Übersicht#

Der Checklisten-Modus ermöglicht es dir, strukturierte Prüf- und Kontrolllisten zu erstellen. Checklisten sind ideal für wiederkehrende Aufgaben, Audits, Inspektionen und Qualitätskontrollen.

Was ist der Checklisten-Modus?#

Der Checklisten-Modus ist eine spezialisierte Form des Formulars, die sich auf systematische Überprüfungen konzentriert:

• Strukturierte Prüfung: Schritt-für-Schritt-Abarbeitung von Kontrollpunkten
• Klare Ja/Nein-Bewertungen: Einfache Bewertung, ob Kriterien erfüllt sind
• Wiederverwendbarkeit: Gleiche Checkliste für regelmässige Kontrollen
• Dokumentation: Nachweis der durchgeführten Prüfungen

Unterschiede zu anderen Modi#

Checklisten-Modus vs. Formular-Modus#

Checklisten-Modus vs. Quiz-Modus#

Checkliste erstellen - Schritt für Schritt#

Schritt 1: Vorlage erstellen#

1. Navigiere zu Formulare → Vorlagen → Neue Vorlage

2. Fülle die Grundinformationen aus:

   • Titel: z.B. “5S Arbeitsplatz-Audit”
   • Beschreibung: Zweck der Checkliste erklären
   • Kategorie: z.B. “Qualitätskontrolle” oder “Audit”

3. Wähle den Modus: Checkliste

4. Optional: Weitere Einstellungen

   • Fragen randomisieren: Normalerweise NICHT aktivieren (Checklisten haben logische Reihenfolge)
   • Berechtigungen: Wer darf die Checkliste ausfüllen?

Schritt 2: Fragen hinzufügen#

Füge Fragen direkt in der Vorlage hinzu:

Geeignete Fragetypen für Checklisten:

• ✅ Ja/Nein - Hauptfragetyp für Checklisten
• ✅ Single Choice - Für Auswahloptionen (z.B. “Gut/Akzeptabel/Mangelhaft”)
• ✅ Multiple Choice - Mehrfachauswahl für anwendbare Kriterien
• ✅ Textarea - Für Kommentare und Beobachtungen
• ✅ Datei-Upload - Für Fotos von Mängeln
• ✅ Skala - Für Bewertungen (1-5 Sterne)

Weniger geeignet:

• ❌ Ranking-Fragen (zu komplex für Checklisten)
• ❌ Matrix-Fragen (besser als separate Ja/Nein-Fragen)

Schritt 3: Fragen strukturieren#

Organisiere die Fragen in logischer Reihenfolge:

1. Gruppiere nach Themenbereichen: Nutze aussagekräftige Fragetexte als Überschriften
2. Logische Abfolge: Von allgemein zu spezifisch
3. Abhängigkeiten: Nutze bedingte Fragen für Details bei “Nein”-Antworten

Beispiel-Struktur für 5S Arbeitsplatz-Audit:

1. Sortieren (Seiri)
   - Sind nur benötigte Gegenstände am Arbeitsplatz? [Ja/Nein]
   - Wenn Nein: Welche unnötigen Gegenstände wurden gefunden? [Textarea]

2. Systematisieren (Seiton)
   - Hat jeder Gegenstand einen festen Platz? [Ja/Nein]
   - Sind alle Plätze beschriftet? [Ja/Nein]

3. Säubern (Seiso)
   - Ist der Arbeitsplatz sauber? [Ja/Nein]
   - Bewertung der Sauberkeit [Skala 1-5]

Schritt 4: Hilfetext hinzufügen#

Für jede Frage solltest du Hilfetext bereitstellen:

• Was wird geprüft? - Konkrete Kriterien
• Wie wird bewertet? - Bewertungsmassstab
• Beispiele - Was ist “gut” vs. “mangelhaft”?

Beispiel:

Frage: Sind nur benötigte Gegenstände am Arbeitsplatz?
Hilfetext: Prüfe, ob alle Gegenstände am Arbeitsplatz für die aktuelle
Arbeit benötigt werden. Nicht benötigte Werkzeuge, Materialien oder
persönliche Gegenstände sollten entfernt werden.

Checkliste ausfüllen#

1. Checkliste öffnen#

• Navigiere zu Formulare → Formulare
• Wähle die passende Vorlage
• Klicke auf Neues Formular aus Vorlage

2. Systematisch abarbeiten#

• Gehe die Fragen der Reihe nach durch
• Beantworte jede Frage sorgfältig
• Nutze Kommentarfelder für zusätzliche Informationen
• Lade Fotos hoch bei festgestellten Mängeln

3. Entwürfe speichern#

Checklisten können oft nicht in einem Durchgang ausgefüllt werden:

• Klicke auf Entwurf speichern um Zwischenstand zu sichern
• Komme später zurück zur Vervollständigung
• Alle bereits ausgefüllten Antworten bleiben erhalten

4. Checkliste einreichen#

Wenn alle Punkte geprüft wurden:

• Klicke auf Einreichen
• Überprüfe die Zusammenfassung
• Bestätige die Einreichung

Checklisten-Ergebnisse#

Was wird ausgewertet?#

Nach dem Einreichen der Checkliste siehst du:

1. Erfüllungsgrad: Prozentsatz der erfüllten Kriterien
2. Übersicht: Alle Antworten im Detail
3. Abweichungen: Punkte die mit “Nein” beantwortet wurden
4. Kommentare: Zusätzliche Bemerkungen

Darstellung der Ergebnisse#

Ja/Nein-Fragen:

• ✓ Grünes Häkchen für “Ja”
• ✗ Rotes Kreuz für “Nein”

Skala-Bewertungen:

• Farbcodierte Anzeige (grün = gut, rot = schlecht)

Fotos/Uploads:

• Vorschau der hochgeladenen Dateien
• Download-Möglichkeit

Typische Anwendungsfälle#

1. Arbeitsplatz-Audit (5S)#

Verwendung:

• Regelmässige Kontrolle der Arbeitsplatzorganisation
• Bewertung nach 5S-Prinzipien
• Dokumentation von Verbesserungspotential

Empfohlene Fragetypen:

• Ja/Nein für Kriterien-Erfüllung
• Skala für Gesamtbewertung
• Textarea für Verbesserungsvorschläge
• Datei-Upload für Vorher/Nachher-Fotos

2. Sicherheitsinspektion#

Verwendung:

• Überprüfung der Arbeitssicherheit
• Identifikation von Gefahrenquellen
• Nachverfolgung von Massnahmen

Empfohlene Fragetypen:

• Ja/Nein für Sicherheitskriterien
• Single Choice für Dringlichkeit (hoch/mittel/niedrig)
• Textarea für Massnahmenbeschreibung
• Datei-Upload für Fotos von Gefahrenstellen

3. Qualitätskontrolle#

Verwendung:

• Produktprüfung nach Qualitätskriterien
• Dokumentation von Abweichungen
• Freigabe oder Sperrung von Chargen

Empfohlene Fragetypen:

• Ja/Nein für Spezifikations-Erfüllung
• Ganzzahl/Dezimal für Messwerte
• Single Choice für Freigabe-Entscheidung
• Textarea für Abweichungsbeschreibung

4. Prozess-Audit (ISO 9001)#

Verwendung:

• Überprüfung der Prozess-Konformität
• Nachweis für ISO-Audits
• Identifikation von Verbesserungen

Empfohlene Fragetypen:

• Ja/Nein für Anforderungs-Erfüllung
• Skala für Umsetzungsgrad
• Textarea für Auditbefunde
• Datei-Upload für Nachweise

Best Practices#

Checklisten-Design#

✅ Empfohlen:

• Klare Kriterien: Jede Frage sollte eindeutig zu beantworten sein
• Logische Struktur: Gruppiere nach Themenbereichen
• Angemessene Länge: 10-30 Fragen (abhängig vom Umfang)
• Hilfetext: Erkläre Bewertungsmassstäbe
• Bedingte Fragen: Fordere Details nur bei Abweichungen

❌ Vermeiden:

• Mehrdeutige Fragen (“Ist alles in Ordnung?”)
• Zu viele Fragen (über 50)
• Fehlende Bewertungsmassstäbe
• Unlogische Reihenfolge
• Zu komplexe Fragetypen

Ausfüllen von Checklisten#

Vor der Prüfung:

1. Lies die Checkliste einmal komplett durch
2. Bereite benötigte Hilfsmittel vor (Kamera, Messgeräte)
3. Plane genügend Zeit ein

Während der Prüfung:

1. Gehe systematisch vor (nicht springen)
2. Dokumentiere Abweichungen sofort
3. Mache Fotos von Problemen
4. Notiere konkrete Beobachtungen

Nach der Prüfung:

1. Überprüfe Vollständigkeit
2. Ergänze fehlende Kommentare
3. Reiche ein sobald fertig
4. Leite Massnahmen ein bei kritischen Mängeln

Regelmässigkeit#

Checklisten sind am effektivsten bei regelmässiger Anwendung:

• Täglich: Schichtkontrolle, Sicherheitsrundgang
• Wöchentlich: Arbeitsplatz-Audit, Sauberkeit
• Monatlich: Qualitätskontrolle, Prozess-Audit
• Jährlich: ISO-Audit, Compliance-Check

Nachverfolgung#

Nach dem Ausfüllen:

1. Auswerten: Erfüllungsgrad und Abweichungen analysieren
2. Massnahmen: Bei Mängeln Verbesserungsmassnahmen definieren
3. Verantwortlichkeiten: Massnahmen zuweisen
4. Nachkontrolle: Termin für Wiederholungsprüfung festlegen

Integration mit anderen ELIZA-Modulen#

Meldungen#

Erstelle automatisch Meldungen bei kritischen Mängeln:

• Nutze Formular-Actions (siehe Kapitel Formular-Actions)
• Definiere Trigger bei “Nein”-Antworten
• Weise Massnahmen automatisch zu

DMS (Dokumente)#

Verknüpfe Checklisten mit Dokumenten:

• Speichere ausgefüllte Checklisten als PDF im DMS
• Verlinke zu relevanten Prozessbeschreibungen
• Archiviere Audit-Nachweise

Issues#

Verknüpfe festgestellte Mängel mit Issues:

• Erstelle Issues für Abweichungen
• Verfolge Massnahmen nach
• Schliesse Loop mit Nachkontrolle

Häufige Fragen#

Kann ich eine Checkliste mehrmals ausfüllen?#

Ja! Checklisten sind für wiederholte Anwendung gedacht. Du kannst:

• Neue Formulare aus der gleichen Vorlage erstellen
• Regelmässige Kontrollen durchführen
• Vergleiche zwischen verschiedenen Prüfungen ziehen

Was passiert, wenn ich eine Frage mit “Nein” beantworte?#

Das hängt von deiner Konfiguration ab:

• Bedingte Fragen: Zusätzliche Detailfragen werden eingeblendet
• Formular-Actions: Automatische Meldungen können erstellt werden
• Ergebnis: Der Erfüllungsgrad wird entsprechend berechnet

Kann ich eine Checkliste abbrechen?#

Ja, du kannst:

• Entwurf speichern: Zwischenstand sichern und später weitermachen
• Verwerfen: Formular löschen ohne Einreichung
• Abbrechen: Navigation verlassen (Entwurf bleibt erhalten)

Wie viele Fragen sollte eine Checkliste haben?#

Richtwerte:

• Kurze Checkliste: 5-15 Fragen (z.B. Schichtkontrolle)
• Standard-Checkliste: 15-30 Fragen (z.B. Arbeitsplatz-Audit)
• Umfangreiche Checkliste: 30-50 Fragen (z.B. ISO-Audit)
• Zu lang: Über 50 Fragen (besser aufteilen)

Kann ich Fotos in Checklisten einfügen?#

Ja! Verwende Fragen vom Typ Datei-Upload:

• Dokumentiere Mängel mit Fotos
• Lade mehrere Dateien pro Frage hoch
• Fotos werden im Ergebnis angezeigt

Wie berechnet sich der Erfüllungsgrad?#

Der Erfüllungsgrad basiert auf:

• Anzahl der “Ja”-Antworten bei Ja/Nein-Fragen
• Bewertungen bei Skala-Fragen
• Kann durch Gewichtung angepasst werden

Beispiel:

• 10 Fragen, 8x “Ja”, 2x “Nein” = 80% Erfüllungsgrad

Kann ich eine Checkliste nachträglich ändern?#

Nach dem Einreichen können Checklisten nicht mehr geändert werden. Das ist wichtig für:

• Audit-Nachweise
• Rechtssicherheit
• Nachvollziehbarkeit

Wenn du Änderungen vornehmen musst:

• Erstelle eine neue Checkliste
• Notiere den Grund für die Wiederholung

Kann ich Checklisten-Vorlagen kopieren?#

Ja! Du kannst:

• Vorhandene Vorlagen duplizieren
• Fragen anpassen
• Eigene Varianten erstellen

Troubleshooting#

Problem: Zu viele “Nein”-Antworten#

Mögliche Ursachen:

• Unrealistische Anforderungen
• Fehlende Schulung der Prüfer
• Unklare Bewertungsmassstäbe

Lösung:

1. Überprüfe die Kriterien auf Realisierbarkeit
2. Schule Prüfer in Bewertungsmassstäben
3. Passe Kriterien wenn nötig an

Problem: Checkliste zu lange#

Lösung:

• Teile in mehrere kürzere Checklisten auf
• Gruppiere nach Bereichen oder Themen
• Erstelle separate Checklisten für verschiedene Schwerpunkte

Problem: Inkonsistente Bewertungen#

Ursache: Verschiedene Prüfer bewerten unterschiedlich

Lösung:

1. Erstelle klare Bewertungsmassstäbe im Hilfetext
2. Schule Prüfer gemeinsam
3. Mache Kalibrierungs-Audits (gleicher Bereich, mehrere Prüfer)
4. Dokumentiere Beispiele im Hilfetext

Problem: Checkliste wird nicht vollständig ausgefüllt#

Lösung:

• Markiere wichtige Fragen als Pflichtfelder
• Verwende Fortschrittsanzeige
• Halte Checkliste angemessen kurz
• Plane genügend Zeit für Prüfung ein

Tipps für effektive Checklisten#

Formulierung von Fragen#

Gut:

• “Sind alle Notausgänge frei und zugänglich?”
• “Ist die Maschine ordnungsgemäss gereinigt?”
• “Liegen die Messwerte im spezifizierten Bereich?”

Schlecht:

• “Ist alles in Ordnung?” (zu vage)
• “Notausgänge?” (nicht als Frage formuliert)
• “Wie sauber ist die Maschine?” (zu subjektiv)

Bewertungsmassstäbe#

Definiere klare Massstäbe im Hilfetext:

Frage: Ist der Arbeitsplatz ordentlich?

Hilfetext:
- JA: Alle Werkzeuge an ihrem Platz, keine unnötigen Gegenstände,
       saubere Oberflächen
- NEIN: Werkzeuge verstreut, nicht benötigte Materialien vorhanden,
        verschmutzte Bereiche

Bedingte Logik nutzen#

Fordere Details nur bei Abweichungen:

Frage 1: Sind alle Sicherheitseinrichtungen funktionstüchtig? [Ja/Nein]

→ Wenn "Nein":
  Frage 1a: Welche Sicherheitseinrichtung ist defekt? [Textarea]
  Frage 1b: Dringlichkeit der Behebung? [Single Choice: Sofort/Dringend/Normal]
  Frage 1c: Foto des Defekts [Datei-Upload]

Konsistente Struktur#

Verwende immer die gleiche Struktur:

1. Kriterium als Frage (Ja/Nein)
2. Bewertung/Details bei Bedarf
3. Kommentarfeld für Anmerkungen
4. Foto-Upload bei sichtbaren Mängeln

Viel Erfolg mit deinen Checklisten! ✓