Best Practices und FAQ#

Dieses Kapitel fasst bewährte Methoden für das Dokumentenmanagement zusammen und beantwortet häufig gestellte Fragen.

Best Practices#

Dokumentenorganisation#

✅ Strukturierte Ordnerhierarchie#

Empfohlene Struktur:

DMS/
├── 01_Führungsdokumente/
│   ├── Qualitätspolitik
│   ├── Qualitätsziele
│   └── Management Review
├── 02_Kernprozesse/
│   ├── Auftragsabwicklung/
│   ├── Produktion/
│   └── Logistik/
├── 03_Unterstützungsprozesse/
│   ├── Personal/
│   ├── IT/
│   └── Einkauf/
├── 04_Arbeitsanweisungen/
│   ├── AA-Produktion/
│   ├── AA-Qualität/
│   └── AA-Logistik/
├── 05_Formulare/
│   └── [Nach Bereich]
└── 99_Archiv/
    └── [Archivierte Dokumente]

Vorteile:

• Nummerierung sorgt für feste Sortierung
• Maximal 3-4 Hierarchieebenen
• Klare Trennung nach Dokumenttyp

✅ Einheitliche Namenskonventionen#

Dokumenttitel:

[Typ] - [Thema] - [Bereich]

Beispiele:

• AA - Qualitätskontrolle - Wareneingang
• VA - Reklamationsmanagement - Kunde
• F - Prüfprotokoll - Endkontrolle

Dokument-ID:

[Typ]-[Bereich]-[Nummer]

Beispiele:

• AA-QK-001 (Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle Nr. 1)
• VA-RK-003 (Verfahrensanweisung Reklamation Kunde Nr. 3)
• F-WE-012 (Formular Wareneingang Nr. 12)

✅ Labels effektiv nutzen#

Empfohlene Label-Kategorien:

Workflow-Management#

✅ Klare Verantwortlichkeiten#

Für jeden Ordner definieren:

• Verantwortliche Funktion (wer ist zuständig?)
• Prüfende Funktion (wer prüft?)
• Freigebende Funktion (wer gibt frei?)

Auf Ordner-Ebene statt Dokument-Ebene:

• Weniger Verwaltungsaufwand
• Konsistente Berechtigungen
• Vererbung nutzen

✅ Zeitnahe Workflow-Bearbeitung#

Empfehlungen:

• Prüfaufgaben innerhalb von 5 Arbeitstagen bearbeiten
• Workflow-Übersicht wöchentlich prüfen
• Blockierte Dokumente eskalieren

✅ Aussagekräftige Kommentare#

Bei Workflow-Aktionen:

• Begründung für Ablehnung (Pflicht)
• Hinweise für Prüfer/Freigeber
• Änderungsnotizen bei Überarbeitung

Beispiel:

Freigegeben nach Prüfung durch QM.
Änderungen gegenüber v2.1:
- Abschnitt 3.4 präzisiert
- Neue Checkliste in Anhang B

Versionierung#

✅ Bewusste Versionierung#

Vor dem Speichern fragen:

• Sind alle Änderungen sinnvoll zusammengefasst?
• Ist ein aussagekräftiger Kommentar vorhanden?
• Muss das Dokument neu geprüft werden?

✅ Revisionsnummern konsistent verwenden#

Schema festlegen und dokumentieren:

✅ Arbeitskopien zeitnah fertigstellen#

• Arbeitskopie erstellen = Änderung geplant
• Zügig bearbeiten und freigeben
• Nicht als “Parkplatz” missbrauchen

ISO 9001 Dokumentenlenkung#

✅ Anforderungen erfüllen#

ISO 9001 fordert:

1. Eindeutige Identifikation (Dokument-ID)
2. Versionskontrolle (Revisionsnummer)
3. Prüfung und Freigabe (Workflow)
4. Verfügbarkeit aktueller Versionen (Status “Freigegeben”)
5. Verhinderung unbeabsichtigter Nutzung veralteter Versionen (Archivierung)
6. Aufbewahrung und Schutz (Berechtigungen, Backup)

✅ ISO-konforme Vorlagen#

Nutze den Word Template Wizard mit ISO 9001 Footer:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Dok-Nr: AA-QK-001    Version: 2.1    Freigabe: 15.03.25 │
│ Erstellt: M. Muster   QM              Seite 1 von 3     │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Enthält:

• Dokument-ID
• Versionsnummer
• Freigabedatum
• Autor/Verantwortlicher
• Organisationseinheit
• Seitenzahl mit Gesamtzahl

✅ Regelmässige Überprüfung#

Überprüfungszyklus definieren:

• Kritische Dokumente: jährlich
• Standarddokumente: alle 2 Jahre
• Formulare: alle 3 Jahre

Überprüfung durchführen:

1. Inhalt auf Aktualität prüfen
2. Arbeitskopie erstellen (wenn Änderungen nötig)
3. Oder: Überprüfungsdatum verlängern

Sicherheit und Compliance#

✅ Berechtigungen minimal halten#

• Nur notwendige Rechte vergeben
• Regelmässig Berechtigungen prüfen
• Bei Personalwechsel aktualisieren

✅ Sensible Dokumente schützen#

• Separater Ordner mit eingeschränktem Zugriff
• Berechtigungsvererbung deaktivieren
• Explizite Administratoren definieren

✅ Aufbewahrungsfristen einhalten#

• Fristen beim Erstellen/Archivieren setzen
• Gesetzliche Anforderungen beachten
• Löschprozess dokumentieren

Häufig gestellte Fragen (FAQ)#

Allgemein#

Wie viele Dokumente kann das DMS speichern?#

Es gibt keine praktische Obergrenze. ELIZA skaliert für tausende von Dokumenten. Die Performance bleibt durch Indexierung und Caching konstant.

Welche Dateiformate werden unterstützt?#

Alle gängigen Formate werden unterstützt. Für Volltextsuche werden Word, PDF (mit Text), Excel, PowerPoint und Textdateien indexiert.

Kann ich das DMS offline nutzen?#

Nein, ELIZA ist eine webbasierte Anwendung und erfordert eine Internetverbindung. Dokumente können jedoch heruntergeladen und offline bearbeitet werden.

Dokumente#

Kann ich ein Dokument umbenennen?#

Ja, bearbeite das Dokument und ändere das Feld “Titel”. Der Dateiname der hochgeladenen Datei wird nicht automatisch geändert.

Kann ich die Datei eines Dokuments ersetzen?#

Ja, bearbeite das Dokument und lade eine neue Datei hoch. Die alte Datei wird als Version archiviert.

Kann ich mehrere Dateien zu einem Dokument hochladen?#

Nein, ein Dokument enthält eine Datei. Für zusammengehörige Dateien verwende entweder:

• ZIP-Archiv
• Mitgeltende Dokumente
• Ordner mit mehreren Dokumenten

Was passiert mit einem Dokument, wenn ich den Ordner lösche?#

Ordner können nur gelöscht werden, wenn sie leer sind. Verschiebe oder lösche zuerst alle Dokumente.

Workflow#

Wer kann ein Dokument freigeben?#

Benutzer mit approve_document Berechtigung ODER Mitglieder der freigebenden Funktion (auf Dokument- oder Ordner-Ebene).

Kann der Autor sein eigenes Dokument freigeben?#

Standardmässig nein (Vier-Augen-Prinzip). Der Autor kann prüfen, aber ein anderer muss freigeben.

Was passiert, wenn niemand für die Prüfung zuständig ist?#

Das Dokument bleibt im Status “Zur Prüfung” hängen. Definiere immer eine prüfende Funktion auf Ordner-Ebene als Fallback.

Kann ich den Workflow umgehen?#

Nein, der Workflow ist verbindlich. Für Ausnahmen muss ein Administrator die Berechtigungen temporär anpassen.

Versionen#

Kann ich eine alte Version wiederherstellen?#

Ja, in der Versionshistorie kannst du jede Version wiederherstellen. Dies erstellt eine neue Version mit dem alten Inhalt.

Werden Versionen automatisch gelöscht?#

Nein, alle Versionen werden dauerhaft gespeichert. Dies ist wichtig für die Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Wie viel Speicherplatz belegen Versionen?#

Jede Version speichert die komplette Datei. Bei grossen Dateien mit vielen Änderungen kann der Speicherbedarf steigen.

Vorlagen#

Kann ich eine Vorlage bearbeiten, ohne die bestehenden Dokumente zu ändern?#

Ja, Änderungen an der Vorlage betreffen nur neue Dokumente, die aus der Vorlage erstellt werden. Bestehende Dokumente bleiben unverändert.

Werden Platzhalter in allen Dateiformaten ersetzt?#

Primär in Word (.docx) und Excel (.xlsx). PDF-Dateien werden nicht verarbeitet.

Kann ich eigene Platzhalter/Variablen erstellen?#

Die Standardvariablen sind vordefiniert. Für benutzerdefinierte Variablen kontaktiere den Administrator.

Berechtigungen#

Warum sehe ich ein Dokument nicht?#

Mögliche Gründe:

• Keine view_document Berechtigung
• Ordner hat eingeschränkten Zugriff
• Dokument ist archiviert (Filter prüfen)

Kann ich sehen, wer ein Dokument angesehen hat?#

Ja, im Audit-Trail werden Zugriffe protokolliert (abhängig von Systemeinstellung).

Wie übertrage ich Verantwortung für Dokumente?#

Ändere die verantwortliche Funktion oder den Autor im Dokument. Bei vielen Dokumenten wende dich an den Administrator.

Suche#

Warum finde ich ein Dokument nicht?#

Mögliche Gründe:

• Suchbegriff nicht im Titel/Inhalt
• Dokument ist archiviert (Filter prüfen)
• Keine Berechtigung für das Dokument
• Volltextindex noch nicht aktualisiert

Kann ich in PDF-Dateien suchen?#

Ja, wenn die PDF Text enthält. Gescannte PDFs ohne OCR werden nicht durchsucht.

Checklisten#

Checkliste: Neues Dokument erstellen#

• Richtigen Ordner gewählt
• Aussagekräftigen Titel vergeben
• Dokument-ID nach Schema vergeben
• Beschreibung ausgefüllt
• Dokumentart zugewiesen
• Relevante Labels gesetzt
• Autor eingetragen
• Verantwortliche Funktion definiert
• Überprüfungsdatum gesetzt (für gelenkte Dokumente)
• Datei hochgeladen

Checkliste: Dokument zur Prüfung einreichen#

• Inhalt vollständig und korrekt
• Formatierung geprüft
• Alle Metadaten aktuell
• Mitgeltende Dokumente aktuell
• Prüfer informiert (falls nötig)

Checkliste: Dokument freigeben#

• Prüfung durch qualifizierten Prüfer erfolgt
• Inhaltliche Korrektheit bestätigt
• Formale Anforderungen erfüllt
• Überprüfungsdatum korrekt gesetzt
• Freigabekommentar aussagekräftig

Checkliste: Ordner einrichten#

• Sinnvoller, beschreibender Name
• Einordnung in Hierarchie korrekt
• Verantwortliche Funktion definiert
• Prüfende Funktion definiert
• Freigebende Funktion definiert
• Berechtigungsvererbung geprüft
• Administratoren festgelegt

Troubleshooting#

Problem: Dokument kann nicht bearbeitet werden#

Mögliche Ursachen:

1. Status ist nicht “Entwurf” → Arbeitskopie erstellen
2. Keine Berechtigung → Administrator kontaktieren
3. Dokument wird von anderem Benutzer bearbeitet → Warten

Problem: Workflow blockiert#

Mögliche Ursachen:

1. Keine Prüfer/Freigeber definiert → Funktionen auf Ordner-Ebene prüfen
2. Zuständige Person nicht verfügbar → Vertretung aktivieren
3. Technisches Problem → Support kontaktieren

Problem: Suche findet nichts#

Lösungsschritte:

1. Schreibweise prüfen (Tippfehler?)
2. Filter zurücksetzen
3. Einfachere Suchbegriffe verwenden
4. Archivierte Dokumente einschliessen
5. Berechtigung prüfen

Problem: Version kann nicht wiederhergestellt werden#

Mögliche Ursachen:

1. Keine Berechtigung → change_document erforderlich
2. Dokument ist nicht im Status “Entwurf” → Zuerst Arbeitskopie erstellen

Glossar#

Zusammenfassung#

✅ Du kennst die Best Practices für Dokumentenorganisation ✅ Du verstehst ISO 9001 Anforderungen an Dokumentenlenkung ✅ Du kannst häufige Probleme selbst lösen ✅ Du hast Checklisten für wichtige Aufgaben ✅ Du kennst die wichtigsten Begriffe im DMS

Viel Erfolg beim Dokumentenmanagement mit ELIZA! 📄