Berechtigungen und Zugriff#

Dieses Kapitel erklärt das Berechtigungssystem im DMS - wer welche Dokumente sehen, bearbeiten und freigeben kann.

💡 Für Einsteiger: Eine ausführliche, didaktische Einführung ins Berechtigungskonzept mit praktischen Beispielen, FAQ und Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest du in Kapitel 7b: Berechtigungen Einführung.

Berechtigungskonzept#

Mehrschichtiges System#

Das DMS verwendet ein mehrschichtiges Berechtigungssystem:

┌─────────────────────────────────────┐
│     1. Systemberechtigungen         │ ← Globale Rechte
├─────────────────────────────────────┤
│     2. Ordnerberechtigungen         │ ← Vererbung
├─────────────────────────────────────┤
│     3. Dokumentenberechtigungen     │ ← Spezifisch
├─────────────────────────────────────┤
│     4. Funktionsbasierte Rechte     │ ← Workflow
└─────────────────────────────────────┘

Prinzip der Vererbung#

Berechtigungen werden von oben nach unten vererbt:

• System → Ordner → Dokument
• Untergeordnete Elemente erben Rechte des übergeordneten
• Spezifischere Einstellungen überschreiben allgemeinere

Systemberechtigungen#

Basis-Berechtigungen#

Ordner-Berechtigungen#

Berechtigungen zuweisen#

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben:

1. Administrator erstellt Gruppe (z.B. “DMS-Leser”)
2. Berechtigungen werden der Gruppe zugewiesen
3. Benutzer werden der Gruppe hinzugefügt

💡 Tipp: Erstelle Gruppen nach Rollen, nicht nach Einzelpersonen.

Ordnerberechtigungen#

Administratoren#

Ordner-Administratoren haben volle Rechte auf den Ordner und alle Inhalte:

• Ordner bearbeiten und löschen
• Unterordner erstellen
• Alle Dokumente verwalten
• Berechtigungen ändern

Zuweisung:

1. Ordner bearbeiten
2. Im Feld “Administratoren” Benutzer/Gruppen hinzufügen

Verantwortliche Funktion#

Die verantwortliche Funktion hat ähnliche Rechte wie Administratoren:

• Alle Personen mit dieser Funktion erhalten Admin-Rechte
• Ideal für rollenbasierte Verwaltung

Beispiel:

• Funktion “Qualitätsmanager” ist verantwortlich für Ordner “QM-Dokumente”
• Alle Qualitätsmanager haben automatisch Admin-Rechte

Berechtigungsvererbung#

Option: “Berechtigungen vom übergeordneten Ordner erben”

Empfehlung:

• Aktiviere Vererbung für konsistente Strukturen
• Deaktiviere nur für Ordner mit speziellen Anforderungen

Dokumentenberechtigungen#

Autor#

Der Autor eines Dokuments hat automatisch Bearbeitungsrechte:

• Kann das Dokument bearbeiten
• Kann das Dokument zur Prüfung einreichen
• Kann keine Freigabe erteilen (Vier-Augen-Prinzip)

Verantwortliche Funktion#

Auf Dokumentenebene definierbar:

• Überschreibt die Ordner-Funktion
• Alle Personen mit dieser Funktion haben Bearbeitungsrechte

Contributors (Mitwirkende)#

Zusätzliche Benutzer mit Bearbeitungsrechten:

• Können das Dokument bearbeiten
• Können es zur Prüfung einreichen

Workflow-Berechtigungen#

Prüfende Funktion#

Wer kann ein Dokument prüfen?

1. Benutzer mit globaler review_document Berechtigung
2. PLUS Mitglieder der prüfenden Funktion

Prüfende Funktion definieren:

• Auf Dokument-Ebene: Im Dokument-Formular
• Auf Ordner-Ebene: Wird vererbt
• Auf System-Ebene: Globale Prüfer-Berechtigung

Freigebende Funktion#

Wer kann ein Dokument freigeben?

1. Benutzer mit globaler approve_document Berechtigung
2. PLUS Mitglieder der freigebenden Funktion

Freigebende Funktion definieren:

• Auf Dokument-Ebene: Im Dokument-Formular
• Auf Ordner-Ebene: Wird vererbt
• Auf System-Ebene: Globale Freigeber-Berechtigung

Vier-Augen-Prinzip#

Für ISO 9001 und andere Standards:

• Ersteller ≠ Prüfer ≠ Freigeber
• Wird automatisch erzwungen
• Kann nicht umgangen werden

Rollen-Matrix#

Typische Rollen und Rechte#

*Nur eigene Dokumente oder als Verantwortlicher

Empfohlene Gruppen#

DMS-Leser

• view_document
• view_documentfolder

DMS-Autor

• Alle Leser-Rechte
• add_document
• change_document

DMS-Prüfer

• Alle Leser-Rechte
• review_document

DMS-Freigeber

• Alle Leser-Rechte
• approve_document

DMS-Administrator

• Alle Rechte
• delete_document
• add_documentfolder
• change_documentfolder
• delete_documentfolder

Organisationseinheiten#

Konzept#

Ordner können Organisationseinheiten zugewiesen werden:

• Ermöglicht Filterung nach Abteilung
• Kann zusätzliche Berechtigungen steuern
• Integriert mit Organigramm

Zuweisung#

1. Ordner bearbeiten
2. Im Feld “Zugewiesene Organisationseinheiten” auswählen
3. Speichern

Auswirkungen#

• Dokumente werden in OE-Übersichten angezeigt
• Kann für Berechtigungssteuerung genutzt werden
• Ermöglicht abteilungsspezifische Ansichten

Berechtigungsprüfung#

Wer kann was sehen?#

Ein Benutzer kann ein Dokument sehen, wenn:

1. Er view_document Berechtigung hat UND
2. Einer der folgenden Punkte zutrifft:
   • Er ist Autor des Dokuments
   • Er ist Mitglied einer verantwortlichen Funktion
   • Er ist Ordner-Administrator
   • Er ist Contributor des Dokuments
   • Der Ordner keine Einschränkungen hat

Wer kann was bearbeiten?#

Ein Benutzer kann ein Dokument bearbeiten, wenn:

1. Er change_document Berechtigung hat UND
2. Einer der folgenden Punkte zutrifft:
   • Er ist Autor des Dokuments
   • Er ist Mitglied der verantwortlichen Funktion
   • Er ist Ordner-Administrator
   • Er ist Contributor des Dokuments

Debugging von Berechtigungen#

Wenn jemand keinen Zugriff hat:

1. Prüfe globale Berechtigungen (Gruppen)
2. Prüfe Ordner-Einstellungen (Administratoren, Vererbung)
3. Prüfe Dokument-Einstellungen (Autor, Funktionen)
4. Prüfe Funktionszugehörigkeit

Berechtigungen für vertrauliche Dokumente#

Eingeschränkter Zugriff#

Für besonders sensible Dokumente:

1. Erstelle einen separaten Ordner
2. Deaktiviere Berechtigungsvererbung
3. Definiere explizit, wer Zugriff hat
4. Setze nur spezifische Administratoren

Audit-relevante Dokumente#

Für Compliance-Anforderungen:

• Aktiviere Audit-Logging
• Definiere klare Verantwortlichkeiten
• Dokumentiere Berechtigungsänderungen

Best Practices#

✅ Rollen statt Einzelpersonen#

• Erstelle funktionsbasierte Berechtigungen
• Nutze Gruppen für Rollenzuweisung
• Erleichtert Personalwechsel

✅ Minimale Rechte#

• Vergib nur notwendige Berechtigungen
• Starte mit Leser-Rechten
• Erweitere bei Bedarf

✅ Dokumentierte Struktur#

• Dokumentiere dein Berechtigungskonzept
• Erstelle Übersicht der Gruppen und Rechte
• Schulung für Administratoren

✅ Regelmässige Überprüfung#

• Prüfe quartalsweise die Berechtigungen
• Entferne nicht mehr benötigte Zugänge
• Aktualisiere bei Personalwechsel

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Zu viele Administratoren#

Problem: Jeder ist Administrator

Lösung: Admin-Rechte sparsam vergeben, Rollen nutzen

❌ Fehler: Keine Vererbung#

Problem: Jeder Ordner hat eigene Einstellungen

Lösung: Nutze Vererbung, definiere nur Ausnahmen

❌ Fehler: Vergessene Funktionen#

Problem: Workflow blockiert, weil keine Prüfer/Freigeber definiert

Lösung: Definiere Funktionen auf Ordner-Ebene als Standard

❌ Fehler: Einzelpersonen statt Gruppen#

Problem: Berechtigungen an Max Muster statt an Rolle

Lösung: Immer über Gruppen/Funktionen berechtigen

Nächste Schritte#

• Kapitel 8: Suche: Dokumente finden
• Kapitel 10: Best Practices: Empfehlungen für Administration

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst das mehrschichtige Berechtigungssystem ✅ Du kennst System-, Ordner- und Dokumentenberechtigungen ✅ Du verstehst Workflow-Berechtigungen (Prüfer, Freigeber) ✅ Du kannst Rollen sinnvoll definieren ✅ Du nutzt Vererbung effektiv ✅ Du vermeidest häufige Berechtigungsfehler