Erste Schritte#

Dieses Kapitel führt dich in das ELIZA Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein und zeigt dir, wie du schnell produktiv wirst.

Was ist das DMS?#

Das ELIZA DMS ist ein umfassendes System zur Verwaltung, Versionierung und Freigabe von Dokumenten. Es unterstützt dich bei:

• Zentraler Dokumentenablage: Alle Dokumente an einem Ort
• Versionskontrolle: Automatische Nachverfolgung aller Änderungen
• Freigabe-Workflows: Strukturierte Prüfung und Genehmigung
• Vorlagen-Management: Wiederverwendbare Dokumentvorlagen
• Berechtigungssteuerung: Feingranulare Zugriffsrechte
• Suche und Navigation: Schnelles Finden von Dokumenten

Typische Anwendungsfälle#

Zugriff auf das DMS#

Navigation#

Hauptmenü → DMS oder Dashboard → DMS-Kachel

Das DMS erreichst du über das Hauptmenü auf der linken Seite oder direkt über die DMS-Kachel im Dashboard.

Voraussetzungen#

Um das DMS nutzen zu können, benötigst du:

1. Aktives ELIZA-Konto: Ein gültiger Benutzeraccount
2. DMS-Berechtigung: Mindestens die Berechtigung view_document
3. Modulaktivierung: Das DMS-Modul muss für deine Organisation aktiviert sein

💡 Tipp: Wenn du keinen Zugriff auf das DMS hast, wende dich an deinen Administrator.

Hauptbereiche des DMS#

1. Ordner-Übersicht#

Die Ordner-Übersicht ist deine Startseite im DMS. Hier siehst du:

• Ordnerstruktur: Hierarchische Ansicht aller Ordner
• Dokumente im aktuellen Ordner: Liste der enthaltenen Dokumente
• Breadcrumb-Navigation: Zeigt deinen aktuellen Standort
• Aktionsbuttons: Neues Dokument, Neuer Ordner, Upload

2. Workflow-Übersicht#

DMS → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt dir alle Dokumente, die auf deine Aktion warten:

• Zur Prüfung: Dokumente, die du prüfen musst
• Zur Freigabe: Dokumente, die du freigeben musst
• Meine Entwürfe: Dokumente, die du noch bearbeiten musst

3. Vorlagen#

DMS → Vorlagen

Hier findest du alle Dokumentvorlagen, aus denen du neue Dokumente erstellen kannst:

• Word-Vorlagen: .docx Dateien mit Platzhaltern
• Excel-Vorlagen: .xlsx Dateien mit Template-Sprache
• Andere Vorlagen: PDF, PowerPoint, etc.

4. Favoriten#

DMS → Favoriten

Deine persönliche Sammlung häufig genutzter Dokumente und Ordner.

5. Suche#

DMS → Suche oder Suchfeld oben rechts

Volltextsuche über alle Dokumente mit erweiterten Filteroptionen.

Die DMS-Oberfläche#

Ordner-Ansicht#

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  DMS > Ordner > Qualitätsmanagement                     │  ← Breadcrumb
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  [+ Neues Dokument] [+ Neuer Ordner] [↑ Upload]         │  ← Aktionen
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  📁 Arbeitsanweisungen                                  │
│  📁 Verfahrensanweisungen                               │  ← Unterordner
│  📁 Formulare                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  📄 QM-Handbuch v2.1              Freigegeben  15.03.25 │
│  📄 Qualitätspolitik              Freigegeben  10.01.25 │  ← Dokumente
│  📄 Organigramm                   Entwurf      heute    │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Dokument-Detailansicht#

Wenn du ein Dokument öffnest, siehst du:

Wichtige Konzepte#

Dokument-Status#

Jedes Dokument durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

⚠️ Wichtig: Nur freigegebene Dokumente sind offiziell gültig und sollten verwendet werden.

Arbeitskopien#

Wenn du ein freigegebenes Dokument ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

• Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
• Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
• Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Versionierung#

ELIZA führt automatisch eine Versionshistorie:

• Jede Änderung wird protokolliert
• Frühere Versionen können eingesehen werden
• Bei Bedarf kannst du zu einer früheren Version zurückkehren

Schnellstart: Dein erstes Dokument#

Schritt 1: Ordner wählen#

1. Navigiere zu DMS → Ordner
2. Wähle einen Ordner oder erstelle einen neuen

Schritt 2: Dokument erstellen#

1. Klicke auf "+ Neues Dokument"
2. Fülle die Pflichtfelder aus:
   • Titel: Aussagekräftiger Name
   • Ordner: Speicherort (bereits vorausgewählt)
3. Optional: Lade eine Datei hoch
4. Klicke auf “Speichern”

Schritt 3: Dokument bearbeiten#

1. Öffne dein neues Dokument
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Füge Beschreibung, Metadaten und Datei hinzu
4. Speichere deine Änderungen

💡 Tipp: Ein neues Dokument startet immer im Status “Entwurf”. Du kannst es jederzeit weiter bearbeiten.

Berechtigungen im Überblick#

Basis-Berechtigungen#

Rollen#

⚠️ Wichtig: Die tatsächlichen Berechtigungen hängen von deiner Rolle und den Ordner-Einstellungen ab.

Tastenkombinationen#

Hilfe und Support#

Dokumentation#

• Dieses Handbuch: Umfassende Anleitungen für alle DMS-Funktionen
• Tooltips: Fahre mit der Maus über Icons für Erklärungen
• Hilfetexte: Kontextbezogene Hilfe in Formularen

Support#

Bei Fragen oder Problemen:

1. Konsultiere dieses Handbuch
2. Nutze die Suche im Hilfe-Bereich
3. Kontaktiere deinen lokalen Administrator
4. Wende dich an den ELIZA Support

Nächste Schritte#

• Kapitel 2: Dokumente erstellen: Lerne, wie du Dokumente erstellst und hochlädst
• Kapitel 3: Ordnerstruktur: Organisiere deine Dokumente effektiv
• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabe-Prozess

Zusammenfassung#

✅ Du weisst, was das DMS ist und wofür es verwendet wird ✅ Du kennst die Hauptbereiche und Navigation ✅ Du verstehst die wichtigsten Konzepte (Status, Versionen, Arbeitskopien) ✅ Du kannst dein erstes Dokument erstellen ✅ Du weisst, wo du Hilfe findest