Benachrichtigungen und Posteingang
Das Benachrichtigungssystem ist das zentrale Kommunikationswerkzeug in ELIZA. Hier erfährst du alles über den Posteingang, Lesebestätigungen und die Verwaltung deiner Nachrichten.
Posteingang
Der Posteingang enthält alle Benachrichtigungen, die an dich adressiert sind.
Posteingang öffnen
- Klicke auf Dashboard in der Navigation
- Wähle Posteingang im Dashboard-Menü
Oder:
- Klicke auf das Glocken-Symbol in der oberen Navigationsleiste
Aufbau des Posteingangs
Der Posteingang zeigt folgende Informationen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Gelesen/Ungelesen, Status-Icon |
| Betreff | Titel der Benachrichtigung |
| Absender | Wer hat die Nachricht gesendet |
| Datum | Wann wurde die Nachricht gesendet |
| Frist | Optionale Deadline |
| Aktionen | Öffnen, Löschen, etc. |
Benachrichtigungstypen
ELIZA unterscheidet verschiedene Benachrichtigungstypen:
| Typ | Icon | Beschreibung |
|---|---|---|
| Information | ℹ️ Blau | Allgemeine Informationen |
| Erfolg | 👍 Grün | Erfolgreiche Aktionen |
| Warnung | ⚠️ Rot | Warnungen und wichtige Hinweise |
| Fehler | ❌ Rot | Fehlermeldungen |
Status einer Benachrichtigung
Jede Benachrichtigung kann folgende Status haben:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Offen | Noch nicht bearbeitet |
| Akzeptiert | Vom Empfänger bestätigt/akzeptiert |
| Abgelehnt | Vom Empfänger abgelehnt |
Benachrichtigungen verwalten
Nachricht lesen
- Klicke auf eine Benachrichtigung im Posteingang
- Die Detailansicht öffnet sich
- Die Nachricht wird automatisch als gelesen markiert
Als gelesen/ungelesen markieren
Einzelne Nachricht:
- Öffne die Benachrichtigung
- Klicke auf Als ungelesen markieren (falls gelesen)
Oder:
- Klicke direkt in der Liste auf das Status-Symbol
Alle als gelesen markieren
- Öffne den Posteingang
- Klicke auf Alle als gelesen markieren
- Alle ungelesenen Nachrichten werden als gelesen markiert
Nachricht löschen
- Öffne die Benachrichtigung
- Klicke auf Löschen
- Bestätige die Löschung
Oder in der Liste:
- Klicke auf das Löschen-Symbol neben der Nachricht
- Bestätige die Löschung
⚠️ Wichtig: Gelöschte Benachrichtigungen können nicht wiederhergestellt werden.
Gelesene Nachrichten löschen
Du kannst alle gelesenen Nachrichten auf einmal löschen:
- Öffne den Posteingang
- Klicke auf Gelesene löschen
- Bestätige die Aktion
Lesebestätigungen
Manche Benachrichtigungen erfordern eine explizite Lesebestätigung.
Wann ist eine Lesebestätigung erforderlich?
Eine Lesebestätigung wird angefordert bei:
- Wichtigen Mitteilungen der Geschäftsleitung
- Dokumenten-Freigaben
- Compliance-relevanten Informationen
- Schulungsmaterialien
Lesebestätigung abgeben
- Öffne die Benachrichtigung
- Lies den Inhalt vollständig
- Optional: Füge einen Kommentar hinzu
- Klicke auf Bestätigen oder Akzeptieren
Ablehnen
In manchen Fällen kannst du eine Nachricht auch ablehnen:
- Öffne die Benachrichtigung
- Gib einen Kommentar mit der Begründung ein
- Klicke auf Ablehnen
💡 Tipp: Der Absender wird über deine Reaktion (Akzeptiert/Abgelehnt) benachrichtigt.
Unterschriften
Bei besonders wichtigen Dokumenten kann eine digitale Unterschrift erforderlich sein.
Wann ist eine Unterschrift erforderlich?
Unterschriften werden bei folgenden Anlässen angefordert:
- Vertragsdokumente
- Freigaben mit rechtlicher Relevanz
- Bestätigung von Richtlinien
- Genehmigungen
Unterschrift leisten
- Öffne die Benachrichtigung mit Unterschriftsanforderung
- Lies den Inhalt sorgfältig durch
- Im Unterschriftsfeld: Zeichne deine Unterschrift mit der Maus oder dem Finger
- Optional: Füge einen Kommentar hinzu
- Klicke auf Unterschreiben und Bestätigen
┌─────────────────────────────────────┐ │ Unterschriftsfeld │ │ │ │ ___ │ │ / \___/\ <- Deine Unterschrift│ │ │ │ [Löschen] [Unterschreiben] │ └─────────────────────────────────────┘
💡 Tipp: Du kannst die Unterschrift löschen und neu zeichnen, bevor du sie absendest.
Gesendete Nachrichten
Du kannst auch Nachrichten einsehen, die du selbst gesendet hast.
Gesendete anzeigen
- Öffne den Posteingang
- Wechsle zum Tab Gesendet
Offene Lesebestätigungen
Unter Gesendet (offen) siehst du Nachrichten, bei denen du auf eine Reaktion wartest:
- Wer hat noch nicht reagiert?
- Wer hat akzeptiert/abgelehnt?
- Status der Unterschriften
Nachricht erneut senden
Falls ein Empfänger nicht reagiert:
- Öffne die gesendete Nachricht
- Klicke auf Erneut senden
- Der Empfänger erhält die Nachricht erneut
Fristen und Deadlines
Benachrichtigungen können Fristen enthalten.
Frist erkennen
- Nachrichten mit Frist zeigen das Datum in der Liste
- Kritische Fristen werden farblich hervorgehoben (rot/orange)
- Das Datum zeigt den Ablauftermin
Fristen-Übersicht
Für einen Überblick über alle deine Fristen:
- Gehe zum Dashboard
- Klicke auf Meine Fristen
Die Fristen-Übersicht zeigt:
- Alle anstehenden Deadlines
- Fristen aus verschiedenen Modulen (Benachrichtigungen, Verträge, Projekte, etc.)
- Farbcodierung nach Dringlichkeit
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Rot | Überfällig oder heute fällig |
| Orange | In den nächsten Tagen fällig |
| Grün | Mehr als eine Woche Zeit |
Dateianhänge
Benachrichtigungen können Dateianhänge enthalten.
Anhänge anzeigen
- Öffne die Benachrichtigung
- Scrolle zum Bereich Dateien
- Alle Anhänge werden aufgelistet
Anhang herunterladen
- Klicke auf den Dateinamen
- Die Datei wird heruntergeladen
Anhang öffnen
Bei bestimmten Dateitypen (z.B. PDF):
- Klicke auf das Vorschau-Symbol
- Die Datei öffnet sich in einem neuen Tab
Benachrichtigungen im Glocken-Symbol
Das Glocken-Symbol in der oberen Navigation zeigt ungelesene Nachrichten.
Badge-Anzeige
- Eine Zahl zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen
- Klick öffnet eine Schnellansicht
- Von dort kannst du direkt zum Posteingang wechseln
Schnellaktionen
Im Dropdown des Glocken-Symbols:
- Nachricht anklicken: Direkt zur Nachricht
- Alle anzeigen: Zum vollständigen Posteingang
Häufige Fragen
Warum erhalte ich keine Benachrichtigungen?
Mögliche Ursachen:
- Du bist in keiner Empfängergruppe
- E-Mail-Benachrichtigungen sind deaktiviert
- Du hast die Berechtigung nicht
Lösung: Kontaktiere deinen Administrator.
Kann ich Benachrichtigungen per E-Mail erhalten?
Ja, je nach Systemkonfiguration werden Benachrichtigungen auch per E-Mail zugestellt. Die E-Mail enthält einen Link zur Nachricht in ELIZA.
Was passiert bei abgelaufenen Fristen?
Bei abgelaufenen Fristen:
- Die Nachricht wird rot markiert
- Der Absender wird ggf. benachrichtigt
- Die Aktion (Bestätigen/Unterschreiben) ist weiterhin möglich
Kann ich gelöschte Nachrichten wiederherstellen?
Nein, gelöschte Nachrichten werden dauerhaft entfernt.
Best Practices
- ✅ Täglich prüfen: Schaue regelmässig in deinen Posteingang
- ✅ Zeitnah reagieren: Bearbeite Nachrichten mit Lesebestätigung prompt
- ✅ Fristen beachten: Nutze die Fristen-Übersicht
- ✅ Aufräumen: Lösche gelesene Nachrichten regelmässig
- ❌ Nicht ignorieren: Unbearbeitete Nachrichten häufen sich
Nächste Schritte
Erfahre mehr über Dashboard-Einstellungen und erweiterte Funktionen: