12. Word-Vorlage erstellen mit dem Wizard

Der Word Template Wizard führt dich in 5 einfachen Schritten zur Erstellung professioneller Word-Vorlagen. Du kannst Kopf- und Fusszeilen konfigurieren, Schriftarten und Farben anpassen und das Ergebnis als DMS-Vorlage speichern.

Übersicht

Was ist der Word Template Wizard?

Der Wizard ist ein Assistent zur Erstellung von Word-Dokumentvorlagen (.docx), die du anschliessend im DMS für neue Dokumente verwenden kannst. Die erstellten Vorlagen enthalten:

• Firmenlogo in konfigurierbarer Grösse
• Professionelle Kopfzeilen mit verschiedenen Layouts
• Fusszeilen mit automatischen Platzhaltern (Titel, Version, Seitenzahl)
• Einheitliche Schriftarten und Farben für Überschriften und Text

Zugriff

DMS → Vorlagen → Button “Word-Vorlage erstellen”

Der grüne Button mit dem Zauberstab-Icon findest du rechts oben in der Vorlagen-Übersicht.

💡 Tipp: Du benötigst die Berechtigung zum Erstellen von DMS-Vorlagen.

Die 5 Wizard-Schritte

Schritt 1: Logo prüfen

Im ersten Schritt prüfst du, ob ein Firmenlogo vorhanden ist und konfigurierst dessen Grösse.

Logo-Status

• Logo vorhanden (grüner Hinweis): Das konfigurierte Firmenlogo wird angezeigt und kann direkt verwendet werden.
• Kein Logo konfiguriert (oranger Hinweis): Du kannst ein Logo hochladen oder ohne Logo fortfahren.

Neues Logo hochladen

Falls du ein neues Logo verwenden möchtest:

1. Aktiviere die Checkbox “Neues Logo hochladen”
2. Klicke auf den Upload-Button und wähle eine Datei
3. Erlaubte Formate: PNG oder JPG
4. Maximale Dateigrösse: 5 MB
5. Empfohlene Auflösung: 300x100 Pixel

Logo-Dimensionen

Lege fest, wie gross das Logo im Word-Dokument erscheinen soll:

• Breite (mm): Standardwert 30 mm, Bereich 5-100 mm
• Höhe (mm): Wird automatisch berechnet basierend auf dem Seitenverhältnis

💡 Tipp: Wenn du die Breite änderst, passt sich die Höhe automatisch an, um das Seitenverhältnis beizubehalten. Das funktioniert auch umgekehrt.

⚠️ Wichtig: Die Logo-Dimensionen gelten für alle Vorlagen, die das Firmenlogo verwenden.

Weiter zum nächsten Schritt

Klicke auf “Weiter”, um zu Schritt 2 zu gelangen.

Schritt 2: Kopfzeilen-Design

Im zweiten Schritt wählst du das Layout für die Kopfzeile deiner Vorlage.

Verfügbare Header-Layouts

Layout auswählen

1. Klicke auf die Vorschau-Karte des gewünschten Layouts
2. Die ausgewählte Karte wird orange umrandet
3. Die Vorschau zeigt, wie die Kopfzeile aussehen wird

Zusätzliche Optionen

• Dokument-ID im Header anzeigen: Zeigt die Dokumenten-Kennung (z.B. “AA-001”) in der Kopfzeile
• Versionsnummer im Header anzeigen: Zeigt die aktuelle Versionsnummer an

💡 Tipp: Das Layout “Logo mit Tabelle” ist ideal für gelenkte Dokumente nach ISO 9001, da es Dokument-ID und Version prominent anzeigt.

Schritt 3: Fusszeilen-Design

Im dritten Schritt wählst du das Layout für die Fusszeile.

Verfügbare Footer-Layouts

ISO 9001 Gelenktes Dokument

Dieses Layout ist speziell für gelenkte Dokumente nach ISO 9001 konzipiert und enthält alle erforderlichen Informationen:

Zeile 1:

• Dok-Nr (Dokument-ID)
• Version
• Freigabedatum

Zeile 2:

• Erstellt von (Autor)
• Organisationseinheit
• Seite X von Y (Gesamtseitenzahl)

✅ Best Practice: Verwende das ISO 9001 Layout für alle Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und andere QM-Dokumente.

Zusätzliche Optionen

• Trennlinie über Footer anzeigen: Fügt eine horizontale Linie zwischen Inhalt und Fusszeile ein
• QR-Code für Dokumentvalidierung: Platzhalter für einen QR-Code zur Dokumentprüfung

Verfügbare Template-Variablen

Die Fusszeilen verwenden Platzhalter, die beim Erstellen eines Dokuments automatisch ausgefüllt werden:

Schritt 4: Seitenformat, Schriftarten und Farben

Im vierten Schritt passt du das Seitenformat und das visuelle Erscheinungsbild deiner Vorlage an.

Seitenausrichtung

Wähle die Ausrichtung deines Dokuments:

💡 Tipp: Querformat eignet sich besonders für Dokumente mit vielen Spalten oder breiten Tabellen, wie Checklisten, Prüfprotokolle oder Übersichtstabellen.

Schriftart wählen

Wähle eine der verfügbaren Word-Schriftarten:

• Calibri (Standard) - Modern und gut lesbar
• Arial - Klassisch und universell
• Times New Roman - Traditionell und formal
• Georgia - Elegant mit Serifen
• Verdana - Breit und gut lesbar am Bildschirm
• Trebuchet MS - Modern und dynamisch
• Cambria - Professionell mit Serifen
• Garamond - Klassisch und elegant

💡 Tipp: Calibri und Arial sind die am häufigsten verwendeten Schriftarten für Geschäftsdokumente.

Farben festlegen

• Überschriften-Farbe: Farbe für alle Überschriften (H1, H2, H3). Standard: ELIZA-Blau (#00A0D2)
• Text-Farbe: Farbe für den Fliesstext. Standard: Dunkelgrau (#333333)

Klicke auf das Farbfeld, um den Farbwähler zu öffnen und eine individuelle Farbe auszuwählen.

Schriftgrössen

✅ Best Practice: Behalte die Standardwerte bei, wenn du unsicher bist. Sie sind für professionelle Dokumente optimiert.

Kapitelnummerierung

Die Kapitelnummerierung wird automatisch auf alle Überschriften angewendet, die du in deinem Dokument verwendest.

Verfügbare Nummerierungsstile:

Optionen:

• Überschrift 1 nummerieren: Hauptüberschriften erhalten eine Nummer
• Überschrift 2 nummerieren: Unterüberschriften erhalten eine hierarchische Nummer
• Überschrift 3 nummerieren: Unter-Unterüberschriften erhalten eine hierarchische Nummer
• Nummerierung bei H1 neu starten: Bei jeder neuen Hauptüberschrift beginnt die Zählung der Unterüberschriften wieder bei 1

💡 Tipp: Der Dezimalstil (1, 1.1, 1.1.1) ist der am häufigsten verwendete Stil für technische und QM-Dokumente.

Schritt 5: Vorschau und Speichern

Im letzten Schritt gibst du der Vorlage einen Namen und speicherst sie.

Pflichtfelder

• Vorlagen-Titel: Aussagekräftiger Name für die Vorlage (z.B. “Arbeitsanweisung Standard”, “Verfahrensanweisung QM”)

Optionale Felder

• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung, wofür die Vorlage verwendet wird
• Speicherort: Ordner im DMS, in dem die Vorlage gespeichert wird

Vorschau prüfen

Vor dem Speichern kannst du eine Vorschau der Vorlage anzeigen:

1. Prüfe die Kopfzeile mit Logo und Layout
2. Prüfe die Fusszeile mit den gewählten Elementen
3. Prüfe die Schriftarten und Farben

Speichern

1. Klicke auf “Vorlage speichern”
2. Die Vorlage wird als DMS-Dokument erstellt
3. Du wirst zur Vorlagen-Übersicht weitergeleitet

💡 Tipp: Du kannst die Vorlage später im DMS weiter bearbeiten und verfeinern.

Praktische Anwendungsfälle

Arbeitsanweisung für ISO 9001

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo mit Standardgrösse
2. Kopfzeile: “Logo mit Tabelle” mit Dokument-ID und Version
3. Fusszeile: “ISO 9001 Gelenktes Dokument”
4. Schriftart: Calibri
5. Überschriften-Farbe: Firmenfarbe oder Blau
6. Titel: “Arbeitsanweisung [Bereich]”

Einfache Dokumentvorlage

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo links
2. Kopfzeile: “Logo links, Titel rechts”
3. Fusszeile: “Titel + Seitenzahl”
4. Schriftart: Arial
5. Titel: “Standardvorlage”

Formelle Geschäftsvorlage

Empfohlene Einstellungen:

1. Logo: Firmenlogo zentriert
2. Kopfzeile: “Logo zentriert”
3. Fusszeile: “Firmenname zentriert”
4. Schriftart: Times New Roman oder Garamond
5. Titel: “Formelle Korrespondenz”

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Konsistente Farben: Verwende die Firmenfarben für ein einheitliches Erscheinungsbild
• Lesbare Schriftgrössen: Halte dich an die Standardwerte für optimale Lesbarkeit
• Aussagekräftige Titel: Gib Vorlagen Namen, die ihren Verwendungszweck klar beschreiben
• ISO 9001 konform: Nutze das ISO 9001 Footer-Layout für alle QM-Dokumente
• Trennlinie: Aktiviere die Trennlinie über dem Footer für eine klare visuelle Trennung

❌ Häufige Fehler vermeiden

• Zu kleine Schriftgrössen: Fliesstext unter 10 pt ist schwer lesbar
• Zu grosse Logos: Logos über 50 mm Breite können überdimensioniert wirken
• Fehlende Metadaten: Dokumentenlenkung erfordert mindestens Dok-Nr, Version und Datum
• Unpassende Schriftarten: Dekorative Schriftarten sind für Geschäftsdokumente ungeeignet

Navigation im Wizard

Vor und Zurück

• Weiter-Button: Speichert die Eingaben und geht zum nächsten Schritt
• Zurück-Button: Geht zum vorherigen Schritt (Eingaben bleiben erhalten)
• Abbrechen-Button: Beendet den Wizard ohne zu speichern

Wizard-Fortschrittsanzeige

Die Fortschrittsanzeige oben zeigt:

• Abgeschlossene Schritte: Grüner Kreis mit Häkchen
• Aktueller Schritt: Oranger Kreis mit Nummer
• Zukünftige Schritte: Grauer Kreis mit Nummer

⚠️ Wichtig: Wenn du den Wizard abbrichst, gehen alle Eingaben verloren.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich eine erstellte Vorlage später bearbeiten?

Ja, die erstellte Vorlage ist ein normales DMS-Dokument und kann wie jedes andere Word-Dokument bearbeitet werden.

Was passiert mit dem Logo, wenn ich ein neues hochlade?

Das hochgeladene Logo wird nur für diese Vorlage verwendet. Das System-Logo in den Whitelabel-Einstellungen bleibt unverändert.

Werden die Template-Variablen automatisch ausgefüllt?

Ja, wenn du ein neues Dokument aus dieser Vorlage erstellst, werden Variablen wie {{ document_title }} und {{ document_id }} automatisch durch die tatsächlichen Werte ersetzt.

Kann ich die Kopf- und Fusszeile später noch ändern?

Ja, du kannst die Word-Datei in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm öffnen und die Kopf- und Fusszeilen manuell anpassen.

Welche Formate werden für das Logo unterstützt?

PNG und JPG/JPEG. PNG ist empfohlen für Logos mit transparentem Hintergrund.

Was bedeutet “Seite X von Y”?

Dies zeigt die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl des Dokuments an. Word aktualisiert diese Werte automatisch.

Wie aktualisiere ich das Inhaltsverzeichnis?

Das Inhaltsverzeichnis wird als Word-Feld eingefügt und muss nach dem Bearbeiten des Dokuments aktualisiert werden:

1. Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis → “Feld aktualisieren”
2. Oder: Ctrl+A (alles auswählen), dann F9 (Felder aktualisieren)

💡 Tipp: Das Inhaltsverzeichnis basiert auf den Überschriften (H1, H2, H3) in deinem Dokument. Stelle sicher, dass du die korrekten Überschriften-Formatvorlagen verwendest.

Werden die Document Properties automatisch gesetzt?

Ja, die Vorlage enthält Template-Variablen in den Document Properties (Datei → Eigenschaften):

• Titel: {{ document_title }}
• Autor: {{ document_author }}
• Kategorie: Quality Management
• Schlüsselwörter: ELIZA, QM, Template

Diese werden beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage automatisch mit den tatsächlichen Werten ersetzt.

Zusammenfassung

Mit dem Word Template Wizard kannst du in 5 Schritten professionelle Dokumentvorlagen erstellen:

1. ✅ Logo prüfen - Logo-Status und Dimensionen konfigurieren
2. ✅ Kopfzeile - Eines von 5 Layouts wählen
3. ✅ Fusszeile - Layout mit Template-Variablen wählen
4. ✅ Seitenformat & Styling - Hoch-/Querformat, Schriftart, Farben und Kapitelnummerierung
5. ✅ Speichern - Vorlage benennen und im DMS ablegen

Die Vorlagen sind sofort einsatzbereit und können für die Erstellung neuer DMS-Dokumente verwendet werden. Sowohl Hochformat als auch Querformat werden unterstützt.

Verwandte Themen

• Excel Template-Sprache - Platzhalter in Excel-Vorlagen
• Vorlagen und Template-Sprache - Allgemeine Vorlagen-Dokumentation

Letzte Aktualisierung: 2025.12.07 Autor: ELIZA Documentation Team