Benutzer einladen#

Mit der Einladungs-Funktion kannst du gezielt Benutzer zum Ausfüllen eines Formulars auffordern. Dabei können Fristen gesetzt und der Bearbeitungsstand überwacht werden.

Was du in diesem Kapitel lernst#

• Benutzer zu einem Formular einladen
• Fristen (Deadlines) setzen
• Einladungsstatus überwachen
• Überfällige Einladungen erkennen
• Einladungen verwalten und löschen

Einladungen erstellen#

Einladungs-Formular öffnen#

1. Öffne die Formular-Vorlage, zu der du Benutzer einladen möchtest
2. Klicke auf den Button “Einladen” (person_add Icon) in der Aktionsleiste

Einladungsformular ausfüllen#

Benutzer zu Formular einladen

• Benutzer auswählen: Wähle einen oder mehrere Benutzer aus
• Frist: Optionales Datum bis wann das Formular ausgefüllt werden muss
• Nachricht: Optionale persönliche Nachricht an die eingeladenen Personen

Klicke auf [Einladungen senden]

Felder:

Tipp: Bereits eingeladene Benutzer werden unter dem Formular angezeigt und können nicht erneut eingeladen werden.

Einladungen verwalten#

Einladungs-Übersicht öffnen#

In der Vorlagen-Detailansicht siehst du den Button “Einladungen” (mail Icon). Klicke darauf, um zur Einladungs-Übersicht zu gelangen.

Status-Filter#

Die Einladungs-Übersicht bietet verschiedene Filter-Tabs:

Einladungs-Tabelle#

Die Übersicht zeigt alle Einladungen mit folgenden Informationen:

Fristen und Deadlines#

Frist-Anzeige#

Fristen werden visuell hervorgehoben:

Überfällige Einladungen erkennen#

Überfällige Einladungen werden in der Tabelle rot hervorgehoben:

• Die gesamte Zeile erhält einen roten Hintergrund
• Das Frist-Datum wird rot dargestellt
• Ein Warnsymbol erscheint neben dem Datum

Tipp: Kontaktiere Benutzer mit überfälligen Einladungen direkt, um sie an das Ausfüllen zu erinnern.

Einladungs-Status#

Eine Einladung durchläuft folgende Status:

1. EINGELADEN (invited)
   ↓
   Benutzer öffnet das Formular
   ↓
2. IN BEARBEITUNG (in_progress)
   ↓
   Benutzer schliesst das Formular ab
   ↓
3. ABGESCHLOSSEN (completed)

Status-Bedeutung#

Aktionen#

Einladung löschen#

Offene Einladungen (Status “Eingeladen”) können gelöscht werden:

1. Klicke auf das Löschen-Icon (roter Button) in der Aktionsspalte
2. Bestätige das Löschen im Dialog

Wichtig: Bereits begonnene oder abgeschlossene Formulare können nicht gelöscht werden.

Formular ansehen#

Für Einladungen mit Status “In Bearbeitung” oder “Abgeschlossen”:

1. Klicke auf das Ansehen-Icon (blauer Button) in der Aktionsspalte
2. Du gelangst zur Detailansicht des ausgefüllten Formulars

Typischer Workflow#

1. Vorbereitung#

1. Erstelle eine Formular-Vorlage mit allen benötigten Fragen
2. Veröffentliche die Vorlage (Status: Aktiv)

2. Einladungen versenden#

1. Öffne die Vorlage
2. Klicke auf “Einladen”
3. Wähle die Benutzer aus
4. Setze optional eine Frist
5. Füge optional eine persönliche Nachricht hinzu
6. Klicke auf “Einladungen senden”

3. Monitoring#

1. Öffne regelmässig die Einladungs-Übersicht
2. Filtere nach Status, um den Fortschritt zu sehen
3. Identifiziere überfällige Einladungen
4. Kontaktiere Benutzer bei Bedarf

4. Auswertung#

1. Warte bis alle Einladungen abgeschlossen sind
2. Öffne die Auswertung der Vorlage
3. Exportiere die Ergebnisse als Excel

Best Practices#

Empfehlung 1: Realistische Fristen setzen#

• Gib Benutzern genügend Zeit (mindestens 3-5 Arbeitstage)
• Berücksichtige Ferien und Feiertage
• Kommuniziere die Frist zusätzlich per E-Mail oder im Team-Meeting

Empfehlung 2: Persönliche Nachricht hinzufügen#

• Erkläre kurz, warum das Formular wichtig ist
• Schätze die Ausfüllzeit (“Dauert ca. 5 Minuten”)
• Bedanke dich für die Teilnahme

Empfehlung 3: Regelmässiges Monitoring#

• Prüfe den Status mindestens einmal pro Woche
• Reagiere früh auf nicht gestartete Einladungen
• Sende freundliche Erinnerungen bei Bedarf

Empfehlung 4: Gruppierte Einladungen#

• Lade ähnliche Benutzergruppen zusammen ein
• Setze einheitliche Fristen für Gruppen
• Erleichtert das Monitoring und die Auswertung

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich eine Einladung erneut senden?#

Nein, eine bereits bestehende Einladung kann nicht erneut gesendet werden. Der Benutzer erhält bei der ersten Einladung eine Benachrichtigung.

Lösung: Kontaktiere den Benutzer direkt per E-Mail oder Teams.

Was passiert bei einer abgelaufenen Frist?#

Die Frist ist nur eine visuelle Erinnerung. Benutzer können das Formular auch nach Ablauf der Frist noch ausfüllen.

Tipp: Für strikte Deadlines kannst du das Formular nach Ablauf deaktivieren.

Wie lösche ich eine begonnene Einladung?#

Einladungen mit Status “In Bearbeitung” oder “Abgeschlossen” können nicht gelöscht werden, da bereits Daten erfasst wurden.

Lösung: Du kannst das zugehörige Formular in der Formular-Liste löschen (mit entsprechenden Berechtigungen).

Kann ich die Frist nachträglich ändern?#

Derzeit nicht möglich. Fristen werden bei der Einladung festgelegt.

Workaround: Lösche die Einladung (nur wenn noch offen) und erstelle eine neue mit korrigierter Frist.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Benutzer gezielt zu Formularen einladen
• ✅ Fristen (Deadlines) setzen und überwachen
• ✅ Einladungsstatus verstehen und filtern
• ✅ Überfällige Einladungen erkennen
• ✅ Einladungen verwalten und löschen
• ✅ Best Practices für erfolgreiches Einladungs-Management

Nächste Schritte#

• Formulare ausfüllen: So füllen eingeladene Benutzer das Formular aus
• Vorlagen erstellen: Erstelle Vorlagen für deine Einladungen
• Auswertung: Werte die ausgefüllten Formulare aus

Viel Erfolg beim Einladen deines Teams!