Versionierung und Historie

Dieses Kapitel erklärt, wie ELIZA Dokumentenänderungen automatisch nachverfolgt und wie du frühere Versionen einsehen und wiederherstellen kannst.

Versionierungs-Konzept

Automatische Versionierung

ELIZA erstellt automatisch neue Versionen bei:

• Jeder Speicherung von Änderungen
• Jeder Workflow-Transition (z.B. Freigabe)
• Jedem Datei-Upload

Vorteile:

• Lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen
• Jederzeit Rückkehr zu früheren Ständen möglich
• Compliance-konform (ISO 9001, FDA, etc.)

Was wird versioniert?

Versionshistorie anzeigen

Zugriff

Dokument öffnen → Tab “Versionen”

oder

Dokument öffnen → Aktionen → “Versionen anzeigen”

Versions-Übersicht

Die Versionshistorie zeigt chronologisch alle Versionen:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Version  │ Datum       │ Benutzer    │ Änderung        │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ v3       │ 15.03.2025  │ M. Muster   │ Freigegeben     │
│ v2       │ 14.03.2025  │ H. Beispiel │ Datei geändert  │
│ v1       │ 01.03.2025  │ A. Admin    │ Erstellt        │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Informationen pro Version

Version anzeigen

Einzelne Version öffnen

1. Gehe zur Versionshistorie
2. Klicke auf die gewünschte Version
3. Die Version wird in einer Detailansicht geöffnet

Was du sehen kannst

• Alle Metadaten zum Zeitpunkt der Version
• Datei herunterladen (falls vorhanden)
• Vergleich zur aktuellen Version

💡 Tipp: Du kannst die Datei einer früheren Version herunterladen, ohne die aktuelle Version zu ändern.

Versionen vergleichen

Vergleich mit aktueller Version

1. Öffne eine Version aus der Historie
2. Die Änderungen zur aktuellen Version werden hervorgehoben:
   • 🟢 Grün: Hinzugefügt
   • 🔴 Rot: Entfernt
   • 🟡 Gelb: Geändert

Vergleich von Text-Inhalten

Für Word- und Text-Dokumente kann der Inhalt verglichen werden:

1. Wähle “Mit aktueller Version vergleichen”
2. Textunterschiede werden markiert angezeigt

⚠️ Wichtig: Der Textvergleich funktioniert nur bei unterstützten Dateiformaten (Word, PDF mit Text, TXT).

Version wiederherstellen

Wann wiederherstellen?

• Versehentliche Änderungen rückgängig machen
• Zu einem bekannt guten Stand zurückkehren
• Falsche Datei hochgeladen

Ablauf

1. Öffne die Versionshistorie
2. Wähle die Version, die wiederhergestellt werden soll
3. Klicke auf “Diese Version wiederherstellen”
4. Bestätige die Aktion
5. Eine neue Version wird erstellt mit dem alten Inhalt

Was passiert:

• Die gewählte Version wird kopiert
• Als neue (aktuelle) Version gespeichert
• Die Historie bleibt vollständig erhalten
• Status wird auf “Entwurf” gesetzt

⚠️ Wichtig: Das Wiederherstellen erstellt eine neue Version - die Historie wird nicht verändert oder gelöscht.

Berechtigungen

Zum Wiederherstellen benötigst du:

• change_document Berechtigung
• Zugriff auf das Dokument

Revisionsnummer

Unterschied Version vs. Revision

Automatische Revisionsnummer

💡 Neu: ELIZA kann Revisionsnummern automatisch vergeben und hochzählen.

Wenn die automatische Revisionsnummer aktiviert ist:

• Bei jeder Freigabe wird die Revisionsnummer automatisch um 1 erhöht
• Erste Freigabe: Revisionsnummer wird auf “1” gesetzt
• Weitere Freigaben: Revisionsnummer wird hochgezählt (2, 3, 4…)
• Erneute Freigabe (Reapprove): Die Nummer bleibt unverändert
• Das Feld ist gesperrt: Du kannst die Revisionsnummer nicht manuell ändern

Woran erkennst du die automatische Vergabe?

Im Dokumentformular siehst du:

• Das Feld “Revisionsnummer” ist ausgegraut
• Der Hinweistext “Wird automatisch bei Freigabe vergeben”

⚠️ Wichtig: Diese Funktion muss von deinem Administrator aktiviert werden (DMS → Einstellungen → Konfiguration).

Manuelle Revisionsnummer

Wenn die automatische Vergabe nicht aktiviert ist, kannst du die Revisionsnummer manuell setzen:

1. Bearbeite das Dokument
2. Trage im Feld “Revisionsnummer” deine Kennung ein
3. Speichere

Typische Formate:

• 1.0, 1.1, 2.0 - Numerisch mit Punkten
• Rev. A, Rev. B - Buchstaben-basiert
• 2025-01, 2025-02 - Datumsbasiert

Revisionsnummer in Vorlagen

Die Revisionsnummer kann in Vorlagen verwendet werden:

Version: {{ document_version }}
Revision: {{ revision_number }}

Audit-Trail

Was ist der Audit-Trail?

Der Audit-Trail protokolliert alle Aktionen an einem Dokument für Compliance-Zwecke.

Zugriff

Dokument → Tab “Aktivität” oder “Audit-Log”

Protokollierte Ereignisse

Dokumentzugriffe protokollieren

Die Protokollierung von Dokumentzugriffen (Lesen, Herunterladen) ist optional und kann aktiviert werden:

Aktivierung:

1. Gehe zu Dokumente → Einstellungen → DMS Konfiguration
2. Aktiviere die Option “Dokumentzugriffe protokollieren”
3. Klicke auf Speichern

Was wird protokolliert:

• Jeder Aufruf der Dokument-Detailseite (“Dokument gelesen”)
• Jeder Download einer Datei (“Dokument heruntergeladen”)

Was wird NICHT protokolliert:

• Zugriffe von Administratoren (Superuser)
• Zugriffe auf die Ordner-Übersicht
• Zugriffe auf Suchergebnisse

💡 Tipp: Diese Funktion ist besonders nützlich für Compliance-Anforderungen (ISO 9001, GxP) und um nachzuverfolgen, wer wichtige Dokumente gelesen hat.

Audit-Trail exportieren

Für Compliance-Nachweise:

1. Öffne den Audit-Trail
2. Klicke auf “Exportieren”
3. Wähle Format (PDF, Excel)
4. Der Export enthält alle protokollierten Ereignisse

Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsfrist

Dokumente können eine Aufbewahrungsfrist haben:

• Definiert in Jahren
• Beginnt bei Archivierung
• Verhindert vorzeitige Löschung

Versionen löschen

Einzelne Versionen können nicht gelöscht werden - dies stellt die Integrität des Audit-Trails sicher.

Dokument endgültig löschen

Nur Administratoren können Dokumente endgültig löschen:

1. Dokument muss archiviert sein
2. Aufbewahrungsfrist muss abgelaufen sein (falls gesetzt)
3. Admin muss Löschung bestätigen

⚠️ Wichtig: Endgültig gelöschte Dokumente und ihre Versionen können nicht wiederhergestellt werden.

Versionierung bei Arbeitskopien

Eigene Versionierung

Arbeitskopien haben eine eigene Versionshistorie:

• Startet bei v1 (Kopie des Originals)
• Fortlaufende Versionierung während der Bearbeitung
• Bei Freigabe: Verschmelzung mit Original-Historie

Nach Freigabe der Arbeitskopie

1. Original-Dokument wird archiviert
2. Arbeitskopie wird zum neuen Hauptdokument
3. Beide Historien bleiben erhalten
4. Versionsnummer des Originals wird fortgeführt

Best Practices

✅ Aussagekräftige Änderungskommentare

Beim Speichern kannst du einen Kommentar hinzufügen:

• Beschreibe, WAS geändert wurde
• Beschreibe, WARUM es geändert wurde
• Erleichtert späteres Nachvollziehen

Beispiele:

• ✅ “Abschnitt 3.2 überarbeitet - neue Prüfschritte ergänzt”
• ❌ “Update” oder “Kleine Änderung”

✅ Regelmässige Freigaben

• Führe Dokumente zeitnah durch den Workflow
• Vermindert Anzahl der Entwurfs-Versionen
• Schafft klare Meilensteine in der Historie

✅ Revisionsnummern konsistent vergeben

• Etabliere ein Schema für deine Organisation
• Dokumentiere das Schema
• Halte dich konsequent daran

✅ Aufbewahrungsfristen setzen

• Definiere für jeden Dokumenttyp eine Frist
• Berücksichtige gesetzliche Anforderungen
• Setze die Frist beim Erstellen oder spätestens bei Archivierung

Häufige Fragen

Kann ich eine einzelne Version löschen?

Nein, einzelne Versionen können nicht gelöscht werden. Dies gewährleistet die Integrität des Audit-Trails.

Wie viele Versionen werden gespeichert?

Unbegrenzt viele. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, die dauerhaft gespeichert wird.

Zählt jede kleine Änderung als Version?

Ja, jede Speicherung erstellt eine neue Version. Fasse mehrere Änderungen zusammen, bevor du speicherst.

Kann ich sehen, wer das Dokument angesehen hat?

Ja, im Audit-Trail werden Zugriffe protokolliert (abhängig von der Systemkonfiguration).

Was passiert mit Versionen bei Archivierung?

Alle Versionen bleiben erhalten. Archivierung ändert nur den Status, nicht die Historie.

Nächste Schritte

• Kapitel 7: Berechtigungen: Wer darf was sehen?
• Kapitel 10: Best Practices: ISO 9001 Dokumentenlenkung

Zusammenfassung

✅ Du verstehst das Versionierungskonzept ✅ Du kannst die Versionshistorie anzeigen ✅ Du kannst frühere Versionen einsehen und herunterladen ✅ Du kannst Versionen wiederherstellen ✅ Du verstehst den Unterschied zwischen Version und Revision ✅ Du kennst den Audit-Trail und seine Bedeutung