Stammdaten

Die Stammdaten bilden das Fundament für deine Datenschutz-Dokumentation. In diesem Kapitel lernst du alle Stammdaten-Typen im Detail kennen.

Übersicht der Stammdaten

Anwendungen

Was sind Anwendungen?

Anwendungen sind IT-Systeme und Software, die personenbezogene Daten verarbeiten. Beispiele:

• ERP-System (z.B. SAP, Microsoft Dynamics)
• CRM-System (z.B. Salesforce, HubSpot)
• E-Mail-System (z.B. Microsoft 365, Google Workspace)
• HR-Software
• Buchhaltungssoftware

Eine Anwendung erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Anwendungen
2. Klicke auf "+ Anwendung"
3. Fülle die Felder aus:

4. Klicke auf “Speichern”

Status-Werte für Anwendungen

Anwendungstypen

Was sind Anwendungstypen?

Anwendungstypen kategorisieren deine Anwendungen. Beispiele:

• Cloud-Dienst
• On-Premise-Software
• Mobile App
• Webapplikation
• Datenbank

Einen Anwendungstyp erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Anwendungsarten
2. Klicke auf "+ Anwendungstyp"
3. Fülle die Felder aus:
   • Titel: Name des Typs
   • Beschreibung: Erläuterung
   • Untervertragspartner: Optional - falls ein Anbieter zugeordnet werden soll

Datenkategorien

Was sind Datenkategorien?

Datenkategorien beschreiben die Arten personenbezogener Daten, die verarbeitet werden. Beispiele:

• Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Finanzdaten (Kontonummer, Kreditkartendaten)
• Gesundheitsdaten
• Beschäftigungsdaten
• Nutzungsdaten

Wichtig: Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) erfordern erhöhten Schutz: Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, ethnische Herkunft, biometrische Daten etc.

Eine Datenkategorie erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Datenkategorien
2. Klicke auf "+ Datenkategorie"
3. Fülle die Felder aus:
   • Titel: Name der Kategorie
   • Beschreibung: Was umfasst diese Kategorie?
   • Anwendungen: In welchen Systemen werden diese Daten verarbeitet?

Datenfelder

Was sind Datenfelder?

Datenfelder sind die konkreten Attribute innerhalb einer Datenkategorie. Beispiele:

Für die Kategorie “Stammdaten”:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht

Für die Kategorie “Kontaktdaten”:

• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (privat)
• Telefonnummer (geschäftlich)
• Postadresse

Ein Datenfeld erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Datenfelder
2. Klicke auf "+ Datenfeld"
3. Fülle die Felder aus:
   • Nummer: Optionale Nummerierung
   • Titel: Name des Datenfelds
   • Beschreibung: Erläuterung des Felds
   • Kategorien: Zuordnung zu Datenkategorien
   • Anwendungen: In welchen Systemen existiert dieses Feld?

Rechtsgrundlagen

Was sind Rechtsgrundlagen?

Jede Datenverarbeitung benötigt eine rechtliche Grundlage. Die wichtigsten nach DSGVO:

Eine Rechtsgrundlage erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Rechtsgrundlagen
2. Klicke auf "+ Rechtsgrundlage"
3. Fülle die Felder aus:
   • Name: Bezeichnung der Rechtsgrundlage
   • Beschreibung: Erläuterung und Anwendungsbereich

Empfänger

Was sind Empfänger?

Empfänger sind Organisationen oder Personen, an die personenbezogene Daten übermittelt werden. Beispiele:

• Behörden (Finanzamt, Sozialversicherung)
• Geschäftspartner
• Konzernunternehmen
• Kunden

Einen Empfänger erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Empfänger
2. Klicke auf "+ Empfänger"
3. Fülle die Felder aus:

Wichtig: Bei Empfängern in Drittländern (ausserhalb EU/EWR/CH) muss ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt werden!

Untervertragspartner

Was sind Untervertragspartner?

Untervertragspartner (auch: Auftragsverarbeiter) sind externe Dienstleister, die in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Beispiele:

• Cloud-Anbieter (AWS, Microsoft Azure, Google Cloud)
• Hosting-Provider
• E-Mail-Marketing-Dienste
• IT-Dienstleister
• Lohnbüros

Wichtig: Mit jedem Auftragsverarbeiter muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden!

Einen Untervertragspartner erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Untervertragspartner
2. Klicke auf "+ Untervertragspartner"
3. Fülle die Felder aus:

Technische und Organisatorische Massnahmen (TOMs)

Was sind TOMs?

TOMs sind Schutzmassnahmen zur Sicherstellung der Datensicherheit. Sie sind unterteilt in:

Technische Massnahmen:

• Verschlüsselung
• Zugriffskontrollen
• Firewalls
• Backup-Systeme
• Pseudonymisierung

Organisatorische Massnahmen:

• Schulungen
• Arbeitsanweisungen
• Zutrittsbeschränkungen
• Vertraulichkeitsverpflichtungen
• Dokumentation

Einen TOM erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → TOMs
2. Klicke auf "+ TOM"
3. Fülle die Felder aus:
   • Name: Bezeichnung der Massnahme
   • Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Massnahme

Beispiele für TOMs

Massnahmen zur Risikominderung

Was sind Risikominderungs-Massnahmen?

Zusätzlich zu den TOMs können spezifische Massnahmen zur Risikominderung dokumentiert werden. Diese sind oft das Ergebnis einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA).

Eine Massnahme erstellen

1. Navigiere zum Datenschutzsystem → Massnahmen
2. Klicke auf "+ Massnahme"
3. Fülle die Felder aus:
   • Titel: Bezeichnung der Massnahme
   • Beschreibung: Was genau wird umgesetzt?

Best Practices für Stammdaten

Empfehlungen

• Vollständigkeit: Erfasse alle relevanten Anwendungen und Dienstleister
• Konsistenz: Verwende einheitliche Bezeichnungen
• Aktualität: Aktualisiere bei neuen Systemen oder Dienstleisterwechseln
• Verknüpfungen: Nutze die Verknüpfungsmöglichkeiten konsequent

Häufige Fehler

• Fehlende Untervertragspartner: Cloud-Dienste werden oft vergessen
• Unvollständige Länderangaben: Wichtig für Drittlandtransfers
• Veraltete Einträge: Abgeschaltete Systeme nicht aktualisiert
• Fehlende TOMs: Schutzmassnahmen nicht dokumentiert

Nächste Schritte

Im nächsten Kapitel lernst du alles über Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für risikoreiche Verarbeitungen.