Integrationen

Dieses Kapitel erklärt die Verknüpfungen des DMS mit anderen ELIZA-Modulen und externen Systemen.

Übersicht der Integrationen

Prozess-Verknüpfung (BPMN)

Konzept

Dokumente können mit BPMN-Prozesselementen verknüpft werden:

• Arbeitsanweisungen zu Aktivitäten
• Checklisten zu Prüfpunkten
• Richtlinien zu Entscheidungen

Ordner mit Prozess verknüpfen

1. Bearbeite den Ordner
2. Trage im Feld “BPMN-ID” die Element-ID ein
3. Speichere

Effekt im Prozessdiagramm:

• Element wird als verknüpft markiert
• Klick öffnet den Ordner
• Dokumentenliste wird angezeigt

Dokument mit Prozess verknüpfen

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Prozesse” Prozess auswählen
3. Speichere

Navigation

Vom Prozess zum Dokument:

1. Öffne das Prozessdiagramm
2. Klicke auf ein verknüpftes Element
3. Dokumenten-Popup erscheint

Vom Dokument zum Prozess:

1. Öffne das Dokument
2. Gehe zu Tab “Verknüpfungen”
3. Klicke auf den verknüpften Prozess

Mitgeltende Dokumente

Konzept

Mitgeltende Dokumente sind Dokumente, die zusammen gelten:

• Hauptdokument referenziert Anhänge
• Arbeitsanweisung verweist auf Formulare
• Richtlinie referenziert Verfahrensanweisungen

Mitgeltende Dokumente hinzufügen

1. Öffne das Hauptdokument
2. Gehe zu Tab “Verknüpfungen” oder bearbeite das Dokument
3. Im Feld “Mitgeltende Dokumente” weitere Dokumente auswählen
4. Speichere

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• Im Dokument unter “Mitgeltende Dokumente”
• Als Tabelle mit Titel, ID und Status
• Direkter Link zum verknüpften Dokument

Bidirektionale Verknüpfung

Die Verknüpfung ist bidirektional:

• Dokument A → “Mitgeltende Dokumente” → Dokument B
• Dokument B → “Wird referenziert von” → Dokument A

Office 365 / WOPI Integration

Was ist WOPI?

WOPI (Web Application Open Platform Interface) ermöglicht die Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Voraussetzungen

• WOPI-Integration muss aktiviert sein
• Office 365 Lizenz für die Organisation
• Unterstützte Dateiformate: .docx, .xlsx, .pptx

Dokument online bearbeiten

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “In Office bearbeiten” oder “Online öffnen”
3. Dokument öffnet sich in Word/Excel Online
4. Änderungen werden automatisch gespeichert
5. Schliesse den Tab - Dokument ist aktualisiert

Vorteile

• Keine lokale Office-Installation nötig
• Mehrere Benutzer gleichzeitig
• Änderungen sofort im DMS verfügbar

Einschränkungen

• Nur bei aktivierter Integration
• Internetverbindung erforderlich
• Manche Formatierungen können abweichen

AI-Zusammenfassungen

Funktion

ELIZA kann automatisch Zusammenfassungen von Dokumenten erstellen:

• Analysiert den Dokumentinhalt
• Erstellt kurze Zusammenfassung
• Extrahiert Schlüsselinformationen

Zusammenfassung generieren

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “AI-Zusammenfassung” oder “Zusammenfassung erstellen”
3. Die KI analysiert das Dokument
4. Zusammenfassung wird im Feld “Zusammenfassung” gespeichert

Unterstützte Formate

• Word (.docx)
• PDF (mit Text)
• Text-Dateien

Verwendung

• Schneller Überblick über lange Dokumente
• Suche wird verbessert
• Hilft bei der Dokumentenauswahl

💡 Tipp: Die Zusammenfassung kann manuell bearbeitet und verfeinert werden.

Kommentare und Diskussionen

Kommentar hinzufügen

1. Öffne das Dokument
2. Gehe zu Tab “Kommentare”
3. Schreibe deinen Kommentar
4. Klicke auf “Senden”

Kommentarfunktionen

Benachrichtigungen

• Bei neuem Kommentar werden Verantwortliche benachrichtigt
• Bei Erwähnung (@) wird der Benutzer benachrichtigt
• Einstellbar in den Benachrichtigungseinstellungen

QR-Codes und Validierung

Konzept

Gedruckte Dokumente können einen QR-Code enthalten:

• Ermöglicht Validierung der Aktualität
• Link zur digitalen Version
• Zeigt aktuellen Status

QR-Code aktivieren

In Vorlagen:

1. Nutze den Word Template Wizard
2. Aktiviere “QR-Code für Dokumentvalidierung”
3. Der QR-Code wird in die Fusszeile eingefügt

Verwendung

1. Scanne den QR-Code mit Smartphone
2. ELIZA-Seite öffnet sich
3. Zeigt aktuellen Status des Dokuments
4. Warnung, falls veraltet oder widerrufen

Projekt-Integration

Dokumente zu Projekten

Dokumente können mit Projekten verknüpft werden:

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Projekte” Projekt auswählen
3. Speichere

Vom Projekt aus

1. Öffne das Projekt
2. Gehe zu Tab “Dokumente”
3. Klicke auf “DMS-Dokument verknüpfen”
4. Wähle Dokumente aus dem DMS

Projektdokumentation

Für umfassende Projektdokumentation:

• Erstelle DMS-Ordner für das Projekt
• Verknüpfe relevante Dokumente
• Nutze Ordnerstruktur für Projektphasen

Teams-Integration

Konzept

DMS-Dokumente können in Teams-Räumen verwendet werden:

• Dokumente in Channels teilen
• Verknüpfungen zu Aufgaben
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Dokument im Team teilen

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Teilen”
3. Wähle Team und Channel
4. Optional: Nachricht hinzufügen
5. Teilen

Team-Dokumente

Vom Team aus:

1. Öffne den Team-Channel
2. Klicke auf “DMS-Dokument verknüpfen”
3. Wähle Dokument aus

Verknüpfungen verwalten

Übersicht aller Verknüpfungen

Dokument → Tab “Verknüpfungen”

Zeigt alle Verknüpfungen:

• Mitgeltende Dokumente
• Verknüpfte Prozesse
• Verknüpfte Projekte
• Referenzierende Dokumente

Verknüpfung entfernen

1. Gehe zu Tab “Verknüpfungen”
2. Klicke auf das X neben der Verknüpfung
3. Bestätige das Entfernen

Externe Referenzen

URL-Verknüpfungen

Dokumente können auf externe Ressourcen verweisen:

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Externe Referenz (URL)” Link eintragen
3. Speichere

Verwendung

• Verknüpfung mit SharePoint
• Link zu Google Drive
• Referenz auf Intranet-Seiten

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• Externe Referenz wird als Link angezeigt
• Klick öffnet in neuem Tab

SharePoint-Integration

Konzept

ELIZA erkennt automatisch SharePoint-URLs und bietet dir schnellen Zugriff auf deine SharePoint-Dokumente. So kannst du Dokumente zentral in SharePoint speichern und trotzdem über ELIZA darauf zugreifen.

SharePoint-Dokument verknüpfen

1. Erstelle ein neues Dokument oder bearbeite ein bestehendes
2. Im Feld “Externe Referenz (URL)” den SharePoint-Link eintragen
3. Speichere das Dokument
4. ELIZA erkennt automatisch den SharePoint-Link

Automatische SharePoint-Erkennung

ELIZA erkennt folgende SharePoint-URL-Formate automatisch:

“In SharePoint öffnen”-Button

Wenn ELIZA einen SharePoint-Link erkennt, erscheint ein blauer “In SharePoint öffnen”-Button:

• In der Dokumenten-Detailansicht
• Im BPMN-Prozessdiagramm bei verknüpften Dokumenten
• Im Hilfsmittel-Modal
• In der Dokument-Vorschau

Ein Klick auf den Button öffnet das Dokument direkt in SharePoint in einem neuen Tab.

Vorteile der SharePoint-Integration

• Zentrale Verwaltung: Dokumente bleiben in SharePoint, ELIZA dient als Einstiegspunkt
• Volle SharePoint-Funktionalität: Nutze Co-Authoring, Versionierung und Freigaben
• Keine Duplikate: Kein Herunterladen und erneutes Hochladen nötig
• Microsoft 365 Integration: Ideal für Unternehmen mit Microsoft 365

Voraussetzungen für SharePoint

• Das SharePoint-Dokument muss freigegeben sein
• Benutzer müssen bei Microsoft angemeldet sein, um das Dokument zu öffnen
• Der Link muss ein gültiger SharePoint-Link sein

💡 Tipp: Kopiere den Link direkt aus SharePoint (“Link kopieren” oder Browser-Adressleiste) für optimale Kompatibilität.

Bekannte Einschränkungen

• Keine eingebettete Vorschau: SharePoint-Dokumente können nicht direkt in ELIZA angezeigt werden (Microsoft blockiert iFrame-Embedding aus Sicherheitsgründen)
• Keine ELIZA-Versionierung: Da die Datei nicht lokal gespeichert wird, greift ELIZAs Versionierung nicht
• Separate Anmeldung: Benutzer benötigen ggf. eine separate Microsoft-Anmeldung

Best Practices

✅ Konsistente Verknüpfungen

• Halte Verknüpfungen aktuell
• Entferne veraltete Referenzen
• Dokumentiere wichtige Beziehungen

✅ Prozess-Dokumentation

• Verknüpfe alle relevanten Dokumente mit Prozessen
• Nutze Ordner für Prozessgruppen
• Halte BPMN-IDs synchron

✅ Mitgeltende Dokumente pflegen

• Bei Änderungen: Prüfe mitgeltende Dokumente
• Aktualisiere bei Bedarf
• Entferne obsolete Verknüpfungen

Häufige Fragen

Werden verknüpfte Dokumente mitfreigegeben?

Nein, jedes Dokument hat seinen eigenen Workflow. Prüfe manuell, ob mitgeltende Dokumente auch freigegeben sind.

Was passiert bei Löschung eines verknüpften Dokuments?

Die Verknüpfung wird automatisch entfernt. Das referenzierende Dokument bleibt unverändert.

Kann ich externe URLs validieren?

Nein, externe URLs werden nicht automatisch geprüft. Prüfe regelmässig, ob Links noch funktionieren.

Nächste Schritte

• Kapitel 10: Best Practices: Empfehlungen und FAQ

Zusammenfassung

✅ Du verstehst die Prozess-Verknüpfung (BPMN) ✅ Du kannst mitgeltende Dokumente verwalten ✅ Du kennst die Office 365 / WOPI Integration ✅ Du nutzt AI-Zusammenfassungen ✅ Du arbeitest mit Kommentaren und Diskussionen ✅ Du verstehst die Projekt- und Teams-Integration ✅ Du weisst, wie SharePoint-Dokumente verknüpft werden