Integrationen#

Dieses Kapitel erklärt die Verknüpfungen des DMS mit anderen ELIZA-Modulen und externen Systemen.

Übersicht der Integrationen#

Prozess-Verknüpfung (BPMN)#

Konzept#

Dokumente können mit BPMN-Prozesselementen verknüpft werden:

• Arbeitsanweisungen zu Aktivitäten
• Checklisten zu Prüfpunkten
• Richtlinien zu Entscheidungen

Ordner mit Prozess verknüpfen#

1. Bearbeite den Ordner
2. Trage im Feld “BPMN-ID” die Element-ID ein
3. Speichere

Effekt im Prozessdiagramm:

• Element wird als verknüpft markiert
• Klick öffnet den Ordner
• Dokumentenliste wird angezeigt

Dokument mit Prozess verknüpfen#

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Prozesse” Prozess auswählen
3. Speichere

Navigation#

Vom Prozess zum Dokument:

1. Öffne das Prozessdiagramm
2. Klicke auf ein verknüpftes Element
3. Dokumenten-Popup erscheint

Vom Dokument zum Prozess:

1. Öffne das Dokument
2. Gehe zu Tab “Verknüpfungen”
3. Klicke auf den verknüpften Prozess

Mitgeltende Dokumente#

Konzept#

Mitgeltende Dokumente sind Dokumente, die zusammen gelten:

• Hauptdokument referenziert Anhänge
• Arbeitsanweisung verweist auf Formulare
• Richtlinie referenziert Verfahrensanweisungen

Mitgeltende Dokumente hinzufügen#

1. Öffne das Hauptdokument
2. Gehe zu Tab “Verknüpfungen” oder bearbeite das Dokument
3. Im Feld “Mitgeltende Dokumente” weitere Dokumente auswählen
4. Speichere

Anzeige#

• Im Dokument unter “Mitgeltende Dokumente”
• Als Tabelle mit Titel, ID und Status
• Direkter Link zum verknüpften Dokument

Bidirektionale Verknüpfung#

Die Verknüpfung ist bidirektional:

• Dokument A → “Mitgeltende Dokumente” → Dokument B
• Dokument B → “Wird referenziert von” → Dokument A

Office 365 / WOPI Integration#

Was ist WOPI?#

WOPI (Web Application Open Platform Interface) ermöglicht die Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Voraussetzungen#

• WOPI-Integration muss aktiviert sein
• Office 365 Lizenz für die Organisation
• Unterstützte Dateiformate: .docx, .xlsx, .pptx

Dokument online bearbeiten#

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “In Office bearbeiten” oder “Online öffnen”
3. Dokument öffnet sich in Word/Excel Online
4. Änderungen werden automatisch gespeichert
5. Schliesse den Tab - Dokument ist aktualisiert

Vorteile#

• Keine lokale Office-Installation nötig
• Mehrere Benutzer gleichzeitig
• Änderungen sofort im DMS verfügbar

Einschränkungen#

• Nur bei aktivierter Integration
• Internetverbindung erforderlich
• Manche Formatierungen können abweichen

AI-Zusammenfassungen#

Funktion#

ELIZA kann automatisch Zusammenfassungen von Dokumenten erstellen:

• Analysiert den Dokumentinhalt
• Erstellt kurze Zusammenfassung
• Extrahiert Schlüsselinformationen

Zusammenfassung generieren#

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “AI-Zusammenfassung” oder “Zusammenfassung erstellen”
3. Die KI analysiert das Dokument
4. Zusammenfassung wird im Feld “Zusammenfassung” gespeichert

Unterstützte Formate#

• Word (.docx)
• PDF (mit Text)
• Text-Dateien

Verwendung#

• Schneller Überblick über lange Dokumente
• Suche wird verbessert
• Hilft bei der Dokumentenauswahl

💡 Tipp: Die Zusammenfassung kann manuell bearbeitet und verfeinert werden.

Kommentare und Diskussionen#

Kommentar hinzufügen#

1. Öffne das Dokument
2. Gehe zu Tab “Kommentare”
3. Schreibe deinen Kommentar
4. Klicke auf “Senden”

Kommentarfunktionen#

Benachrichtigungen#

• Bei neuem Kommentar werden Verantwortliche benachrichtigt
• Bei Erwähnung (@) wird der Benutzer benachrichtigt
• Einstellbar in den Benachrichtigungseinstellungen

QR-Codes und Validierung#

Konzept#

Gedruckte Dokumente können einen QR-Code enthalten:

• Ermöglicht Validierung der Aktualität
• Link zur digitalen Version
• Zeigt aktuellen Status

QR-Code aktivieren#

In Vorlagen:

1. Nutze den Word Template Wizard
2. Aktiviere “QR-Code für Dokumentvalidierung”
3. Der QR-Code wird in die Fusszeile eingefügt

Verwendung#

1. Scanne den QR-Code mit Smartphone
2. ELIZA-Seite öffnet sich
3. Zeigt aktuellen Status des Dokuments
4. Warnung, falls veraltet oder widerrufen

Projekt-Integration#

Dokumente zu Projekten#

Dokumente können mit Projekten verknüpft werden:

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Projekte” Projekt auswählen
3. Speichere

Vom Projekt aus#

1. Öffne das Projekt
2. Gehe zu Tab “Dokumente”
3. Klicke auf “DMS-Dokument verknüpfen”
4. Wähle Dokumente aus dem DMS

Projektdokumentation#

Für umfassende Projektdokumentation:

• Erstelle DMS-Ordner für das Projekt
• Verknüpfe relevante Dokumente
• Nutze Ordnerstruktur für Projektphasen

Teams-Integration#

Konzept#

DMS-Dokumente können in Teams-Räumen verwendet werden:

• Dokumente in Channels teilen
• Verknüpfungen zu Aufgaben
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Dokument im Team teilen#

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Teilen”
3. Wähle Team und Channel
4. Optional: Nachricht hinzufügen
5. Teilen

Team-Dokumente#

Vom Team aus:

1. Öffne den Team-Channel
2. Klicke auf “DMS-Dokument verknüpfen”
3. Wähle Dokument aus

Verknüpfungen verwalten#

Übersicht aller Verknüpfungen#

Dokument → Tab “Verknüpfungen”

Zeigt alle Verknüpfungen:

• Mitgeltende Dokumente
• Verknüpfte Prozesse
• Verknüpfte Projekte
• Referenzierende Dokumente

Verknüpfung entfernen#

1. Gehe zu Tab “Verknüpfungen”
2. Klicke auf das X neben der Verknüpfung
3. Bestätige das Entfernen

Externe Referenzen#

URL-Verknüpfungen#

Dokumente können auf externe Ressourcen verweisen:

1. Bearbeite das Dokument
2. Im Feld “Externe Referenz (URL)” Link eintragen
3. Speichere

Verwendung#

• Verknüpfung mit SharePoint
• Link zu Google Drive
• Referenz auf Intranet-Seiten

Anzeige#

• Externe Referenz wird als Link angezeigt
• Klick öffnet in neuem Tab

Best Practices#

✅ Konsistente Verknüpfungen#

• Halte Verknüpfungen aktuell
• Entferne veraltete Referenzen
• Dokumentiere wichtige Beziehungen

✅ Prozess-Dokumentation#

• Verknüpfe alle relevanten Dokumente mit Prozessen
• Nutze Ordner für Prozessgruppen
• Halte BPMN-IDs synchron

✅ Mitgeltende Dokumente pflegen#

• Bei Änderungen: Prüfe mitgeltende Dokumente
• Aktualisiere bei Bedarf
• Entferne obsolete Verknüpfungen

Häufige Fragen#

Werden verknüpfte Dokumente mitfreigegeben?#

Nein, jedes Dokument hat seinen eigenen Workflow. Prüfe manuell, ob mitgeltende Dokumente auch freigegeben sind.

Was passiert bei Löschung eines verknüpften Dokuments?#

Die Verknüpfung wird automatisch entfernt. Das referenzierende Dokument bleibt unverändert.

Kann ich externe URLs validieren?#

Nein, externe URLs werden nicht automatisch geprüft. Prüfe regelmässig, ob Links noch funktionieren.

Nächste Schritte#

• Kapitel 10: Best Practices: Empfehlungen und FAQ

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst die Prozess-Verknüpfung (BPMN) ✅ Du kannst mitgeltende Dokumente verwalten ✅ Du kennst die Office 365 / WOPI Integration ✅ Du nutzt AI-Zusammenfassungen ✅ Du arbeitest mit Kommentaren und Diskussionen ✅ Du verstehst die Projekt- und Teams-Integration