Dokumenten-Workflow und Status

Dieses Kapitel erklärt den Dokumenten-Lebenszyklus in ELIZA - von der Erstellung über die Prüfung bis zur Freigabe und darüber hinaus.

Der Dokumenten-Lebenszyklus

Status-Übersicht

Jedes Dokument in ELIZA durchläuft einen definierten Lebenszyklus mit folgenden Status:

                    ┌──────────────┐
                    │   Entwurf    │ ← Neues Dokument startet hier
                    └──────┬───────┘
                           │ zur Prüfung einreichen
                           ▼
                    ┌──────────────┐
                    │ Zur Prüfung  │
                    └──────┬───────┘
                           │ prüfen / ablehnen
                    ┌──────┴───────┐
                    ▼              ▼
             ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
             │   Geprüft    │ │   Entwurf    │ (zurück)
             └──────┬───────┘ └──────────────┘
                    │ freigeben / ablehnen
                    ▼
             ┌──────────────┐
             │  Freigegeben │ ← Dokument ist aktiv
             └──────┬───────┘
                    │ überprüfung fällig / archivieren
             ┌──────┴───────┐
             ▼              ▼
      ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
      │  Abgelaufen  │ │  Archiviert  │
      └──────────────┘ └──────────────┘

Status im Detail

Workflow-Schritte

1. Entwurf erstellen

Jedes neue Dokument startet im Status “Entwurf”.

Was du tun kannst:

• Dokument bearbeiten (Titel, Beschreibung, Datei)
• Metadaten ergänzen
• Datei austauschen
• Dokument löschen

Wer kann das:

• Ersteller des Dokuments
• Benutzer mit change_document Berechtigung
• Ordner-Administratoren

2. Zur Prüfung einreichen

Wenn das Dokument fertig ist, reichst du es zur Prüfung ein.

Zugriff:

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Zur Prüfung einreichen” (oder “Review”)
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige

Was passiert:

• Status wechselt zu “Zur Prüfung”
• Prüfer werden benachrichtigt
• Dokument kann nicht mehr bearbeitet werden (ausser durch Prüfer)

💡 Tipp: Prüfe vor dem Einreichen, ob alle Metadaten vollständig sind.

3. Dokument prüfen

Benutzer mit der Rolle Prüfer können das Dokument prüfen.

Optionen für Prüfer:

Ablauf:

1. Öffne das Dokument aus der Workflow-Übersicht
2. Prüfe Inhalt und Metadaten
3. Wähle “Prüfung genehmigen” oder “Ablehnen”
4. Füge einen Kommentar hinzu (Pflicht bei Ablehnung)

4. Dokument freigeben

Nach erfolgreicher Prüfung kann ein Freigeber das Dokument freigeben.

Optionen für Freigeber:

Was bei Freigabe passiert:

• Status wechselt zu “Freigegeben”
• Freigabedatum wird gesetzt
• Neue Version wird erstellt
• Revisionsnummer wird erhöht (falls automatische Vergabe aktiviert)
• Nächstes Überprüfungsdatum wird berechnet (falls Periodizität gesetzt)
• Dokument ist für alle berechtigten Benutzer verfügbar

💡 Tipp: Mit aktivierter automatischer Revisionsnummer wird die Nummer bei jeder Freigabe hochgezählt (1, 2, 3…). Siehe Kapitel 6: Versionierung für Details.

5. Dokument archivieren

Nicht mehr benötigte Dokumente können archiviert werden.

Zugriff:

1. Öffne das freigegebene Dokument
2. Klicke auf “Archivieren”
3. Bestätige

Effekt:

• Dokument erscheint nicht mehr in normalen Listen
• Kann über Filter “Archiviert” angezeigt werden
• Kann reaktiviert werden

Arbeitskopien

Was sind Arbeitskopien?

Wenn du ein freigegebenes Dokument ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

• Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
• Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
• Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Arbeitskopie erstellen

Zugriff:

1. Öffne das freigegebene Dokument
2. Klicke auf “Arbeitskopie erstellen”
3. Die Arbeitskopie wird erstellt und geöffnet

Eigenschaften der Arbeitskopie:

• Kennzeichnung “(Arbeitskopie)” im Titel
• Status “Entwurf”
• Verknüpfung zum Original-Dokument
• Eigene Versionierung

Arbeitskopie bearbeiten

Bearbeite die Arbeitskopie wie ein normales Dokument:

1. Lade eine neue Datei hoch
2. Aktualisiere Metadaten
3. Reiche zur Prüfung ein
4. Durchlaufe den normalen Workflow

Arbeitskopie freigeben

Bei Freigabe der Arbeitskopie:

1. Das Original-Dokument wird archiviert
2. Die Arbeitskopie wird zum neuen Hauptdokument
3. Versionsnummer wird erhöht
4. Historie bleibt erhalten

⚠️ Wichtig: Während eine Arbeitskopie existiert, kann keine zweite erstellt werden.

Workflow-Übersicht

Zugriff

DMS → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt alle Dokumente, die auf Aktion warten.

Ansichten

Filter

• Nach Ordner
• Nach Dokumentart
• Nach Datum
• Nach Ersteller

Abgelaufene Dokumente

Was sind abgelaufene Dokumente?

Dokumente mit überfälligem Überprüfungsdatum werden als “Abgelaufen” markiert.

Wann wird ein Dokument abgelaufen:

• “Datum der nächsten Überprüfung” liegt in der Vergangenheit
• “Gültig bis” Datum wurde überschritten

Abgelaufene Dokumente finden

DMS → Workflow → Abgelaufene Dokumente

oder

DMS → Filter → Status: Abgelaufen

Abgelaufene Dokumente behandeln

Berechtigungen im Workflow

Wer kann was?

Funktionsbasierte Berechtigungen

Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können Funktionen definiert werden:

• Prüfende Funktion: Kann das spezifische Dokument prüfen
• Freigebende Funktion: Kann das spezifische Dokument freigeben
• Verantwortliche Funktion: Hat volle Bearbeitungsrechte

💡 Tipp: Funktionen werden auf Dokument- oder Ordner-Ebene definiert und vererbt.

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen bei Workflow-Ereignissen

ELIZA sendet automatisch Benachrichtigungen bei Workflow-Ereignissen:

Automatische Benachrichtigungen für Überprüfungstermine

ELIZA führt regelmässig automatische Prüfungen durch und benachrichtigt relevante Benutzer über anstehende oder überfällige Überprüfungen.

Tägliche Benachrichtigungen (Daily)

Die tägliche Prüfung läuft automatisch und führt folgende Aktionen durch:

Verantwortliche Benutzer umfassen:

• Dokument-Autor
• Ordner-Administratoren
• Beitragende des Dokuments

💡 Hinweis: Sobald das “Gültig bis”-Datum überschritten ist, wird das Dokument automatisch auf den Status “Abgelaufen” gesetzt und die verantwortlichen Benutzer werden benachrichtigt.

Wöchentliche Benachrichtigungen (Weekly)

Die wöchentliche Prüfung sendet Erinnerungen für bevorstehende und überfällige Termine:

Benachrichtigungen für “Gültig bis” (valid_to):

Benachrichtigungen für “Nächste Überprüfung” (next_review):

Wichtig: Bei Dokumenten mit einer verantwortlichen Funktion werden zusätzlich zum Autor auch alle Mitglieder der Funktions-Gruppe benachrichtigt. Der Autor wird dabei nicht doppelt benachrichtigt.

Unterschied: “Gültig bis” vs. “Nächste Überprüfung”

💡 Tipp: Bei Dokumenten mit Periodizität wird nach jeder Freigabe das “Nächste Überprüfungsdatum” automatisch berechnet. Das “Gültig bis”-Datum wird dabei auf das gleiche Datum gesetzt.

Übersicht: Dokumente zur Überprüfung

Du findest Dokumente mit anstehender Überprüfung unter:

DMS → Workflow → Nächste Überprüfung

Diese Übersicht zeigt alle freigegebenen Dokumente, deren Überprüfungsdatum in den nächsten 30 Tagen liegt.

Wer sieht welche Dokumente:

⚠️ Wichtig: Du siehst nur Dokumente, für die du als Autor eingetragen bist oder bei denen du Mitglied der verantwortlichen Funktion bist.

Menüpunkt “Fristen”

Der Menüpunkt “Fristen” im DMS bietet eine zentrale Übersicht über alle Dokumente mit Handlungsbedarf bezüglich Gültigkeit und Überprüfung.

Zugriff:

DMS → Fristen

Der Fristen-Bereich zeigt einen Badge mit der Anzahl relevanter Dokumente an.

Ansichten im Fristen-Bereich

Berechtigungen pro Ansicht

Abgelaufene Dokumente (valid_to < heute):

Überfällige Überprüfungen (next_review < heute):

Anstehende Überprüfungen (nächste 30 Tage):

Aktionen bei abgelaufenen Dokumenten

Wenn ein Dokument in der Fristen-Übersicht erscheint, hast du folgende Optionen:

💡 Tipp: Prüfe regelmässig den Fristen-Bereich, um keine wichtigen Überprüfungstermine zu verpassen. Der Badge in der Navigation zeigt dir auf einen Blick, ob Handlungsbedarf besteht.

Benachrichtigungskanäle

• In-App Benachrichtigung: Glocken-Icon im Header
• E-Mail: Falls in den Einstellungen aktiviert
• Dashboard-Widget: Überfällige Aufgaben

Benachrichtigungseinstellungen

Du kannst deine Benachrichtigungseinstellungen anpassen unter:

Profil → Einstellungen → Benachrichtigungen

Workflow abbrechen

Zurück zu Entwurf

Du kannst ein Dokument jederzeit zurück in den Entwurf-Status setzen (sofern berechtigt):

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Zurück zu Entwurf”
3. Begründe die Aktion
4. Bestätige

Wann sinnvoll:

• Wichtige Änderungen erforderlich
• Falsches Dokument eingereicht
• Prozess-Fehler korrigieren

⚠️ Wichtig: Alle Workflow-Kommentare bleiben erhalten.

Best Practices

✅ Vor dem Einreichen prüfen

• Titel ist korrekt und aussagekräftig
• Beschreibung ist aktuell
• Datei ist die finale Version
• Dokumentart ist gesetzt
• Verantwortliche Funktionen sind definiert
• Überprüfungsdatum ist gesetzt (für gelenkte Dokumente)

✅ Als Prüfer

• Prüfe Inhalt auf Korrektheit und Vollständigkeit
• Prüfe Formatierung und Lesbarkeit
• Hinterlasse konstruktive Kommentare
• Lehne frühzeitig ab, wenn grössere Änderungen nötig sind

✅ Als Freigeber

• Prüfe, ob alle vorherigen Schritte korrekt durchlaufen wurden
• Verifiziere, dass alle Anforderungen erfüllt sind
• Dokumentiere die Freigabe mit Kommentar

✅ Regelmässige Workflow-Pflege

• Prüfe wöchentlich die Workflow-Übersicht
• Bearbeite Aufgaben zeitnah
• Eskaliere blockierte Dokumente

Häufige Fehler vermeiden

❌ Fehler: Dokument ohne Prüfer einreichen

Problem: Niemand ist für die Prüfung zuständig

Lösung: Definiere Prüfende Funktion auf Dokument- oder Ordner-Ebene

❌ Fehler: Abgelaufene Dokumente ignorieren

Problem: Dokumente bleiben im Status “Abgelaufen”

Lösung: Regelmässige Überprüfung, Überprüfungszyklus anpassen

❌ Fehler: Arbeitskopien vergessen

Problem: Arbeitskopie wurde erstellt, aber nie fertiggestellt

Lösung: Regelmässig eigene Entwürfe prüfen, nicht benötigte löschen

Nächste Schritte

• Kapitel 5: Vorlagen: Dokumentvorlagen erstellen
• Kapitel 6: Versionierung: Änderungen nachverfolgen
• Kapitel 7: Berechtigungen: Detailliertes Berechtigungskonzept

Zusammenfassung

✅ Du verstehst den Dokumenten-Lebenszyklus ✅ Du kennst alle Status und deren Bedeutung ✅ Du kannst Dokumente durch den Workflow führen ✅ Du weisst, wie Arbeitskopien funktionieren ✅ Du nutzt die Workflow-Übersicht effektiv ✅ Du vermeidest häufige Workflow-Fehler