Ordnerstruktur und Navigation
Dieses Kapitel zeigt dir, wie du eine effektive Ordnerstruktur aufbaust und effizient durch deine Dokumente navigierst.
Ordner-Konzept
Was sind Ordner?
Ordner im DMS dienen zur logischen Organisation deiner Dokumente. Sie funktionieren ähnlich wie Ordner auf deinem Computer:
- Hierarchische Struktur: Ordner können Unterordner enthalten
- Berechtigungsvererbung: Zugriffsrechte werden an Unterordner vererbt
- Verantwortlichkeiten: Ordner können eigene Verantwortliche haben
- Prozess-Verknüpfung: Ordner können mit BPMN-Prozessen verknüpft werden
Ordner vs. Labels
| Ordner | Labels |
|---|---|
| Hierarchische Struktur | Flache Tags |
| Ein Dokument = ein Ordner | Ein Dokument = mehrere Labels |
| Für Hauptkategorisierung | Für Zusatzattribute |
| Bestimmt Berechtigungen | Keine Berechtigungswirkung |
💡 Tipp: Nutze Ordner für die Grundstruktur und Labels für Querschnittskategorien.
Ordner erstellen
Zugriff
DMS → Ordner → Button “+ Neuer Ordner”
Ordner-Formular
Titel (Pflichtfeld)
Der Name des Ordners.
Empfehlungen:
- Kurz und prägnant
- Beschreibt den Inhalt
- Keine Sonderzeichen
Beispiele:
- Qualitätsmanagement
- Arbeitsanweisungen
- Formulare
- Projekte
Beschreibung (Optional)
Erklärung, welche Dokumente in diesen Ordner gehören.
Übergeordneter Ordner
Bestimmt die Position in der Hierarchie.
- Leer lassen für Wurzelordner
- Ordner auswählen für Unterordner
Organisationseinheiten
Weist den Ordner einer oder mehreren Abteilungen zu.
- Ermöglicht Filterung nach Abteilung
- Kann Berechtigungen beeinflussen
Ordner-Berechtigungen
Verantwortliche Funktion
Die Hauptverantwortliche für den Ordner und seine Inhalte.
- Hat volle Bearbeitungsrechte
- Kann Dokumente freigeben
- Wird bei Problemen kontaktiert
Prüfende Funktion
Funktion, die Dokumente in diesem Ordner prüfen soll.
- Wird automatisch bei “Zur Prüfung” benachrichtigt
- Gilt für alle Dokumente ohne eigene Prüfende Funktion
Freigebende Funktion
Funktion, die Dokumente in diesem Ordner freigeben kann.
- Wird automatisch bei “Zur Freigabe” benachrichtigt
- Gilt für alle Dokumente ohne eigene Freigebende Funktion
Administratoren
Benutzer oder Gruppen mit vollen Verwaltungsrechten.
- Können Ordner bearbeiten und löschen
- Können alle Dokumente verwalten
- Können Unterordner erstellen
Berechtigungen vererben
Standardmässig werden Berechtigungen an Unterordner vererbt.
Option: “Berechtigungen vom übergeordneten Ordner erben”
- ✅ Aktiviert: Verwendet Berechtigungen des Parent-Ordners
- ❌ Deaktiviert: Eigene Berechtigungen definieren
💡 Tipp: Nutze Vererbung für konsistente Berechtigungen und definiere nur Ausnahmen explizit.
Ordnerstruktur planen
Strukturierungsansätze
1. Nach Dokumentart
DMS/
├── Arbeitsanweisungen/
├── Verfahrensanweisungen/
├── Formulare/
├── Checklisten/
├── Richtlinien/
└── Protokolle/
Vorteile: Klar, einfach, gängig in QM-Systemen
2. Nach Abteilung/Bereich
DMS/
├── Qualitätsmanagement/
├── Produktion/
├── Vertrieb/
├── Personal/
├── IT/
└── Finanzen/
Vorteile: Entspricht Organisationsstruktur, klare Verantwortlichkeiten
3. Nach Prozess
DMS/
├── Führungsprozesse/
│ ├── Strategische Planung/
│ └── Management Review/
├── Kernprozesse/
│ ├── Auftragsabwicklung/
│ └── Produktion/
└── Unterstützungsprozesse/
├── Personal/
└── IT/
Vorteile: Prozessorientiert, ideal für ISO 9001
4. Hybrid-Ansatz (Empfohlen)
DMS/
├── Qualitätsmanagement/
│ ├── Arbeitsanweisungen/
│ ├── Verfahrensanweisungen/
│ └── Formulare/
├── Produktion/
│ ├── Arbeitsanweisungen/
│ └── Checklisten/
└── Personal/
├── Richtlinien/
└── Formulare/
Vorteile: Kombiniert Bereich und Dokumentart, flexibel
Navigation
Breadcrumb-Navigation
Zeigt deinen aktuellen Pfad in der Ordnerhierarchie:
DMS > Qualitätsmanagement > Arbeitsanweisungen > Produktion
- Klicke auf einen Teil, um dorthin zu navigieren
- Schneller Sprung zu übergeordneten Ordnern
Ordnerbaum (Seitenleiste)
Die linke Seitenleiste zeigt die komplette Ordnerstruktur:
- Klicke auf
▶um Unterordner aufzuklappen - Klicke auf den Ordnernamen zum Öffnen
- Aktiver Ordner ist hervorgehoben
Favoriten
Was sind Favoriten?
Favoriten ermöglichen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Dokumente und Ordner.
Favorit hinzufügen
Methode 1: Über das Stern-Icon
- Öffne ein Dokument oder Ordner
- Klicke auf das Stern-Icon ⭐ in der Titelzeile
- Der Eintrag wird zu deinen Favoriten hinzugefügt
Methode 2: Über das Kontextmenü
- Rechtsklick auf Dokument/Ordner in der Liste
- Wähle “Zu Favoriten hinzufügen”
Favoriten anzeigen
DMS → Favoriten
Hier siehst du alle deine favorisierten Dokumente und Ordner.
Favorit entfernen
- Gehe zu deinen Favoriten
- Klicke auf das gefüllte Stern-Icon ⭐
- Der Favorit wird entfernt
💡 Tipp: Favoriten sind persönlich - jeder Benutzer hat seine eigenen.
Zuletzt geöffnete Dokumente
Zugriff
DMS → Zuletzt geöffnet oder Dashboard → Letzte Dokumente
Funktionen
- Zeigt die letzten 20 geöffneten Dokumente
- Sortiert nach Zugriffszeit (neueste zuerst)
- Schneller Wiedereinstieg in die Arbeit
💡 Tipp: Nutze diese Ansicht, um schnell zu kürzlich bearbeiteten Dokumenten zurückzukehren.
Dokumente verschieben
Einzelnes Dokument verschieben
- Öffne das Dokument
- Klicke auf “Bearbeiten”
- Ändere das Feld “Ordner”
- Speichere
Mehrere Dokumente verschieben
- Wähle mehrere Dokumente in der Liste (Checkbox)
- Klicke auf “Aktionen” → “Verschieben”
- Wähle den Zielordner
- Bestätige
⚠️ Wichtig: Beim Verschieben können sich Berechtigungen ändern, wenn der Zielordner andere Einstellungen hat.
Ordner verwalten
Ordner bearbeiten
- Navigiere zum Ordner
- Klicke auf das Zahnrad-Icon ⚙️ oder “Ordner bearbeiten”
- Ändere Titel, Beschreibung oder Berechtigungen
- Speichere
Ordner löschen
- Der Ordner muss leer sein (keine Dokumente, keine Unterordner)
- Klicke auf “Ordner löschen”
- Bestätige die Löschung
⚠️ Wichtig: Ordner mit Inhalt können nicht gelöscht werden. Verschiebe oder lösche zuerst alle Inhalte.
Ordner archivieren
Alternativ zum Löschen kannst du Ordner archivieren:
- Klicke auf “Archivieren”
- Der Ordner und alle Inhalte werden ausgeblendet
- Archivierte Ordner können wiederhergestellt werden
BPMN-Verknüpfung
Was ist BPMN?
BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein Standard zur Darstellung von Geschäftsprozessen. ELIZA unterstützt die Verknüpfung von Ordnern mit BPMN-Elementen.
Ordner mit Prozess verknüpfen
- Bearbeite den Ordner
- Trage im Feld “BPMN-ID” die ID des Prozess-Elements ein
- Speichere
Effekt:
- Im Prozessdiagramm wird der Ordner als Verknüpfung angezeigt
- Klick auf das Element öffnet den Ordner
- Dokumentation wird direkt im Prozesskontext verfügbar
Best Practices
✅ Flache Hierarchie
Vermeide zu tiefe Verschachtelung:
❌ Schlecht (zu tief):
DMS/QM/Dokumente/Anleitungen/Produktion/Maschinen/Drehmaschine/...
✅ Gut (flach):
DMS/QM-Arbeitsanweisungen/Produktion-Drehmaschine/
Empfehlung: Maximal 3-4 Ebenen Tiefe
✅ Konsistente Benennung
Etabliere einheitliche Namenskonventionen:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| 1. Ebene | Bereich (QM, HR, IT) |
| 2. Ebene | Dokumentart (AA, VA, F) |
| 3. Ebene | Thema (Produktion, Einkauf) |
✅ Verantwortlichkeiten definieren
- Jeder Hauptordner sollte einen Verantwortlichen haben
- Nutze Funktionen statt einzelne Benutzer
- Dokumentiere, wer für was zuständig ist
✅ Regelmässige Aufräumarbeiten
- Prüfe quartalsweise die Ordnerstruktur
- Archiviere nicht mehr benötigte Ordner
- Konsolidiere doppelte Strukturen
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler: Zu viele Wurzelordner
Problem: 50+ Ordner auf oberster Ebene
Lösung: Gruppiere in Hauptkategorien (max. 10-15 Wurzelordner)
❌ Fehler: Inkonsistente Struktur
Problem: Jede Abteilung hat eigene Logik
Lösung: Definiere unternehmensweite Standards
❌ Fehler: Dokumente im Wurzelverzeichnis
Problem: Dokumente ohne Ordner sind schwer zu finden
Lösung: Erstelle immer einen passenden Ordner
❌ Fehler: Fehlende Berechtigungen
Problem: Niemand kann den Ordner verwalten
Lösung: Setze immer mindestens eine verantwortliche Funktion
Nächste Schritte
- Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabe-Workflow
- Kapitel 7: Berechtigungen: Detailliertes Berechtigungskonzept
- Kapitel 8: Suche: Dokumente schnell finden
Zusammenfassung
✅ Du kannst Ordner erstellen und verwalten ✅ Du kennst verschiedene Strukturierungsansätze ✅ Du navigierst effizient durch die Ordnerstruktur ✅ Du nutzt Favoriten für schnellen Zugriff ✅ Du verstehst Berechtigungsvererbung ✅ Du vermeidest häufige Fehler bei der Ordnerstruktur