Suche und Filter#

Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Dokumente im DMS schnell und effizient findest.

Suchfunktionen im Überblick#

Verfügbare Suchoptionen#

Schnellsuche#

Zugriff#

Klicke auf das Suchfeld im oberen Bereich oder drücke / auf der Tastatur.

Funktionsweise#

Die Schnellsuche durchsucht:

• Dokumenttitel
• Dokument-ID
• Beschreibung
• Dateiinhalt (Volltextsuche)

Tipps für effektive Suche#

Erweiterte Suche#

Zugriff#

DMS → Suche oder DMS → Ordner → Erweiterter Filter

Verfügbare Filter#

Textfilter#

Kategoriefilter#

Statusfilter#

Datumsfilter#

Personenfilter#

Filterung in der Ordneransicht#

Schnellfilter#

In der Ordneransicht stehen Schnellfilter zur Verfügung:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [Alle] [Freigegeben] [Entwürfe] [Abgelaufen]          │
│  ─────────────────────────────────────────────────────  │
│  📄 Dokument 1...                                       │
│  📄 Dokument 2...                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Spaltenfilter#

In der Tabellenansicht können Spalten gefiltert werden:

1. Klicke auf das Filter-Icon in der Spaltenüberschrift
2. Gib Filterkriterien ein
3. Die Liste wird sofort gefiltert

Suchergebnisse#

Darstellung#

Suchergebnisse zeigen:

• Dokumenttitel mit Hervorhebung des Suchbegriffs
• Dokument-ID (falls vorhanden)
• Ordner (Pfad zum Dokument)
• Status als farbiges Badge
• Änderungsdatum
• Relevanz-Score (bei Volltextsuche)

Sortierung#

Ergebnisse können sortiert werden nach:

Aktionen auf Ergebnissen#

• Klick: Dokument öffnen
• Rechtsklick: Kontextmenü (Herunterladen, Bearbeiten, etc.)
• Checkbox: Mehrfachauswahl für Batch-Aktionen

Volltextsuche#

Was wird durchsucht?#

Die Volltextsuche extrahiert und indexiert Text aus:

Suchoperatoren#

Beispiel-Suchen#

# Alle Arbeitsanweisungen zur Qualität
AA-* AND Qualität

# Freigegebene Dokumente ohne Entwürfe
status:freigegeben

# Dokumente von Max Muster aus 2025
autor:"Max Muster" AND erstellt:2025

# Exakte Phrase in Dokumenten
"gemäss ISO 9001"

Gespeicherte Suchen#

Suche speichern#

1. Führe eine erweiterte Suche durch
2. Klicke auf “Suche speichern”
3. Gib einen Namen ein
4. Die Suche wird unter deinen Favoriten gespeichert

Gespeicherte Suche ausführen#

1. Gehe zu DMS → Suche
2. Klicke auf “Gespeicherte Suchen”
3. Wähle die gewünschte Suche
4. Ergebnisse werden angezeigt

💡 Tipp: Nutze gespeicherte Suchen für wiederkehrende Aufgaben wie “Alle abgelaufenen Dokumente in meinem Bereich”.

Filterung nach Labels#

Labels als Kategorien#

Labels ermöglichen eine flexible Kategorisierung quer zur Ordnerstruktur:

• Ein Dokument kann mehrere Labels haben
• Labels sind farbcodiert
• Labels können kombiniert gefiltert werden

Label-Filter anwenden#

DMS → Labels → [Label auswählen]

oder

Erweiterte Suche → Labels → [Labels auswählen]

Beispiel: Multi-Label-Filter#

Label: "Priorität Hoch" UND "Produktion"
→ Zeigt alle hochpriorisierten Produktions-Dokumente

Filterung nach Dokumentart#

Dokumentarten#

Dokumentarten kategorisieren Dokumente nach Typ:

• Arbeitsanweisung
• Verfahrensanweisung
• Formular
• Checkliste
• etc.

Nach Dokumentart filtern#

DMS → Dokumentarten → [Art auswählen]

oder

Erweiterte Suche → Dokumentart → [Art auswählen]

Tipps für effektives Suchen#

✅ Spezifisch suchen#

• Nutze Dokument-IDs, wenn bekannt
• Kombiniere mehrere Filter
• Verwende exakte Phrasen

✅ Ordner einschränken#

• Beschränke Suche auf relevante Ordner
• Reduziert Ergebnismenge
• Verbessert Relevanz

✅ Status nutzen#

• Filtere nach relevantem Status
• Beispiel: Nur “Freigegeben” für gültige Dokumente

✅ Datumsfilter verwenden#

• Beschränke auf relevanten Zeitraum
• Findet kürzlich geänderte Dokumente

Häufige Suchszenarien#

“Finde alle abgelaufenen Dokumente in meinem Bereich”#

1. Ordner: Wähle deinen Bereichsordner
2. Status: “Abgelaufen”
3. Suchen

“Finde alle Arbeitsanweisungen zur Produktion”#

1. Dokumentart: “Arbeitsanweisung”
2. Suchbegriff: “Produktion”
3. Status: “Freigegeben” (nur gültige)

“Finde Dokumente, die Max Muster kürzlich geändert hat”#

1. Erstellt von: “Max Muster”
2. Geändert am: Letzte 30 Tage
3. Suchen

“Finde alle Dokumente mit ‘ISO 9001’ im Text”#

1. Suchbegriff: "ISO 9001"
2. Suchen (Volltextsuche aktiv)

Nächste Schritte#

• Kapitel 9: Integrationen: Verknüpfungen mit anderen Modulen
• Kapitel 10: Best Practices: Empfehlungen für Organisation

Zusammenfassung#

✅ Du kennst die verschiedenen Suchoptionen ✅ Du kannst die erweiterte Suche mit Filtern nutzen ✅ Du verstehst die Volltextsuche und Suchoperatoren ✅ Du kannst Suchen speichern und wiederverwenden ✅ Du filterst effektiv nach Labels und Dokumentarten ✅ Du findest Dokumente schnell und gezielt