Was sind Formular-Ordner?#

Ordner helfen dir, deine Formulare und Vorlagen zu organisieren. Du kannst Ordner nach Abteilungen, Projekten oder Themen strukturieren und für jedes Team eigene Berechtigungen setzen.

Ordner erstellen#

1. Klicke im Hauptmenü auf Formulare
2. Wähle Ordner aus
3. Klicke auf den Button + Neuer Ordner
4. Fülle folgende Felder aus:
   • Titel: Aussagekräftiger Name (z.B. “HR - Mitarbeiterbefragungen”)
   • Beschreibung: Optionale Beschreibung des Ordner-Zwecks
   • Übergeordneter Ordner: Wähle einen Eltern-Ordner für Unterordner (optional)
5. Klicke auf Speichern

Berechtigungen festlegen#

Sichtbarkeit#

Wähle eine der drei Sichtbarkeits-Stufen:

🌐 Öffentlich#

• Jeder authentifizierte Benutzer kann den Ordner sehen
• Ideal für allgemeine Formulare und Umfragen
• Beispiel: Mitarbeiter-Zufriedenheitsumfrage

🔒 Geschützt#

• Nur Administratoren und Team-Mitglieder können zugreifen
• Ideal für abteilungsspezifische Formulare
• Beispiel: HR-interne Bewertungsformulare

🔐 Privat#

• Nur Administratoren haben Zugriff
• Ideal für sensible oder in Entwicklung befindliche Formulare
• Beispiel: Vertrauliche Mitarbeiterbeurteilungen

Benutzer-Rollen#

Administratoren#

• Volle Berechtigungen für den Ordner
• Können Ordner bearbeiten und löschen
• Können Berechtigungen ändern
• Können Vorlagen und Formulare erstellen

So fügst du Administratoren hinzu:

1. Öffne den Ordner
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Im Feld Administratoren wähle Benutzer aus
4. Klicke auf Speichern

Team-Mitglieder#

• Können Ordner sehen und darin arbeiten
• Können Vorlagen verwenden
• Können Formulare ausfüllen
• Können keine Ordner-Einstellungen ändern

So fügst du Team-Mitglieder hinzu:

1. Öffne den Ordner
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Im Feld Team wähle Benutzer aus
4. Klicke auf Speichern

Berechtigungen vererben#

Wenn du eine Ordner-Hierarchie aufbaust, kannst du Berechtigungen automatisch vom übergeordneten Ordner übernehmen.

✅ Berechtigungs-Vererbung aktiviert (Standard)#

Wenn die Option “Berechtigungen von übergeordnetem Ordner vererben” aktiviert ist:

Ordner bearbeiten: “Recruiting”

Übergeordneter Ordner: [Personal]

☑ Berechtigungen vererben

→ Alle Berechtigungen werden vom Ordner “Personal” übernommen: Administratoren, Team-Mitglieder, Sichtbarkeit, Funktionen (Verantwortlich/Freigabe)

[Speichern]

Vorteile:

• Zentrale Verwaltung: Ändere Berechtigungen nur im Haupt-Ordner
• Konsistenz: Alle Unterordner haben gleiche Berechtigungen
• Zeitersparnis: Keine manuellen Anpassungen in jedem Unterordner
• Weniger Fehler: Keine vergessenen Berechtigungen

Beispiel-Hierarchie:

📁 Personal (Admins: hr-team@firma.ch)
  ☑ Berechtigungen vererben
  📁 Recruiting
    → Admins: hr-team@firma.ch (geerbt)
  📁 Onboarding
    → Admins: hr-team@firma.ch (geerbt)
  📁 Mitarbeiterbeurteilungen
    → Admins: hr-team@firma.ch (geerbt)

Anwendungsfall: Ideal für Abteilungs-Ordner, wo alle Unterordner vom gleichen Team verwaltet werden.

❌ Berechtigungs-Vererbung deaktiviert#

Wenn du die Option “Berechtigungen vererben” deaktivierst:

Ordner bearbeiten: “Vertrauliche Beurteilungen”

Übergeordneter Ordner: [Personal]

☐ Berechtigungen vererben (deaktiviert)

Feld	Wert	Hinweis
Administratoren	hr-lead@firma.ch	Eigene Angabe
Team	(leer)	Eigene Angabe
Sichtbarkeit	Privat	Eigene Angabe

[Speichern]

Vorteile:

• Feinsteuerung: Individuelle Berechtigungen pro Unterordner
• Sicherheit: Restriktivere Berechtigungen für sensible Bereiche
• Flexibilität: Verschiedene Teams in verschiedenen Unterordnern

Beispiel-Hierarchie:

📁 Personal (Admins: hr-team@firma.ch, Sichtbarkeit: Geschützt)
  📁 Recruiting
    ☑ Berechtigungen vererben
    → Admins: hr-team@firma.ch (geerbt)
  📁 Vertrauliche Beurteilungen
    ☐ Berechtigungen vererben
    → Admins: nur hr-lead@firma.ch (eigene Angabe)
    → Sichtbarkeit: Privat (eigene Angabe)

Anwendungsfall: Ideal für sensible Unterordner, die restriktivere Berechtigungen benötigen.

Wann welche Option verwenden?#

Vererbung ändern#

Du kannst die Vererbung jederzeit an- oder ausschalten:

Von “Vererbt” zu “Eigene Berechtigungen”:

1. Öffne Unterordner zum Bearbeiten
2. Deaktiviere “Berechtigungen vererben”
3. Setze eigene Admins, Team und Sichtbarkeit
4. Speichere

⚠️ Wichtig: Beim Deaktivieren werden keine Berechtigungen automatisch übernommen! Du musst alle Felder manuell setzen.

Von “Eigene Berechtigungen” zu “Vererbt”:

1. Öffne Unterordner zum Bearbeiten
2. Aktiviere “Berechtigungen vererben”
3. Speichere

⚠️ Wichtig: Deine bisherigen Einstellungen werden überschrieben durch die geerbten Berechtigungen!

Ordner-Struktur aufbauen#

Flache Struktur#

Einfach und übersichtlich für kleine Teams:

📁 HR Formulare
📁 Qualitätsmanagement
📁 Kundenbefragungen
📁 Schulungen

Hierarchische Struktur#

Für grössere Organisationen mit vielen Formularen:

📁 Personal
  📁 Recruiting
  📁 Onboarding
  📁 Mitarbeiterbeurteilungen
  📁 Austrittsgespräche

📁 Qualitätsmanagement
  📁 Audits
    📁 Interne Audits
    📁 Lieferantenaudits
  📁 Kundenfeedback
  📁 Prozessbewertungen

Ordner verwalten#

Ordner bearbeiten#

1. Öffne den Ordner
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf Speichern

Ordner verschieben#

1. Öffne den Ordner zum Bearbeiten
2. Ändere das Feld Übergeordneter Ordner
3. Speichere die Änderungen

Ordner löschen#

⚠️ Achtung: Das Löschen eines Ordners löscht auch alle enthaltenen Unterordner und Vorlagen!

1. Öffne den Ordner
2. Klicke auf Löschen
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Tipp: Nur der Ersteller des Ordners kann ihn löschen.

Best Practices#

📋 Namenskonventionen#

Verwende konsistente Namen:

• HR - [Zweck] für Personalwesen
• QM - [Zweck] für Qualitätsmanagement
• Kunde - [Zweck] für Kundenbefragungen

🏷️ Strukturierung nach Zweck#

Gruppiere nach:

• Abteilung: HR, QM, Vertrieb, etc.
• Prozess: Onboarding, Audit, Feedback
• Häufigkeit: Jährlich, Quartalsweise, Ad-hoc

🔒 Sicherheit beachten#

• Verwende Privat für sensible Daten
• Setze spezifische Administratoren pro Ordner
• Überprüfe regelmässig die Berechtigungen

📊 Archivierung#

Erstelle einen Archiv-Ordner für alte Formulare:

📁 Archiv
  📁 2023
  📁 2024

Ordner-Übersicht nutzen#

In der Ordner-Detailansicht siehst du:

• Vorlagen: Alle Vorlagen in diesem Ordner
• Formulare: Alle erstellten Formulare aus Vorlagen dieses Ordners
• Unterordner: Alle Kind-Ordner
• Statistiken: Anzahl Vorlagen und Formulare

Häufige Fragen#

Kann ich einen Ordner mehreren Eltern-Ordnern zuordnen? Nein, jeder Ordner hat maximal einen Eltern-Ordner.

Was passiert mit den Formularen, wenn ich einen Ordner lösche? Die Vorlagen im Ordner werden gelöscht. Formulare, die bereits aus den Vorlagen erstellt wurden, bleiben erhalten, verlieren aber die Verbindung zur Vorlage.

Können Team-Mitglieder neue Vorlagen erstellen? Team-Mitglieder können bestehende Vorlagen verwenden, aber keine neuen erstellen. Das ist nur Administratoren vorbehalten.

Wie viele Ordner-Ebenen kann ich erstellen? Technisch unbegrenzt, aber wir empfehlen maximal 3-4 Ebenen für bessere Übersichtlichkeit.

Nächste Schritte#

• Vorlagen erstellen - Baue deine erste Vorlage