Was sind Formular-Actions?#

Formular-Actions ermöglichen es, automatisierte Aktionen auszuführen, wenn ein Formular einen bestimmten Status erreicht. Du kannst beispielsweise automatisch Meldungen erstellen, E-Mails versenden oder Webhooks aufrufen, sobald ein Formular abgesendet oder abgeschlossen wird.

Hauptfunktionen#

• ✅ Automatische Meldungserstellung - Erstelle automatisch Meldungen in Meldekreisen
• ✅ E-Mail-Benachrichtigungen - Sende automatisch E-Mails an Ausfüllende, Administratoren oder definierte Empfänger
• 🔗 Webhook-Integration (geplant) - Integriere externe Systeme
• 📋 Kontrollen bei Massnahmen (geplant) - Erstelle automatisch Kontrollen
• 🔄 Workflow-Automatisierung - Reduziere manuelle Arbeit

Action-Typen im Überblick#

1. Meldung erstellen#

Erstellt automatisch eine Meldung in einem Meldekreis, wenn ein Formular einen bestimmten Status erreicht.

Anwendungsbeispiele:

• Kundenreklamationen automatisch als Q-Meldung erfassen
• Sicherheitsvorfälle direkt an Sicherheitsverantwortliche weiterleiten
• Verbesserungsvorschläge im KVP-Meldekreis dokumentieren

Konfiguration:

• Ziel-Meldekreis auswählen
• Meldungs-Titel mit Platzhaltern definieren
• Meldungs-Beschreibung mit Formular-Details

2. E-Mail versenden#

Sendet automatisch E-Mails an definierte Empfänger, wenn ein Formular einen bestimmten Status erreicht.

Empfänger-Optionen:

Konfiguration:

• Betreff für Ausfüllenden: E-Mail-Betreff mit Platzhaltern
• Nachricht für Ausfüllenden: E-Mail-Text mit Platzhaltern
• Betreff für Administratoren: Separater Betreff für Admin-E-Mails
• Nachricht für Administratoren: Separater Text für Admin-E-Mails

Anwendungsbeispiele:

• Bestätigungs-E-Mail an den Ausfüllenden nach Formulareingang
• Benachrichtigung der Abteilungsleiter bei neuen Anträgen
• Eskalations-E-Mail bei kritischen Meldungen

3. Webhook aufrufen (in Planung)#

Ruft eine externe URL auf und überträgt Formular-Daten.

Geplante Funktionen:

• Webhook-URL konfigurieren
• HTTP-Methode wählen (POST, PUT)
• Formular-Daten als JSON übertragen

4. Kontrolle bei Massnahme (in Planung)#

Fügt automatisch eine Kontrolle zu einer bestehenden Massnahme hinzu.

Geplante Funktionen:

• Massnahme auswählen
• Kontroll-Details definieren
• Verantwortliche zuweisen

Action erstellen#

Zugriff über die Formular-Vorlage (empfohlen)#

1. Öffne die gewünschte Formular-Vorlage
2. Wechsle zum Tab “Formularaktionen”
3. Im Bereich “Formularaktion hinzufügen” wähle den Action-Typ:
   • Meldung erstellen - Klicke auf die Karte “Meldung erstellen”
   • E-Mail Versand - Klicke auf die Karte “E-Mail Versand”

Actions verwalten#

Im Tab “Formularaktionen” siehst du alle konfigurierten Actions in einer übersichtlichen Tabelle:

Funktionen:

• ⋮⋮ Drag & Drop: Ziehe Actions um die Reihenfolge zu ändern
• 👁️ Anzeigen: Zeige Action-Details an
• ✏️ Bearbeiten: Ändere Action-Einstellungen
• 📋 Duplizieren: Erstelle eine Kopie der Action
• 🗑️ Löschen: Entferne die Action

Empfänger-Anzeige bei E-Mail-Actions:

• 👤 Ausfüllender: E-Mail geht an den Formular-Ausfüller
• 👥 Name: E-Mail geht an Administratoren oder zusätzliche Empfänger
• ⚠️ Keine Admins: Warnung wenn “An Admins” aktiviert aber keine Administratoren definiert sind

Action konfigurieren#

Schritt 1: Allgemeine Einstellungen#

Formular-Template

• Wähle das Template aus, für das die Action gelten soll
• Nur Formulare, die aus diesem Template erstellt wurden, lösen die Action aus

Action-Typ

• Wähle den gewünschten Action-Typ aus (z.B. “Meldung erstellen”)
• Verschiedene Typen zeigen unterschiedliche Konfigurationsfelder

Trigger-Status

• submitted (abgesendet): Action wird beim Absenden des Formulars ausgeführt
• completed (abgeschlossen): Action wird beim Abschluss des Formulars ausgeführt

Aktiv

• Aktiviere oder deaktiviere die Action
• Nur aktive Actions werden ausgeführt
• Nützlich zum temporären Deaktivieren ohne Löschen

Reihenfolge

• Bestimmt die Ausführungsreihenfolge bei mehreren Actions
• Niedrigere Zahlen werden zuerst ausgeführt (0, 1, 2, …)

Schritt 2: Action-spezifische Konfiguration#

Meldung erstellen#

Meldekreis

• Wähle den Ziel-Meldekreis aus dem Dropdown
• Nur freigegebene Meldekreise werden angezeigt
• Der ausfüllende Benutzer benötigt die Berechtigung, Meldungen in diesem Meldekreis zu erstellen

Meldungs-Titel Template

• Definiere den Titel der automatisch erstellten Meldung
• Verwende Platzhalter für dynamische Inhalte
• Beispiel: Formular: {form_title}

Meldungs-Beschreibung Template

• Definiere die Beschreibung der Meldung
• Verwende Platzhalter und Formatierung
• Beispiel: Ausgefüllt von {user} am {created_date}\n\nLink: {form_url}

E-Mail versenden#

Empfänger-Einstellungen:

• An Ausfüllenden senden: E-Mail geht an die Person, die das Formular ausgefüllt hat
• An Administratoren senden: E-Mail geht an alle Formular-Administratoren
• Zusätzliche Empfänger: Wähle weitere Benutzer aus dem System

💡 Tipp: Formular-Administratoren verwaltest du im Tab “Administratoren” der Formular-Vorlage.

E-Mail für Ausfüllenden:

• Betreff: z.B. Dein Formular "{form_title}" wurde empfangen
• Nachricht: Bestätigungstext mit Platzhaltern

E-Mail für Administratoren:

• Betreff: z.B. Neues Formular: {form_title}
• Nachricht: Informationstext für Admins mit Link zum Formular

Beispiel-Konfiguration für E-Mail:

Betreff (Ausfüllender):
Bestätigung: {form_title}

Nachricht (Ausfüllender):
Hallo {user},

dein Formular "{form_title}" wurde erfolgreich übermittelt.

Datum: {created_date}

Bei Fragen wende dich an deine Ansprechperson.

---
Betreff (Administratoren):
Neues Formular eingegangen: {form_title}

Nachricht (Administratoren):
Ein neues Formular wurde ausgefüllt.

Formular: {form_title}
Ausgefüllt von: {user}
Datum: {created_date}

Link zum Formular: {form_url}

Verfügbare Platzhalter#

Du kannst folgende Platzhalter in Titel und Beschreibung verwenden:

Beispiel-Konfiguration:

Titel:
Kundenreklamation: {form_title}

Beschreibung:
Ein neues Reklamationsformular wurde ausgefüllt.

Formular: {form_title}
Ausgefüllt von: {user}
Datum: {created_date}

Beschreibung des Templates:
{template_description}

Direkter Link zum ausgefüllten Formular:
{form_url}

Funktionsweise#

Workflow-Übersicht#

Action-Ausführung im Detail#

Wenn ein Formular den konfigurierten Trigger-Status erreicht:

1. Suchen: ELIZA sucht nach allen aktiven Actions für dieses Template
2. Filtern: Nur Actions mit dem passenden trigger_on_state werden berücksichtigt
3. Sortieren: Actions werden nach list_order sortiert
4. Prüfen: Berechtigungen werden geprüft (z.B. darf der Benutzer Meldungen erstellen?)
5. Ausführen: Jede Action wird der Reihe nach ausgeführt
6. Logging: Alle Aktionen werden im Server-Log protokolliert

Wichtig:

• Bei Fehlern wird die betroffene Action übersprungen, das Formular bleibt aber gültig
• Fehlende Berechtigungen führen zu einer Warnung im Log, aber nicht zu einem Fehler
• Actions werden nur einmal pro Status-Übergang ausgeführt

Mehrere Actions kombinieren#

Du kannst mehrere Actions für ein Template definieren und so komplexe Workflows erstellen.

Beispiel: Eskalations-Workflow#

Szenario: Bei kritischen Sicherheitsmeldungen sollen mehrere Aktionen automatisch ausgelöst werden.

Konfiguration:

Ablauf:

1. Benutzer sendet Sicherheitsmeldung ab
2. Status wechselt zu “submitted”
3. ELIZA führt alle 3 Actions der Reihe nach aus
4. Sicherheitsteam erhält Meldung, E-Mail und externes System wird informiert

Berechtigungen#

Erforderliche Berechtigungen zum Verwalten#

Um Formular-Actions zu erstellen und zu verwalten, benötigst du:

• ✅ forms.add_formaction - Actions erstellen
• ✅ forms.change_formaction - Actions bearbeiten
• ✅ forms.delete_formaction - Actions löschen
• ✅ forms.view_formaction - Actions anzeigen

Berechtigungen zur Ausführung#

Damit eine Action ausgeführt werden kann, muss der ausfüllende Benutzer die entsprechenden Berechtigungen haben:

Für “Meldung erstellen”:

• Berechtigung zum Erstellen von Meldungen im Ziel-Meldekreis
• Der Meldekreis muss im Status “freigegeben” sein

Für andere Action-Typen:

• Entsprechende Berechtigungen je nach Action-Typ

Hinweis: Fehlen die Berechtigungen, wird die Action übersprungen und ein Warnung im Server-Log erstellt.

Anwendungsbeispiele#

Beispiel 1: Kundenreklamationen automatisch erfassen#

Ausgangslage: Kundenreklamationen werden manuell in einem Formular erfasst und müssen dann manuell als Q-Meldung angelegt werden.

Lösung mit Formular-Actions:

1. Formular-Template: “Kundenreklamation”
2. Action-Konfiguration:
   • Action-Typ: “Meldung erstellen”
   • Trigger: “completed” (bei Abschluss)
   • Meldekreis: “Q-Meldungen”
   • Titel: Reklamation: {form_title}
   • Beschreibung: Kundenreklamation erfasst von {user} am {created_date}\n\n{form_url}

Ergebnis:

• Sobald ein Mitarbeiter eine Reklamation ausfüllt und abschließt, wird automatisch eine Q-Meldung erstellt
• Die Meldung enthält alle relevanten Informationen und einen Link zum Formular
• Zeitersparnis und keine vergessenen Meldungen mehr

Beispiel 2: Adressänderung mit Bestätigung und Admin-Benachrichtigung#

Ausgangslage: Mitarbeiter melden Adressänderungen über ein Formular. Die Personalabteilung soll benachrichtigt werden und der Mitarbeiter eine Bestätigung erhalten.

Lösung mit Formular-Actions:

1. Formular-Template: “Adressänderung”
2. Administratoren definieren: Im Tab “Administratoren” die Personalabteilung hinzufügen
3. Action-Konfiguration (E-Mail):
   • Action-Typ: “E-Mail senden”
   • Trigger: “completed” (bei Abschluss)
   • An Ausfüllenden: ✅ (Bestätigung)
   • An Administratoren: ✅ (Personalabteilung)
   • Betreff (Ausfüllender): Bestätigung: Deine Adressänderung
   • Betreff (Admin): Neue Adressänderung von {user}

Ergebnis:

• Der Mitarbeiter erhält sofort eine Bestätigungs-E-Mail
• Die Personalabteilung wird automatisch informiert
• Kein manuelles Weiterleiten oder Vergessen mehr

Beispiel 3: Compliance-Checks mit Eskalation#

Ausgangslage: Compliance-Checks müssen regelmäßig durchgeführt und bei Auffälligkeiten eskaliert werden.

Lösung mit Formular-Actions:

1. Formular-Template: “Monatlicher Compliance-Check”
2. Administratoren: Compliance-Officer als Administrator hinzufügen
3. Action 1 (bei Abschluss):
   • Action-Typ: “Meldung erstellen”
   • Meldekreis: “Compliance”
   • Titel: Compliance-Check {created_date}
4. Action 2 (bei Abschluss):
   • Action-Typ: “E-Mail versenden”
   • An Administratoren: ✅
   • Betreff: Compliance-Check abgeschlossen: {form_title}

Ergebnis:

• Automatische Dokumentation aller Checks
• Compliance-Officer wird sofort per E-Mail informiert
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit

Beispiel 4: Schulungsfeedback sammeln#

Ausgangslage: Nach jeder Schulung soll Feedback gesammelt und an den Trainer weitergeleitet werden.

Lösung mit Formular-Actions:

1. Formular-Template: “Schulungsfeedback”
2. Administratoren: Schulungsverantwortliche als Administrator hinzufügen
3. Action-Konfiguration:
   • Action-Typ: “E-Mail versenden”
   • Trigger: “submitted”
   • An Administratoren: ✅
   • Betreff (Admin): Neues Feedback für Schulung: {form_title}

Ergebnis:

• Schulungsverantwortliche erhalten sofort das Feedback
• Teilnehmer müssen nichts manuell versenden
• Feedback wird automatisch archiviert

Troubleshooting#

Die Action wurde nicht ausgeführt#

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Action ist nicht aktiv#

Problem: Checkbox “Aktiv” ist nicht gesetzt Lösung: Bearbeite die Action und aktiviere sie

2. Falscher Trigger-Status#

Problem: Action ist für “submitted” konfiguriert, aber du erwartest Ausführung bei “completed” Lösung: Prüfe und korrigiere den trigger_on_state

3. Fehlende Berechtigungen#

Problem: Der ausfüllende Benutzer darf keine Meldungen im Ziel-Meldekreis erstellen Lösung:

• Prüfe die Berechtigungen des Benutzers
• Prüfe die Meldekreis-Einstellungen
• Prüfe die Server-Logs für Details

4. Meldekreis nicht freigegeben#

Problem: Der Ziel-Meldekreis ist im Status “Entwurf” oder “Archiviert” Lösung: Stelle sicher, dass der Meldekreis im Status “Freigegeben” ist

5. Template-Fehler#

Problem: Platzhalter sind falsch geschrieben oder Template ist leer Lösung: Prüfe die Template-Syntax (z.B. {form_title} nicht {title})

Die erstellte Meldung hat falsche Inhalte#

Lösungsschritte:

1. Prüfe die Platzhalter: Sind alle Platzhalter korrekt geschrieben?
2. Teste mit einem Beispiel: Fülle ein Test-Formular aus und prüfe das Ergebnis
3. Prüfe die Formatierung: Verwende \n für Zeilenumbrüche
4. Kontrolliere das Formular: Enthält das ausgefüllte Formular alle erwarteten Daten?

Server-Logs prüfen#

Wenn eine Action nicht wie erwartet funktioniert, prüfe die Server-Logs:

Erfolgreiche Ausführung:

INFO: Form 34 (state=completed): Found 1 active actions for trigger_on_state=completed
INFO: Executing action 1 (create_issue) for form 34
INFO: Action 1 created: #2 Formular: Kundenreklamation

Keine Actions gefunden:

INFO: Form 34 (state=completed): Found 0 active actions for trigger_on_state=completed

→ Prüfe ob Action aktiv ist und der Trigger-Status stimmt

Berechtigung fehlt:

WARNING: Action 1 returned None (permission denied or error)

→ Prüfe die Berechtigungen des ausfüllenden Benutzers

Kontaktiere deinen Administrator, wenn du keinen Zugriff auf die Server-Logs hast.

Best Practices#

1. Aussagekräftige Titel verwenden#

✅ Gut: Kundenreklamation: {form_title} - {user} ❌ Schlecht: Neue Meldung

Warum: Aussagekräftige Titel erleichtern die Suche und Sortierung

2. Kontext in Beschreibungen einfügen#

✅ Gut: Verwende alle relevanten Platzhalter und strukturiere die Beschreibung ❌ Schlecht: Nur den Link zum Formular einfügen

Beispiel für gute Beschreibung:

Ausgefüllt von: {user}
Datum: {created_date}

Template-Beschreibung:
{template_description}

Link zum Formular: {form_url}

3. Reihenfolge logisch festlegen#

Bei mehreren Actions:

1. Zuerst Daten erstellen (Meldung)
2. Dann Benachrichtigungen senden (E-Mail)
3. Zuletzt externe Systeme informieren (Webhook)

4. Actions testen#

• Erstelle ein Test-Formular
• Fülle es aus und schließe es ab
• Prüfe ob Actions wie erwartet ausgeführt wurden
• Prüfe die Server-Logs bei Problemen

5. Berechtigungen im Voraus klären#

• Stelle sicher, dass alle relevanten Benutzer die nötigen Berechtigungen haben
• Dokumentiere, welche Berechtigungen für welche Actions benötigt werden
• Teste mit verschiedenen Benutzer-Rollen

6. Actions dokumentieren#

Dokumentiere in der Template-Beschreibung, welche Actions konfiguriert sind:

Dieses Template erstellt automatisch:
- Q-Meldung im Meldekreis "Qualität"
- E-Mail an quality@firma.ch

Häufige Fragen#

F: Kann ich Actions nachträglich zu bestehenden Templates hinzufügen? A: Ja, du kannst jederzeit Actions zu Templates hinzufügen. Nur neu ausgefüllte Formulare werden die Actions auslösen.

F: Was passiert, wenn die Action fehlschlägt? A: Das Formular bleibt gültig. Die Action wird übersprungen und ein Fehler wird im Server-Log protokolliert.

F: Kann ich Actions deaktivieren ohne sie zu löschen? A: Ja, entferne einfach das Häkchen bei “Aktiv”. Die Action bleibt konfiguriert, wird aber nicht mehr ausgeführt.

F: Werden Actions auch für alte Formulare ausgeführt? A: Nein, Actions werden nur ausgeführt, wenn ein Formular den Trigger-Status erreicht. Bereits abgeschlossene Formulare lösen keine Actions mehr aus.

F: Kann ich mehrere Meldekreise als Ziel verwenden? A: Ja, erstelle einfach mehrere Actions mit unterschiedlichen Ziel-Meldekreisen.

F: Wie kann ich Actions testen ohne echte Meldungen zu erstellen? A: Erstelle einen Test-Meldekreis und konfiguriere die Action für diesen. Nach dem Test kannst du die Test-Meldungen löschen.

F: Können Actions auch bei “in_progress” ausgeführt werden? A: Nein, aktuell sind nur “submitted” und “completed” als Trigger-Status verfügbar.

F: Was kostet die Verwendung von Formular-Actions? A: Formular-Actions sind in ELIZA enthalten und verursachen keine zusätzlichen Kosten.

Zusammenfassung#

Formular-Actions automatisieren wiederkehrende Aufgaben und sparen Zeit:

✅ Automatische Meldungserstellung - Keine manuellen Übertragungen mehr ✅ E-Mail-Benachrichtigungen - Bestätigungen und Benachrichtigungen automatisch versenden ✅ Workflow-Integration - Nahtlose Verknüpfung mit anderen Modulen ✅ Zeitersparnis - Reduziere repetitive manuelle Arbeit ✅ Fehlerreduktion - Keine vergessenen Folgeaktionen mehr ✅ Nachvollziehbarkeit - Alle Actions werden im Log protokolliert

Nächste Schritte:

1. Überlege, welche Formulare von Automatisierung profitieren würden
2. Erstelle eine Test-Action für ein bestehendes Template
3. Teste die Action mit einem Test-Formular
4. Erweitere schrittweise auf weitere Templates

Hast du Fragen zu Formular-Actions? Kontaktiere deinen ELIZA-Administrator oder nutze das Feedback-Formular im Help-Modul.