Berechtigungskonzept#

In diesem Kapitel lernst du, wie das Berechtigungssystem im Glossar-Modul funktioniert und wie du Zugriffsrechte für Benutzer konfigurierst.

Überblick#

Das Glossar-Modul verwendet das ELIZA-Berechtigungssystem mit vordefinierten Systemgruppen. Im Vergleich zu anderen Modulen ist das Glossar sehr einfach strukturiert, da es keine team-basierten oder hierarchischen Berechtigungen gibt.

Berechtigungsebenen#

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. System-Berechtigungen (Basis-Ebene)             │
│     ↓                                               │
│  2. Systemgruppen (ELIZA-Rollen)                    │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Wichtig: Das Glossar verwendet keine Spaces oder Orgunits. Alle berechtigten Benutzer sehen das gesamte Glossar.

System-Berechtigungen (Basis-Ebene)#

Standard Glossar-Permissions#

Jedes Model im Glossar hat vier Basis-Permissions:

Systemgruppen#

ELIZA verwendet vordefinierte Systemgruppen, die Permissions bündeln.

Glossar-Systemgruppen#

1. Glossar Users (glossar_users)#

Nur Lese-Zugriff auf alle Glossar-Einträge

Permissions:

• glossar.view_glossareintraege

Anwendungsfälle:

• Alle Mitarbeiter im Unternehmen
• Standard-Benutzer, die das Glossar als Nachschlagewerk nutzen
• Temporäre Zugänge

Was du damit tun kannst:

• ✅ Alle Glossar-Einträge lesen
• ✅ Glossar durchsuchen (DataTables-Suche)
• ✅ Spalten ein-/ausblenden
• ✅ Einträge als Favoriten markieren
• ❌ Keine Bearbeitungs-Rechte
• ❌ Keine Erstellungs-Rechte
• ❌ Keine Lösch-Rechte
• ❌ Kein Import/Export-Zugriff
• ❌ Keine Einstellungen

Empfehlung: Die meisten Mitarbeiter sollten diese Gruppe haben.

2. Glossar Admin (glossar_admin)#

Vollzugriff auf das Glossar-Modul

Permissions:

• glossar.view_glossareintraege
• glossar.add_glossareintraege
• glossar.change_glossareintraege
• glossar.delete_glossareintraege

Anwendungsfälle:

• Glossar-Verantwortliche
• Qualitätsbeauftragte
• Dokumentationsverantwortliche

Was du damit tun kannst:

• ✅ Alle Glossar-Einträge sehen
• ✅ Neue Einträge erstellen
• ✅ Bestehende Einträge bearbeiten
• ✅ Einträge löschen
• ✅ Excel-Import und -Export durchführen
• ✅ Glossar-Einstellungen aufrufen
• ✅ Glossar-Synchronisation mit Prozessen/DMS (falls Superuser)

Empfehlung: Nur 1-3 Personen sollten Admin-Rechte haben.

Systemgruppen zuweisen#

Schritt-für-Schritt:

1. Navigiere zu Core → Benutzerverwaltung
2. Wähle den Benutzer aus
3. Scrolle zu Gruppen
4. Wähle die gewünschte Glossar-Systemgruppe:
   • glossar_users für Standard-Benutzer (Lesezugriff)
   • glossar_admin für Administratoren (Vollzugriff)
5. Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Die meisten Mitarbeiter sollten glossar_users Rechte haben, damit sie das Glossar als Nachschlagewerk nutzen können.

Besonderheiten des Glossar-Moduls#

Keine Space-Trennung#

Im Glossar gibt es keine Spaces.

Das bedeutet:

• ✅ Alle berechtigten Benutzer sehen das gesamte Glossar
• ✅ Kein Aufwand für Space-Verwaltung
• ✅ Einheitliche Terminologie im ganzen Unternehmen
• ⚠️ Keine Möglichkeit, Einträge für bestimmte Teams zu verstecken

Grund: Das Glossar soll ein unternehmensweites Nachschlagewerk sein, das allen zur Verfügung steht.

Keine Orgunit-Trennung#

Im Glossar gibt es keine Orgunit-basierten Berechtigungen.

Das bedeutet:

• ✅ Einfache Verwaltung
• ✅ Keine hierarchischen Berechtigungen
• ⚠️ Keine abteilungsspezifischen Einträge möglich

Kein Eigentümer-Konzept#

Im Glossar gibt es keine Eigentümer-Rechte.

Das bedeutet:

• ✅ Jeder mit glossar_admin Rechten kann alle Einträge bearbeiten
• ✅ Kollaboratives Arbeiten am Glossar
• ⚠️ Keine individuellen Zugriffsbeschränkungen auf einzelne Einträge

Best Practice: Nutze die Audit-Log-Funktion, um nachzuvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Berechtigungs-Kombinationen#

Häufige Szenarien#

Szenario 1: Glossar-Verantwortlicher#

Anforderung: Eine Person soll das Glossar pflegen und verwalten

Lösung:

• Systemgruppe: glossar_admin

Ergebnis:

• ✅ Vollzugriff auf alle Glossar-Funktionen
• ✅ Kann Import/Export durchführen
• ✅ Kann Einstellungen aufrufen
• ✅ Kann Einträge löschen

Szenario 2: Alle Mitarbeiter mit Lesezugriff#

Anforderung: Alle Mitarbeiter sollen das Glossar als Nachschlagewerk nutzen können

Lösung:

• Systemgruppe: glossar_users für alle Mitarbeiter

Ergebnis:

• ✅ Können alle Einträge lesen und suchen
• ❌ Können nichts ändern
• ✅ Einfache Verwaltung (eine Gruppe für alle)

Szenario 3: Kein Zugriff#

Anforderung: Bestimmte Benutzer sollen keinen Zugriff auf das Glossar haben

Lösung:

• Keine Glossar-Systemgruppe zuweisen

Ergebnis:

• ❌ Kein Zugriff auf Glossar-Modul
• ❌ Glossar erscheint nicht in der Navigation

Import/Export-Berechtigungen#

Excel-Import#

Berechtigung erforderlich: glossar.add_glossareintraege (Systemgruppe: glossar_admin)

Warum Admin-Rechte?

• Import kann bestehende Einträge überschreiben
• Import kann das gesamte Glossar verändern
• Fehlerhafte Importe können Schaden anrichten

Best Practice: Nur Glossar-Administratoren sollten Import-Rechte haben.

Excel-Export#

Berechtigung erforderlich: Keine spezielle Berechtigung

Wer kann exportieren?

• ✅ Alle Benutzer mit Zugriff auf Einstellungen (Admins)

Format: Alle Admins können das Glossar als Excel-Datei exportieren.

Einstellungen-Zugriff#

Berechtigung erforderlich: glossar.delete_glossareintraege (Systemgruppe: glossar_admin)

Was sind Glossar-Einstellungen?

• Zugang zu Excel-Import
• Zugang zu Excel-Export

Nur für Administratoren: Einstellungen können das Verhalten des gesamten Glossars beeinflussen.

Berechtigungen prüfen#

Als Benutzer#

Deine eigenen Berechtigungen prüfen:

1. Klicke auf Dein Profil (oben rechts)
2. Wähle Mein Profil
3. Scrolle zu Gruppen und Berechtigungen
4. Prüfe, welche Glossar-Systemgruppe du hast:
   • glossar_admin → Vollzugriff
   • glossar_users → Nur Lesen
   • Keine Glossar-Gruppe → Kein Zugriff

Schnell-Test im Glossar:

• Siehst du den Button "+ Glossareintrag"? → Du bist glossar_admin
• Siehst du nur die Liste ohne Buttons? → Du bist glossar_users
• Siehst du das Glossar-Modul gar nicht? → Keine Berechtigung

Als Administrator#

Berechtigungen anderer Benutzer prüfen:

1. Navigiere zu Core → Benutzerverwaltung
2. Wähle den Benutzer
3. Prüfe, welche Glossar-Systemgruppe zugewiesen ist

Häufige Probleme und Lösungen#

Problem: Benutzer sieht keine Glossar-Einträge#

Mögliche Ursachen:

1. Keine View-Permission

   • Lösung: Systemgruppe glossar_users oder glossar_admin zuweisen

2. Glossar ist leer

   • Lösung: Prüfe, ob Einträge vorhanden sind (als Admin einloggen)

3. Modul nicht in Navigation

   • Lösung: Keine Glossar-Gruppe zugewiesen → Gruppe zuweisen

Problem: Benutzer kann keine Einträge erstellen#

Ursache: Nur glossar_admin kann Einträge erstellen

Lösung: Systemgruppe auf glossar_admin upgraden (falls berechtigt)

Problem: Benutzer kann keine Einträge löschen#

Das ist oft gewollt!

Erklärung: Nur glossar_admin kann Einträge löschen. glossar_users hat absichtlich keine Lösch-Rechte.

Lösung: Falls Lösch-Rechte wirklich benötigt werden, auf glossar_admin upgraden.

Problem: Import-Funktion fehlt#

Ursache: Nur glossar_admin kann Import/Export nutzen

Lösung: Benutzer zur Systemgruppe glossar_admin hinzufügen

Problem: Einstellungen nicht sichtbar#

Ursache: Nur glossar_admin hat Zugriff auf Einstellungen

Lösung: Prüfe, ob Benutzer in Gruppe glossar_admin ist

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Users für alle: Gib allen Mitarbeitern glossar_users Rechte
2. Wenige Admins: Nur 1-3 Personen sollten glossar_admin sein
3. Regelmäßige Reviews: Prüfe einmal jährlich alle Glossar-Berechtigungen
4. Dokumentation: Halte fest, wer Glossar-Admin ist
5. Einarbeitung: Zeige neuen Admins die Import/Export-Funktion
6. Audit-Log nutzen: Überwache Änderungen über das Audit-Log

❌ Häufige Fehler#

1. Zu restriktiv: Nicht alle Mitarbeiter haben Lesezugriff
2. Zu viele Admins: Zu viele Personen mit Lösch-Rechten und Import-Zugriff
3. Keine Admins: Niemand kann das Glossar verwalten
4. Vergessene Accounts: Alte Mitarbeiter haben noch Admin-Rechte

Zusammenfassung#

Berechtigungsmodell#

1. System-Berechtigungen: Ansehen, Hinzufügen, Ändern, Löschen
2. Zwei Systemgruppen: glossar_users (Read-Only), glossar_admin (Full Access)
3. Keine weiteren Ebenen: Kein Space, Orgunit oder Eigentümer

Wichtige Punkte#

• 📖 Unternehmensweites Glossar: Alle sehen alles (mit Berechtigung)
• 👥 Einfache Verwaltung: Nur Systemgruppen, keine komplexen Filter
• 🔐 Minimale Rechte: Gib jedem nur die Rechte, die er braucht
• 👑 Wenige Admins: Nur 1-3 Personen sollten Vollzugriff haben
• 📋 Audit-Log: Nutze das Audit-Log, um Änderungen nachzuvollziehen

Empfohlene Konfiguration#

Für die meisten Unternehmen:

• Alle Mitarbeiter: glossar_users (Lesezugriff)
• Glossar-Verantwortliche (1-3 Personen): glossar_admin (Vollzugriff)

Vergleich mit anderen Modulen#

Glossar vs. DMS#

Ergebnis: Glossar ist viel einfacher in der Berechtigungsverwaltung.

Glossar vs. CRM#

Ergebnis: Beide Module sind ähnlich einfach, aber CRM nutzt Spaces für regionale Trennung.

Häufige Fragen (FAQ)#

Wer kann Glossar-Berechtigungen verwalten?#

Nur Benutzer mit Superuser-Rechten oder der Permission auth.change_user können Berechtigungen vergeben.

Kann ich Einträge vor bestimmten Benutzern verstecken?#

Nein, das Glossar-Modul unterstützt keine selektiven Berechtigungen auf Eintrags-Ebene. Entweder ein Benutzer sieht alle Einträge oder keine.

Warum haben nur Admins Import-Rechte?#

Der Import kann das gesamte Glossar überschreiben. Daher ist diese Funktion auf Administratoren beschränkt.

Kann ich eigene Glossar-Gruppen erstellen?#

Ja, aber es wird empfohlen, die vordefinierten Systemgruppen zu verwenden. Eigene Gruppen sollten über die ELIZA-Administrator-Oberfläche erstellt werden.

Was passiert, wenn ein Benutzer mehrere Glossar-Gruppen hat?#

Die Permissions werden kombiniert (additive Permissions). Ein Benutzer mit glossar_users UND glossar_admin hat alle Rechte von glossar_admin.

Wie erhalte ich mehr Rechte im Glossar?#

Kontaktiere deinen ELIZA-Administrator und begründe, warum du erweiterte Rechte benötigst (z.B. Verantwortung für Terminologie-Pflege).

Gibt es eine Möglichkeit, Einträge zu schützen?#

Nein, das Glossar unterstützt keine geschützten Einträge. Verwende das Audit-Log, um Änderungen nachzuvollziehen.

Warum gibt es keine mittlere Berechtigungsstufe (Edit ohne Delete)?#

Das Glossar ist bewusst einfach gehalten. Entweder voller Admin-Zugriff oder nur Lesezugriff. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich.

Bei Fragen zum Berechtigungskonzept wende dich an deinen ELIZA-Administrator!