Ordnerstruktur und Navigation#

Dieses Kapitel zeigt dir, wie du eine effektive Ordnerstruktur aufbaust und effizient durch deine Dokumente navigierst.

Ordner-Konzept#

Was sind Ordner?#

Ordner im DMS dienen zur logischen Organisation deiner Dokumente. Sie funktionieren ähnlich wie Ordner auf deinem Computer:

• Hierarchische Struktur: Ordner können Unterordner enthalten
• Berechtigungsvererbung: Zugriffsrechte werden an Unterordner vererbt
• Verantwortlichkeiten: Ordner können eigene Verantwortliche haben
• Prozess-Verknüpfung: Ordner können mit BPMN-Prozessen verknüpft werden

Ordner vs. Labels#

💡 Tipp: Nutze Ordner für die Grundstruktur und Labels für Querschnittskategorien.

Ordner erstellen#

Zugriff#

DMS → Ordner → Button “+ Neuer Ordner”

Ordner-Formular#

Titel (Pflichtfeld)#

Der Name des Ordners.

Empfehlungen:

• Kurz und prägnant
• Beschreibt den Inhalt
• Keine Sonderzeichen

Beispiele:

• Qualitätsmanagement
• Arbeitsanweisungen
• Formulare
• Projekte

Beschreibung (Optional)#

Erklärung, welche Dokumente in diesen Ordner gehören.

Übergeordneter Ordner#

Bestimmt die Position in der Hierarchie.

• Leer lassen für Wurzelordner
• Ordner auswählen für Unterordner

Organisationseinheiten#

Weist den Ordner einer oder mehreren Abteilungen zu.

• Ermöglicht Filterung nach Abteilung
• Kann Berechtigungen beeinflussen

Ordner-Berechtigungen#

Verantwortliche Funktion#

Die Hauptverantwortliche für den Ordner und seine Inhalte.

• Hat volle Bearbeitungsrechte
• Kann Dokumente freigeben
• Wird bei Problemen kontaktiert

Prüfende Funktion#

Funktion, die Dokumente in diesem Ordner prüfen soll.

• Wird automatisch bei “Zur Prüfung” benachrichtigt
• Gilt für alle Dokumente ohne eigene Prüfende Funktion

Freigebende Funktion#

Funktion, die Dokumente in diesem Ordner freigeben kann.

• Wird automatisch bei “Zur Freigabe” benachrichtigt
• Gilt für alle Dokumente ohne eigene Freigebende Funktion

Administratoren#

Benutzer oder Gruppen mit vollen Verwaltungsrechten.

• Können Ordner bearbeiten und löschen
• Können alle Dokumente verwalten
• Können Unterordner erstellen

Berechtigungen vererben#

Standardmässig werden Berechtigungen an Unterordner vererbt.

Option: “Berechtigungen vom übergeordneten Ordner erben”

• ✅ Aktiviert: Verwendet Berechtigungen des Parent-Ordners
• ❌ Deaktiviert: Eigene Berechtigungen definieren

💡 Tipp: Nutze Vererbung für konsistente Berechtigungen und definiere nur Ausnahmen explizit.

Ordnerstruktur planen#

Strukturierungsansätze#

1. Nach Dokumentart#

DMS/
├── Arbeitsanweisungen/
├── Verfahrensanweisungen/
├── Formulare/
├── Checklisten/
├── Richtlinien/
└── Protokolle/

Vorteile: Klar, einfach, gängig in QM-Systemen

2. Nach Abteilung/Bereich#

DMS/
├── Qualitätsmanagement/
├── Produktion/
├── Vertrieb/
├── Personal/
├── IT/
└── Finanzen/

Vorteile: Entspricht Organisationsstruktur, klare Verantwortlichkeiten

3. Nach Prozess#

DMS/
├── Führungsprozesse/
│   ├── Strategische Planung/
│   └── Management Review/
├── Kernprozesse/
│   ├── Auftragsabwicklung/
│   └── Produktion/
└── Unterstützungsprozesse/
    ├── Personal/
    └── IT/

Vorteile: Prozessorientiert, ideal für ISO 9001

4. Hybrid-Ansatz (Empfohlen)#

DMS/
├── Qualitätsmanagement/
│   ├── Arbeitsanweisungen/
│   ├── Verfahrensanweisungen/
│   └── Formulare/
├── Produktion/
│   ├── Arbeitsanweisungen/
│   └── Checklisten/
└── Personal/
    ├── Richtlinien/
    └── Formulare/

Vorteile: Kombiniert Bereich und Dokumentart, flexibel

Navigation#

Breadcrumb-Navigation#

Zeigt deinen aktuellen Pfad in der Ordnerhierarchie:

DMS > Qualitätsmanagement > Arbeitsanweisungen > Produktion

• Klicke auf einen Teil, um dorthin zu navigieren
• Schneller Sprung zu übergeordneten Ordnern

Ordnerbaum (Seitenleiste)#

Die linke Seitenleiste zeigt die komplette Ordnerstruktur:

• Klicke auf ▶ um Unterordner aufzuklappen
• Klicke auf den Ordnernamen zum Öffnen
• Aktiver Ordner ist hervorgehoben

Favoriten#

Was sind Favoriten?#

Favoriten ermöglichen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Dokumente und Ordner.

Favorit hinzufügen#

Methode 1: Über das Stern-Icon

1. Öffne ein Dokument oder Ordner
2. Klicke auf das Stern-Icon ⭐ in der Titelzeile
3. Der Eintrag wird zu deinen Favoriten hinzugefügt

Methode 2: Über das Kontextmenü

1. Rechtsklick auf Dokument/Ordner in der Liste
2. Wähle “Zu Favoriten hinzufügen”

Favoriten anzeigen#

DMS → Favoriten

Hier siehst du alle deine favorisierten Dokumente und Ordner.

Favorit entfernen#

1. Gehe zu deinen Favoriten
2. Klicke auf das gefüllte Stern-Icon ⭐
3. Der Favorit wird entfernt

💡 Tipp: Favoriten sind persönlich - jeder Benutzer hat seine eigenen.

Zuletzt geöffnete Dokumente#

Zugriff#

DMS → Zuletzt geöffnet oder Dashboard → Letzte Dokumente

Funktionen#

• Zeigt die letzten 20 geöffneten Dokumente
• Sortiert nach Zugriffszeit (neueste zuerst)
• Schneller Wiedereinstieg in die Arbeit

💡 Tipp: Nutze diese Ansicht, um schnell zu kürzlich bearbeiteten Dokumenten zurückzukehren.

Dokumente verschieben#

Einzelnes Dokument verschieben#

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Ändere das Feld “Ordner”
4. Speichere

Mehrere Dokumente verschieben#

1. Wähle mehrere Dokumente in der Liste (Checkbox)
2. Klicke auf “Aktionen” → “Verschieben”
3. Wähle den Zielordner
4. Bestätige

⚠️ Wichtig: Beim Verschieben können sich Berechtigungen ändern, wenn der Zielordner andere Einstellungen hat.

Ordner verwalten#

Ordner bearbeiten#

1. Navigiere zum Ordner
2. Klicke auf das Zahnrad-Icon ⚙️ oder “Ordner bearbeiten”
3. Ändere Titel, Beschreibung oder Berechtigungen
4. Speichere

Ordner löschen#

1. Der Ordner muss leer sein (keine Dokumente, keine Unterordner)
2. Klicke auf “Ordner löschen”
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Ordner mit Inhalt können nicht gelöscht werden. Verschiebe oder lösche zuerst alle Inhalte.

Ordner archivieren#

Alternativ zum Löschen kannst du Ordner archivieren:

1. Klicke auf “Archivieren”
2. Der Ordner und alle Inhalte werden ausgeblendet
3. Archivierte Ordner können wiederhergestellt werden

BPMN-Verknüpfung#

Was ist BPMN?#

BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein Standard zur Darstellung von Geschäftsprozessen. ELIZA unterstützt die Verknüpfung von Ordnern mit BPMN-Elementen.

Ordner mit Prozess verknüpfen#

1. Bearbeite den Ordner
2. Trage im Feld “BPMN-ID” die ID des Prozess-Elements ein
3. Speichere

Effekt:

• Im Prozessdiagramm wird der Ordner als Verknüpfung angezeigt
• Klick auf das Element öffnet den Ordner
• Dokumentation wird direkt im Prozesskontext verfügbar

Best Practices#

✅ Flache Hierarchie#

Vermeide zu tiefe Verschachtelung:

❌ Schlecht (zu tief):
DMS/QM/Dokumente/Anleitungen/Produktion/Maschinen/Drehmaschine/...

✅ Gut (flach):
DMS/QM-Arbeitsanweisungen/Produktion-Drehmaschine/

Empfehlung: Maximal 3-4 Ebenen Tiefe

✅ Konsistente Benennung#

Etabliere einheitliche Namenskonventionen:

✅ Verantwortlichkeiten definieren#

• Jeder Hauptordner sollte einen Verantwortlichen haben
• Nutze Funktionen statt einzelne Benutzer
• Dokumentiere, wer für was zuständig ist

✅ Regelmässige Aufräumarbeiten#

• Prüfe quartalsweise die Ordnerstruktur
• Archiviere nicht mehr benötigte Ordner
• Konsolidiere doppelte Strukturen

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Zu viele Wurzelordner#

Problem: 50+ Ordner auf oberster Ebene

Lösung: Gruppiere in Hauptkategorien (max. 10-15 Wurzelordner)

❌ Fehler: Inkonsistente Struktur#

Problem: Jede Abteilung hat eigene Logik

Lösung: Definiere unternehmensweite Standards

❌ Fehler: Dokumente im Wurzelverzeichnis#

Problem: Dokumente ohne Ordner sind schwer zu finden

Lösung: Erstelle immer einen passenden Ordner

❌ Fehler: Fehlende Berechtigungen#

Problem: Niemand kann den Ordner verwalten

Lösung: Setze immer mindestens eine verantwortliche Funktion

Nächste Schritte#

• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabe-Workflow
• Kapitel 7: Berechtigungen: Detailliertes Berechtigungskonzept
• Kapitel 8: Suche: Dokumente schnell finden

Zusammenfassung#

✅ Du kannst Ordner erstellen und verwalten ✅ Du kennst verschiedene Strukturierungsansätze ✅ Du navigierst effizient durch die Ordnerstruktur ✅ Du nutzt Favoriten für schnellen Zugriff ✅ Du verstehst Berechtigungsvererbung ✅ Du vermeidest häufige Fehler bei der Ordnerstruktur