11. Excel-Template-Sprache#

Überblick#

Die Excel-Template-Sprache ermöglicht dir, dynamische Excel-Dokumente zu erstellen, die automatisch mit aktuellen Dokumentinformationen befüllt werden. Wenn du ein Excel-Dokument im DMS öffnest oder herunterlädst, ersetzt ELIZA automatisch alle Template-Variablen durch die entsprechenden Werte.

Anwendungsfälle:

• Formulare mit automatischer Dokumenten-ID und Versionsnummer
• Berichte mit aktuellem Freigabe-Datum und verantwortlicher Funktion
• Checklisten mit Organisationseinheiten und Gültigkeitsdaten
• Corporate-Design-Dokumente mit automatischem Firmenlogo

Grundkonzepte#

Was sind Template-Variablen?#

Template-Variablen sind Platzhalter in deinem Excel-Dokument, die ELIZA beim Öffnen oder Herunterladen durch echte Werte ersetzt. Eine Template-Variable erkennst du an den doppelten geschweiften Klammern:

{{ variable_name }}

Wichtig: Du kannst die Variablen mit oder ohne Leerzeichen schreiben:

• {{ document_id }} (mit Leerzeichen) ✅ Empfohlen
• {{document_id}} (ohne Leerzeichen) ✅ Funktioniert auch

Wie funktioniert die Verarbeitung?#

Wenn du ein Excel-Template-Dokument im DMS verwendest, durchläuft ELIZA folgende Schritte:

1. Text-Ersetzung: Alle Template-Variablen in Zellen werden durch aktuelle Werte ersetzt
2. Logo-Einfügung: Spezielle Logo-Platzhalter in Zellen werden durch dein Firmenlogo ersetzt
3. Header-Verarbeitung: Header und Fusszeilen mit Grafiken bleiben erhalten

💡 Tipp: Die Verarbeitung erfolgt automatisch beim Öffnen oder Herunterladen. Du musst nichts manuell auslösen.

Verfügbare Template-Variablen#

Dokument-Grunddaten#

Diese Variablen enthalten die wichtigsten Informationen über das Dokument:

Versionsinformationen#

Diese Variablen liefern Informationen über die Dokumentenversion:

ℹ️ Hinweis: document_version ist die für Benutzer sichtbare Versionsnummer (z.B. “2.1”), während document_version_number die Gesamtzahl aller Versionen angibt.

Status und Workflow#

Diese Variablen zeigen den aktuellen Status des Dokuments:

Mögliche Status-Werte:

• Entwurf
• In Prüfung
• Geprüft
• Freigegeben
• Veraltet
• Archiviert

Gültigkeitsdaten#

Diese Variablen definieren die Gültigkeit des Dokuments:

⚠️ Wichtig: Wenn kein Datum hinterlegt ist, bleibt die Variable leer.

Verantwortlichkeiten und Funktionen#

Diese Variablen zeigen, wer für das Dokument verantwortlich ist:

Unterschied zwischen den Freigabe-Variablen:

• document_approval_by: Zeigt Funktion und Person, z.B. “QMB (Max Mustermann)”
• document_approval_by_code: Nur das Funktionskürzel, z.B. “QMB”
• document_approved_by: Nur der Name der Person, z.B. “Max Mustermann”

Organisationseinheiten#

ℹ️ Hinweis: Mehrere Organisationseinheiten werden durch Kommas getrennt.

Technische Informationen#

Template-Variablen in Zellen einfügen#

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Schritt 1: Excel-Datei erstellen

Erstelle ein normales Excel-Dokument oder öffne eine bestehende Vorlage.

Schritt 2: Platzhalter einfügen

Klicke in die gewünschte Zelle und gib die Template-Variable mit doppelten geschweiften Klammern ein:

{{ document_id }}

Schritt 3: Formatierung anwenden

Formatiere die Zelle wie gewünscht (Schriftart, Farbe, Ausrichtung). Die Formatierung bleibt nach der Ersetzung erhalten.

Schritt 4: Dokument im DMS hochladen

Lade dein Excel-Template ins DMS hoch und markiere es als Template (falls gewünscht).

Schritt 5: Dokument öffnen und prüfen

Öffne das Dokument im DMS. ELIZA ersetzt automatisch alle Template-Variablen durch die aktuellen Werte.

Beispiel: Dokumenten-Kopfzeile#

So könntest du eine Kopfzeile in deinem Excel-Dokument gestalten:

Tipps für die Gestaltung#

1. Verwende aussagekräftige Labels:

❌ Schlecht: {{ document_id }}
✅ Gut:     Dokument-ID: {{ document_id }}

2. Kombiniere mehrere Variablen:

Version {{ document_version }} vom {{ document_modification_date }}

3. Verwende Formatierung für bessere Lesbarkeit:

• Fettdruck für Labels
• Kursiv für optionale Informationen
• Farben für Status (z.B. grün für “Freigegeben”)

4. Plane Platz für längere Werte ein:

Manche Variablen können länger sein als erwartet (z.B. document_description). Stelle die Spaltenbreite entsprechend ein oder aktiviere “Zeilenumbruch”.

💡 Tipp: Teste dein Template mit verschiedenen Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Werte korrekt dargestellt werden.

Logos in Excel-Dokumente einfügen#

Logo-Platzhalter in Zellen#

ELIZA bietet spezielle Platzhalter für Firmenlogos, die automatisch durch dein konfiguriertes Logo ersetzt werden.

Verfügbare Logo-Platzhalter:

Schritt-für-Schritt: Logo einfügen#

Schritt 1: Zelle für Logo vorbereiten

Wähle eine Zelle aus, in der das Logo erscheinen soll. Achte darauf, dass die Zelle gross genug ist.

Schritt 2: Logo-Platzhalter eingeben

Gib in die Zelle ein:

{{ system_logo }}

oder für ein grösseres Logo:

{{ system_logo_large }}

Schritt 3: Zellengrösse anpassen

Passe die Zellenhöhe und -breite an, damit das Logo später gut sichtbar ist.

⚠️ Wichtig: Der Platzhalter-Text wird beim Verarbeiten komplett entfernt und durch das Logo-Bild ersetzt.

Schritt 4: Dokument verarbeiten lassen

Wenn du das Dokument im DMS öffnest, wird der Platzhalter automatisch durch dein Firmenlogo ersetzt.

Logo-Grösse konfigurieren#

Die Grösse der Logos wird zentral in den ELIZA-Einstellungen konfiguriert:

• WHITELABEL_LOGO_WIDTH_MM: Breite des Standard-Logos in Millimetern
• WHITELABEL_LOGO_HEIGHT_MM: Höhe des Standard-Logos in Millimetern

Das grosse Logo (system_logo_large) ist automatisch doppelt so gross wie das Standard-Logo.

ℹ️ Hinweis: Die Logo-Konfiguration kann nur von System-Administratoren geändert werden.

Häufige Anwendungsfälle#

1. Logo im Dokumenten-Header:

[A1: {{ system_logo }}]  [B1: Firmenname]
                          [B2: Dokumententitel]

2. Logo in Formularen:

┌────────────────────────────┐
│  {{ system_logo }}         │  Qualitätsformular
│                            │  Version: {{ document_version }}
└────────────────────────────┘

3. Logo auf Deckblättern:

        {{ system_logo_large }}

        {{ document_title }}

        Version: {{ document_version }}

Header und Fusszeilen mit Grafiken#

Besonderheit bei Excel-Headern#

ELIZA verwendet eine spezielle Technik, um Header und Fusszeilen mit Grafiken zu erhalten:

1. XML-basierte Verarbeitung: Text-Variablen werden direkt im Excel-XML ersetzt
2. Header-Erhaltung: Header und Fusszeilen mit Bildern bleiben intakt
3. Kombinierte Verarbeitung: Text und Bilder werden nacheinander verarbeitet

💡 Tipp: Du kannst sowohl Header-Grafiken als auch Template-Variablen im gleichen Dokument verwenden.

Header mit Logo und Variablen erstellen#

Schritt 1: Header in Excel öffnen

1. Klicke auf “Einfügen” > “Kopf- und Fusszeile”
2. Wähle den Bereich für deinen Header aus (Links/Mitte/Rechts)

Schritt 2: Grafik im Header einfügen

1. Klicke auf “Grafik”
2. Wähle dein Firmenlogo aus
3. Positioniere das Logo wie gewünscht

Schritt 3: Template-Variablen im Dokument verwenden

Verwende Template-Variablen in den normalen Zellen deines Dokuments (nicht im Header selbst).

⚠️ Wichtig: Template-Variablen funktionieren NICHT direkt in Excel-Headern und -Fusszeilen. Verwende sie nur in normalen Zellen.

Schritt 4: Dokument speichern und hochladen

Speichere dein Excel-Dokument und lade es ins DMS hoch.

Was wird erhalten?#

Wenn du ein Excel-Template mit Header-Grafiken verwendest, bleiben folgende Elemente erhalten:

✅ Erhalten:

• Header-Grafiken und Logos
• Fusszeilen-Grafiken
• Header-Formatierung
• Seitennummern in Headern/Fusszeilen

❌ Nicht unterstützt:

• Template-Variablen direkt in Headern/Fusszeilen
• Dynamische Bilder in Headern (nur statische Grafiken)

Technischer Hintergrund#

ELIZA verwendet einen mehrstufigen Prozess, um Header-Grafiken zu erhalten:

1. Extraktion: Header/Footer XML wird vor der Verarbeitung extrahiert
2. Text-Ersetzung: Template-Variablen in Zellen werden ersetzt
3. Logo-Einfügung: Logo-Platzhalter in Zellen werden durch Bilder ersetzt
4. Wiederherstellung: Header/Footer XML wird wiederhergestellt

💡 Tipp: Dieser Prozess läuft vollautomatisch ab. Du musst nichts speziell konfigurieren.

Best Practices und Tipps#

Empfohlene Vorgehensweise#

1. Template-Struktur planen:

Bevor du Template-Variablen einfügst, erstelle eine klare Struktur:

• Dokumenten-Kopf mit Grunddaten
• Inhaltsbereich mit dynamischen Informationen
• Fusszeile mit Status und Versionsinformationen

2. Konsistente Formatierung verwenden:

Verwende einheitliche Formatierung für:

• Labels (z.B. immer fett)
• Werte (z.B. immer normal)
• Status-Informationen (z.B. farbcodiert)

3. Testdokumente erstellen:

Teste dein Template mit verschiedenen Dokumenten:

• Kurze und lange Titel
• Verschiedene Status
• Mit und ohne Gültigkeitsdaten
• Verschiedene Funktionszuordnungen

4. Spaltenbreiten anpassen:

Stelle sicher, dass die Spalten breit genug sind für:

• Lange Dokumententitel
• Mehrere Organisationseinheiten
• Funktionsnamen mit Personennamen

5. Zeilenumbruch aktivieren:

Aktiviere “Zeilenumbruch” für Zellen mit:

• {{ document_title }}
• {{ document_description }}
• {{ orgunits }}

Performance-Optimierung#

Für grosse Excel-Dateien:

1. Begrenze den Suchbereich: ELIZA durchsucht standardmässig die ersten 10'000 Zeilen. Platziere Template-Variablen in den oberen Bereichen.

2. Vermeide unnötige Platzhalter: Verwende nur die Variablen, die du wirklich benötigst.

3. Optimiere Formeln: Komplexe Excel-Formeln können die Verarbeitung verlangsamen.

Qualitätssicherung#

Checkliste für Template-Qualität:

• Alle Template-Variablen korrekt geschrieben
• Spaltenbreiten für alle Werte ausreichend
• Formatierung einheitlich und professionell
• Logo-Platzhalter korrekt positioniert
• Template mit verschiedenen Dokumenten getestet
• Header und Fusszeilen korrekt dargestellt
• Keine unerwünschten Platzhalter übrig

Wiederverwendbarkeit#

Template-Bibliothek aufbauen:

1. Standard-Kopfzeile: Erstelle eine wiederverwendbare Kopfzeile für alle Dokumente
2. Branchen-Templates: Entwickle spezifische Templates für verschiedene Dokumententypen
3. Lokalisierung: Erstelle Templates für verschiedene Sprachen

Template-Dokumentation:

Dokumentiere für jedes Template:

• Verwendungszweck
• Enthaltene Variablen
• Besondere Formatierungen
• Aktualisierungsdatum

Häufige Fehler und Lösungen#

Platzhalter wird nicht ersetzt#

Problem: Eine Template-Variable bleibt nach der Verarbeitung unverändert.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Tippfehler in der Variable

   ❌ {{ dokument_id }}
   ✅ {{ document_id }}

   Lösung: Überprüfe die Schreibweise anhand der Variablen-Liste.

2. Fehlende geschweifte Klammern

   ❌ { document_id }
   ✅ {{ document_id }}

   Lösung: Verwende immer doppelte geschweifte Klammern.

3. Sonderzeichen in der Variable

   ❌ {{ document-id }}
   ✅ {{ document_id }}

   Lösung: Verwende Unterstriche statt Bindestriche.

4. Platzhalter in Header/Fusszeile

   Template-Variablen funktionieren nicht in Excel-Headern.

   Lösung: Verwende Template-Variablen nur in normalen Zellen.

Logo wird nicht angezeigt#

Problem: Der Logo-Platzhalter wird nicht durch ein Bild ersetzt.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Falsche Platzhalter-Schreibweise

   ❌ {{ logo }}
   ❌ {{ system-logo }}
   ✅ {{ system_logo }}

   Lösung: Verwende exakt {{ system_logo }} oder {{ system_logo_large }}.

2. Platzhalter in falscher Spalte

   Logo-Platzhalter müssen in separaten Zellen stehen.

   Lösung: Platziere das Logo in einer eigenen Zelle.

3. Logo nicht konfiguriert

   Das System-Logo muss in den ELIZA-Einstellungen konfiguriert sein.

   Lösung: Kontaktiere deinen System-Administrator.

Formatierung geht verloren#

Problem: Die Formatierung einer Zelle geht nach der Verarbeitung verloren.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Zelle enthält nur Platzhalter

   Die Formatierung sollte normalerweise erhalten bleiben.

   Lösung: Überprüfe, ob die Formatierung vor dem Hochladen korrekt war.

2. Komplexe Formate

   Sehr komplexe Zellenformate können in seltenen Fällen verloren gehen.

   Lösung: Verwende einfachere Formatierungen oder formatiere nach der Verarbeitung manuell nach.

Wert ist leer#

Problem: Eine Variable wird ersetzt, aber der Wert ist leer.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Feld im Dokument nicht ausgefüllt

   Manche Felder sind optional (z.B. document_external_reference).

   Lösung: Überprüfe, ob das Feld im DMS-Dokument ausgefüllt ist.

2. Datum nicht gesetzt

   Datums-Variablen bleiben leer, wenn kein Datum hinterlegt ist.

   Lösung: Setze das entsprechende Datum im DMS-Dokument.

3. Funktion nicht zugeordnet

   Funktions-Variablen sind leer, wenn keine Funktion zugeordnet ist.

   Lösung: Weise dem Dokument die entsprechende Funktion zu.

Fehlermeldung beim Öffnen#

Problem: Beim Öffnen des Dokuments erscheint eine Fehlermeldung.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Excel-Datei beschädigt

   Die Original-Datei könnte beschädigt sein.

   Lösung: Öffne die Datei direkt in Excel und prüfe auf Fehler.

2. Ungültige Template-Syntax

   Manche Zeichen können Probleme verursachen.

   Lösung: Verwende nur die dokumentierten Template-Variablen.

3. Zu grosse Datei

   Sehr grosse Excel-Dateien können Timeout-Probleme verursachen.

   Lösung: Reduziere die Dateigrösse oder entferne unnötige Formatierungen.

Performance-Probleme#

Problem: Die Verarbeitung dauert sehr lange.

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Datei zu gross

   Excel-Dateien mit vielen Zeilen brauchen länger.

   Lösung: ELIZA durchsucht nur die ersten 10'000 Zeilen. Platziere Template-Variablen im oberen Bereich.

2. Viele Formeln

   Komplexe Excel-Formeln verlangsamen die Verarbeitung.

   Lösung: Vereinfache Formeln oder berechne Werte vor dem Hochladen.

3. Viele eingebettete Objekte

   Viele Bilder und Grafiken erhöhen die Verarbeitungszeit.

   Lösung: Reduziere die Anzahl eingebetteter Objekte.

Zusammenfassung#

Die Excel-Template-Sprache ist ein mächtiges Werkzeug für die Erstellung dynamischer Dokumente:

Wichtigste Punkte:

1. Template-Variablen: Verwende {{ variable_name }} für dynamische Inhalte
2. Logos: Nutze {{ system_logo }} für automatische Logo-Einfügung in Zellen
3. Header-Grafiken: Statische Grafiken in Headern bleiben erhalten
4. Automatische Verarbeitung: Alles geschieht automatisch beim Öffnen/Herunterladen
5. Formatierung: Zellenformatierung bleibt nach der Verarbeitung erhalten

Nächste Schritte:

• Erstelle dein erstes Excel-Template mit grundlegenden Variablen
• Teste das Template mit verschiedenen Dokumenten
• Erweitere das Template schrittweise mit weiteren Variablen
• Baue eine Bibliothek wiederverwendbarer Templates auf

💡 Tipp: Beginne mit einem einfachen Template und erweitere es nach und nach. So lernst du die Möglichkeiten der Template-Sprache am besten kennen.

Bei Fragen oder Problemen wende dich an deinen ELIZA-Administrator oder konsultiere die technische Dokumentation.