Best Practices und FAQ

Dieses Kapitel fasst bewährte Methoden für das Dokumentenmanagement zusammen und beantwortet häufig gestellte Fragen.

Best Practices

Dokumentenorganisation

✅ Strukturierte Ordnerhierarchie

Empfohlene Struktur:

DMS/
├── 01_Führungsdokumente/
│   ├── Qualitätspolitik
│   ├── Qualitätsziele
│   └── Management Review
├── 02_Kernprozesse/
│   ├── Auftragsabwicklung/
│   ├── Produktion/
│   └── Logistik/
├── 03_Unterstützungsprozesse/
│   ├── Personal/
│   ├── IT/
│   └── Einkauf/
├── 04_Arbeitsanweisungen/
│   ├── AA-Produktion/
│   ├── AA-Qualität/
│   └── AA-Logistik/
├── 05_Formulare/
│   └── [Nach Bereich]
└── 99_Archiv/
    └── [Archivierte Dokumente]

Vorteile:

• Nummerierung sorgt für feste Sortierung
• Maximal 3-4 Hierarchieebenen
• Klare Trennung nach Dokumenttyp

✅ Einheitliche Namenskonventionen

Dokumenttitel:

[Typ] - [Thema] - [Bereich]

Beispiele:

• AA - Qualitätskontrolle - Wareneingang
• VA - Reklamationsmanagement - Kunde
• F - Prüfprotokoll - Endkontrolle

Dokument-ID:

[Typ]-[Bereich]-[Nummer]

Beispiele:

• AA-QK-001 (Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle Nr. 1)
• VA-RK-003 (Verfahrensanweisung Reklamation Kunde Nr. 3)
• F-WE-012 (Formular Wareneingang Nr. 12)

✅ Labels effektiv nutzen

Empfohlene Label-Kategorien:

Workflow-Management

✅ Klare Verantwortlichkeiten

Für jeden Ordner definieren:

• Verantwortliche Funktion (wer ist zuständig?)
• Prüfende Funktion (wer prüft?)
• Freigebende Funktion (wer gibt frei?)

Auf Ordner-Ebene statt Dokument-Ebene:

• Weniger Verwaltungsaufwand
• Konsistente Berechtigungen
• Vererbung nutzen

✅ Zeitnahe Workflow-Bearbeitung

Empfehlungen:

• Prüfaufgaben innerhalb von 5 Arbeitstagen bearbeiten
• Workflow-Übersicht wöchentlich prüfen
• Blockierte Dokumente eskalieren

✅ Aussagekräftige Kommentare

Bei Workflow-Aktionen:

• Begründung für Ablehnung (Pflicht)
• Hinweise für Prüfer/Freigeber
• Änderungsnotizen bei Überarbeitung

Beispiel:

Freigegeben nach Prüfung durch QM.
Änderungen gegenüber v2.1:
- Abschnitt 3.4 präzisiert
- Neue Checkliste in Anhang B

Versionierung

✅ Bewusste Versionierung

Vor dem Speichern fragen:

• Sind alle Änderungen sinnvoll zusammengefasst?
• Ist ein aussagekräftiger Kommentar vorhanden?
• Muss das Dokument neu geprüft werden?

✅ Revisionsnummern konsistent verwenden

Schema festlegen und dokumentieren:

✅ Arbeitskopien zeitnah fertigstellen

• Arbeitskopie erstellen = Änderung geplant
• Zügig bearbeiten und freigeben
• Nicht als “Parkplatz” missbrauchen

ISO 9001 Dokumentenlenkung

✅ Anforderungen erfüllen

ISO 9001 fordert:

1. Eindeutige Identifikation (Dokument-ID)
2. Versionskontrolle (Revisionsnummer)
3. Prüfung und Freigabe (Workflow)
4. Verfügbarkeit aktueller Versionen (Status “Freigegeben”)
5. Verhinderung unbeabsichtigter Nutzung veralteter Versionen (Archivierung)
6. Aufbewahrung und Schutz (Berechtigungen, Backup)

✅ ISO-konforme Vorlagen

Nutze den Word Template Wizard mit ISO 9001 Footer:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Dok-Nr: AA-QK-001    Version: 2.1    Freigabe: 15.03.25 │
│ Erstellt: M. Muster   QM              Seite 1 von 3     │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Enthält:

• Dokument-ID
• Versionsnummer
• Freigabedatum
• Autor/Verantwortlicher
• Organisationseinheit
• Seitenzahl mit Gesamtzahl

✅ Regelmässige Überprüfung

Überprüfungszyklus definieren:

• Kritische Dokumente: jährlich
• Standarddokumente: alle 2 Jahre
• Formulare: alle 3 Jahre

Überprüfung durchführen:

1. Inhalt auf Aktualität prüfen
2. Arbeitskopie erstellen (wenn Änderungen nötig)
3. Oder: Überprüfungsdatum verlängern

Sicherheit und Compliance

✅ Berechtigungen minimal halten

• Nur notwendige Rechte vergeben
• Regelmässig Berechtigungen prüfen
• Bei Personalwechsel aktualisieren

✅ Sensible Dokumente schützen

• Separater Ordner mit eingeschränktem Zugriff
• Berechtigungsvererbung deaktivieren
• Explizite Administratoren definieren

✅ Aufbewahrungsfristen einhalten

• Fristen beim Erstellen/Archivieren setzen
• Gesetzliche Anforderungen beachten
• Löschprozess dokumentieren

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemein

Wie viele Dokumente kann das DMS speichern?

Es gibt keine praktische Obergrenze. ELIZA skaliert für tausende von Dokumenten. Die Performance bleibt durch Indexierung und Caching konstant.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Alle gängigen Formate werden unterstützt. Für Volltextsuche werden Word, PDF (mit Text), Excel, PowerPoint und Textdateien indexiert.

Kann ich das DMS offline nutzen?

Nein, ELIZA ist eine webbasierte Anwendung und erfordert eine Internetverbindung. Dokumente können jedoch heruntergeladen und offline bearbeitet werden.

Dokumente

Kann ich ein Dokument umbenennen?

Ja, bearbeite das Dokument und ändere das Feld “Titel”. Der Dateiname der hochgeladenen Datei wird nicht automatisch geändert.

Kann ich die Datei eines Dokuments ersetzen?

Ja, bearbeite das Dokument und lade eine neue Datei hoch. Die alte Datei wird als Version archiviert.

Kann ich mehrere Dateien zu einem Dokument hochladen?

Nein, ein Dokument enthält eine Datei. Für zusammengehörige Dateien verwende entweder:

• ZIP-Archiv
• Mitgeltende Dokumente
• Ordner mit mehreren Dokumenten

Was passiert mit einem Dokument, wenn ich den Ordner lösche?

Ordner können nur gelöscht werden, wenn sie leer sind. Verschiebe oder lösche zuerst alle Dokumente.

Workflow

Wer kann ein Dokument freigeben?

Benutzer mit approve_document Berechtigung ODER Mitglieder der freigebenden Funktion (auf Dokument- oder Ordner-Ebene).

Kann der Autor sein eigenes Dokument freigeben?

Standardmässig nein (Vier-Augen-Prinzip). Der Autor kann prüfen, aber ein anderer muss freigeben.

Was passiert, wenn niemand für die Prüfung zuständig ist?

Das Dokument bleibt im Status “Zur Prüfung” hängen. Definiere immer eine prüfende Funktion auf Ordner-Ebene als Fallback.

Kann ich den Workflow umgehen?

Nein, der Workflow ist verbindlich. Für Ausnahmen muss ein Administrator die Berechtigungen temporär anpassen.

Versionen

Kann ich eine alte Version wiederherstellen?

Ja, in der Versionshistorie kannst du jede Version wiederherstellen. Dies erstellt eine neue Version mit dem alten Inhalt.

Werden Versionen automatisch gelöscht?

Nein, alle Versionen werden dauerhaft gespeichert. Dies ist wichtig für die Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Wie viel Speicherplatz belegen Versionen?

Jede Version speichert die komplette Datei. Bei grossen Dateien mit vielen Änderungen kann der Speicherbedarf steigen.

Vorlagen

Kann ich eine Vorlage bearbeiten, ohne die bestehenden Dokumente zu ändern?

Ja, Änderungen an der Vorlage betreffen nur neue Dokumente, die aus der Vorlage erstellt werden. Bestehende Dokumente bleiben unverändert.

Werden Platzhalter in allen Dateiformaten ersetzt?

Primär in Word (.docx) und Excel (.xlsx). PDF-Dateien werden nicht verarbeitet.

Kann ich eigene Platzhalter/Variablen erstellen?

Die Standardvariablen sind vordefiniert. Für benutzerdefinierte Variablen kontaktiere den Administrator.

Berechtigungen

Warum sehe ich ein Dokument nicht?

Mögliche Gründe:

• Keine view_document Berechtigung
• Ordner hat eingeschränkten Zugriff
• Dokument ist archiviert (Filter prüfen)

Kann ich sehen, wer ein Dokument angesehen hat?

Ja, im Audit-Trail werden Zugriffe protokolliert (abhängig von Systemeinstellung).

Wie übertrage ich Verantwortung für Dokumente?

Ändere die verantwortliche Funktion oder den Autor im Dokument. Bei vielen Dokumenten wende dich an den Administrator.

Suche

Warum finde ich ein Dokument nicht?

Mögliche Gründe:

• Suchbegriff nicht im Titel/Inhalt
• Dokument ist archiviert (Filter prüfen)
• Keine Berechtigung für das Dokument
• Volltextindex noch nicht aktualisiert

Kann ich in PDF-Dateien suchen?

Ja, wenn die PDF Text enthält. Gescannte PDFs ohne OCR werden nicht durchsucht.

Checklisten

Checkliste: Neues Dokument erstellen

• Richtigen Ordner gewählt
• Aussagekräftigen Titel vergeben
• Dokument-ID nach Schema vergeben
• Beschreibung ausgefüllt
• Dokumentart zugewiesen
• Relevante Labels gesetzt
• Autor eingetragen
• Verantwortliche Funktion definiert
• Überprüfungsdatum gesetzt (für gelenkte Dokumente)
• Datei hochgeladen

Checkliste: Dokument zur Prüfung einreichen

• Inhalt vollständig und korrekt
• Formatierung geprüft
• Alle Metadaten aktuell
• Mitgeltende Dokumente aktuell
• Prüfer informiert (falls nötig)

Checkliste: Dokument freigeben

• Prüfung durch qualifizierten Prüfer erfolgt
• Inhaltliche Korrektheit bestätigt
• Formale Anforderungen erfüllt
• Überprüfungsdatum korrekt gesetzt
• Freigabekommentar aussagekräftig

Checkliste: Ordner einrichten

• Sinnvoller, beschreibender Name
• Einordnung in Hierarchie korrekt
• Verantwortliche Funktion definiert
• Prüfende Funktion definiert
• Freigebende Funktion definiert
• Berechtigungsvererbung geprüft
• Administratoren festgelegt

Troubleshooting

Problem: Dokument kann nicht bearbeitet werden

Mögliche Ursachen:

1. Status ist nicht “Entwurf” → Arbeitskopie erstellen
2. Keine Berechtigung → Administrator kontaktieren
3. Dokument wird von anderem Benutzer bearbeitet → Warten

Problem: Workflow blockiert

Mögliche Ursachen:

1. Keine Prüfer/Freigeber definiert → Funktionen auf Ordner-Ebene prüfen
2. Zuständige Person nicht verfügbar → Vertretung aktivieren
3. Technisches Problem → Support kontaktieren

Problem: Suche findet nichts

Lösungsschritte:

1. Schreibweise prüfen (Tippfehler?)
2. Filter zurücksetzen
3. Einfachere Suchbegriffe verwenden
4. Archivierte Dokumente einschliessen
5. Berechtigung prüfen

Problem: Version kann nicht wiederhergestellt werden

Mögliche Ursachen:

1. Keine Berechtigung → change_document erforderlich
2. Dokument ist nicht im Status “Entwurf” → Zuerst Arbeitskopie erstellen

Glossar

Zusammenfassung

✅ Du kennst die Best Practices für Dokumentenorganisation ✅ Du verstehst ISO 9001 Anforderungen an Dokumentenlenkung ✅ Du kannst häufige Probleme selbst lösen ✅ Du hast Checklisten für wichtige Aufgaben ✅ Du kennst die wichtigsten Begriffe im DMS

Viel Erfolg beim Dokumentenmanagement mit ELIZA! 📄