Dokumenten-Workflow und Status#

Dieses Kapitel erklärt den Dokumenten-Lebenszyklus in ELIZA - von der Erstellung über die Prüfung bis zur Freigabe und darüber hinaus.

Der Dokumenten-Lebenszyklus#

Status-Übersicht#

Jedes Dokument in ELIZA durchläuft einen definierten Lebenszyklus mit folgenden Status:

                    ┌──────────────┐
                    │   Entwurf    │ ← Neues Dokument startet hier
                    └──────┬───────┘
                           │ zur Prüfung einreichen
                           ▼
                    ┌──────────────┐
                    │ Zur Prüfung  │
                    └──────┬───────┘
                           │ prüfen / ablehnen
                    ┌──────┴───────┐
                    ▼              ▼
             ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
             │   Geprüft    │ │   Entwurf    │ (zurück)
             └──────┬───────┘ └──────────────┘
                    │ freigeben / ablehnen
                    ▼
             ┌──────────────┐
             │  Freigegeben │ ← Dokument ist aktiv
             └──────┬───────┘
                    │ überprüfung fällig / archivieren
             ┌──────┴───────┐
             ▼              ▼
      ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
      │  Abgelaufen  │ │  Archiviert  │
      └──────────────┘ └──────────────┘

Status im Detail#

Status	Farbe	Bedeutung	Aktionen möglich
Entwurf	🔵 Blau	Dokument wird bearbeitet	Bearbeiten, Löschen, Zur Prüfung einreichen
Zur Prüfung	🟡 Gelb	Wartet auf Prüfung	Prüfen, Ablehnen, Abbrechen
Geprüft	🟠 Orange	Geprüft, wartet auf Freigabe	Freigeben, Ablehnen, Zurück zu Entwurf
Freigegeben	🟢 Grün	Aktiv und gültig	Arbeitskopie erstellen, Archivieren
Abgelaufen	🔴 Rot	Überprüfung überfällig	Überprüfen, Archivieren, Reaktivieren
Archiviert	⚫ Grau	Nicht mehr aktiv	Reaktivieren

Workflow-Schritte#

1. Entwurf erstellen#

Jedes neue Dokument startet im Status “Entwurf”.

Was du tun kannst:

Dokument bearbeiten (Titel, Beschreibung, Datei)
Metadaten ergänzen
Datei austauschen
Dokument löschen

Wer kann das:

Ersteller des Dokuments
Benutzer mit change_document Berechtigung
Ordner-Administratoren

2. Zur Prüfung einreichen#

Wenn das Dokument fertig ist, reichst du es zur Prüfung ein.

Zugriff:

Öffne das Dokument
Klicke auf “Zur Prüfung einreichen” (oder “Review”)
Optional: Füge einen Kommentar hinzu
Bestätige

Was passiert:

Status wechselt zu “Zur Prüfung”
Prüfer werden benachrichtigt
Dokument kann nicht mehr bearbeitet werden (ausser durch Prüfer)

💡 Tipp: Prüfe vor dem Einreichen, ob alle Metadaten vollständig sind.

3. Dokument prüfen#

Benutzer mit der Rolle Prüfer können das Dokument prüfen.

Optionen für Prüfer:

Aktion	Beschreibung	Neuer Status
Genehmigen	Prüfung bestanden	Geprüft
Ablehnen	Zurück zur Überarbeitung	Entwurf
Kommentieren	Feedback ohne Statusänderung	Zur Prüfung

Ablauf:

Öffne das Dokument aus der Workflow-Übersicht
Prüfe Inhalt und Metadaten
Wähle “Prüfung genehmigen” oder “Ablehnen”
Füge einen Kommentar hinzu (Pflicht bei Ablehnung)

4. Dokument freigeben#

Nach erfolgreicher Prüfung kann ein Freigeber das Dokument freigeben.

Optionen für Freigeber:

Aktion	Beschreibung	Neuer Status
Freigeben	Dokument wird aktiv	Freigegeben
Ablehnen	Zurück zur Überarbeitung	Entwurf

Was bei Freigabe passiert:

Status wechselt zu “Freigegeben”
Freigabedatum wird gesetzt
Neue Version wird erstellt
Revisionsnummer wird erhöht (falls automatische Vergabe aktiviert)
Nächstes Überprüfungsdatum wird berechnet (falls Periodizität gesetzt)
Dokument ist für alle berechtigten Benutzer verfügbar

💡 Tipp: Mit aktivierter automatischer Revisionsnummer wird die Nummer bei jeder Freigabe hochgezählt (1, 2, 3…). Siehe Kapitel 6: Versionierung für Details.

5. Dokument archivieren#

Nicht mehr benötigte Dokumente können archiviert werden.

Zugriff:

Öffne das freigegebene Dokument
Klicke auf “Archivieren”
Bestätige

Effekt:

Dokument erscheint nicht mehr in normalen Listen
Kann über Filter “Archiviert” angezeigt werden
Kann reaktiviert werden

Arbeitskopien#

Was sind Arbeitskopien?#

Wenn du ein freigegebenes Dokument ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Arbeitskopie erstellen#

Zugriff:

Öffne das freigegebene Dokument
Klicke auf “Arbeitskopie erstellen”
Die Arbeitskopie wird erstellt und geöffnet

Eigenschaften der Arbeitskopie:

Kennzeichnung “(Arbeitskopie)” im Titel
Status “Entwurf”
Verknüpfung zum Original-Dokument
Eigene Versionierung

Arbeitskopie bearbeiten#

Bearbeite die Arbeitskopie wie ein normales Dokument:

Lade eine neue Datei hoch
Aktualisiere Metadaten
Reiche zur Prüfung ein
Durchlaufe den normalen Workflow

Arbeitskopie freigeben#

Bei Freigabe der Arbeitskopie:

Das Original-Dokument wird archiviert
Die Arbeitskopie wird zum neuen Hauptdokument
Versionsnummer wird erhöht
Historie bleibt erhalten

⚠️ Wichtig: Während eine Arbeitskopie existiert, kann keine zweite erstellt werden.

Workflow-Übersicht#

Zugriff#

DMS → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt alle Dokumente, die auf Aktion warten.

Ansichten#

Tab	Zeigt
Meine Aufgaben	Dokumente, die du bearbeiten musst
Zur Prüfung	Dokumente, die auf Prüfung warten
Zur Freigabe	Dokumente, die auf Freigabe warten
Meine Entwürfe	Deine Dokumente im Entwurf-Status

Filter#

Nach Ordner
Nach Dokumentart
Nach Datum
Nach Ersteller

Abgelaufene Dokumente#

Was sind abgelaufene Dokumente?#

Dokumente mit überfälligem Überprüfungsdatum werden als “Abgelaufen” markiert.

Wann wird ein Dokument abgelaufen:

“Datum der nächsten Überprüfung” liegt in der Vergangenheit
“Gültig bis” Datum wurde überschritten

Abgelaufene Dokumente finden#

DMS → Workflow → Abgelaufene Dokumente

oder

DMS → Filter → Status: Abgelaufen

Abgelaufene Dokumente behandeln#

Aktion	Beschreibung
Überprüfen & Bestätigen	Dokument bleibt gültig, neues Überprüfungsdatum setzen
Arbeitskopie erstellen	Dokument aktualisieren und neu freigeben
Archivieren	Dokument wird nicht mehr benötigt

Berechtigungen im Workflow#

Wer kann was?#

Berechtigung	Beschreibung	Typische Rolle
`add_document`	Dokumente erstellen	Autor
`change_document`	Dokumente bearbeiten	Autor
`delete_document`	Dokumente löschen	Administrator
`review_document`	Dokumente prüfen	Prüfer
`approve_document`	Dokumente freigeben	Freigeber

Funktionsbasierte Berechtigungen#

Zusätzlich zu den globalen Berechtigungen können Funktionen definiert werden:

Prüfende Funktion: Kann das spezifische Dokument prüfen
Freigebende Funktion: Kann das spezifische Dokument freigeben
Verantwortliche Funktion: Hat volle Bearbeitungsrechte

💡 Tipp: Funktionen werden auf Dokument- oder Ordner-Ebene definiert und vererbt.

Benachrichtigungen#

Automatische Benachrichtigungen#

ELIZA sendet automatisch Benachrichtigungen bei Workflow-Ereignissen:

Ereignis	Empfänger
Zur Prüfung eingereicht	Prüfer
Geprüft	Freigeber, Ersteller
Freigegeben	Ersteller, Verantwortliche
Abgelehnt	Ersteller
Dokument abgelaufen	Verantwortliche

Benachrichtigungskanäle#

In-App Benachrichtigung: Glocken-Icon im Header
E-Mail: Falls in den Einstellungen aktiviert
Dashboard-Widget: Überfällige Aufgaben

Workflow abbrechen#

Zurück zu Entwurf#

Du kannst ein Dokument jederzeit zurück in den Entwurf-Status setzen (sofern berechtigt):

Öffne das Dokument
Klicke auf “Zurück zu Entwurf”
Begründe die Aktion
Bestätige

Wann sinnvoll:

Wichtige Änderungen erforderlich
Falsches Dokument eingereicht
Prozess-Fehler korrigieren

⚠️ Wichtig: Alle Workflow-Kommentare bleiben erhalten.

Best Practices#

✅ Vor dem Einreichen prüfen#

Titel ist korrekt und aussagekräftig
Beschreibung ist aktuell
Datei ist die finale Version
Dokumentart ist gesetzt
Verantwortliche Funktionen sind definiert
Überprüfungsdatum ist gesetzt (für gelenkte Dokumente)

✅ Als Prüfer#

Prüfe Inhalt auf Korrektheit und Vollständigkeit
Prüfe Formatierung und Lesbarkeit
Hinterlasse konstruktive Kommentare
Lehne frühzeitig ab, wenn grössere Änderungen nötig sind

✅ Als Freigeber#

Prüfe, ob alle vorherigen Schritte korrekt durchlaufen wurden
Verifiziere, dass alle Anforderungen erfüllt sind
Dokumentiere die Freigabe mit Kommentar

✅ Regelmässige Workflow-Pflege#

Prüfe wöchentlich die Workflow-Übersicht
Bearbeite Aufgaben zeitnah
Eskaliere blockierte Dokumente

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Dokument ohne Prüfer einreichen#

Problem: Niemand ist für die Prüfung zuständig

Lösung: Definiere Prüfende Funktion auf Dokument- oder Ordner-Ebene

❌ Fehler: Abgelaufene Dokumente ignorieren#

Problem: Dokumente bleiben im Status “Abgelaufen”

Lösung: Regelmässige Überprüfung, Überprüfungszyklus anpassen

❌ Fehler: Arbeitskopien vergessen#

Problem: Arbeitskopie wurde erstellt, aber nie fertiggestellt

Lösung: Regelmässig eigene Entwürfe prüfen, nicht benötigte löschen

Nächste Schritte#

Kapitel 5: Vorlagen: Dokumentvorlagen erstellen
Kapitel 6: Versionierung: Änderungen nachverfolgen
Kapitel 7: Berechtigungen: Detailliertes Berechtigungskonzept

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst den Dokumenten-Lebenszyklus ✅ Du kennst alle Status und deren Bedeutung ✅ Du kannst Dokumente durch den Workflow führen ✅ Du weisst, wie Arbeitskopien funktionieren ✅ Du nutzt die Workflow-Übersicht effektiv ✅ Du vermeidest häufige Workflow-Fehler