Dokumente erstellen und hochladen#

Dieses Kapitel erklärt, wie du neue Dokumente erstellst, Dateien hochlädst und die wichtigen Metadaten korrekt ausfüllst.

Neues Dokument erstellen#

Zugriff#

DMS → Ordner → [Gewünschter Ordner] → Button “+ Neues Dokument”

Du kannst ein neues Dokument aus jedem Ordner heraus erstellen. Der aktuelle Ordner wird automatisch als Speicherort vorausgewählt.

Das Dokument-Formular#

Das Formular zum Erstellen eines neuen Dokuments ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Stammdaten#

Titel (Pflichtfeld)#

Der Titel ist das wichtigste Feld deines Dokuments.

Empfehlungen:

• Wähle einen aussagekräftigen, eindeutigen Titel
• Vermeide Abkürzungen, die nicht allgemein bekannt sind
• Halte den Titel kurz, aber präzise

Beispiele:

💡 Tipp: Nutze das Feld “Dokument-ID” für Kennungen wie “AA-001” und halte den Titel lesbar.

Dokument-ID (Optional)#

Eine eindeutige Kennung für dein Dokument.

Typische Formate:

• AA-001 (Arbeitsanweisung Nr. 1)
• VA-QM-003 (Verfahrensanweisung QM Nr. 3)
• F-HR-012 (Formular HR Nr. 12)

Vorteile der Dokument-ID:

• Eindeutige Referenzierung
• Sortierung nach Nummernkreisen
• Integration in Kopf-/Fusszeilen von Vorlagen

💡 Tipp: Die Dokument-ID wird zusammen mit dem Titel angezeigt: “AA-001 - Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle”

Beschreibung (Optional, empfohlen)#

Eine ausführliche Beschreibung des Dokumenteninhalts.

Inhalt der Beschreibung:

• Zweck des Dokuments
• Zielgruppe
• Wichtige Hinweise zur Verwendung
• Änderungshistorie (bei Bedarf)

💡 Tipp: Die Beschreibung unterstützt Markdown-Formatierung für bessere Lesbarkeit.

Datei hochladen#

Unterstützte Dateiformate#

Datei hochladen#

Methode 1: Klick-Upload

1. Klicke auf das Upload-Feld
2. Wähle eine Datei aus dem Datei-Explorer
3. Bestätige die Auswahl

Methode 2: Drag & Drop

1. Ziehe eine Datei aus deinem Datei-Explorer
2. Lasse sie über dem Upload-Bereich fallen
3. Die Datei wird automatisch übernommen

Dateigrössenbeschränkung#

• Maximale Dateigrösse: Abhängig von der Systemkonfiguration (typisch 50-100 MB)
• Empfohlen: Dateien unter 20 MB für optimale Performance

⚠️ Wichtig: Bei sehr grossen Dateien kann der Upload länger dauern. Schliesse das Fenster nicht, bis der Upload abgeschlossen ist.

Dokument ohne Datei#

Du kannst ein Dokument auch ohne Datei erstellen, z.B. für:

• Externe Referenzen (Links zu externen Systemen)
• Platzhalter für später
• Reine Metadaten-Einträge

Klassifikation und Kategorisierung#

Ordner (Pflichtfeld)#

Der Speicherort deines Dokuments in der Ordnerstruktur.

• Wird automatisch vorausgewählt, wenn du aus einem Ordner heraus erstellst
• Kann nachträglich geändert werden
• Bestimmt die Sichtbarkeit und Berechtigungen

Dokumentart#

Kategorisiert dein Dokument nach Typ.

Typische Dokumentarten:

• Arbeitsanweisung
• Verfahrensanweisung
• Formular
• Checkliste
• Richtlinie
• Protokoll
• Bericht

💡 Tipp: Dokumentarten werden vom Administrator verwaltet und können angepasst werden.

Labels#

Farbige Tags zur zusätzlichen Kategorisierung.

Verwendung:

• Mehrere Labels pro Dokument möglich
• Ermöglicht schnelle Filterung
• Visuelle Kennzeichnung in Listen

Beispiele:

• 🔴 Priorität Hoch
• 🟢 Aktuell
• 🔵 Intern
• 🟡 Review erforderlich

Verantwortlichkeiten#

Autor/in#

Der Ersteller oder inhaltlich Verantwortliche des Dokuments.

• Wird aus der Mitarbeiterliste ausgewählt
• Erhält automatisch Bearbeitungsrechte
• Wird in der Dokumentenhistorie erfasst

Verantwortliche Funktion#

Die Organisationsfunktion, die für das Dokument verantwortlich ist.

Beispiele:

• Qualitätsmanager
• Leiter Produktion
• HR-Manager

Bedeutung:

• Alle Personen mit dieser Funktion erhalten Admin-Rechte
• Funktion erscheint in Kopf-/Fusszeilen von Vorlagen
• Dient der organisatorischen Zuordnung

Prüfende Funktion#

Die Funktion, die das Dokument prüfen soll.

• Wird beim Einreichen zur Prüfung benachrichtigt
• Kann das Dokument von “Zur Prüfung” auf “Geprüft” setzen

Freigebende Funktion#

Die Funktion, die das Dokument final freigeben kann.

• Wird beim Einreichen zur Freigabe benachrichtigt
• Kann das Dokument von “Geprüft” auf “Freigegeben” setzen

⚠️ Wichtig: Werden keine Funktionen angegeben, werden die Standardfunktionen des übergeordneten Ordners verwendet.

Zeitliche Angaben#

Gültig ab / Gültig bis#

Definiert den Gültigkeitszeitraum des Dokuments.

• Gültig ab: Ab wann das Dokument gilt
• Gültig bis: Bis wann das Dokument gilt (danach: abgelaufen)

Datum der nächsten Überprüfung#

Wann das Dokument erneut überprüft werden soll.

• Erzeugt automatische Erinnerungen
• Dokument wird im Workflow als “Überprüfung fällig” markiert
• Wichtig für ISO 9001 Compliance

Periodizität der Überprüfung#

Wie oft das Dokument regelmässig überprüft werden soll.

Optionen:

• Monatlich
• Quartalsweise
• Halbjährlich
• Jährlich
• Alle 2 Jahre
• Benutzerdefiniert

💡 Tipp: Nach jeder Freigabe wird das nächste Überprüfungsdatum automatisch basierend auf der Periodizität berechnet.

Erweiterte Einstellungen#

Externe Referenz (URL)#

Link zu einer externen Ressource.

Verwendung:

• Verknüpfung mit externen Systemen (SharePoint, Google Drive, etc.)
• Link zu Online-Dokumenten
• Referenz auf Webseiten

Revisionsnummer#

Manuelle Versionsnummer des Dokuments.

• Wird nicht automatisch erhöht
• Für formale Versionierung nach eigenem Schema
• Beispiele: “1.0”, “Rev. A”, “2025-01”

Template Sprache deaktivieren#

Schaltet die automatische Platzhalter-Ersetzung aus.

• Standardmässig werden {{ variable }} Platzhalter ersetzt
• Deaktiviere dies, wenn dein Dokument diese Syntax enthält, aber nicht ersetzt werden soll

Dokument schreibgeschützt herunterladen#

Bei Word-Dokumenten (.docx):

• Aktiviert: Datei wird beim Download als schreibgeschützt markiert
• Nützlich für freigegebene Dokumente, die nicht verändert werden sollen

Aufbewahrungsfrist#

Wie lange das Dokument nach Archivierung aufbewahrt werden muss.

• Angabe in Jahren
• Relevant für Compliance und gesetzliche Anforderungen
• Standard wird vom Administrator festgelegt

In Papierform aufbewahren#

Markiert, dass das Dokument zusätzlich physisch archiviert werden muss.

Mehrere Dokumente hochladen#

Ordner-Upload#

DMS → [Ordner] → Button “Ordner hochladen”

Lade einen kompletten Ordner mit Unterordnern und Dateien hoch:

1. Klicke auf “Ordner hochladen”
2. Wähle einen Ordner aus deinem Datei-Explorer
3. Die Ordnerstruktur wird automatisch im DMS erstellt
4. Alle Dateien werden als Dokumente importiert

Batch-Upload#

DMS → [Ordner] → Mehrere Dateien per Drag & Drop

1. Wähle mehrere Dateien aus
2. Ziehe sie in den Upload-Bereich
3. Für jede Datei wird ein Dokument erstellt
4. Der Dateiname wird als Titel verwendet

💡 Tipp: Beim Batch-Upload werden minimale Metadaten gesetzt. Ergänze diese nachträglich für bessere Auffindbarkeit.

Dokument aus Vorlage erstellen#

Zugriff#

DMS → Vorlagen → [Vorlage auswählen] → “Neues Dokument aus Vorlage”

oder

DMS → [Ordner] → “+ Neues Dokument” → Vorlage auswählen

Ablauf#

1. Wähle eine Vorlage aus
2. Fülle das Formular mit Metadaten aus
3. Platzhalter in der Vorlage werden automatisch ersetzt
4. Das neue Dokument wird erstellt

💡 Tipp: Mehr zu Vorlagen findest du in Kapitel 5: Vorlagen.

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Unleserliche Titel#

Problem: Titel wie “Doc_final_v2_neu.docx”

Lösung:

• Nutze einen beschreibenden Titel: “Arbeitsanweisung Qualitätskontrolle”
• Speichere technische Kennungen in der Dokument-ID
• Versionierung erfolgt automatisch

❌ Fehler: Falsche Dokumentart#

Problem: Alle Dokumente haben die gleiche oder keine Dokumentart

Lösung:

• Wähle immer die passende Dokumentart
• Erleichtert Filterung und Übersicht
• Ermöglicht dokumentartspezifische Workflows

❌ Fehler: Fehlende Verantwortlichkeiten#

Problem: Dokument hat keinen Autor oder Verantwortlichen

Lösung:

• Setze immer mindestens einen Autor
• Definiere verantwortliche Funktionen für den Workflow
• Ohne Verantwortliche kann niemand das Dokument im Workflow bearbeiten

❌ Fehler: Keine Beschreibung#

Problem: Leere Beschreibung erschwert das Verständnis

Lösung:

• Schreibe mindestens 2-3 Sätze
• Erkläre Zweck und Verwendung
• Hilft bei der Suche und beim Verständnis

Best Practices#

✅ Checkliste für neue Dokumente#

• Aussagekräftiger Titel gewählt
• Dokument-ID vergeben (wenn Nummernkreis vorhanden)
• Beschreibung ausgefüllt
• Richtiger Ordner ausgewählt
• Dokumentart zugewiesen
• Relevante Labels gesetzt
• Autor eingetragen
• Verantwortliche Funktion definiert
• Überprüfungsdatum gesetzt (für gelenkte Dokumente)

✅ Namenskonventionen#

Etabliere einheitliche Konventionen für dein Team:

Dokumentart - Thema - Bereich

Beispiele:

• “AA - Qualitätskontrolle - Wareneingang”
• “VA - Audit - Lieferanten”
• “CL - Prüfung - Endkontrolle”

✅ Ordnerstruktur nutzen#

• Erstelle Dokumente im richtigen Ordner
• Nutze die Ordnerstruktur für Kategorisierung
• Vermeide Dokumente im Wurzelverzeichnis

Nächste Schritte#

• Kapitel 3: Ordnerstruktur: Organisiere deine Dokumente effektiv
• Kapitel 4: Workflow: Führe dein Dokument durch den Freigabeprozess
• Kapitel 5: Vorlagen: Erstelle wiederverwendbare Dokumentvorlagen

Zusammenfassung#

✅ Du kannst neue Dokumente erstellen ✅ Du weisst, wie du Dateien hochlädst (Klick und Drag & Drop) ✅ Du kennst alle wichtigen Formularfelder ✅ Du vermeidest häufige Fehler ✅ Du nutzt Best Practices für Titel und Beschreibung