Vorlagen und Template-Sprache

Dieses Kapitel erklärt, wie du Dokumentvorlagen erstellst und die Template-Sprache für automatische Platzhalter-Ersetzung nutzt.

Was sind Vorlagen?

Konzept

Vorlagen sind Basisdokumente, aus denen neue Dokumente erstellt werden können. Sie enthalten:

• Standardisiertes Layout: Einheitliches Erscheinungsbild
• Platzhalter: Variablen, die automatisch ersetzt werden
• Formatierung: Vorbereitete Formatvorlagen (Überschriften, Listen, etc.)

Typische Verwendung

Vorlagen verwalten

Vorlagen-Übersicht

DMS → Vorlagen

Hier siehst du alle verfügbaren Dokumentvorlagen.

Dokument als Vorlage markieren

Methode 1: Beim Erstellen

1. Erstelle ein neues Dokument
2. Aktiviere die Checkbox “Als Vorlage”
3. Speichere

Methode 2: Nachträglich

1. Öffne das Dokument
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Aktiviere “Als Vorlage”
4. Speichere

💡 Tipp: Vorlagen sollten im Status “Freigegeben” sein, bevor sie verwendet werden.

Vorlage entfernen

1. Öffne das Dokument
2. Bearbeite und deaktiviere “Als Vorlage”
3. Speichere

Das Dokument bleibt erhalten, erscheint aber nicht mehr in der Vorlagen-Übersicht.

Word Template Wizard

Überblick

Der Word Template Wizard ist ein 5-Schritte-Assistent zur Erstellung professioneller Word-Vorlagen mit:

• Firmenlogo in konfigurierbarer Grösse
• Verschiedene Kopfzeilen-Layouts
• Verschiedene Fusszeilen-Layouts (inkl. ISO 9001)
• Einheitliche Schriftarten und Farben

Zugriff

DMS → Vorlagen → Button “Word-Vorlage erstellen”

Die 5 Schritte

Schritt 1: Logo

• Prüfe, ob ein Firmenlogo vorhanden ist
• Lade optional ein neues Logo hoch (PNG, JPG)
• Konfiguriere die Logo-Grösse (Breite/Höhe in mm)

Schritt 2: Kopfzeile

Wähle ein Header-Layout:

Schritt 3: Fusszeile

Wähle ein Footer-Layout:

Schritt 4: Styling

• Schriftart: Calibri, Arial, Times New Roman, etc.
• Überschriften-Farbe: Wähle deine Firmenfarbe
• Text-Farbe: Standard dunkelgrau
• Schriftgrössen: H1, H2, H3 und Fliesstext

Schritt 5: Speichern

• Gib der Vorlage einen Namen
• Optional: Beschreibung und Speicherort
• Klicke auf “Vorlage speichern”

💡 Tipp: Detaillierte Anleitung findest du unter 12. Word Template Wizard

Template-Sprache

Grundlagen

Die Template-Sprache ermöglicht das Einfügen von dynamischen Platzhaltern in Word- und Excel-Dokumenten. Beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage werden diese automatisch ersetzt.

Syntax

{{ variablenname }}

Platzhalter werden in doppelte geschweifte Klammern gesetzt.

Verfügbare Variablen

Die Template-Sprache bietet umfangreiche Variablen für alle Dokumenteigenschaften. Alle Variablen werden automatisch beim Öffnen oder Herunterladen des Dokuments ersetzt.

Dokument-Grunddaten

Versionsinformationen

ℹ️ Hinweis: document_version zeigt die benutzerfreundliche Versionsnummer (z.B. “2.1”), während document_version_number die technische Anzahl aller Versionen angibt.

Status und Workflow

Mögliche Status-Werte:

• Entwurf
• In Prüfung
• Geprüft
• Freigegeben
• Veraltet
• Archiviert

Gültigkeitsdaten

⚠️ Wichtig: Wenn kein Datum hinterlegt ist, bleibt die Variable leer.

Verantwortlichkeiten und Funktionen

Unterschied zwischen den Freigabe-Variablen:

• document_approval_by: Zeigt Funktion UND Person, z.B. “QMB (Max Mustermann)”
• document_approval_by_code: Nur das Funktionskürzel, z.B. “QMB”
• document_approved_by: Nur der Name der Person, z.B. “Max Mustermann”

Organisations-Variablen

ℹ️ Hinweis: Mehrere Organisationseinheiten werden durch Kommas getrennt.

Logo-Variablen (Word und Excel)

💡 Tipp: Die Logo-Grösse wird zentral in den ELIZA-Einstellungen unter WHITELABEL_LOGO_WIDTH_MM und WHITELABEL_LOGO_HEIGHT_MM konfiguriert.

QR-Code-Variablen (nur Word)

Anwendungsfälle für QR-Codes:

• {{ qr_code }}: Verlinkt direkt zur aktuellen Dokumentversion im DMS. Ideal für gedruckte Dokumente, damit Benutzer schnell die digitale Version finden.

• {{ qr_code_validation }}: Ermöglicht die Prüfung, ob ein gedrucktes Dokument noch aktuell ist. Beim Scannen wird angezeigt, ob die Version noch gültig ist oder ob eine neuere Version existiert.

✅ Best Practice: Füge {{ qr_code_validation }} in die Fusszeile von ISO 9001 gelenkten Dokumenten ein. So können Mitarbeitende jederzeit prüfen, ob sie die aktuelle Version verwenden.

Beispiel: Word-Vorlage

                    {{ company_name }}

                    {{ document_title }}

Dokument-ID:        {{ document_id }}
Version:            {{ document_version }}
Freigabe:           {{ document_approval_date }}
Verantwortlich:     {{ responsible_function }}

───────────────────────────────────────────────

1. Zweck
[Beschreibe hier den Zweck des Dokuments]

2. Geltungsbereich
[Definiere, für wen diese Anweisung gilt]

3. Durchführung
[Detaillierte Arbeitsschritte]

───────────────────────────────────────────────
Erstellt: {{ document_author }} | {{ document_approval_date }}
Seite X von Y

Excel Template-Sprache

Überblick

Für Excel-Vorlagen gibt es eine erweiterte Template-Sprache mit zusätzlichen Funktionen:

• Schleifen für Listen
• Bedingte Abschnitte
• Formatierungsoptionen

Grundlegende Syntax

{{variablenname}}                  - Einfacher Platzhalter
{%for item in liste%}...{%endfor%} - Schleife
{%if bedingung%}...{%endif%}       - Bedingt

Beispiel: Teilnehmerliste

| Veranstaltung: | {{event_title}}              |
| Datum:         | {{event_date}}               |
|----------------|------------------------------|
| Nr. | Name           | Unterschrift            |
|-----|----------------|-------------------------|
{%for p in participants%}
| {{loop.index}} | {{p.name}} |                   |
{%endfor%}

💡 Tipp: Ausführliche Dokumentation unter 11. Excel Template-Sprache

Dokument aus Vorlage erstellen

Ablauf

1. Vorlage auswählen

   • Gehe zu DMS → Vorlagen
   • Wähle die gewünschte Vorlage
   • Klicke auf “Neues Dokument aus Vorlage”

2. Metadaten ausfüllen

   • Titel eingeben
   • Ordner wählen
   • Weitere Felder ausfüllen

3. Dokument generieren

   • Klicke auf “Erstellen”
   • Platzhalter werden automatisch ersetzt
   • Neues Dokument wird erstellt

Was wird ersetzt?

• Alle {{ }} Platzhalter in Word-Dokumenten
• Template-Sprache in Excel-Dokumenten
• Dateiname wird nicht verändert

Was wird nicht ersetzt?

• Text ohne Platzhalter-Syntax
• Bilder und Grafiken
• Deaktivierte Template-Sprache (Option im Dokument)

Vorlagen organisieren

Ordnerstruktur für Vorlagen

Empfohlene Struktur:

DMS/
├── Vorlagen/
│   ├── Arbeitsanweisungen/
│   ├── Verfahrensanweisungen/
│   ├── Formulare/
│   ├── Protokolle/
│   └── Berichte/

Namenskonvention

[Typ]-Vorlage-[Beschreibung]

Beispiele:

• AA-Vorlage-Standard
• VA-Vorlage-Prozessbeschreibung
• F-Vorlage-Checkliste
• P-Vorlage-Meetingprotokoll

Versionierung von Vorlagen

Auch Vorlagen sollten versioniert werden:

• Nutze den normalen Freigabe-Workflow
• Dokumentiere Änderungen in der Beschreibung
• Erstelle Arbeitskopien für Aktualisierungen

Best Practices

✅ Vorlagen sauber halten

• Entferne Beispielinhalte vor dem Speichern
• Behalte nur Struktur und Platzhalter
• Teste Platzhalter vor der Freigabe

✅ Konsistente Platzhalter

• Verwende immer die dokumentierten Variablen
• Keine Leerzeichen in Variablennamen
• Gross-/Kleinschreibung beachten

✅ Vorlagen testen

1. Erstelle ein Test-Dokument aus der Vorlage
2. Prüfe, ob alle Platzhalter korrekt ersetzt werden
3. Prüfe Formatierung und Layout
4. Lösche das Test-Dokument

✅ Dokumentation

• Beschreibe in der Vorlage, welche Platzhalter verwendet werden
• Füge Hinweise zur Verwendung hinzu
• Dokumentiere spezielle Anforderungen

Häufige Fehler vermeiden

❌ Fehler: Falsche Platzhalter-Syntax

Problem: {document_title} statt {{ document_title }}

Lösung: Immer doppelte geschweifte Klammern mit Leerzeichen

❌ Fehler: Nicht vorhandene Variable

Problem: {{ unbekannte_variable }} wird nicht ersetzt

Lösung: Nur dokumentierte Variablen verwenden

❌ Fehler: Template-Sprache in normalen Dokumenten

Problem: {{ }} in Dokumenten, die keine Vorlagen sind

Lösung: Option “Template Sprache deaktivieren” aktivieren

❌ Fehler: Vorlagen ohne Freigabe

Problem: Vorlage wird verwendet, ist aber noch Entwurf

Lösung: Vorlagen immer freigeben bevor sie produktiv genutzt werden

Erweiterte Funktionen

Bedingte Abschnitte (Word)

Mit der erweiterten Syntax können bedingte Abschnitte erstellt werden:

{%if document_version > 1%}
Dieses Dokument wurde überarbeitet.
Vorherige Version: {{previous_version}}
{%endif%}

Schleifen (Excel)

Für wiederholende Elemente:

{%for item in items%}
| {{item.name}} | {{item.value}} |
{%endfor%}

Formatierung

Platzhalter können formatiert werden:

Verwandte Themen

• 12. Word Template Wizard - Detaillierte Wizard-Anleitung
• 11. Excel Template-Sprache - Erweiterte Excel-Funktionen

Nächste Schritte

• Kapitel 6: Versionierung: Änderungen nachverfolgen
• Kapitel 9: Integrationen: Office 365 Integration

Zusammenfassung

✅ Du verstehst das Konzept von Dokumentvorlagen ✅ Du kannst Dokumente als Vorlagen markieren ✅ Du kennst den Word Template Wizard ✅ Du verstehst die Template-Sprache und Platzhalter ✅ Du kannst Dokumente aus Vorlagen erstellen ✅ Du organisierst Vorlagen sinnvoll