Dokumente erstellen und hochladen

Dieses Kapitel erklärt, wie du neue Dokumente erstellst, Dateien hochlädst und die wichtigen Metadaten korrekt ausfüllst.

Neues Dokument erstellen

Zugriff

DMS → Ordner → [Gewünschter Ordner] → Button “+ Neues Dokument”

Du kannst ein neues Dokument aus jedem Ordner heraus erstellen. Der aktuelle Ordner wird automatisch als Speicherort vorausgewählt.

Das Dokument-Formular

Das Formular zum Erstellen eines neuen Dokuments ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Stammdaten

Titel (Pflichtfeld)

Der Titel ist das wichtigste Feld deines Dokuments.

Empfehlungen:

• Wähle einen aussagekräftigen, eindeutigen Titel
• Vermeide Abkürzungen, die nicht allgemein bekannt sind
• Halte den Titel kurz, aber präzise

Beispiele:

💡 Tipp: Nutze das Feld “Dokument-ID” für Kennungen wie “AA-001” und halte den Titel lesbar.

Dokument-ID (Optional)

Eine eindeutige Kennung für dein Dokument.

Typische Formate:

• AA-001 (Arbeitsanweisung Nr. 1)
• VA-QM-003 (Verfahrensanweisung QM Nr. 3)
• F-HR-012 (Formular HR Nr. 12)

Vorteile der Dokument-ID:

• Eindeutige Referenzierung
• Sortierung nach Nummernkreisen
• Integration in Kopf-/Fusszeilen von Vorlagen

💡 Tipp: Die Dokument-ID wird zusammen mit dem Titel angezeigt: “AA-001 - Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle”

Beschreibung (Optional, empfohlen)

Eine ausführliche Beschreibung des Dokumenteninhalts.

Inhalt der Beschreibung:

• Zweck des Dokuments
• Zielgruppe
• Wichtige Hinweise zur Verwendung
• Änderungshistorie (bei Bedarf)

💡 Tipp: Die Beschreibung unterstützt Markdown-Formatierung für bessere Lesbarkeit.

Datei hochladen

Unterstützte Dateiformate

Datei hochladen

Methode 1: Klick-Upload

1. Klicke auf das Upload-Feld
2. Wähle eine Datei aus dem Datei-Explorer
3. Bestätige die Auswahl

Methode 2: Drag & Drop

1. Ziehe eine Datei aus deinem Datei-Explorer
2. Lasse sie über dem Upload-Bereich fallen
3. Die Datei wird automatisch übernommen

Dateigrössenbeschränkung

• Maximale Dateigrösse: Abhängig von der Systemkonfiguration (typisch 50-100 MB)
• Empfohlen: Dateien unter 20 MB für optimale Performance

⚠️ Wichtig: Bei sehr grossen Dateien kann der Upload länger dauern. Schliesse das Fenster nicht, bis der Upload abgeschlossen ist.

Dokument ohne Datei

Du kannst ein Dokument auch ohne Datei erstellen, z.B. für:

• Externe Referenzen (Links zu externen Systemen)
• Platzhalter für später
• Reine Metadaten-Einträge

Klassifikation und Kategorisierung

Ordner (Pflichtfeld)

Der Speicherort deines Dokuments in der Ordnerstruktur.

• Wird automatisch vorausgewählt, wenn du aus einem Ordner heraus erstellst
• Kann nachträglich geändert werden
• Bestimmt die Sichtbarkeit und Berechtigungen

Dokumentart

Kategorisiert dein Dokument nach Typ.

Typische Dokumentarten:

• Arbeitsanweisung
• Verfahrensanweisung
• Formular
• Checkliste
• Richtlinie
• Protokoll
• Bericht

💡 Tipp: Dokumentarten werden vom Administrator verwaltet und können angepasst werden.

Labels

Farbige Tags zur zusätzlichen Kategorisierung.

Verwendung:

• Mehrere Labels pro Dokument möglich
• Ermöglicht schnelle Filterung
• Visuelle Kennzeichnung in Listen

Beispiele:

• 🔴 Priorität Hoch
• 🟢 Aktuell
• 🔵 Intern
• 🟡 Review erforderlich

Verantwortlichkeiten

Autor/in

Der Ersteller oder inhaltlich Verantwortliche des Dokuments.

• Wird aus der Mitarbeiterliste ausgewählt
• Erhält automatisch Bearbeitungsrechte
• Wird in der Dokumentenhistorie erfasst

Verantwortliche Funktion

Die Organisationsfunktion, die für das Dokument verantwortlich ist.

Beispiele:

• Qualitätsmanager
• Leiter Produktion
• HR-Manager

Bedeutung:

• Alle Personen mit dieser Funktion erhalten Admin-Rechte
• Funktion erscheint in Kopf-/Fusszeilen von Vorlagen
• Dient der organisatorischen Zuordnung

Prüfende Funktion

Die Funktion, die das Dokument prüfen soll.

• Wird beim Einreichen zur Prüfung benachrichtigt
• Kann das Dokument von “Zur Prüfung” auf “Geprüft” setzen

Freigebende Funktion

Die Funktion, die das Dokument final freigeben kann.

• Wird beim Einreichen zur Freigabe benachrichtigt
• Kann das Dokument von “Geprüft” auf “Freigegeben” setzen

⚠️ Wichtig: Werden keine Funktionen angegeben, werden die Standardfunktionen des übergeordneten Ordners verwendet.

Zeitliche Angaben

Gültig ab / Gültig bis

Definiert den Gültigkeitszeitraum des Dokuments.

• Gültig ab: Ab wann das Dokument gilt
• Gültig bis: Bis wann das Dokument gilt (danach: abgelaufen)

Datum der nächsten Überprüfung

Wann das Dokument erneut überprüft werden soll.

• Erzeugt automatische Erinnerungen
• Dokument wird im Workflow als “Überprüfung fällig” markiert
• Wichtig für ISO 9001 Compliance

Periodizität der Überprüfung

Wie oft das Dokument regelmässig überprüft werden soll.

Optionen:

• Monatlich
• Quartalsweise
• Halbjährlich
• Jährlich
• Alle 2 Jahre
• Benutzerdefiniert

💡 Tipp: Nach jeder Freigabe wird das nächste Überprüfungsdatum automatisch basierend auf der Periodizität berechnet.

Erweiterte Einstellungen

Externe Referenz (URL)

Link zu einer externen Ressource.

Verwendung:

• Verknüpfung mit externen Systemen (SharePoint, Google Drive, etc.)
• Link zu Online-Dokumenten
• Referenz auf Webseiten

Revisionsnummer

Manuelle Versionsnummer des Dokuments.

• Wird nicht automatisch erhöht
• Für formale Versionierung nach eigenem Schema
• Beispiele: “1.0”, “Rev. A”, “2025-01”

Template Sprache deaktivieren

Schaltet die automatische Platzhalter-Ersetzung aus.

• Standardmässig werden {{ variable }} Platzhalter ersetzt
• Deaktiviere dies, wenn dein Dokument diese Syntax enthält, aber nicht ersetzt werden soll

Dokument schreibgeschützt herunterladen

Bei Word-Dokumenten (.docx):

• Aktiviert: Datei wird beim Download als schreibgeschützt markiert
• Nützlich für freigegebene Dokumente, die nicht verändert werden sollen

Aufbewahrungsfrist

Wie lange das Dokument nach Archivierung aufbewahrt werden muss.

• Angabe in Jahren
• Relevant für Compliance und gesetzliche Anforderungen
• Standard wird vom Administrator festgelegt

In Papierform aufbewahren

Markiert, dass das Dokument zusätzlich physisch archiviert werden muss.

Mehrere Dokumente hochladen

Ordner-Upload

DMS → [Ordner] → Button “Ordner hochladen”

Lade einen kompletten Ordner mit Unterordnern und Dateien hoch:

1. Klicke auf “Ordner hochladen”
2. Wähle einen Ordner aus deinem Datei-Explorer
3. Die Ordnerstruktur wird automatisch im DMS erstellt
4. Alle Dateien werden als Dokumente importiert

Batch-Upload

DMS → [Ordner] → Mehrere Dateien per Drag & Drop

1. Wähle mehrere Dateien aus
2. Ziehe sie in den Upload-Bereich
3. Für jede Datei wird ein Dokument erstellt
4. Der Dateiname wird als Titel verwendet

💡 Tipp: Beim Batch-Upload werden minimale Metadaten gesetzt. Ergänze diese nachträglich für bessere Auffindbarkeit.

Dokument aus Vorlage erstellen

Zugriff

DMS → Vorlagen → [Vorlage auswählen] → “Neues Dokument aus Vorlage”

oder

DMS → [Ordner] → “+ Neues Dokument” → Vorlage auswählen

Ablauf

1. Wähle eine Vorlage aus
2. Fülle das Formular mit Metadaten aus
3. Platzhalter in der Vorlage werden automatisch ersetzt
4. Das neue Dokument wird erstellt

💡 Tipp: Mehr zu Vorlagen findest du in Kapitel 5: Vorlagen.

Häufige Fehler vermeiden

❌ Fehler: Unleserliche Titel

Problem: Titel wie “Doc_final_v2_neu.docx”

Lösung:

• Nutze einen beschreibenden Titel: “Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle”
• Speichere technische Kennungen in der Dokument-ID
• Versionierung erfolgt automatisch

❌ Fehler: Falsche Dokumentart

Problem: Alle Dokumente haben die gleiche oder keine Dokumentart

Lösung:

• Wähle immer die passende Dokumentart
• Erleichtert Filterung und Übersicht
• Ermöglicht dokumentartspezifische Workflows

❌ Fehler: Fehlende Verantwortlichkeiten

Problem: Dokument hat keinen Autor oder Verantwortlichen

Lösung:

• Setze immer mindestens einen Autor
• Definiere verantwortliche Funktionen für den Workflow
• Ohne Verantwortliche kann niemand das Dokument im Workflow bearbeiten

❌ Fehler: Keine Beschreibung

Problem: Leere Beschreibung erschwert das Verständnis

Lösung:

• Schreibe mindestens 2-3 Sätze
• Erkläre Zweck und Verwendung
• Hilft bei der Suche und beim Verständnis

Best Practices

✅ Checkliste für neue Dokumente

• Aussagekräftiger Titel gewählt
• Dokument-ID vergeben (wenn Nummernkreis vorhanden)
• Beschreibung ausgefüllt
• Richtiger Ordner ausgewählt
• Dokumentart zugewiesen
• Relevante Labels gesetzt
• Autor eingetragen
• Verantwortliche Funktion definiert
• Überprüfungsdatum gesetzt (für gelenkte Dokumente)

✅ Namenskonventionen

Etabliere einheitliche Konventionen für dein Team:

Dokumentart - Thema - Bereich

Beispiele:

• “AA - Qualitätskontrolle - Wareneingang”
• “VA - Audit - Lieferanten”
• “CL - Prüfung - Endkontrolle”

✅ Ordnerstruktur nutzen

• Erstelle Dokumente im richtigen Ordner
• Nutze die Ordnerstruktur für Kategorisierung
• Vermeide Dokumente im Wurzelverzeichnis

Nächste Schritte

• Kapitel 3: Ordnerstruktur: Organisiere deine Dokumente effektiv
• Kapitel 4: Workflow: Führe dein Dokument durch den Freigabeprozess
• Kapitel 5: Vorlagen: Erstelle wiederverwendbare Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

✅ Du kannst neue Dokumente erstellen ✅ Du weisst, wie du Dateien hochlädst (Klick und Drag & Drop) ✅ Du kennst alle wichtigen Formularfelder ✅ Du vermeidest häufige Fehler ✅ Du nutzt Best Practices für Titel und Beschreibung