Vorlagen und Template-Sprache#

Dieses Kapitel erklärt, wie du Dokumentvorlagen erstellst und die Template-Sprache für automatische Platzhalter-Ersetzung nutzt.

Was sind Vorlagen?#

Konzept#

Vorlagen sind Basisdokumente, aus denen neue Dokumente erstellt werden können. Sie enthalten:

• Standardisiertes Layout: Einheitliches Erscheinungsbild
• Platzhalter: Variablen, die automatisch ersetzt werden
• Formatierung: Vorbereitete Formatvorlagen (Überschriften, Listen, etc.)

Typische Verwendung#

Vorlagen verwalten#

Vorlagen-Übersicht#

DMS → Vorlagen

Hier siehst du alle verfügbaren Dokumentvorlagen.

Dokument als Vorlage markieren#

Methode 1: Beim Erstellen

1. Erstelle ein neues Dokument
2. Aktiviere die Checkbox “Als Vorlage”
3. Speichere

Methode 2: Nachträglich

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Aktiviere “Als Vorlage”
4. Speichere

💡 Tipp: Vorlagen sollten im Status “Freigegeben” sein, bevor sie verwendet werden.

Vorlage entfernen#

1. Öffne das Dokument
2. Bearbeite und deaktiviere “Als Vorlage”
3. Speichere

Das Dokument bleibt erhalten, erscheint aber nicht mehr in der Vorlagen-Übersicht.

Word Template Wizard#

Überblick#

Der Word Template Wizard ist ein 5-Schritte-Assistent zur Erstellung professioneller Word-Vorlagen mit:

• Firmenlogo in konfigurierbarer Grösse
• Verschiedene Kopfzeilen-Layouts
• Verschiedene Fusszeilen-Layouts (inkl. ISO 9001)
• Einheitliche Schriftarten und Farben

Zugriff#

DMS → Vorlagen → Button “Word-Vorlage erstellen”

Die 5 Schritte#

Schritt 1: Logo#

• Prüfe, ob ein Firmenlogo vorhanden ist
• Lade optional ein neues Logo hoch (PNG, JPG)
• Konfiguriere die Logo-Grösse (Breite/Höhe in mm)

Schritt 2: Kopfzeile#

Wähle ein Header-Layout:

Schritt 3: Fusszeile#

Wähle ein Footer-Layout:

Schritt 4: Styling#

• Schriftart: Calibri, Arial, Times New Roman, etc.
• Überschriften-Farbe: Wähle deine Firmenfarbe
• Text-Farbe: Standard dunkelgrau
• Schriftgrössen: H1, H2, H3 und Fliesstext

Schritt 5: Speichern#

• Gib der Vorlage einen Namen
• Optional: Beschreibung und Speicherort
• Klicke auf “Vorlage speichern”

💡 Tipp: Detaillierte Anleitung findest du unter 12. Word Template Wizard

Template-Sprache#

Grundlagen#

Die Template-Sprache ermöglicht das Einfügen von dynamischen Platzhaltern in Word- und Excel-Dokumenten. Beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage werden diese automatisch ersetzt.

Syntax#

{{ variablenname }}

Platzhalter werden in doppelte geschweifte Klammern gesetzt.

Verfügbare Variablen#

Die Template-Sprache bietet umfangreiche Variablen für alle Dokumenteigenschaften. Alle Variablen werden automatisch beim Öffnen oder Herunterladen des Dokuments ersetzt.

Dokument-Grunddaten#

Versionsinformationen#

ℹ️ Hinweis: document_version zeigt die benutzerfreundliche Versionsnummer (z.B. “2.1”), während document_version_number die technische Anzahl aller Versionen angibt.

Status und Workflow#

Mögliche Status-Werte:

• Entwurf
• In Prüfung
• Geprüft
• Freigegeben
• Veraltet
• Archiviert

Gültigkeitsdaten#

⚠️ Wichtig: Wenn kein Datum hinterlegt ist, bleibt die Variable leer.

Verantwortlichkeiten und Funktionen#

Unterschied zwischen den Freigabe-Variablen:

• document_approval_by: Zeigt Funktion UND Person, z.B. “QMB (Max Mustermann)”
• document_approval_by_code: Nur das Funktionskürzel, z.B. “QMB”
• document_approved_by: Nur der Name der Person, z.B. “Max Mustermann”

Organisations-Variablen#

ℹ️ Hinweis: Mehrere Organisationseinheiten werden durch Kommas getrennt.

Logo-Variablen (Word und Excel)#

💡 Tipp: Die Logo-Grösse wird zentral in den ELIZA-Einstellungen unter WHITELABEL_LOGO_WIDTH_MM und WHITELABEL_LOGO_HEIGHT_MM konfiguriert.

QR-Code-Variablen (nur Word)#

Anwendungsfälle für QR-Codes:

• {{ qr_code }}: Verlinkt direkt zur aktuellen Dokumentversion im DMS. Ideal für gedruckte Dokumente, damit Benutzer schnell die digitale Version finden.

• {{ qr_code_validation }}: Ermöglicht die Prüfung, ob ein gedrucktes Dokument noch aktuell ist. Beim Scannen wird angezeigt, ob die Version noch gültig ist oder ob eine neuere Version existiert.

✅ Best Practice: Füge {{ qr_code_validation }} in die Fusszeile von ISO 9001 gelenkten Dokumenten ein. So können Mitarbeitende jederzeit prüfen, ob sie die aktuelle Version verwenden.

Beispiel: Word-Vorlage#

                    {{ company_name }}

                    {{ document_title }}

Dokument-ID:        {{ document_id }}
Version:            {{ document_version }}
Freigabe:           {{ document_approval_date }}
Verantwortlich:     {{ responsible_function }}

───────────────────────────────────────────────

1. Zweck
[Beschreibe hier den Zweck des Dokuments]

2. Geltungsbereich
[Definiere, für wen diese Anweisung gilt]

3. Durchführung
[Detaillierte Arbeitsschritte]

───────────────────────────────────────────────
Erstellt: {{ document_author }} | {{ document_approval_date }}
Seite X von Y

Excel Template-Sprache#

Überblick#

Für Excel-Vorlagen gibt es eine erweiterte Template-Sprache mit zusätzlichen Funktionen:

• Schleifen für Listen
• Bedingte Abschnitte
• Formatierungsoptionen

Grundlegende Syntax#

{{variablenname}}                  - Einfacher Platzhalter
{%for item in liste%}...{%endfor%} - Schleife
{%if bedingung%}...{%endif%}       - Bedingt

Beispiel: Teilnehmerliste#

| Veranstaltung: | {{event_title}}              |
| Datum:         | {{event_date}}               |
|----------------|------------------------------|
| Nr. | Name           | Unterschrift            |
|-----|----------------|-------------------------|
{%for p in participants%}
| {{loop.index}} | {{p.name}} |                   |
{%endfor%}

💡 Tipp: Ausführliche Dokumentation unter 11. Excel Template-Sprache

Dokument aus Vorlage erstellen#

Ablauf#

1. Vorlage auswählen

   • Gehe zu DMS → Vorlagen
   • Wähle die gewünschte Vorlage
   • Klicke auf “Neues Dokument aus Vorlage”

2. Metadaten ausfüllen

   • Titel eingeben
   • Ordner wählen
   • Weitere Felder ausfüllen

3. Dokument generieren

   • Klicke auf “Erstellen”
   • Platzhalter werden automatisch ersetzt
   • Neues Dokument wird erstellt

Was wird ersetzt?#

• Alle {{ }} Platzhalter in Word-Dokumenten
• Template-Sprache in Excel-Dokumenten
• Dateiname wird nicht verändert

Was wird nicht ersetzt?#

• Text ohne Platzhalter-Syntax
• Bilder und Grafiken
• Deaktivierte Template-Sprache (Option im Dokument)

Vorlagen organisieren#

Ordnerstruktur für Vorlagen#

Empfohlene Struktur:

DMS/
├── Vorlagen/
│   ├── Arbeitsanweisungen/
│   ├── Verfahrensanweisungen/
│   ├── Formulare/
│   ├── Protokolle/
│   └── Berichte/

Namenskonvention#

[Typ]-Vorlage-[Beschreibung]

Beispiele:

• AA-Vorlage-Standard
• VA-Vorlage-Prozessbeschreibung
• F-Vorlage-Checkliste
• P-Vorlage-Meetingprotokoll

Versionierung von Vorlagen#

Auch Vorlagen sollten versioniert werden:

• Nutze den normalen Freigabe-Workflow
• Dokumentiere Änderungen in der Beschreibung
• Erstelle Arbeitskopien für Aktualisierungen

Best Practices#

✅ Vorlagen sauber halten#

• Entferne Beispielinhalte vor dem Speichern
• Behalte nur Struktur und Platzhalter
• Teste Platzhalter vor der Freigabe

✅ Konsistente Platzhalter#

• Verwende immer die dokumentierten Variablen
• Keine Leerzeichen in Variablennamen
• Gross-/Kleinschreibung beachten

✅ Vorlagen testen#

1. Erstelle ein Test-Dokument aus der Vorlage
2. Prüfe, ob alle Platzhalter korrekt ersetzt werden
3. Prüfe Formatierung und Layout
4. Lösche das Test-Dokument

✅ Dokumentation#

• Beschreibe in der Vorlage, welche Platzhalter verwendet werden
• Füge Hinweise zur Verwendung hinzu
• Dokumentiere spezielle Anforderungen

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Falsche Platzhalter-Syntax#

Problem: {document_title} statt {{ document_title }}

Lösung: Immer doppelte geschweifte Klammern mit Leerzeichen

❌ Fehler: Nicht vorhandene Variable#

Problem: {{ unbekannte_variable }} wird nicht ersetzt

Lösung: Nur dokumentierte Variablen verwenden

❌ Fehler: Template-Sprache in normalen Dokumenten#

Problem: {{ }} in Dokumenten, die keine Vorlagen sind

Lösung: Option “Template Sprache deaktivieren” aktivieren

❌ Fehler: Vorlagen ohne Freigabe#

Problem: Vorlage wird verwendet, ist aber noch Entwurf

Lösung: Vorlagen immer freigeben bevor sie produktiv genutzt werden

Erweiterte Funktionen#

Bedingte Abschnitte (Word)#

Mit der erweiterten Syntax können bedingte Abschnitte erstellt werden:

{%if document_version > 1%}
Dieses Dokument wurde überarbeitet.
Vorherige Version: {{previous_version}}
{%endif%}

Schleifen (Excel)#

Für wiederholende Elemente:

{%for item in items%}
| {{item.name}} | {{item.value}} |
{%endfor%}

Formatierung#

Platzhalter können formatiert werden:

Verwandte Themen#

• 12. Word Template Wizard - Detaillierte Wizard-Anleitung
• 11. Excel Template-Sprache - Erweiterte Excel-Funktionen

Nächste Schritte#

• Kapitel 6: Versionierung: Änderungen nachverfolgen
• Kapitel 9: Integrationen: Office 365 Integration

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst das Konzept von Dokumentvorlagen ✅ Du kannst Dokumente als Vorlagen markieren ✅ Du kennst den Word Template Wizard ✅ Du verstehst die Template-Sprache und Platzhalter ✅ Du kannst Dokumente aus Vorlagen erstellen ✅ Du organisierst Vorlagen sinnvoll