Speichere den Kontakt

✅ Der Kontakt ist nun mit der Organisation verknüpft.

Methode 2: Bestehenden Kontakt bearbeiten#

1. Öffne den Kontakt
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Wähle im Feld “Verlinkte Organisationseinheit” die Organisation
4. Speichere den Kontakt

Kontakte einer Organisation anzeigen#

Um alle Kontakte einer Organisation zu sehen:

1. Öffne die Organisation
2. Gehe zum Tab “Beteiligungen”
3. Du siehst alle verknüpften Kontakte mit ihren Rollen

Alternativ:

1. Gehe zur Kontakte-Liste
2. Nutze die Suche und gib den Organisationsnamen ein
3. Alle Kontakte dieser Organisation werden angezeigt

Organisationen suchen und filtern#

Suchfunktion#

Die Organisationen-Liste hat oben rechts ein Suchfeld:

• Suche nach Firmenname
• Suche nach Ort
• Suche nach E-Mail

Die Suche erfolgt in Echtzeit und filtert die Tabelle dynamisch.

Filter#

Nutze die Filter-Optionen über der Tabelle:

Nach Labels filtern

• Klicke auf das Filter-Symbol
• Wähle ein oder mehrere Labels
• Die Liste zeigt nur Organisationen mit diesen Labels

Nach Ort filtern

• Filtere nach Geschäftsort
• Nützlich für regionale Auswertungen
• Beispiel: Alle Kunden in Zürich

Sortierung#

Klicke auf die Spaltenüberschriften um zu sortieren:

• Alphabetisch: Nach Firmenname
• Geografisch: Nach Ort
• Umgekehrte Sortierung: Erneuter Klick kehrt die Sortierung um

Organisationen kategorisieren mit Labels#

Typische Label-Strukturen#

Status-Labels

• “Aktiv” - Aktive Geschäftsbeziehung
• “Inaktiv” - Ehemalige Geschäftsbeziehung
• “Lead” - Potenzielle Kunden
• “Prospect” - Qualifizierte Leads

Typ-Labels

• “Kunde” - Bestehende Kunden
• “Lieferant” - Zulieferer und Dienstleister
• “Partner” - Geschäftspartner
• “Wettbewerber” - Konkurrenz (für Marktbeobachtung)

Grössen-Labels

• “KMU” - Kleine und mittlere Unternehmen
• “Enterprise” - Grosskunden
• “Startup” - Jungunternehmen
• “Konzern” - Grosse Unternehmensgruppen

Regional-Labels

• “Zürich”, “Bern”, “Basel”, “Westschweiz”, “Tessin”
• “DACH” (Deutschland, Österreich, Schweiz)
• “International”

Labels zuweisen#

Beim Erstellen

• Wähle Labels im Organisations-Formular aus (Mehrfachauswahl)

Beim Bearbeiten

• Öffne die Organisation
• Klicke auf “Bearbeiten”
• Ändere die Label-Auswahl im Formular

Neue Labels erstellen#

1. Gehe zu “Labels” in der CRM-Navigation
2. Klicke auf "+ Label hinzufügen”
3. Gib einen Titel ein (z.B. “VIP-Kunde”)
4. Klicke auf “Speichern”

Das neue Label steht nun in allen Organisations- und Kontakt-Formularen zur Verfügung.

Organisation löschen#

Vorsicht beim Löschen#

⚠️ Warnung: Das Löschen von Organisationen ist permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vor dem Löschen prüfen#

Prüfe folgende Punkte:

• ❓ Gibt es verknüpfte Kontakte?
• ❓ Gibt es Beteiligungen an Projekten, Verträgen oder anderen Objekten?
• ❓ Ist die Organisation in Dokumenten referenziert?
• ❓ Gibt es Verträge mit dieser Organisation?
• ❓ Ist die Organisation mit Bexio synchronisiert?

💡 Tipp: Statt zu löschen, erwäge ein Label “Inaktiv” zuzuweisen.

Organisation löschen#

1. Öffne die Organisations-Detailansicht
2. Klicke auf das Löschen-Icon (Mülleimer) oben rechts
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Die Organisation wird gelöscht

Alternative: Inaktiv markieren#

Statt zu löschen, markiere Organisationen als inaktiv:

1. Erstelle ein Label “Inaktiv”
2. Weise es inaktiven Organisationen zu
3. Filtere bei Bedarf nach aktiven Organisationen

Vorteile:

• ✅ Historische Daten bleiben erhalten
• ✅ Beteiligungen und Verträge bleiben sichtbar
• ✅ Kann reaktiviert werden
• ✅ Keine Datenverluste
• ✅ Änderungshistorie bleibt erhalten

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

Vollständige Firmendaten erfassen

• Name (offizieller Handelsregistername)
• Vollständige Geschäftsadresse
• Zentrale Telefonnummer und E-Mail
• Website und Social Media Profile

Moneyhouse-Daten nutzen

• Verlinke Schweizer Firmen mit Moneyhouse
• Nutze die UID für eindeutige Identifikation
• Ermöglicht Bonitätsprüfungen und Firmenanalysen

Labels konsequent verwenden

• Definiere ein Label-System (Status, Typ, Grösse, Region)
• Halte dich konsequent an die Struktur
• Beispiel: Jede Organisation hat mindestens ein Status- und ein Typ-Label

Beschreibungsfeld nutzen

• Notiere Geschäftsfeld und Branche
• Halte Besonderheiten fest (Zahlungskonditionen, Präferenzen)
• Nutze Markdown für Struktur

Social Media Profile pflegen

• LinkedIn für B2B-Unternehmen
• Xing für DACH-Region
• Hilft bei Research und Kontaktaufnahme

Regelmässig aktualisieren

• Unternehmensdaten ändern sich: Adresse, Telefon, Website
• Prüfe bei jedem Kontakt, ob die Daten noch aktuell sind
• Plane jährliche Daten-Reviews

Kontakte verknüpfen

• Verknüpfe Kontakte immer mit ihrer Organisation
• Nutze “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontaktformular
• Ermöglicht bessere Auswertungen und Übersichten

❌ Häufige Fehler#

Duplikate erstellen

• Problem: Mehrere Einträge für dieselbe Firma (z.B. “Beispiel AG” und “Beispiel”)
• Lösung: Vor dem Anlegen nach existierenden Organisationen suchen

Unvollständige Daten

• Problem: Fehlende Adresse oder Kontaktdaten
• Lösung: Mindestens Name, Adresse und E-Mail oder Telefon erfassen

Keine Labels zuweisen

• Problem: Unkategorisierte Organisationen sind schwer zu filtern
• Lösung: Beim Erstellen direkt Labels zuweisen (mind. Status und Typ)

Moneyhouse ignorieren

• Problem: Wertvolle Firmendaten bleiben ungenutzt
• Lösung: Bei Schweizer Firmen immer Moneyhouse verlinken

Beschreibungsfeld leer lassen

• Problem: Wichtige Informationen gehen verloren
• Lösung: Notiere Geschäftsfeld, Besonderheiten, Zahlungskonditionen

Inaktive Organisationen löschen

• Problem: Historische Daten und Verträge gehen verloren
• Lösung: Label “Inaktiv” verwenden statt löschen

Kontakte nicht verknüpfen

• Problem: Kontakte sind nicht der Organisation zugeordnet
• Lösung: Nutze “Verlinkte Organisationseinheit” im Kontaktformular

Häufige Fragen#

Wie finde ich doppelte Organisationen?#

Aktuell gibt es keine automatische Duplikate-Erkennung. Nutze die Suchfunktion:

1. Suche nach Firmenname
2. Prüfe Ort und Adresse
3. Prüfe Moneyhouse UID (eindeutig)

💡 Tipp: Bei Duplikaten, verschiebe alle Verknüpfungen zur korrekten Organisation, dann lösche das Duplikat.

Kann ich Organisationen importieren?#

Massenimport ist aktuell nicht über die Benutzeroberfläche verfügbar. Wende dich für CSV-Importe an deinen Administrator.

Wie kann ich alle Kontakte einer Organisation sehen?#

Methode 1: In der Organisation

1. Öffne die Organisation
2. Tab “Beteiligungen” zeigt verknüpfte Kontakte

Methode 2: In der Kontakte-Liste

1. Gehe zur Kontakte-Liste
2. Suche nach dem Organisationsnamen
3. Alle Kontakte dieser Organisation werden angezeigt

Was passiert mit Kontakten, wenn ich eine Organisation lösche?#

Kontakte bleiben erhalten, aber die Verknüpfung geht verloren:

• Das Feld “Verlinkte Organisationseinheit” wird geleert
• Das Feld “Organisation” (Freitext) bleibt eventuell erhalten

⚠️ Achtung: Verknüpfungen können nicht wiederhergestellt werden!

Wie kann ich Organisationen exportieren?#

Export über die UI ist aktuell nicht verfügbar. Frage deinen Administrator nach:

• CSV-Export
• Excel-Export
• Bexio-Synchronisation

Wird die Änderungshistorie gespeichert?#

Ja, alle Änderungen werden protokolliert:

• Was wurde geändert
• Wann wurde geändert
• Wer hat geändert

Die Historie ist im Dashboard unter “Letzte Änderungen” einsehbar.

Was ist der Unterschied zwischen Labels und Rollen?#

• Labels: Kategorisierung von Kontakten und Organisationen (Status, Typ, Region)
• Rollen: Funktion in einem spezifischen Kontext (z.B. “Projektleiter” in Projekt XYZ)

Labels sind statisch und allgemein, Rollen sind dynamisch und kontextspezifisch.

Kann ich eine Organisation in mehreren Kategorien haben?#

Ja! Eine Organisation kann mehrere Labels haben:

• “Kunde” + “Partner” (wenn beides zutrifft)
• “Aktiv” + “Enterprise” + “Zürich” (kombinierte Kategorisierung)

Das ermöglicht flexible Filterung und Auswertungen.

Integration mit anderen Modulen#

Das CRM-Modul ist mit vielen anderen ELIZA-Modulen verbunden:

Projekte#

• Projektauftraggeber aus CRM-Organisationen
• Projektbeteiligte aus CRM-Kontakten
• Automatische Beteiligungen-Erstellung

Verträge#

• Vertragsparteien aus CRM-Organisationen
• Ansprechpersonen aus CRM-Kontakten
• Vertragsverwaltung mit CRM-Bezug

Angebote (Quotes)#

• Angebotsempfänger aus CRM-Organisationen
• Ansprechpersonen aus CRM-Kontakten
• Lead-Management

Dokumente (DMS)#

• Dokumente können mit Organisationen verknüpft werden
• Verträge, Angebote, Korrespondenz

Bexio#

• Synchronisation mit Bexio-Kontakten
• Bexio ID wird im CRM gespeichert
• Direkt-Link zu Bexio-Profil

💡 Mehr Details zur Integration in Kapitel 5: Integration mit anderen Modulen

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Organisationen verwalten kannst:

1. Verstehe Beteiligungen und Rollen (Kapitel 4)
2. Nutze CRM-Integrationen mit anderen Modulen (Kapitel 5)
3. Optimiere dein Label-System für bessere Kategorisierung