DMS Benutzerhandbuch

Willkommen zum umfassenden Benutzerhandbuch für das ELIZA Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch hilft dir, das DMS-Modul effektiv zu nutzen. Es ist in mehrere Kapitel unterteilt, die dich von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Funktionen führen. Du lernst, wie du Dokumente erstellst, organisierst, versionierst und durch den Freigabe-Workflow führst.

📚 Kapitel-Übersicht

1. Erste Schritte

Einführung ins DMS

Lerne die Grundlagen des Dokumentenmanagements in ELIZA kennen. Dieses Kapitel erklärt, was das Modul leistet, wie du darauf zugreifst und welche Hauptfunktionen verfügbar sind.

Inhalte:

• Was ist das DMS?
• Hauptfunktionen im Überblick
• Navigation und Dashboard
• Zugriff und Berechtigungen

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~10 Minuten

2. Dokumente erstellen und hochladen

Neue Dokumente anlegen und importieren

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Erstellen und Hochladen von Dokumenten. Du erfährst, welche Felder wichtig sind und wie du Dokumente optimal strukturierst.

Inhalte:

• Neues Dokument erstellen
• Dateien hochladen (Drag & Drop)
• Pflichtfelder und Metadaten
• Dokument-ID und Titel
• Externe Referenzen (URLs)
• Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~15 Minuten

3. Ordnerstruktur und Navigation

Dokumente organisieren und wiederfinden

Erstelle eine logische Ordnerstruktur und navigiere effizient durch deine Dokumente.

Inhalte:

• Ordner erstellen und verwalten
• Ordnerhierarchien aufbauen
• Dokumente in Ordner verschieben
• Breadcrumb-Navigation
• Favoriten und Schnellzugriff
• Zuletzt geöffnete Dokumente

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~12 Minuten

4. Dokumenten-Workflow und Status

Dokumenten-Lebenszyklus steuern

Verstehe den Status-Workflow von der Erstellung bis zur Freigabe. Lerne, wie Prüfungen und Genehmigungen funktionieren.

Inhalte:

• Status-Workflow (Entwurf → Prüfung → Geprüft → Freigegeben)
• Dokumente zur Prüfung einreichen
• Dokumente prüfen und genehmigen
• Arbeitskopien erstellen
• Dokumente archivieren
• Abgelaufene Dokumente verwalten

Zielgruppe: Alle Benutzer, Dokumentenverantwortliche Lesezeit: ~18 Minuten

5. Vorlagen und Template-Sprache

Dokumentvorlagen erstellen und nutzen

Erstelle wiederverwendbare Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern für automatisierte Dokumentenerstellung.

Inhalte:

• Vorlagen erstellen und verwalten
• Word Template Wizard
• Excel Template-Sprache
• Platzhalter und Variablen
• Vorlagen aus Dokumenten erstellen
• Dokumente aus Vorlagen generieren

Zielgruppe: Dokumentenverantwortliche, Administratoren Lesezeit: ~20 Minuten

6. Versionierung und Historie

Änderungen nachverfolgen und verwalten

Nutze die Versionierung, um Dokumentenänderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf wiederherzustellen.

Inhalte:

• Automatische Versionierung
• Versionshistorie anzeigen
• Versionen vergleichen
• Frühere Versionen wiederherstellen
• Revisionsnummern verstehen
• Audit-Trail und Änderungsprotokoll

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~12 Minuten

7. Berechtigungen und Zugriff

Zugriffsrechte und Sichtbarkeit steuern

Verstehe, wie Berechtigungen funktionieren und wer welche Dokumente sehen und bearbeiten kann.

Inhalte:

• Berechtigungskonzept im DMS
• Ordner-Berechtigungen
• Dokumenten-Berechtigungen
• Verantwortliche Funktionen
• Prüfer und Freigeber
• Berechtigungen vererben

Zielgruppe: Administratoren, Dokumentenverantwortliche Lesezeit: ~15 Minuten

8. Suche und Filter

Dokumente schnell finden

Nutze die leistungsstarke Suche und Filter, um Dokumente effizient zu finden.

Inhalte:

• Volltextsuche
• Erweiterte Suche mit Filtern
• Nach Dokumentart filtern
• Nach Labels filtern
• Nach Status filtern
• Suchergebnisse sortieren

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~10 Minuten

9. Integrationen

Verknüpfung mit anderen Modulen

Nutze die leistungsstarken Integrationen mit anderen ELIZA-Modulen und externen Systemen.

Inhalte:

• Prozess-Verknüpfung (BPMN)
• Mitgeltende Dokumente
• Office 365 / WOPI Integration
• SharePoint-Integration
• AI-Zusammenfassungen
• Kommentare und Diskussionen
• QR-Codes und Validierung

Zielgruppe: Fortgeschrittene Benutzer Lesezeit: ~15 Minuten

10. Best Practices und FAQ

Tipps für effektives Dokumentenmanagement

Bewährte Methoden und Empfehlungen für die erfolgreiche Dokumentenarbeit in ELIZA.

Inhalte:

• Empfohlene Workflows
• Namenskonventionen
• Ordnerstrukturen
• Häufige Fehler vermeiden
• ISO 9001 Dokumentenlenkung
• FAQ

Zielgruppe: Alle Benutzer Lesezeit: ~15 Minuten

Spezialthemen

11. Excel Template-Sprache

Fortgeschrittene Excel-Vorlagen

Detaillierte Anleitung zur Excel Template-Sprache mit Variablen, Schleifen und bedingter Formatierung.

Zielgruppe: Fortgeschrittene Benutzer, Entwickler Lesezeit: ~25 Minuten

12. Word Template Wizard

Word-Vorlagen im Handumdrehen erstellen

Schritt-für-Schritt Anleitung zum 5-Schritte-Wizard für professionelle Word-Vorlagen mit Kopf- und Fusszeilen.

Zielgruppe: Dokumentenverantwortliche Lesezeit: ~15 Minuten

Zielgruppen

📋 Einsteiger

Empfohlene Kapitel: 1-3

Starte mit den ersten Schritten, lerne Dokumente zu erstellen und verstehe die Ordnerstruktur.

👔 Dokumentenverantwortliche

Empfohlene Kapitel: 4-7, 10

Fokussiere dich auf Workflow, Vorlagen, Versionierung und Berechtigungen. Best Practices helfen dir, Dokumente professionell zu verwalten.

🔧 Administratoren

Empfohlene Kapitel: 5, 7, 9, 10

Verstehe Vorlagen-Verwaltung, Berechtigungskonzept und Integrationen mit anderen Modulen.

💪 Power User

Empfohlene Kapitel: Alle Kapitel

Nutze alle Features optimal, von Template-Sprache über Integrationen bis zu fortgeschrittenen Workflows.

Verwendete Konventionen

In diesem Handbuch verwenden wir folgende Konventionen:

• Fett: UI-Elemente, Buttons und wichtige Begriffe
• Code: Technische Begriffe und Einstellungen

• Blockquote: Tipps, Warnungen und wichtige Hinweise

• → : Navigation (z.B. DMS → Ordner → Neues Dokument)
• 💡 Tipp
• ⚠️ Wichtig
• ✅ Best Practice
• ❌ Häufiger Fehler

Feedback und Verbesserungen

Dieses Handbuch wird kontinuierlich verbessert. Wenn du Fehler findest oder Verbesserungsvorschläge hast, kontaktiere bitte den Support.

Letzte Aktualisierung

Version: 2026.01.30 Autor: ELIZA Documentation Team

Viel Erfolg beim Arbeiten mit dem DMS! 📄