Berechtigungskonzept

In diesem Kapitel lernst du, wie das Berechtigungssystem im Glossar-Modul funktioniert und wie du Zugriffsrechte für Benutzer konfigurierst.

Überblick

Das Glossar-Modul verwendet das ELIZA-Berechtigungssystem mit vordefinierten Systemgruppen. Im Vergleich zu anderen Modulen ist das Glossar sehr einfach strukturiert, da es keine team-basierten oder hierarchischen Berechtigungen gibt.

Berechtigungsebenen

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. System-Berechtigungen (Basis-Ebene)             │
│     ↓                                               │
│  2. Systemgruppen (ELIZA-Rollen)                    │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Wichtig: Das Glossar verwendet keine Spaces oder Orgunits. Alle berechtigten Benutzer sehen das gesamte Glossar.

System-Berechtigungen (Basis-Ebene)

Standard Glossar-Permissions

Jedes Model im Glossar hat vier Basis-Permissions:

PermissionCodeBeschreibung
Ansehenglossar.view_glossareintraegeGlossar-Einträge anzeigen und lesen
Hinzufügenglossar.add_glossareintraegeNeue Glossar-Einträge erstellen
Ändernglossar.change_glossareintraegeBestehende Einträge bearbeiten
Löschenglossar.delete_glossareintraegeGlossar-Einträge löschen

Systemgruppen

ELIZA verwendet vordefinierte Systemgruppen, die Permissions bündeln.

Glossar-Systemgruppen

1. Glossar Users (glossar_users)

Nur Lese-Zugriff auf alle Glossar-Einträge

Permissions:

  • glossar.view_glossareintraege

Anwendungsfälle:

  • Alle Mitarbeiter im Unternehmen
  • Standard-Benutzer, die das Glossar als Nachschlagewerk nutzen
  • Temporäre Zugänge

Was du damit tun kannst:

  • ✅ Alle Glossar-Einträge lesen
  • ✅ Glossar durchsuchen (DataTables-Suche)
  • ✅ Spalten ein-/ausblenden
  • ✅ Einträge als Favoriten markieren
  • ❌ Keine Bearbeitungs-Rechte
  • ❌ Keine Erstellungs-Rechte
  • ❌ Keine Lösch-Rechte
  • ❌ Kein Import/Export-Zugriff
  • ❌ Keine Einstellungen

Empfehlung: Die meisten Mitarbeiter sollten diese Gruppe haben.

2. Glossar Admin (glossar_admin)

Vollzugriff auf das Glossar-Modul

Permissions:

  • glossar.view_glossareintraege
  • glossar.add_glossareintraege
  • glossar.change_glossareintraege
  • glossar.delete_glossareintraege

Anwendungsfälle:

  • Glossar-Verantwortliche
  • Qualitätsbeauftragte
  • Dokumentationsverantwortliche

Was du damit tun kannst:

  • ✅ Alle Glossar-Einträge sehen
  • ✅ Neue Einträge erstellen
  • ✅ Bestehende Einträge bearbeiten
  • ✅ Einträge löschen
  • ✅ Excel-Import und -Export durchführen
  • ✅ Glossar-Einstellungen aufrufen
  • ✅ Glossar-Synchronisation mit Prozessen/DMS (falls Superuser)

Empfehlung: Nur 1-3 Personen sollten Admin-Rechte haben.

Systemgruppen zuweisen

Schritt-für-Schritt:

  1. Navigiere zu Core → Benutzerverwaltung
  2. Wähle den Benutzer aus
  3. Scrolle zu Gruppen
  4. Wähle die gewünschte Glossar-Systemgruppe:
    • glossar_users für Standard-Benutzer (Lesezugriff)
    • glossar_admin für Administratoren (Vollzugriff)
  5. Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Die meisten Mitarbeiter sollten glossar_users Rechte haben, damit sie das Glossar als Nachschlagewerk nutzen können.

Besonderheiten des Glossar-Moduls

Keine Space-Trennung

Im Glossar gibt es keine Spaces.

Das bedeutet:

  • ✅ Alle berechtigten Benutzer sehen das gesamte Glossar
  • ✅ Kein Aufwand für Space-Verwaltung
  • ✅ Einheitliche Terminologie im ganzen Unternehmen
  • ⚠️ Keine Möglichkeit, Einträge für bestimmte Teams zu verstecken

Grund: Das Glossar soll ein unternehmensweites Nachschlagewerk sein, das allen zur Verfügung steht.

Keine Orgunit-Trennung

Im Glossar gibt es keine Orgunit-basierten Berechtigungen.

Das bedeutet:

  • ✅ Einfache Verwaltung
  • ✅ Keine hierarchischen Berechtigungen
  • ⚠️ Keine abteilungsspezifischen Einträge möglich

Kein Eigentümer-Konzept

Im Glossar gibt es keine Eigentümer-Rechte.

Das bedeutet:

  • ✅ Jeder mit glossar_admin Rechten kann alle Einträge bearbeiten
  • ✅ Kollaboratives Arbeiten am Glossar
  • ⚠️ Keine individuellen Zugriffsbeschränkungen auf einzelne Einträge

Best Practice: Nutze die Audit-Log-Funktion, um nachzuvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Berechtigungs-Kombinationen

Häufige Szenarien

Szenario 1: Glossar-Verantwortlicher

Anforderung: Eine Person soll das Glossar pflegen und verwalten

Lösung:

  • Systemgruppe: glossar_admin

Ergebnis:

  • ✅ Vollzugriff auf alle Glossar-Funktionen
  • ✅ Kann Import/Export durchführen
  • ✅ Kann Einstellungen aufrufen
  • ✅ Kann Einträge löschen

Szenario 2: Alle Mitarbeiter mit Lesezugriff

Anforderung: Alle Mitarbeiter sollen das Glossar als Nachschlagewerk nutzen können

Lösung:

  • Systemgruppe: glossar_users für alle Mitarbeiter

Ergebnis:

  • ✅ Können alle Einträge lesen und suchen
  • ❌ Können nichts ändern
  • ✅ Einfache Verwaltung (eine Gruppe für alle)

Szenario 3: Kein Zugriff

Anforderung: Bestimmte Benutzer sollen keinen Zugriff auf das Glossar haben

Lösung:

  • Keine Glossar-Systemgruppe zuweisen

Ergebnis:

  • ❌ Kein Zugriff auf Glossar-Modul
  • ❌ Glossar erscheint nicht in der Navigation

Import/Export-Berechtigungen

Excel-Import

Berechtigung erforderlich: glossar.add_glossareintraege (Systemgruppe: glossar_admin)

Warum Admin-Rechte?

  • Import kann bestehende Einträge überschreiben
  • Import kann das gesamte Glossar verändern
  • Fehlerhafte Importe können Schaden anrichten

Best Practice: Nur Glossar-Administratoren sollten Import-Rechte haben.

Excel-Export

Berechtigung erforderlich: Keine spezielle Berechtigung

Wer kann exportieren?

  • ✅ Alle Benutzer mit Zugriff auf Einstellungen (Admins)

Format: Alle Admins können das Glossar als Excel-Datei exportieren.

Einstellungen-Zugriff

Berechtigung erforderlich: glossar.delete_glossareintraege (Systemgruppe: glossar_admin)

Was sind Glossar-Einstellungen?

  • Zugang zu Excel-Import
  • Zugang zu Excel-Export

Nur für Administratoren: Einstellungen können das Verhalten des gesamten Glossars beeinflussen.

Berechtigungen prüfen

Als Benutzer

Deine eigenen Berechtigungen prüfen:

  1. Klicke auf Dein Profil (oben rechts)
  2. Wähle Mein Profil
  3. Scrolle zu Gruppen und Berechtigungen
  4. Prüfe, welche Glossar-Systemgruppe du hast:
    • glossar_admin → Vollzugriff
    • glossar_users → Nur Lesen
    • Keine Glossar-Gruppe → Kein Zugriff

Schnell-Test im Glossar:

  • Siehst du den Button "+ Glossareintrag"? → Du bist glossar_admin
  • Siehst du nur die Liste ohne Buttons? → Du bist glossar_users
  • Siehst du das Glossar-Modul gar nicht? → Keine Berechtigung

Als Administrator

Berechtigungen anderer Benutzer prüfen:

  1. Navigiere zu Core → Benutzerverwaltung
  2. Wähle den Benutzer
  3. Prüfe, welche Glossar-Systemgruppe zugewiesen ist

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Benutzer sieht keine Glossar-Einträge

Mögliche Ursachen:

  1. Keine View-Permission

    • Lösung: Systemgruppe glossar_users oder glossar_admin zuweisen

  2. Glossar ist leer

    • Lösung: Prüfe, ob Einträge vorhanden sind (als Admin einloggen)

  3. Modul nicht in Navigation

    • Lösung: Keine Glossar-Gruppe zugewiesen → Gruppe zuweisen

Problem: Benutzer kann keine Einträge erstellen

Ursache: Nur glossar_admin kann Einträge erstellen

Lösung: Systemgruppe auf glossar_admin upgraden (falls berechtigt)

Problem: Benutzer kann keine Einträge löschen

Das ist oft gewollt!

Erklärung: Nur glossar_admin kann Einträge löschen. glossar_users hat absichtlich keine Lösch-Rechte.

Lösung: Falls Lösch-Rechte wirklich benötigt werden, auf glossar_admin upgraden.

Problem: Import-Funktion fehlt

Ursache: Nur glossar_admin kann Import/Export nutzen

Lösung: Benutzer zur Systemgruppe glossar_admin hinzufügen

Problem: Einstellungen nicht sichtbar

Ursache: Nur glossar_admin hat Zugriff auf Einstellungen

Lösung: Prüfe, ob Benutzer in Gruppe glossar_admin ist

Best Practices

✅ Empfehlungen

  1. Users für alle: Gib allen Mitarbeitern glossar_users Rechte
  2. Wenige Admins: Nur 1-3 Personen sollten glossar_admin sein
  3. Regelmäßige Reviews: Prüfe einmal jährlich alle Glossar-Berechtigungen
  4. Dokumentation: Halte fest, wer Glossar-Admin ist
  5. Einarbeitung: Zeige neuen Admins die Import/Export-Funktion
  6. Audit-Log nutzen: Überwache Änderungen über das Audit-Log

❌ Häufige Fehler

  1. Zu restriktiv: Nicht alle Mitarbeiter haben Lesezugriff
  2. Zu viele Admins: Zu viele Personen mit Lösch-Rechten und Import-Zugriff
  3. Keine Admins: Niemand kann das Glossar verwalten
  4. Vergessene Accounts: Alte Mitarbeiter haben noch Admin-Rechte

Zusammenfassung

Berechtigungsmodell

  1. System-Berechtigungen: Ansehen, Hinzufügen, Ändern, Löschen
  2. Zwei Systemgruppen: glossar_users (Read-Only), glossar_admin (Full Access)
  3. Keine weiteren Ebenen: Kein Space, Orgunit oder Eigentümer

Wichtige Punkte

  • 📖 Unternehmensweites Glossar: Alle sehen alles (mit Berechtigung)
  • 👥 Einfache Verwaltung: Nur Systemgruppen, keine komplexen Filter
  • 🔐 Minimale Rechte: Gib jedem nur die Rechte, die er braucht
  • 👑 Wenige Admins: Nur 1-3 Personen sollten Vollzugriff haben
  • 📋 Audit-Log: Nutze das Audit-Log, um Änderungen nachzuvollziehen

Empfohlene Konfiguration

Für die meisten Unternehmen:

  • Alle Mitarbeiter: glossar_users (Lesezugriff)
  • Glossar-Verantwortliche (1-3 Personen): glossar_admin (Vollzugriff)

Vergleich mit anderen Modulen

Glossar vs. DMS

FeatureGlossarDMS
Spaces❌ Nein✅ Ja
Orgunits❌ Nein✅ Ja
Eigentümer❌ Nein✅ Ja
Geschützte Ordner❌ Nein✅ Ja
Systemgruppen✅ Ja (2)✅ Ja

Ergebnis: Glossar ist viel einfacher in der Berechtigungsverwaltung.

Glossar vs. CRM

FeatureGlossarCRM
Spaces❌ Nein✅ Ja
Orgunits❌ Nein✅ Ja
Eigentümer❌ Nein❌ Nein
Systemgruppen✅ Ja (2)✅ Ja

Ergebnis: Beide Module sind ähnlich einfach, aber CRM nutzt Spaces für regionale Trennung.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer kann Glossar-Berechtigungen verwalten?

Nur Benutzer mit Superuser-Rechten oder der Permission auth.change_user können Berechtigungen vergeben.

Kann ich Einträge vor bestimmten Benutzern verstecken?

Nein, das Glossar-Modul unterstützt keine selektiven Berechtigungen auf Eintrags-Ebene. Entweder ein Benutzer sieht alle Einträge oder keine.

Warum haben nur Admins Import-Rechte?

Der Import kann das gesamte Glossar überschreiben. Daher ist diese Funktion auf Administratoren beschränkt.

Kann ich eigene Glossar-Gruppen erstellen?

Ja, aber es wird empfohlen, die vordefinierten Systemgruppen zu verwenden. Eigene Gruppen sollten über die ELIZA-Administrator-Oberfläche erstellt werden.

Was passiert, wenn ein Benutzer mehrere Glossar-Gruppen hat?

Die Permissions werden kombiniert (additive Permissions). Ein Benutzer mit glossar_users UND glossar_admin hat alle Rechte von glossar_admin.

Wie erhalte ich mehr Rechte im Glossar?

Kontaktiere deinen ELIZA-Administrator und begründe, warum du erweiterte Rechte benötigst (z.B. Verantwortung für Terminologie-Pflege).

Gibt es eine Möglichkeit, Einträge zu schützen?

Nein, das Glossar unterstützt keine geschützten Einträge. Verwende das Audit-Log, um Änderungen nachzuvollziehen.

Warum gibt es keine mittlere Berechtigungsstufe (Edit ohne Delete)?

Das Glossar ist bewusst einfach gehalten. Entweder voller Admin-Zugriff oder nur Lesezugriff. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich.

Bei Fragen zum Berechtigungskonzept wende dich an deinen ELIZA-Administrator!

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