Benutzer einladen
Mit der Einladungs-Funktion kannst du gezielt Benutzer zum Ausfüllen eines Formulars auffordern. Dabei können Fristen gesetzt und der Bearbeitungsstand überwacht werden.
Was du in diesem Kapitel lernst
- Benutzer zu einem Formular einladen
- Fristen (Deadlines) setzen
- Einladungsstatus überwachen
- Überfällige Einladungen erkennen
- Einladungen verwalten und löschen
Einladungen erstellen
Einladungs-Formular öffnen
- Öffne die Formular-Vorlage, zu der du Benutzer einladen möchtest
- Klicke auf den Button “Einladen” (person_add Icon) in der Aktionsleiste
Einladungsformular ausfüllen
Benutzer zu Formular einladen
- Benutzer auswählen: Wähle einen oder mehrere Benutzer aus
- Frist: Optionales Datum bis wann das Formular ausgefüllt werden muss
- Nachricht: Optionale persönliche Nachricht an die eingeladenen Personen
Klicke auf [Einladungen senden]
Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer | Wähle einen oder mehrere Benutzer aus der Benutzerliste |
| Frist | Optionales Datum (Deadline) bis wann das Formular ausgefüllt sein soll |
| Nachricht | Optionale persönliche Nachricht an die eingeladenen Personen |
Tipp: Bereits eingeladene Benutzer werden unter dem Formular angezeigt und können nicht erneut eingeladen werden.
Einladungen verwalten
Einladungs-Übersicht öffnen
In der Vorlagen-Detailansicht siehst du den Button “Einladungen” (mail Icon). Klicke darauf, um zur Einladungs-Übersicht zu gelangen.
Status-Filter
Die Einladungs-Übersicht bietet verschiedene Filter-Tabs:
| Tab | Beschreibung |
|---|---|
| Alle | Alle Einladungen anzeigen |
| Offen | Einladungen, die noch nicht begonnen wurden |
| In Bearbeitung | Formulare, die gerade ausgefüllt werden |
| Abgeschlossen | Vollständig ausgefüllte Formulare |
Einladungs-Tabelle
Die Übersicht zeigt alle Einladungen mit folgenden Informationen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer | Name und E-Mail der eingeladenen Person |
| Status | Aktueller Status (Eingeladen / In Bearbeitung / Abgeschlossen) |
| Frist | Deadline mit visueller Hervorhebung |
| Eingeladen von | Wer die Einladung versendet hat |
| Eingeladen am | Datum der Einladung |
| Aktionen | Einladung löschen oder Formular ansehen |
Fristen und Deadlines
Frist-Anzeige
Fristen werden visuell hervorgehoben:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Frist ist noch nicht erreicht |
| Orange | Frist läuft bald ab (innerhalb 3 Tagen) |
| Rot | Frist ist überschritten |
Überfällige Einladungen erkennen
Überfällige Einladungen werden in der Tabelle rot hervorgehoben:
- Die gesamte Zeile erhält einen roten Hintergrund
- Das Frist-Datum wird rot dargestellt
- Ein Warnsymbol erscheint neben dem Datum
Tipp: Kontaktiere Benutzer mit überfälligen Einladungen direkt, um sie an das Ausfüllen zu erinnern.
Einladungs-Status
Eine Einladung durchläuft folgende Status:
1. EINGELADEN (invited)
↓
Benutzer öffnet das Formular
↓
2. IN BEARBEITUNG (in_progress)
↓
Benutzer schliesst das Formular ab
↓
3. ABGESCHLOSSEN (completed)
Status-Bedeutung
| Status | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
| Eingeladen | ✉️ | Einladung wurde gesendet, Formular noch nicht geöffnet |
| In Bearbeitung | ✏️ | Benutzer hat mit dem Ausfüllen begonnen |
| Abgeschlossen | ✅ | Formular wurde vollständig ausgefüllt |
Aktionen
Einladung löschen
Offene Einladungen (Status “Eingeladen”) können gelöscht werden:
- Klicke auf das Löschen-Icon (roter Button) in der Aktionsspalte
- Bestätige das Löschen im Dialog
Wichtig: Bereits begonnene oder abgeschlossene Formulare können nicht gelöscht werden.
Formular ansehen
Für Einladungen mit Status “In Bearbeitung” oder “Abgeschlossen”:
- Klicke auf das Ansehen-Icon (blauer Button) in der Aktionsspalte
- Du gelangst zur Detailansicht des ausgefüllten Formulars
Typischer Workflow
1. Vorbereitung
- Erstelle eine Formular-Vorlage mit allen benötigten Fragen
- Veröffentliche die Vorlage (Status: Aktiv)
2. Einladungen versenden
- Öffne die Vorlage
- Klicke auf “Einladen”
- Wähle die Benutzer aus
- Setze optional eine Frist
- Füge optional eine persönliche Nachricht hinzu
- Klicke auf “Einladungen senden”
3. Monitoring
- Öffne regelmässig die Einladungs-Übersicht
- Filtere nach Status, um den Fortschritt zu sehen
- Identifiziere überfällige Einladungen
- Kontaktiere Benutzer bei Bedarf
4. Auswertung
- Warte bis alle Einladungen abgeschlossen sind
- Öffne die Auswertung der Vorlage
- Exportiere die Ergebnisse als Excel
Best Practices
Empfehlung 1: Realistische Fristen setzen
- Gib Benutzern genügend Zeit (mindestens 3-5 Arbeitstage)
- Berücksichtige Ferien und Feiertage
- Kommuniziere die Frist zusätzlich per E-Mail oder im Team-Meeting
Empfehlung 2: Persönliche Nachricht hinzufügen
- Erkläre kurz, warum das Formular wichtig ist
- Schätze die Ausfüllzeit (“Dauert ca. 5 Minuten”)
- Bedanke dich für die Teilnahme
Empfehlung 3: Regelmässiges Monitoring
- Prüfe den Status mindestens einmal pro Woche
- Reagiere früh auf nicht gestartete Einladungen
- Sende freundliche Erinnerungen bei Bedarf
Empfehlung 4: Gruppierte Einladungen
- Lade ähnliche Benutzergruppen zusammen ein
- Setze einheitliche Fristen für Gruppen
- Erleichtert das Monitoring und die Auswertung
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eine Einladung erneut senden?
Nein, eine bereits bestehende Einladung kann nicht erneut gesendet werden. Der Benutzer erhält bei der ersten Einladung eine Benachrichtigung.
Lösung: Kontaktiere den Benutzer direkt per E-Mail oder Teams.
Was passiert bei einer abgelaufenen Frist?
Die Frist ist nur eine visuelle Erinnerung. Benutzer können das Formular auch nach Ablauf der Frist noch ausfüllen.
Tipp: Für strikte Deadlines kannst du das Formular nach Ablauf deaktivieren.
Wie lösche ich eine begonnene Einladung?
Einladungen mit Status “In Bearbeitung” oder “Abgeschlossen” können nicht gelöscht werden, da bereits Daten erfasst wurden.
Lösung: Du kannst das zugehörige Formular in der Formular-Liste löschen (mit entsprechenden Berechtigungen).
Kann ich die Frist nachträglich ändern?
Derzeit nicht möglich. Fristen werden bei der Einladung festgelegt.
Workaround: Lösche die Einladung (nur wenn noch offen) und erstelle eine neue mit korrigierter Frist.
Zusammenfassung
In diesem Kapitel hast du gelernt:
- ✅ Benutzer gezielt zu Formularen einladen
- ✅ Fristen (Deadlines) setzen und überwachen
- ✅ Einladungsstatus verstehen und filtern
- ✅ Überfällige Einladungen erkennen
- ✅ Einladungen verwalten und löschen
- ✅ Best Practices für erfolgreiches Einladungs-Management
Nächste Schritte
- Formulare ausfüllen: So füllen eingeladene Benutzer das Formular aus
- Vorlagen erstellen: Erstelle Vorlagen für deine Einladungen
- Auswertung: Werte die ausgefüllten Formulare aus
Viel Erfolg beim Einladen deines Teams!