Vorlagen erstellen#

Formular-Vorlagen sind das Herzstück des Forms-Moduls. Eine Vorlage definiert, welche Fragen in welcher Reihenfolge gestellt werden und wie das Formular aussieht.

🎯 Was du in diesem Kapitel lernst#

• Vorlagen mit dem 3-Schritt-Wizard erstellen
• Fragen hinzufügen und konfigurieren
• Fragen bearbeiten und anordnen
• Layout-Optionen nutzen (volle/halbe/drittel Breite)
• Bedingte Fragen konfigurieren
• Quiz- und Checklisten-Einstellungen

📋 Vorlage erstellen: 3-Schritt-Wizard#

Der Forms-Wizard führt dich in 3 einfachen Schritten zur fertigen Formular-Vorlage.

Schritt 1: Ordner wählen#

Schritt 1/3: Ordner wählen

Wähle einen Ordner aus der Ordner-Übersicht:

• Mitarbeiterbefragungen
• Audits und Checklisten
• Schulungen

Klicke dann auf [Weiter]

Aktion:

1. Wähle den Ordner aus, in dem die Vorlage gespeichert werden soll
2. Klicke auf den Button “Ordner wählen”
3. Klicke auf “Weiter”

💡 Tipp: Der Ordner bestimmt die Berechtigungen für die Vorlage. Wähle einen Ordner, auf den dein Team Zugriff hat.

Schritt 2: Basis-Informationen#

Schritt 2/3: Basis-Informationen

• Titel: Name der Vorlage eingeben
• Beschreibung: Kurze Erklärung zum Formular
• Modus: Formular / Quiz / Checkliste wählen

Klicke dann auf [Weiter]

Felder ausfüllen:

• Titel: Sprechender Name für die Vorlage (z.B. “Mitarbeiterzufriedenheit 2025”)
• Beschreibung: Kurze Erklärung, wofür das Formular verwendet wird
• Modus: Wähle zwischen:
  • Formular: Normales Formular zum Ausfüllen
  • Test: Nur ein Versuch, mit Punktevergabe und Bestehensgrenze
  • Quiz: Mehrere Versuche möglich, mit Feedback
  • Checkliste: Audit-Checkliste mit Erfüllungsgrad
  • Abstimmung: Umfrage mit Aggregation der Antworten

Erweiterte Einstellungen:

Quiz-Einstellungen (nur bei Quiz-Modus):

• Bestehensgrenze: z.B. 70%
• Korrekte Antworten anzeigen
• Fragen zufällig anordnen

Formular-Optionen:

• Öffentliches Formular (Link-Sharing)
• Anonyme Einsendungen erlauben
• Mehrere Einsendungen pro Person

⚠️ Wichtig: Bei Quiz-Modus müssen später die korrekten Antworten definiert werden!

Aktion:

• Fülle alle Pflichtfelder aus
• Wähle optional erweiterte Einstellungen
• Klicke auf “Weiter”

Schritt 3: Fragen hinzufügen#

Schritt 3/3: Fragen hinzufügen

Neue Frage hinzufügen:

• Fragetyp auswählen (Text, E-Mail, Skala, etc.)
• Fragetext eingeben

Aktuelle Fragen:

1. Wie heisst du? [Text]
2. E-Mail-Adresse [Email]
3. Zufriedenheit (1-10) [Skala]

Klicke auf [Speichern und beenden]

Fragen auswählen:

1. Filtern nach Kategorie oder Suchbegriff
2. Ankreuzen der gewünschten Fragen
3. Hinzufügen mit Button “Ausgewählte Fragen hinzufügen”
4. Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
5. Speichern mit Button “Speichern und beenden”

💡 Tipp: Du kannst jederzeit später weitere Fragen hinzufügen oder entfernen.

🔧 Fragen bearbeiten und anordnen#

Nach dem Erstellen der Vorlage kannst du Fragen weiter anpassen.

Fragen-Liste verwalten#

In der Vorlagen-Detailansicht siehst du alle Fragen in einer übersichtlichen Tabelle:

Aktionen:

• ⚙️ Optionen bearbeiten: Konfiguriere fragenspezifische Einstellungen
• ✏️ Bearbeiten: Ändere Fragetext, Hilfetext und Pflichtfeld-Status
• 🗑️ Entfernen: Lösche die Frage aus der Vorlage
• ↕️ Drag & Drop: Ziehe Fragen um die Reihenfolge zu ändern

Frage bearbeiten#

Klicke auf das Bearbeiten-Icon (✏️) um eine Frage anzupassen:

Frage bearbeiten - Formular:

Einstellungen:

• Fragetext: Ändere den Fragetext
• Hilfetext: Zusätzliche Erklärung unter der Frage
• Pflichtfeld: Muss ausgefüllt werden ✅ oder optional ❌
• Nur für Admin sichtbar: Verstecke Frage vor normalen Benutzern
• Spaltenbreite: Layout-Option (siehe unten)

Fragenspezifische Optionen#

Manche Fragetypen haben zusätzliche Konfigurationsoptionen. Klicke auf Optionen bearbeiten (⚙️):

Bewertungsskala-Optionen#

Bewertungsskala konfigurieren:

Display-Modi für Bewertungsskalen:

1. Slider (Standard): Schieberegler von Min bis Max
2. Zahlenfeld: Direkteingabe einer Zahl
3. Buttons (Zahlen): Anklickbare Zahlen-Buttons (1 2 3 4 5)
4. Buttons (Sterne): Anklickbare Sterne-Buttons (⭐⭐⭐⭐⭐)

💡 Tipp: Sterne-Buttons eignen sich für Bewertungen (1-5), Zahlen-Buttons für NPS-Skalen (0-10).

Auswahl-Optionen#

Auswahloptionen konfigurieren:

📐 Layout-Optionen#

Gestalte dein Formular übersichtlich mit verschiedenen Spaltenbreiten.

Spaltenbreiten#

Verwendung:

• Volle Breite: Lange Texteingaben, Textarea, Matrix-Fragen
• Halbe Breite: Vorname/Nachname, Stadt/PLZ, Datum/Uhrzeit
• Drittel Breite: PLZ/Ort/Land, Bewertungen nebeneinander

💡 Tipp: Gruppiere zusammengehörige Fragen optisch durch gleiche Spaltenbreite.

🔀 Bedingte Fragen#

Zeige Fragen nur an, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Bedingte Anzeige konfigurieren#

Bedingte Anzeige aktivieren:

1. Aktiviere “Diese Frage nur anzeigen wenn”
2. Wähle die Bedingung:
   • Frage auswählen: Die Frage, deren Antwort geprüft wird
   • Operator: Vergleichsoperator (=, ≠, enthält, >, <)
   • Wert: Der erwartete Wert

Beispiel: Die Frage “Welche Software?” wird NUR angezeigt, wenn “Nutzt du Software?” = “Ja”

Operatoren:

• = (ist gleich): Für Single Choice, Ja/Nein
• ≠ (ist ungleich): Für negierte Bedingungen
• enthält: Für Multiple Choice, Text-Eingaben
• > / <: Für Zahlen, Skalen, Daten

Anwendungsbeispiele:

1. Rückfragen bei bestimmten Antworten:

   • “Warum nicht?” → nur wenn “Zufrieden?” = “Nein”

2. Detaillierte Informationen:

   • “Welches Modell?” → nur wenn “Besitzt du ein Auto?” = “Ja”

3. Segmentierung:

   • “Mitarbeiterfragen” → nur wenn “Rolle” = “Mitarbeiter”

⚠️ Wichtig: Bedingte Fragen dürfen keine zirkulären Abhängigkeiten haben!

🎓 Quiz-Einstellungen#

Bei Quiz-Vorlagen sind zusätzliche Einstellungen erforderlich.

Korrekte Antworten definieren#

Für jede Frage im Quiz musst du die korrekte Antwort festlegen:

Beispiel - Single Choice Frage:

Frage: “Was ist die Hauptstadt der Schweiz?”

• ○ Zürich
• ● Bern ← Korrekte Antwort
• ○ Genf
• ○ Basel

Punkte: 10

Pro Fragetyp:

• Single Choice: Markiere die richtige Option
• Multiple Choice: Markiere alle richtigen Optionen
• Ja/Nein: Wähle “Ja” oder “Nein”
• Text/Zahl: Gib die exakte korrekte Antwort ein
• Skala: Definiere den korrekten Wert

Punktevergabe:

• Standard: 10 Punkte pro Frage
• Anpassbar: 5-100 Punkte
• Gewichtung: Wichtige Fragen erhalten mehr Punkte

Quiz-Parameter#

Quiz-Einstellungen:

Unterschied Test vs. Training:

📋 Checklisten-Einstellungen#

Checklisten sind spezialisierte Formulare für Audits und Kontrollen.

Erfüllungsgrad konfigurieren#

Checklisten-Optionen:

Gewichtung pro Frage:

• Standard: Alle Fragen gleich wichtig (1x)
• Kritisch: Wichtige Punkte (2x oder 3x)
• Optional: Nice-to-have (0.5x)

💡 Tipp: Gewichte kritische Sicherheitspunkte höher als organisatorische Punkte.

✅ Best Practices#

✅ Empfehlung 1: Logische Struktur#

Gruppiere Fragen thematisch:

1. Persönliche Daten (Name, E-Mail, Abteilung)
2. Hauptfragen (Thema des Formulars)
3. Feedback (Freitext, Verbesserungsvorschläge)

✅ Empfehlung 2: Klare Formulierung#

• Kurz und präzise: Max. 10-15 Wörter pro Frage
• Eindeutig: Keine Doppel-Fragen (“Bist du zufrieden und motiviert?”)
• Neutralität: Keine suggestiven Formulierungen

✅ Empfehlung 3: Hilfreiche Hilfetexte#

Nutze Hilfetexte für:

• Erklärungen komplexer Begriffe
• Beispiele für Antworten
• Hinweise auf Datenverwendung

✅ Empfehlung 4: Responsive Layout#

• Desktop: Nutze halbe/drittel Breite für Übersichtlichkeit
• Mobile: Volle Breite für bessere Lesbarkeit
• Test: Probiere die Vorlage auf verschiedenen Geräten aus

✅ Empfehlung 5: Pflichtfelder sparsam einsetzen#

• Nur essenzielle Felder als Pflicht markieren
• Optionale Fragen erhöhen Abschlussrate
• Mindestens 70% optional für gute UX

❌ Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler 1: Zu viele Fragen#

Problem: Formulare mit >30 Fragen haben hohe Abbruchrate.

Lösung:

• Teile lange Formulare in mehrere Vorlagen auf
• Nutze bedingte Fragen um Irrelevantes auszublenden
• Frage nur das Nötigste

❌ Fehler 2: Fehlende Beschreibung#

Problem: Benutzer wissen nicht, wofür das Formular ist.

Lösung:

• Schreibe eine klare Beschreibung im Formular-Header
• Erkläre Zweck und geschätzte Ausfüllzeit
• Gib Ansprechpartner an

❌ Fehler 3: Inkonsistente Skalierung#

Problem: Einmal 1-5, dann 0-10, dann 1-10 verwirrt.

Lösung:

• Einheitliche Skalen im gesamten Formular
• Standard: 1-5 für Zufriedenheit, 0-10 für NPS
• Erkläre Skalenbedeutung (1=schlecht, 5=gut)

❌ Fehler 4: Fehlende Test-Ausfüllung#

Problem: Fehler fallen erst beim Live-Einsatz auf.

Lösung:

• Teste Vorlage selbst ausfüllen
• Lass Kollegen Probe-Ausfüllung machen
• Prüfe Layout auf Mobile-Geräten

📊 Auswertungs-View#

Für jede Vorlage steht eine interaktive Auswertungs-Tabelle zur Verfügung.

Auswertung öffnen#

In der Vorlagen-Detailansicht findest du:

• Titel: z.B. “Mitarbeiterzufriedenheit 2025”
• Statistik: Anzahl der ausgefüllten Formulare
• Buttons: [📈 Auswertung anzeigen] und [📥 Excel-Export]

Klicke auf “Auswertung anzeigen” um die Tabelle zu öffnen.

Auswertungs-Tabelle#

Die Tabelle zeigt alle ausgefüllten Formulare mit Antworten in Spalten:

Funktionen:

• 🔍 Suche: Filtere nach Namen, E-Mail oder Antworten
• 📊 Sortierung: Klicke auf Spalten-Header zum Sortieren
• 📄 Paginierung: Blättere durch viele Einträge
• 📥 Export: Exportiere als Excel für weitere Analyse

💡 Tipp: Die Tabelle ist interaktiv und aktualisiert sich automatisch bei neuen Einsendungen.

Excel-Export#

Klicke auf “Excel-Export” um die Auswertungsdaten herunterzuladen:

Excel-Datei enthält:

• Header-Zeile mit Fragentexten
• Pro Formular eine Zeile
• Datum, Benutzer, Status
• Alle Antworten in separaten Spalten
• Formatierung (Header fett, Farben)

Verwendung:

• Weiterverarbeitung in Excel/LibreOffice
• Statistik-Auswertung mit Pivot-Tabellen
• Charts und Grafiken erstellen
• Archivierung der Ergebnisse

🔍 Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich Fragen nachträglich ändern?#

Ja, du kannst jederzeit:

• Fragen hinzufügen oder entfernen
• Fragetext anpassen
• Reihenfolge ändern

⚠️ Beachte: Bereits ausgefüllte Formulare behalten die alte Version der Fragen.

Wie viele Fragen kann eine Vorlage haben?#

Technisch: Unbegrenzt

Empfohlen:

• Formulare: 10-20 Fragen
• Quizze: 10-30 Fragen
• Checklisten: 20-50 Punkte

💡 Tipp: Teste die Ausfüllzeit. >15 Minuten führt oft zu Abbrüchen.

Kann ich Vorlagen kopieren?#

Ja, über die Vorlagen-Liste:

1. Wähle Vorlage aus
2. Klicke auf “Duplizieren”-Icon
3. Benenne Kopie um
4. Passe an nach Bedarf

💡 Tipp: Erstelle eine “Master-Vorlage” und kopiere sie für ähnliche Formulare.

Wie teile ich eine Vorlage?#

Öffentliche Formulare:

1. Aktiviere “Öffentliches Formular” in den Einstellungen
2. Kopiere den Formular-Link
3. Teile Link per E-Mail oder im Intranet

Ordner-basiert:

• Berechtigungen werden vom Ordner geerbt
• Admins und Team haben automatisch Zugriff

Kann ich Fragen aus anderen Vorlagen wiederverwenden?#

Ja, du kannst Vorlagen duplizieren:

• Öffne die Vorlage und klicke auf Duplizieren
• Alle Fragen werden in die neue Vorlage kopiert
• Änderungen in einer Vorlage betreffen NICHT andere Vorlagen

📚 Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Vorlagen mit dem 3-Schritt-Wizard erstellen
• ✅ Fragen hinzufügen und anordnen
• ✅ Layout-Optionen nutzen (volle/halbe/drittel Breite)
• ✅ Bedingte Fragen für dynamische Formulare
• ✅ Quiz- und Checklisten-Einstellungen konfigurieren
• ✅ Auswertungs-View und Excel-Export verwenden
• ✅ Best Practices für professionelle Formulare

🚀 Nächste Schritte#

• Benutzer einladen: Lade gezielt Benutzer zum Ausfüllen ein und setze Fristen
• Formulare ausfüllen: Lerne, wie du Formulare ausfüllst und einreichst
• Quiz-Modus: Erfahre mehr über Quiz-Einstellungen und Auswertung
• Alle Fragetypen: Detaillierte Übersicht aller 14 Fragetypen

Viel Erfolg beim Erstellen professioneller Formulare! 🎉