Aspekte erfassen#

Aspekte sind das Herzstück des IMS-Moduls. In diesem Kapitel lernst du, wie du Aspekte erfasst, strukturierst und mit anderen Elementen verknüpfst.

Was sind Aspekte?#

Aspekte sind die relevanten Elemente, die in einem Managementsystem erfasst und bewertet werden. Je nach Systemtyp können das sein:

Einen neuen Aspekt erstellen#

Voraussetzung: Du benötigst die Berechtigung zum Hinzufügen von Aspekten.

Schritt-für-Schritt:

1. Navigiere im System zu Aspekte
2. Klicke auf “Hinzufügen” (grüner Button)
3. Fülle das Formular aus:
   • Nummer: Optionale Nummerierung (z.B. “1.1”, “UA-001”)
   • Titel: Bezeichnung des Aspekts
   • Beschreibung: Ausführliche Beschreibung
   • Übergeordneter Aspekt: Optional für Hierarchie
4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Die Nummer hilft bei der Sortierung. Nutze ein einheitliches Schema wie “1.1”, “1.2”, “2.1” für eine logische Reihenfolge.

Aspektfelder im Detail#

Basis-Informationen#

Analyse-Felder#

Kategorisierung#

Verknüpfungen#

Hierarchische Strukturierung#

Aspekte können hierarchisch organisiert werden, um komplexe Strukturen abzubilden.

Beispiel-Hierarchie:

📁 1. Energie
├── 1.1 Stromverbrauch
│   ├── 1.1.1 Beleuchtung
│   ├── 1.1.2 Klimaanlage
│   └── 1.1.3 Produktion
├── 1.2 Heizenergie
│   ├── 1.2.1 Gebäudeheizung
│   └── 1.2.2 Prozesswärme
└── 1.3 Treibstoffe
    ├── 1.3.1 Fuhrpark
    └── 1.3.2 Maschinen

Unteraspekt erstellen#

Methode 1: Beim Erstellen

1. Erstelle einen neuen Aspekt
2. Wähle im Feld “Übergeordneter Aspekt” den Parent aus
3. Speichere

Methode 2: Von der Aspekt-Detailseite

1. Öffne den übergeordneten Aspekt
2. Klicke auf “Aspekt hinzufügen” (Button oben rechts)
3. Der Parent ist automatisch vorausgewählt
4. Fülle die restlichen Felder aus
5. Speichere

Beeinflussbarkeit bewerten#

Die Beeinflussbarkeit zeigt, wie stark du den Aspekt kontrollieren kannst:

💡 Tipp: Fokussiere deine Massnahmen auf Aspekte mit direkter Beeinflussbarkeit – hier erzielst du die grösste Wirkung.

Anwendungsbereich definieren#

Das Flag “im Anwendungsbereich” ist wichtig für die ISO-Zertifizierung:

• ✅ Aktiviert: Der Aspekt ist Teil des zertifizierten Geltungsbereichs
• ❌ Deaktiviert: Der Aspekt ist dokumentiert, aber nicht im Scope

Warum ist das wichtig?

Bei externen Audits wird geprüft, ob alle Aspekte im Anwendungsbereich angemessen bewertet und gesteuert werden. Aspekte ausserhalb des Anwendungsbereichs können dokumentiert, müssen aber nicht zwingend gemanagt werden.

Aspekte kategorisieren#

Kategorien helfen bei der thematischen Organisation:

So kategorisierst du einen Aspekt:

1. Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
2. Wähle im Feld “Aspektkategorien” eine oder mehrere Kategorien
3. Speichere

Vorteile der Kategorisierung:

• Schnellere Navigation
• Bessere Filterung
• Thematische Gruppierung
• Übersichtlichere Berichte

Aspekte mit Prozessen verknüpfen#

Die Verknüpfung mit Prozessen zeigt, welche Geschäftsprozesse von einem Aspekt betroffen sind.

Prozesse verknüpfen:

1. Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
2. Wähle im Feld “Betroffene Prozesse” die relevanten Prozesse
3. Speichere

Nutzen:

• Prozessverantwortliche können relevante Aspekte sehen
• Auswirkungsanalyse bei Prozessänderungen
• Vollständige Dokumentation für Audits

Stakeholder zuordnen#

Interessierte Parteien (Stakeholder) können mit Aspekten verknüpft werden:

Stakeholder verknüpfen:

1. Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
2. Wähle im Feld “Interessierte Parteien” die relevanten Stakeholder
3. Speichere

Typische Stakeholder:

• Behörden und Regulierungsstellen
• Kunden und Lieferanten
• Mitarbeitende
• Nachbarn und Gemeinde
• Umweltverbände

KPIs verknüpfen#

Kennzahlen (KPIs) machen Aspekte messbar:

KPIs verknüpfen:

1. Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
2. Wähle im Feld “Kennzahlen” die relevanten KPIs
3. Speichere

Beispiele:

⚠️ Wichtig: KPIs müssen zuerst im KPI-Modul angelegt werden.

Aspekte archivieren#

Nicht mehr relevante Aspekte können archiviert statt gelöscht werden:

Aspekt archivieren:

1. Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
2. Aktiviere das Flag “Archiviert”
3. Speichere

Vorteile der Archivierung:

• Historische Daten bleiben erhalten
• Verknüpfungen bleiben bestehen
• Aspekt erscheint nicht mehr in der Standard-Ansicht
• Jederzeit wiederherstellbar

Archivierte Aspekte anzeigen:

1. Navigiere zur Aspekt-Liste
2. Klicke auf “Archivierte anzeigen”
3. Archivierte Aspekte werden separat angezeigt

Aspekt löschen#

⚠️ Warnung: Das Löschen ist endgültig und entfernt auch alle Unteraspekte!

So löschst du einen Aspekt:

1. Öffne den Aspekt
2. Klicke auf das Mehr-Menü (drei Punkte)
3. Wähle “Löschen”
4. Bestätige die Löschung

💡 Tipp: Nutze die Archivierung, wenn du historische Daten behalten möchtest.

Aspekt-Detailansicht#

Die Detailansicht zeigt alle Informationen auf einen Blick:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  1.1 Stromverbrauch                           [Bearbeiten]  │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Beeinflussbarkeit:    direkt                               │
│  Aspektkategorien:     Energie                              │
│  Im Anwendungsbereich: ✓                                    │
│                                                             │
│  Zielsetzungen:        - Energieeffizienz steigern          │
│  Interessierte Parteien: - Behörden, Kunden                 │
│                                                             │
│  Beschreibung:                                              │
│  Der Stromverbrauch umfasst alle elektrischen Verbraucher   │
│  im Produktionsbereich und der Verwaltung.                  │
│                                                             │
│  Analyse / Ursache:                                         │
│  Hauptverbraucher sind Produktionsanlagen (60%) und         │
│  Klimatisierung (25%).                                      │
│                                                             │
│  Mögliche Massnahmen:                                       │
│  - LED-Umrüstung                                            │
│  - Frequenzumrichter für Motoren                            │
│  - Automatische Abschaltung                                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  SWOT-Einschätzungen                                        │
│  ├── Stärke: Moderne Anlagen                                │
│  └── Risiko: Steigende Energiepreise                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Massnahmen                                                 │
│  ├── LED-Umrüstung Halle 1          [In Bearbeitung]        │
│  └── Energiemanagement-System       [Geplant]               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Kennzahlen                                                 │
│  └── Stromverbrauch kWh/Jahr        850'000                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Best Practices#

• ✅ Einheitliche Nummerierung: Nutze ein konsistentes Schema
• ✅ Aussagekräftige Titel: Der Titel sollte den Aspekt eindeutig beschreiben
• ✅ Kategorien nutzen: Ordne jeden Aspekt mindestens einer Kategorie zu
• ✅ Beeinflussbarkeit bewerten: Hilft bei der Priorisierung von Massnahmen
• ✅ Hierarchie sinnvoll: Maximal 3-4 Ebenen, sonst wird es unübersichtlich
• ✅ Prozesse verknüpfen: Zeigt die Auswirkungen auf das Tagesgeschäft
• ✅ KPIs definieren: Macht den Aspekt messbar und nachvollziehbar

Häufige Fehler vermeiden#

• ❌ Zu viele Ebenen: Flache Hierarchien sind übersichtlicher
• ❌ Fehlende Beschreibung: Ohne Kontext ist der Aspekt schwer verständlich
• ❌ Keine Beeinflussbarkeit: Die Bewertung ist wichtig für die Priorisierung
• ❌ Aspekte ohne Kategorie: Erschwert die Filterung und Navigation
• ❌ Verwaiste Aspekte: Prüfe regelmässig, ob Aspekte noch relevant sind

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du weisst, wie man Aspekte erfasst, lerne im nächsten Kapitel, wie du SWOT-Analysen durchführst und Massnahmen ableitest:

→ Analyse und Massnahmen