12. Word-Vorlage erstellen mit dem Wizard#

Der Word Template Wizard führt dich in 5 einfachen Schritten zur Erstellung professioneller Word-Vorlagen. Du kannst Kopf- und Fusszeilen konfigurieren, Schriftarten und Farben anpassen und das Ergebnis als DMS-Vorlage speichern.

https://app.arcade.software/share/8gt1CMn4gvgF9jPTl3b1

Übersicht#

Was ist der Word Template Wizard?#

Der Wizard ist ein Assistent zur Erstellung von Word-Dokumentvorlagen (.docx), die du anschliessend im DMS für neue Dokumente verwenden kannst. Die erstellten Vorlagen enthalten:

• Firmenlogo in konfigurierbarer Grösse
• Professionelle Kopfzeilen mit verschiedenen Layouts
• Fusszeilen mit automatischen Platzhaltern (Titel, Version, Seitenzahl)
• Einheitliche Schriftarten und Farben für Überschriften und Text

Zugriff#

DMS → Vorlagen → Button “Word-Vorlage erstellen”

Der grüne Button mit dem Zauberstab-Icon findest du rechts oben in der Vorlagen-Übersicht.

💡 Tipp: Du benötigst die Berechtigung zum Erstellen von DMS-Vorlagen.

Die 5 Wizard-Schritte#

Schritt 1: Logo prüfen#

Im ersten Schritt prüfst du, ob ein Firmenlogo vorhanden ist und konfigurierst dessen Grösse.

Logo-Status#

• Logo vorhanden (grüner Hinweis): Das konfigurierte Firmenlogo wird angezeigt und kann direkt verwendet werden.
• Kein Logo konfiguriert (oranger Hinweis): Du kannst ein Logo hochladen oder ohne Logo fortfahren.

Neues Logo hochladen#

Falls du ein neues Logo verwenden möchtest:

1. Aktiviere die Checkbox “Neues Logo hochladen”
2. Klicke auf den Upload-Button und wähle eine Datei
3. Erlaubte Formate: PNG oder JPG
4. Maximale Dateigrösse: 5 MB
5. Empfohlene Auflösung: 300x100 Pixel

Logo-Dimensionen#

Lege fest, wie gross das Logo im Word-Dokument erscheinen soll:

• Breite (mm): Standardwert 30 mm, Bereich 5-100 mm
• Höhe (mm): Wird automatisch berechnet basierend auf dem Seitenverhältnis

💡 Tipp: Wenn du die Breite änderst, passt sich die Höhe automatisch an, um das Seitenverhältnis beizubehalten. Das funktioniert auch umgekehrt.

⚠️ Wichtig: Die Logo-Dimensionen gelten für alle Vorlagen, die das Firmenlogo verwenden.

Weiter zum nächsten Schritt#

Klicke auf “Weiter”, um zu Schritt 2 zu gelangen.

Schritt 2: Kopfzeilen-Design#

Im zweiten Schritt wählst du das Layout für die Kopfzeile deiner Vorlage.

Verfügbare Header-Layouts#

Layout auswählen#

1. Klicke auf die Vorschau-Karte des gewünschten Layouts
2. Die ausgewählte Karte wird orange umrandet
3. Die Vorschau zeigt, wie die Kopfzeile aussehen wird

Zusätzliche Optionen#

• Dokument-ID im Header anzeigen: Zeigt die Dokumenten-Kennung (z.B. “AA-001”) in der Kopfzeile
• Versionsnummer im Header anzeigen: Zeigt die aktuelle Versionsnummer an

💡 Tipp: Das Layout “Logo mit Tabelle” ist ideal für gelenkte Dokumente nach ISO 9001, da es Dokument-ID und Version prominent anzeigt.

Schritt 3: Fusszeilen-Design#

Im dritten Schritt wählst du das Layout für die Fusszeile.

Verfügbare Footer-Layouts#

ISO 9001 Gelenktes Dokument#

Dieses Layout ist speziell für gelenkte Dokumente nach ISO 9001 konzipiert und enthält alle erforderlichen Informationen:

Zeile 1:

• Dok-Nr (Dokument-ID)
• Version
• Freigabedatum

Zeile 2:

• Erstellt von (Autor)
• Organisationseinheit
• Seite X von Y (Gesamtseitenzahl)

✅ Best Practice: Verwende das ISO 9001 Layout für alle Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und andere QM-Dokumente.

Zusätzliche Optionen#

• Trennlinie über Footer anzeigen: Fügt eine horizontale Linie zwischen Inhalt und Fusszeile ein
• QR-Code für Dokumentvalidierung: Platzhalter für einen QR-Code zur Dokumentprüfung

Verfügbare Template-Variablen#

Die Fusszeilen verwenden Platzhalter, die beim Erstellen eines Dokuments automatisch ausgefüllt werden:

Schritt 4: Seitenformat, Schriftarten und Farben#

Im vierten Schritt passt du das Seitenformat und das visuelle Erscheinungsbild deiner Vorlage an.

Seitenausrichtung#

Wähle die Ausrichtung deines Dokuments:

💡 Tipp: Querformat eignet sich besonders für Dokumente mit vielen Spalten oder breiten Tabellen, wie Checklisten, Prüfprotokolle oder Übersichtstabellen.

Schriftart wählen#

Wähle eine der verfügbaren Word-Schriftarten:

• Calibri (Standard) - Modern und gut lesbar
• Arial - Klassisch und universell
• Times New Roman - Traditionell und formal
• Georgia - Elegant mit Serifen
• Verdana - Breit und gut lesbar am Bildschirm
• Trebuchet MS - Modern und dynamisch
• Cambria - Professionell mit Serifen
• Garamond - Klassisch und elegant

💡 Tipp: Calibri und Arial sind die am häufigsten verwendeten Schriftarten für Geschäftsdokumente.

Farben festlegen#

• Überschriften-Farbe: Farbe für alle Überschriften (H1, H2, H3). Standard: ELIZA-Blau (#00A0D2)
• Text-Farbe: Farbe für den Fliesstext. Standard: Dunkelgrau (#333333)

Klicke auf das Farbfeld, um den Farbwähler zu öffnen und eine individuelle Farbe auszuwählen.

Schriftgrössen#

✅ Best Practice: Behalte die Standardwerte bei, wenn du unsicher bist. Sie sind für professionelle Dokumente optimiert.

Kapitelnummerierung#

Die Kapitelnummerierung wird automatisch auf alle Überschriften angewendet, die du in deinem Dokument verwendest.

Verfügbare Nummerierungsstile:

Optionen:

• Überschrift 1 nummerieren: Hauptüberschriften erhalten eine Nummer
• Überschrift 2 nummerieren: Unterüberschriften erhalten eine hierarchische Nummer
• Überschrift 3 nummerieren: Unter-Unterüberschriften erhalten eine hierarchische Nummer
• Nummerierung bei H1 neu starten: Bei jeder neuen Hauptüberschrift beginnt die Zählung der Unterüberschriften wieder bei 1

💡 Tipp: Der Dezimalstil (1, 1.1, 1.1.1) ist der am häufigsten verwendete Stil für technische und QM-Dokumente.

Schritt 5: Vorschau und Speichern#

Im letzten Schritt gibst du der Vorlage einen Namen und speicherst sie.

Pflichtfelder#

• Vorlagen-Titel: Aussagekräftiger Name für die Vorlage (z.B. “Arbeitsanweisung Standard”, “Verfahrensanweisung QM”)

Optionale Felder#

• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung, wofür die Vorlage verwendet wird
• Speicherort: Ordner im DMS, in dem die Vorlage gespeichert wird

Vorschau prüfen#

Vor dem Speichern kannst du eine Vorschau der Vorlage anzeigen:

1. Prüfe die Kopfzeile mit Logo und Layout
2. Prüfe die Fusszeile mit den gewählten Elementen
3. Prüfe die Schriftarten und Farben

Speichern#

1. Klicke auf “Vorlage speichern”
2. Die Vorlage wird als DMS-Dokument erstellt
3. Du wirst zur Vorlagen-Übersicht weitergeleitet

💡 Tipp: Du kannst die Vorlage später im DMS weiter bearbeiten und verfeinern.

Praktische Anwendungsfälle#

Arbeitsanweisung für ISO 9001#

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo mit Standardgrösse
2. Kopfzeile: “Logo mit Tabelle” mit Dokument-ID und Version
3. Fusszeile: “ISO 9001 Gelenktes Dokument”
4. Schriftart: Calibri
5. Überschriften-Farbe: Firmenfarbe oder Blau
6. Titel: “Arbeitsanweisung [Bereich]”

Einfache Dokumentvorlage#

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo links
2. Kopfzeile: “Logo links, Titel rechts”
3. Fusszeile: “Titel + Seitenzahl”
4. Schriftart: Arial
5. Titel: “Standardvorlage”

Formelle Geschäftsvorlage#

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo zentriert
2. Kopfzeile: “Logo zentriert”
3. Fusszeile: “Firmenname zentriert”
4. Schriftart: Times New Roman oder Garamond
5. Titel: “Formelle Korrespondenz”

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

• Konsistente Farben: Verwende die Firmenfarben für ein einheitliches Erscheinungsbild
• Lesbare Schriftgrössen: Halte dich an die Standardwerte für optimale Lesbarkeit
• Aussagekräftige Titel: Gib Vorlagen Namen, die ihren Verwendungszweck klar beschreiben
• ISO 9001 konform: Nutze das ISO 9001 Footer-Layout für alle QM-Dokumente
• Trennlinie: Aktiviere die Trennlinie über dem Footer für eine klare visuelle Trennung

❌ Häufige Fehler vermeiden#

• Zu kleine Schriftgrössen: Fliesstext unter 10 pt ist schwer lesbar
• Zu grosse Logos: Logos über 50 mm Breite können überdimensioniert wirken
• Fehlende Metadaten: Dokumentenlenkung erfordert mindestens Dok-Nr, Version und Datum
• Unpassende Schriftarten: Dekorative Schriftarten sind für Geschäftsdokumente ungeeignet

Navigation im Wizard#

Vor und Zurück#

• Weiter-Button: Speichert die Eingaben und geht zum nächsten Schritt
• Zurück-Button: Geht zum vorherigen Schritt (Eingaben bleiben erhalten)
• Abbrechen-Button: Beendet den Wizard ohne zu speichern

Wizard-Fortschrittsanzeige#

Die Fortschrittsanzeige oben zeigt:

• Abgeschlossene Schritte: Grüner Kreis mit Häkchen
• Aktueller Schritt: Oranger Kreis mit Nummer
• Zukünftige Schritte: Grauer Kreis mit Nummer

⚠️ Wichtig: Wenn du den Wizard abbrichst, gehen alle Eingaben verloren.

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich eine erstellte Vorlage später bearbeiten?#

Ja, die erstellte Vorlage ist ein normales DMS-Dokument und kann wie jedes andere Word-Dokument bearbeitet werden.

Was passiert mit dem Logo, wenn ich ein neues hochlade?#

Das hochgeladene Logo wird nur für diese Vorlage verwendet. Das System-Logo in den Whitelabel-Einstellungen bleibt unverändert.

Werden die Template-Variablen automatisch ausgefüllt?#

Ja, wenn du ein neues Dokument aus dieser Vorlage erstellst, werden Variablen wie {{ document_title }} und {{ document_id }} automatisch durch die tatsächlichen Werte ersetzt.

Kann ich die Kopf- und Fusszeile später noch ändern?#

Ja, du kannst die Word-Datei in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm öffnen und die Kopf- und Fusszeilen manuell anpassen.

Welche Formate werden für das Logo unterstützt?#

PNG und JPG/JPEG. PNG ist empfohlen für Logos mit transparentem Hintergrund.

Was bedeutet “Seite X von Y”?#

Dies zeigt die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl des Dokuments an. Word aktualisiert diese Werte automatisch.

Wie aktualisiere ich das Inhaltsverzeichnis?#

Das Inhaltsverzeichnis wird als Word-Feld eingefügt und muss nach dem Bearbeiten des Dokuments aktualisiert werden:

1. Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis → “Feld aktualisieren”
2. Oder: Ctrl+A (alles auswählen), dann F9 (Felder aktualisieren)

💡 Tipp: Das Inhaltsverzeichnis basiert auf den Überschriften (H1, H2, H3) in deinem Dokument. Stelle sicher, dass du die korrekten Überschriften-Formatvorlagen verwendest.

Werden die Document Properties automatisch gesetzt?#

Ja, die Vorlage enthält Template-Variablen in den Document Properties (Datei → Eigenschaften):

• Titel: {{ document_title }}
• Autor: {{ document_author }}
• Kategorie: Quality Management
• Schlüsselwörter: ELIZA, QM, Template

Diese werden beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage automatisch mit den tatsächlichen Werten ersetzt.

Zusammenfassung#

Mit dem Word Template Wizard kannst du in 5 Schritten professionelle Dokumentvorlagen erstellen:

1. ✅ Logo prüfen - Logo-Status und Dimensionen konfigurieren
2. ✅ Kopfzeile - Eines von 5 Layouts wählen
3. ✅ Fusszeile - Layout mit Template-Variablen wählen
4. ✅ Seitenformat & Styling - Hoch-/Querformat, Schriftart, Farben und Kapitelnummerierung
5. ✅ Speichern - Vorlage benennen und im DMS ablegen

Die Vorlagen sind sofort einsatzbereit und können für die Erstellung neuer DMS-Dokumente verwendet werden. Sowohl Hochformat als auch Querformat werden unterstützt.

Verwandte Themen#

• Excel Template-Sprache - Platzhalter in Excel-Vorlagen
• Vorlagen und Template-Sprache - Allgemeine Vorlagen-Dokumentation

Letzte Aktualisierung: 2025.12.07 Autor: ELIZA Documentation Team