Import & Export#

Dieses Kapitel erklärt, wie du Glossareinträge per Excel importierst und exportierst.

Glossar exportieren#

Excel-Export erstellen#

So exportierst du das gesamte Glossar:

1. Gehe zu Glossar → Einstellungen (über die Navigation)
2. Klicke auf “Excel Export”
3. Die Datei glossar.xlsx wird automatisch heruntergeladen

Inhalt der Export-Datei#

Die Excel-Datei enthält folgende Spalten:

⚠️ Wichtig: Die UUID-Spalte darf nicht verändert werden! Sie dient der eindeutigen Identifikation beim Import.

Verwendungszwecke#

Der Export ist nützlich für:

• Backups: Sichere dein Glossar regelmässig
• Offline-Nutzung: Arbeite ohne Internet-Zugang
• Dokumentation: Füge das Glossar in Handbücher ein
• Massenbearbeitung: Bearbeite viele Einträge in Excel und importiere sie wieder

Glossar importieren#

Voraussetzungen#

Bevor du importierst:

1. Rechte prüfen: Du brauchst glossar_admin Rechte
2. Excel-Datei vorbereiten: Nutze die Export-Vorlage als Basis
3. Backup erstellen: Exportiere das aktuelle Glossar vor dem Import

Excel-Datei vorbereiten#

Pflicht-Spalten#

Diese Spalten müssen vorhanden sein:

• title (Pflicht, Text)
• description (Pflicht, Text)

Optionale Spalten#

Diese Spalten werden ebenfalls importiert (falls vorhanden):

• UUID (Nicht abändern!) oder uuid - Für Updates bestehender Einträge
• is_archived - Archivierungsstatus (True/False)
• is_trashed - Papierkorb-Status (True/False)

Wichtig: Technische Spalten wie created und modified werden beim Import ignoriert.

Beispiel-Datenstruktur#

| UUID (Nicht abändern!) | title                 | description                        |
|------------------------|-----------------------|------------------------------------|
|                        | Audit                 | Systematische Untersuchung...      |
|                        | ISO 9001              | Internationale Norm für QMS        |
| a1b2c3d4-...           | Prozess               | Reihe von Aktivitäten...           |

Hinweise:

• Leere UUID: Neuer Eintrag wird erstellt
• Vorhandene UUID: Bestehender Eintrag wird aktualisiert
• Ungültige UUID: Zeile wird übersprungen mit Fehlermeldung

Import durchführen#

Schritt-für-Schritt:

1. Gehe zu Glossar → Einstellungen
2. Klicke auf “Excel Import”
3. Klicke auf “Datei auswählen”
4. Wähle deine vorbereitete Excel-Datei (.xlsx)
5. Klicke auf “Hochladen”

Import-Ergebnis#

Nach dem Import siehst du eine Zusammenfassung:

✅ Import erfolgreich!

✓ Eintrag 'Audit' erstellt.
✓ Eintrag 'ISO 9001' erstellt.
✓ Eintrag 'Prozess' aktualisiert.
⚠️ Titel fehlt. (Zeile 5)
❌ Ungültige UUID 'xyz123'. (Zeile 8)

Import-Verhalten#

Neue Einträge (ohne UUID):

• Werden mit neuer UUID erstellt
• title und description werden aus Excel übernommen

Bestehende Einträge (mit UUID):

• Werden aktualisiert, falls UUID existiert
• title und description werden überschrieben

Fehlerhafte Zeilen:

• Werden übersprungen
• Fehlermeldung wird angezeigt
• Rest des Imports wird fortgesetzt

Massenbearbeitung#

Mehrere Einträge auf einmal ändern#

Für grössere Anpassungen:

1. Exportiere das Glossar
2. Bearbeite die Excel-Datei
3. Verwende Excel-Features (Suchen & Ersetzen, Formeln)
4. Importiere die bearbeitete Datei

⚠️ Wichtig: Behalte die UUID-Spalte bei, damit bestehende Einträge aktualisiert werden!

Beispiel: 50 Beschreibungen korrigieren#

1. Export: glossar.xlsx
2. In Excel öffnen
3. Beschreibungen in Spalte "description" bearbeiten
4. UUIDs NICHT ändern!
5. Speichern als: glossar_updated.xlsx
6. Import durchführen

Häufige Import-Fehler#

Problem: “Titel fehlt”#

Ursache: Leere Zelle in Spalte title

Lösung: Fülle alle Titel aus oder lösche die leere Zeile

Problem: “Ungültige UUID”#

Ursache: UUID-Format ist falsch oder wurde manuell geändert

Lösung:

• Entweder UUID-Spalte leer lassen (neuer Eintrag)
• Oder originale UUID aus Export verwenden

Problem: “Bitte laden Sie eine Excel-Datei hoch”#

Ursache: Falsches Dateiformat (z.B. .xls, .csv)

Lösung: Nutze das moderne .xlsx Format

Problem: Import-Log zeigt keine Fehler, aber Einträge fehlen#

Ursache: Zeilen ohne title werden stillschweigend übersprungen

Lösung: Prüfe, ob alle Zeilen einen Titel haben

Best Practices#

🔄 Regelmässige Backups#

Erstelle wöchentliche Exports als Backup:

glossar_backup_2025-01-20.xlsx
glossar_backup_2025-01-27.xlsx
glossar_backup_2025-02-03.xlsx

📋 Versionierung#

Nutze sprechende Dateinamen:

glossar_v1.0_initial.xlsx
glossar_v1.1_qm_begriffe_erweitert.xlsx
glossar_v2.0_nach_iso_audit.xlsx

🔍 Import-Log prüfen#

Nach jedem Import:

1. Lies das Import-Log vollständig
2. Prüfe, ob alle erwarteten Einträge erstellt/aktualisiert wurden
3. Kontrolliere stichprobenartig importierte Einträge in der Glossar-Liste

✅ Test-Import#

Für grosse Importe:

1. Teste zuerst mit 5-10 Einträgen
2. Prüfe das Ergebnis
3. Erst dann den vollständigen Import durchführen

Häufige Fragen#

Q: Kann ich mehrere Excel-Dateien gleichzeitig importieren? A: Nein, aber du kannst die Dateien in Excel zusammenführen und dann einen einzigen Import machen.

Q: Was passiert bei Duplikaten (gleiche UUID)? A: Der bestehende Eintrag wird mit den neuen Werten aus der Excel-Datei überschrieben.

Q: Was passiert bei gleichen Titeln aber verschiedenen UUIDs? A: Beide Einträge existieren nebeneinander. ELIZA erlaubt momentan Duplikate bei Titeln.

Q: Werden Änderungshistorien beim Import beibehalten? A: Nein, importierte/aktualisierte Einträge erstellen einen neuen Audit-Log-Eintrag.

Q: Kann ich auch CSV-Dateien importieren? A: Nein, aktuell nur XLSX. Konvertiere CSV-Dateien zuerst in Excel.

Q: Wie kann ich alte Einträge löschen via Import? A: Momentan nicht möglich. Lösche Einträge manuell oder setze is_trashed auf True (falls unterstützt).

Nächste Schritte#

Im nächsten Kapitel lernst du:

• Best Practices für ein effektives Glossar
• Tipps zur Pflege und Aktualisierung
• Beispiele aus der Praxis