Benachrichtigungen und Posteingang

Das Benachrichtigungssystem ist das zentrale Kommunikationswerkzeug in ELIZA. Hier erfährst du alles über den Posteingang, Lesebestätigungen und die Verwaltung deiner Nachrichten.

Posteingang

Der Posteingang enthält alle Benachrichtigungen, die an dich adressiert sind.

Posteingang öffnen

1. Klicke auf Dashboard in der Navigation
2. Wähle Posteingang im Dashboard-Menü

Oder:

• Klicke auf das Glocken-Symbol in der oberen Navigationsleiste

Aufbau des Posteingangs

Der Posteingang zeigt folgende Informationen:

Benachrichtigungstypen

ELIZA unterscheidet verschiedene Benachrichtigungstypen:

Status einer Benachrichtigung

Jede Benachrichtigung kann folgende Status haben:

Benachrichtigungen verwalten

Nachricht lesen

1. Klicke auf eine Benachrichtigung im Posteingang
2. Die Detailansicht öffnet sich
3. Die Nachricht wird automatisch als gelesen markiert

Als gelesen/ungelesen markieren

Einzelne Nachricht:

1. Öffne die Benachrichtigung
2. Klicke auf Als ungelesen markieren (falls gelesen)

Oder:

• Klicke direkt in der Liste auf das Status-Symbol

Alle als gelesen markieren

1. Öffne den Posteingang
2. Klicke auf Alle als gelesen markieren
3. Alle ungelesenen Nachrichten werden als gelesen markiert

Nachricht löschen

1. Öffne die Benachrichtigung
2. Klicke auf Löschen
3. Bestätige die Löschung

Oder in der Liste:

1. Klicke auf das Löschen-Symbol neben der Nachricht
2. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Gelöschte Benachrichtigungen können nicht wiederhergestellt werden.

Gelesene Nachrichten löschen

Du kannst alle gelesenen Nachrichten auf einmal löschen:

1. Öffne den Posteingang
2. Klicke auf Gelesene löschen
3. Bestätige die Aktion

Lesebestätigungen

Manche Benachrichtigungen erfordern eine explizite Lesebestätigung.

Wann ist eine Lesebestätigung erforderlich?

Eine Lesebestätigung wird angefordert bei:

• Wichtigen Mitteilungen der Geschäftsleitung
• Dokumenten-Freigaben
• Compliance-relevanten Informationen
• Schulungsmaterialien

Lesebestätigung abgeben

1. Öffne die Benachrichtigung
2. Lies den Inhalt vollständig
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Klicke auf Bestätigen oder Akzeptieren

Ablehnen

In manchen Fällen kannst du eine Nachricht auch ablehnen:

1. Öffne die Benachrichtigung
2. Gib einen Kommentar mit der Begründung ein
3. Klicke auf Ablehnen

💡 Tipp: Der Absender wird über deine Reaktion (Akzeptiert/Abgelehnt) benachrichtigt.

Unterschriften

Bei besonders wichtigen Dokumenten kann eine digitale Unterschrift erforderlich sein.

Wann ist eine Unterschrift erforderlich?

Unterschriften werden bei folgenden Anlässen angefordert:

• Vertragsdokumente
• Freigaben mit rechtlicher Relevanz
• Bestätigung von Richtlinien
• Genehmigungen

Unterschrift leisten

1. Öffne die Benachrichtigung mit Unterschriftsanforderung
2. Lies den Inhalt sorgfältig durch
3. Im Unterschriftsfeld: Zeichne deine Unterschrift mit der Maus oder dem Finger
4. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
5. Klicke auf Unterschreiben und Bestätigen

┌─────────────────────────────────────┐
│  Unterschriftsfeld                  │
│                                     │
│     ___                             │
│    /   \___/\  <- Deine Unterschrift│
│                                     │
│  [Löschen]  [Unterschreiben]        │
└─────────────────────────────────────┘

💡 Tipp: Du kannst die Unterschrift löschen und neu zeichnen, bevor du sie absendest.

Gesendete Nachrichten

Du kannst auch Nachrichten einsehen, die du selbst gesendet hast.

Gesendete anzeigen

1. Öffne den Posteingang
2. Wechsle zum Tab Gesendet

Offene Lesebestätigungen

Unter Gesendet (offen) siehst du Nachrichten, bei denen du auf eine Reaktion wartest:

• Wer hat noch nicht reagiert?
• Wer hat akzeptiert/abgelehnt?
• Status der Unterschriften

Nachricht erneut senden

Falls ein Empfänger nicht reagiert:

1. Öffne die gesendete Nachricht
2. Klicke auf Erneut senden
3. Der Empfänger erhält die Nachricht erneut

Fristen und Deadlines

Benachrichtigungen können Fristen enthalten.

Frist erkennen

• Nachrichten mit Frist zeigen das Datum in der Liste
• Kritische Fristen werden farblich hervorgehoben (rot/orange)
• Das Datum zeigt den Ablauftermin

Fristen-Übersicht

Für einen Überblick über alle deine Fristen:

1. Gehe zum Dashboard
2. Klicke auf Meine Fristen

Die Fristen-Übersicht zeigt:

• Alle anstehenden Fristen
• Fristen aus allen Bereichen, in denen du zuständig bist
• Farbcodierung nach Dringlichkeit

Woher deine Fristen kommen

Es gibt in ELIZA kein eigenes Feld «Frist», das überall gleich heisst. Je nach Objekt ist es ein anderes Datum, das in deiner Übersicht landet. Diese Tabelle zeigt dir, welches:

💡 Tipp: Suchst du eine Frist vergeblich? Dann ist meistens eine der drei Bedingungen nicht erfüllt: das Datum ist leer, das Objekt ist erledigt oder archiviert, oder du bist dafür nicht zuständig. Ein Blick auf das Objekt selbst klärt es in der Regel sofort.

Woran du in der Liste erkennst, worum es geht:

Bei Massnahmen, Meldungen und Cards steht einfach der Titel. Alles andere trägt einen Zusatz davor, der dir sagt, was zu tun ist:

Zwei Besonderheiten:

Beim Prüfmittel entscheidet nicht die Zuständigkeit, sondern das Leserecht: Wer Prüfmittel sehen darf, sieht alle fälligen Überprüfungen — bei allen anderen Objekten zählt nur, wofür du selbst zuständig bist.

Die Sitzung ist streng genommen keine Frist, sondern ein Termin. Sie steht trotzdem in der Liste, weil sie am Sitzungstag als «heute fällig» erscheint und dich so rechtzeitig daran erinnert.

Wie weit nach vorne geschaut wird:

Angezeigt wird alles, was in den nächsten 30 Tagen fällig wird. Nach hinten gibt es keine Grenze — eine Frist, die seit zwei Jahren offen ist, bleibt in deiner Übersicht stehen, bis das Objekt erledigt oder archiviert ist.

💡 Tipp: Hast du eine Admin- oder Freigabe-Rolle, erscheint in der Fristen-Übersicht zusätzlich der Schalter «Auch Aufgaben anzeigen, bei denen ich nur Admin- oder Freigabe-Berechtigung habe». Damit siehst du auch, was in deinem Verantwortungsbereich liegt, ohne dir persönlich zugewiesen zu sein — bei Cards, Dokumenten, Prozessen, Kennzahlen und Massnahmen. Der Schalter wirkt nur auf die Übersicht: Die Sammelmeldung nennt immer nur deine eigene Zuständigkeit.

Die Fristen-Sammelmeldung

Damit du deine Fristen nicht selbst im Auge behalten musst, erhältst du sie regelmässig als eine Benachrichtigung im Posteingang — unabhängig davon, wie viele Fristen offen sind.

Die Meldung sieht so aus:

Du hast 12 offene Fristen

Überfällig (3)
• 22.07.2025 · Überprüfung fällig: Hygienekonzept
• 05.08.2025 · Reklamation Lieferant
• 11.08.2025 · Schulung Notfallplan

Heute fällig (2)
• 11.08.2026 · Angebot prüfen
• 11.08.2026 · Messung fällig: Kundenzufriedenheit

→ Meine Fristen

So arbeitest du damit:

1. Öffne den Posteingang — die Meldung erkennst du an der Überschrift «Du hast … offene Fristen»
2. Klicke auf einen Eintrag in der Liste, um direkt zum Dokument, zur Meldung oder zur Massnahme zu gelangen
3. Über Meine Fristen am Ende der Meldung öffnest du die vollständige Übersicht mit allen Einträgen und Filtern

💡 Tipp: Pro Dringlichkeitsstufe werden bis zu fünf Einträge aufgezählt, danach folgt «… und X weitere». Die Zahl in der Überschrift nennt aber immer den vollständigen Stand — den kompletten Bestand findest du unter «Meine Fristen».

Wann die Meldung sich meldet:

Es gibt immer nur eine Fristen-Sammelmeldung in deinem Posteingang. Sie wird aktualisiert statt vervielfacht, und sie meldet sich nur, wenn sich tatsächlich etwas geändert hat:

💡 Tipp: Markierst du die Meldung als gelesen, bleibt sie gelesen — bis sich an deinen Fristen etwas ändert. Du wirst also nicht für das Aufräumen bestraft.

⚠️ Wichtig: Löschst du die Meldung, wird beim nächsten Durchlauf eine neue erstellt. Löschen heisst «weg damit», nicht «erledigt». Wenn du sie später wieder sehen möchtest, markiere sie stattdessen als ungelesen.

Dateianhänge

Benachrichtigungen können Dateianhänge enthalten.

Anhänge anzeigen

1. Öffne die Benachrichtigung
2. Scrolle zum Bereich Dateien
3. Alle Anhänge werden aufgelistet

Anhang herunterladen

1. Klicke auf den Dateinamen
2. Die Datei wird heruntergeladen

Anhang öffnen

Bei bestimmten Dateitypen (z.B. PDF):

1. Klicke auf das Vorschau-Symbol
2. Die Datei öffnet sich in einem neuen Tab

Benachrichtigungen im Glocken-Symbol

Das Glocken-Symbol in der oberen Navigation zeigt ungelesene Nachrichten.

Badge-Anzeige

• Eine Zahl zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen
• Klick öffnet eine Schnellansicht
• Von dort kannst du direkt zum Posteingang wechseln

Schnellaktionen

Im Dropdown des Glocken-Symbols:

• Nachricht anklicken: Direkt zur Nachricht
• Alle anzeigen: Zum vollständigen Posteingang

Benachrichtigungs-Einstellungen

Du kannst selbst steuern, ob und wie du über Benachrichtigungen informiert wirst.

Einstellungen öffnen

1. Öffne deine Einstellungen (über dein Benutzermenü)
2. Wechsle zum Bereich Benachrichtigungen
3. Setze oder entferne die Häkchen nach Wunsch und klicke auf Speichern

Verfügbare Schalter

💡 Tipp: Möchtest du dein Postfach entlasten, aber nichts verpassen? Schalte «Benachrichtigungen per E-Mail erhalten» aus und prüfe deine Benachrichtigungen direkt im Dashboard.

Zur Wahl bei «Erinnerung an offene Fristen»:

💡 Tipp: «Täglich» bedeutet nicht «jeden Tag eine E-Mail». Die Meldung wird zwar täglich aktualisiert, verschickt wird aber nur, wenn tatsächlich etwas dazugekommen, fällig geworden oder abgelaufen ist.

Häufige Fragen

Warum erhalte ich keine Benachrichtigungen?

Mögliche Ursachen:

• Du bist in keiner Empfängergruppe
• E-Mail-Benachrichtigungen sind deaktiviert
• Du hast die Berechtigung nicht

Lösung: Kontaktiere deinen Administrator.

Kann ich Benachrichtigungen per E-Mail erhalten?

Ja, je nach Systemkonfiguration werden Benachrichtigungen auch per E-Mail zugestellt. Die E-Mail enthält einen Link zur Nachricht in ELIZA.

Was passiert bei abgelaufenen Fristen?

Bei abgelaufenen Fristen:

• Die Nachricht wird rot markiert
• Der Absender wird ggf. benachrichtigt
• Die Aktion (Bestätigen/Unterschreiben) ist weiterhin möglich

Kann ich gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Nein, gelöschte Nachrichten werden dauerhaft entfernt.

Erhalte ich jeden Tag dieselbe Fristen-Meldung?

Nein. Die Meldung wird zwar täglich nachgeführt, sie meldet sich aber nur, wenn sich an deinen Fristen etwas geändert hat — wenn eine dazugekommen ist, heute fällig wird oder abgelaufen ist. An Tagen ohne Veränderung bleibt es still, und du erhältst auch keine E-Mail.

Ich habe die Fristen-Meldung als gelesen markiert — kommt sie wieder?

Sie bleibt gelesen, solange sich nichts ändert. Sobald eine Frist dazukommt, fällig wird oder abläuft, wird dieselbe Meldung wieder ungelesen und rückt mit dem neuen Stand nach oben.

Ich habe die Fristen-Meldung gelöscht — sind meine Fristen jetzt weg?

Nein. Deine Fristen bleiben unter Meine Fristen vollständig sichtbar. Beim nächsten Durchlauf wird eine neue Meldung erstellt, denn Löschen heisst «weg damit», nicht «erledigt».

Warum sehe ich in der Meldung nicht alle meine Fristen?

Pro Dringlichkeitsstufe werden bis zu fünf Einträge aufgezählt, damit die Meldung übersichtlich bleibt. Die Zahl in der Überschrift nennt aber immer den vollständigen Stand. Alle Einträge findest du unter Meine Fristen.

Warum bekomme ich gar keine Fristen-Meldung?

Wenn du keine offenen Fristen hast, wird auch keine Meldung erstellt. Prüfe zusätzlich in deinen Einstellungen, ob bei Erinnerung an offene Fristen nicht Keine eingestellt ist.

Best Practices

• ✅ Täglich prüfen: Schaue regelmässig in deinen Posteingang
• ✅ Zeitnah reagieren: Bearbeite Nachrichten mit Lesebestätigung prompt
• ✅ Fristen beachten: Nutze die Fristen-Übersicht
• ✅ Aufräumen: Lösche gelesene Nachrichten regelmässig
• ✅ Fristen-Meldung als gelesen markieren statt löschen: So bleibt sie ruhig, meldet sich aber wieder, sobald es Neues gibt
• ❌ Nicht ignorieren: Unbearbeitete Nachrichten häufen sich

Nächste Schritte

Erfahre mehr über Dashboard-Einstellungen und erweiterte Funktionen:

→ Tipps und Tricks