Suche und Filter

Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Dokumente im DMS schnell und effizient findest.

Suchfunktionen im Überblick

Verfügbare Suchoptionen

Schnellsuche

Zugriff

Klicke auf das Suchfeld im oberen Bereich oder drücke / auf der Tastatur.

Funktionsweise

Die Schnellsuche durchsucht:

• Dokumenttitel
• Dokument-ID
• Beschreibung
• Dateiinhalt (Volltextsuche)

Tipps für effektive Suche

Erweiterte Suche

Zugriff

DMS → Suche oder DMS → Ordner → Erweiterter Filter

Verfügbare Filter

Textfilter

Kategoriefilter

Statusfilter

Datumsfilter

Personenfilter

Filterung in der Ordneransicht

Schnellfilter

In der Ordneransicht stehen Schnellfilter zur Verfügung:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [Alle] [Freigegeben] [Entwürfe] [Abgelaufen]          │
│  ─────────────────────────────────────────────────────  │
│  📄 Dokument 1...                                       │
│  📄 Dokument 2...                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Spaltenfilter

In der Tabellenansicht können Spalten gefiltert werden:

1. Klicke auf das Filter-Icon in der Spaltenüberschrift
2. Gib Filterkriterien ein
3. Die Liste wird sofort gefiltert

Suchergebnisse

Darstellung

Suchergebnisse zeigen:

• Dokumenttitel mit Hervorhebung des Suchbegriffs
• Dokument-ID (falls vorhanden)
• Ordner (Pfad zum Dokument)
• Status als farbiges Badge
• Änderungsdatum
• Relevanz-Score (bei Volltextsuche)

Sortierung

Ergebnisse können sortiert werden nach:

Aktionen auf Ergebnissen

• Klick: Dokument öffnen
• Rechtsklick: Kontextmenü (Herunterladen, Bearbeiten, etc.)
• Checkbox: Mehrfachauswahl für Batch-Aktionen

Volltextsuche

Was wird durchsucht?

Die Volltextsuche extrahiert und indexiert Text aus:

Suchoperatoren

Beispiel-Suchen

# Alle Arbeitsanweisungen zur Qualität
AA-* AND Qualität

# Freigegebene Dokumente ohne Entwürfe
status:freigegeben

# Dokumente von Max Muster aus 2025
autor:"Max Muster" AND erstellt:2025

# Exakte Phrase in Dokumenten
"gemäss ISO 9001"

Gespeicherte Suchen

Suche speichern

1. Führe eine erweiterte Suche durch
2. Klicke auf “Suche speichern”
3. Gib einen Namen ein
4. Die Suche wird unter deinen Favoriten gespeichert

Gespeicherte Suche ausführen

1. Gehe zu DMS → Suche
2. Klicke auf “Gespeicherte Suchen”
3. Wähle die gewünschte Suche
4. Ergebnisse werden angezeigt

💡 Tipp: Nutze gespeicherte Suchen für wiederkehrende Aufgaben wie “Alle abgelaufenen Dokumente in meinem Bereich”.

Filterung nach Labels

Labels als Kategorien

Labels ermöglichen eine flexible Kategorisierung quer zur Ordnerstruktur:

• Ein Dokument kann mehrere Labels haben
• Labels sind farbcodiert
• Labels können kombiniert gefiltert werden
• Es sind dieselben Labels wie in Prozessen und im Wissensbereich

Verknüpfte Inhalte per Klick anzeigen

Der schnellste Weg zu allem, was zu einem Thema gehört: Klicke auf der Dokument-Detailseite auf ein farbiges Label.

Ein Fenster zeigt dir alle verknüpften Inhalte, gruppiert nach Typ (Dokumente, Prozesse, Kurse …) und mit Anzahl. Es erscheinen dabei nur Inhalte, für die du eine Leseberechtigung hast.

💡 Mehr dazu: Farbwahl, Scoped Labels und Berechtigungen sind im modulübergreifenden Kapitel Labels und Kategorisierung beschrieben.

Label-Filter anwenden

DMS → Labels → [Label auswählen]

oder

Erweiterte Suche → Labels → [Labels auswählen]

Beispiel: Multi-Label-Filter

Label: "Priorität Hoch" UND "Produktion"
→ Zeigt alle hochpriorisierten Produktions-Dokumente

Filterung nach Dokumentart

Dokumentarten

Dokumentarten kategorisieren Dokumente nach Typ:

• Arbeitsanweisung
• Verfahrensanweisung
• Formular
• Checkliste
• etc.

Nach Dokumentart filtern

DMS → Dokumentarten → [Art auswählen]

oder

Erweiterte Suche → Dokumentart → [Art auswählen]

Tipps für effektives Suchen

✅ Spezifisch suchen

• Nutze Dokument-IDs, wenn bekannt
• Kombiniere mehrere Filter
• Verwende exakte Phrasen

✅ Ordner einschränken

• Beschränke Suche auf relevante Ordner
• Reduziert Ergebnismenge
• Verbessert Relevanz

✅ Status nutzen

• Filtere nach relevantem Status
• Beispiel: Nur “Freigegeben” für gültige Dokumente

✅ Datumsfilter verwenden

• Beschränke auf relevanten Zeitraum
• Findet kürzlich geänderte Dokumente

Häufige Suchszenarien

“Finde alle abgelaufenen Dokumente in meinem Bereich”

1. Ordner: Wähle deinen Bereichsordner
2. Status: “Abgelaufen”
3. Suchen

“Finde alle Arbeitsanweisungen zur Produktion”

1. Dokumentart: “Arbeitsanweisung”
2. Suchbegriff: “Produktion”
3. Status: “Freigegeben” (nur gültige)

“Finde Dokumente, die Max Muster kürzlich geändert hat”

1. Erstellt von: “Max Muster”
2. Geändert am: Letzte 30 Tage
3. Suchen

“Finde alle Dokumente mit ‘ISO 9001’ im Text”

1. Suchbegriff: "ISO 9001"
2. Suchen (Volltextsuche aktiv)

Nächste Schritte

• Kapitel 9: Integrationen: Verknüpfungen mit anderen Modulen
• Kapitel 10: Best Practices: Empfehlungen für Organisation

Zusammenfassung

✅ Du kennst die verschiedenen Suchoptionen ✅ Du kannst die erweiterte Suche mit Filtern nutzen ✅ Du verstehst die Volltextsuche und Suchoperatoren ✅ Du kannst Suchen speichern und wiederverwenden ✅ Du filterst effektiv nach Labels und Dokumentarten ✅ Du findest Dokumente schnell und gezielt