Erste Schritte

Dieses Kapitel führt dich in das ELIZA Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein und zeigt dir, wie du schnell produktiv wirst.

Was ist das DMS?

Das ELIZA DMS ist ein umfassendes System zur Verwaltung, Versionierung und Freigabe von Dokumenten. Es unterstützt dich bei:

• Zentraler Dokumentenablage: Alle Dokumente an einem Ort
• Versionskontrolle: Automatische Nachverfolgung aller Änderungen
• Freigabe-Workflows: Strukturierte Prüfung und Genehmigung
• Vorlagen-Management: Wiederverwendbare Dokumentvorlagen
• Berechtigungssteuerung: Feingranulare Zugriffsrechte
• Suche und Navigation: Schnelles Finden von Dokumenten

Typische Anwendungsfälle

Zugriff auf das DMS

Navigation

Hauptmenü → DMS oder Dashboard → DMS-Kachel

Das DMS erreichst du über das Hauptmenü auf der linken Seite oder direkt über die DMS-Kachel im Dashboard.

Voraussetzungen

Um das DMS nutzen zu können, benötigst du:

1. Aktives ELIZA-Konto: Ein gültiger Benutzeraccount
2. DMS-Berechtigung: Mindestens die Berechtigung view_document
3. Modulaktivierung: Das DMS-Modul muss für deine Organisation aktiviert sein

💡 Tipp: Wenn du keinen Zugriff auf das DMS hast, wende dich an deinen Administrator.

Hauptbereiche des DMS

1. Ordner-Übersicht

Die Ordner-Übersicht ist deine Startseite im DMS. Hier siehst du:

• Ordnerstruktur: Hierarchische Ansicht aller Ordner
• Dokumente im aktuellen Ordner: Liste der enthaltenen Dokumente
• Breadcrumb-Navigation: Zeigt deinen aktuellen Standort
• Aktionsbuttons: Neues Dokument, Neuer Ordner, Upload

2. Workflow-Übersicht

DMS → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt dir alle Dokumente, die auf deine Aktion warten:

• Zur Prüfung: Dokumente, die du prüfen musst
• Zur Freigabe: Dokumente, die du freigeben musst
• Meine Entwürfe: Dokumente, die du noch bearbeiten musst

3. Vorlagen

DMS → Vorlagen

Hier findest du alle Dokumentvorlagen, aus denen du neue Dokumente erstellen kannst:

• Word-Vorlagen: .docx Dateien mit Platzhaltern
• Excel-Vorlagen: .xlsx Dateien mit Template-Sprache
• Andere Vorlagen: PDF, PowerPoint, etc.

4. Favoriten

DMS → Favoriten

Deine persönliche Sammlung häufig genutzter Dokumente und Ordner.

5. Suche

DMS → Suche oder Suchfeld oben rechts

Volltextsuche über alle Dokumente mit erweiterten Filteroptionen.

Die DMS-Oberfläche

Ordner-Ansicht

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  DMS > Ordner > Qualitätsmanagement                     │  ← Breadcrumb
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  [+ Neues Dokument] [+ Neuer Ordner] [↑ Upload]         │  ← Aktionen
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  📁 Arbeitsanweisungen                                  │
│  📁 Verfahrensanweisungen                               │  ← Unterordner
│  📁 Formulare                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  📄 QM-Handbuch v2.1              Freigegeben  15.03.25 │
│  📄 Qualitätspolitik              Freigegeben  10.01.25 │  ← Dokumente
│  📄 Organigramm                   Entwurf      heute    │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Dokument-Detailansicht

Wenn du ein Dokument öffnest, siehst du:

Wichtige Konzepte

Dokument-Status

Jedes Dokument durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

⚠️ Wichtig: Nur freigegebene Dokumente sind offiziell gültig und sollten verwendet werden.

Arbeitskopien

Wenn du ein freigegebenes Dokument ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

• Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
• Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
• Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Versionierung

ELIZA führt automatisch eine Versionshistorie:

• Jede Änderung wird protokolliert
• Frühere Versionen können eingesehen werden
• Bei Bedarf kannst du zu einer früheren Version zurückkehren

Schnellstart: Dein erstes Dokument

Schritt 1: Ordner wählen

1. Navigiere zu DMS → Ordner
2. Wähle einen Ordner oder erstelle einen neuen

Schritt 2: Dokument erstellen

1. Klicke auf "+ Neues Dokument"
2. Fülle die Pflichtfelder aus:
   • Titel: Aussagekräftiger Name
   • Ordner: Speicherort (bereits vorausgewählt)
3. Optional: Lade eine Datei hoch
4. Klicke auf “Speichern”

Schritt 3: Dokument bearbeiten

1. Öffne dein neues Dokument
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Füge Beschreibung, Metadaten und Datei hinzu
4. Speichere deine Änderungen

💡 Tipp: Ein neues Dokument startet immer im Status “Entwurf”. Du kannst es jederzeit weiter bearbeiten.

Berechtigungen im Überblick

Basis-Berechtigungen

Rollen

⚠️ Wichtig: Die tatsächlichen Berechtigungen hängen von deiner Rolle und den Ordner-Einstellungen ab.

Tastenkombinationen

Hilfe und Support

Dokumentation

• Dieses Handbuch: Umfassende Anleitungen für alle DMS-Funktionen
• Tooltips: Fahre mit der Maus über Icons für Erklärungen
• Hilfetexte: Kontextbezogene Hilfe in Formularen

Support

Bei Fragen oder Problemen:

1. Konsultiere dieses Handbuch
2. Nutze die Suche im Hilfe-Bereich
3. Kontaktiere deinen lokalen Administrator
4. Wende dich an den ELIZA Support

Nächste Schritte

• Kapitel 2: Dokumente erstellen: Lerne, wie du Dokumente erstellst und hochlädst
• Kapitel 3: Ordnerstruktur: Organisiere deine Dokumente effektiv
• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabe-Prozess

Zusammenfassung

✅ Du weisst, was das DMS ist und wofür es verwendet wird ✅ Du kennst die Hauptbereiche und Navigation ✅ Du verstehst die wichtigsten Konzepte (Status, Versionen, Arbeitskopien) ✅ Du kannst dein erstes Dokument erstellen ✅ Du weisst, wo du Hilfe findest