Integration mit anderen Modulen#
Das IMS-Modul ist eng mit anderen ELIZA-Modulen verzahnt. In diesem Kapitel lernst du, wie du diese Integrationen optimal nutzt.
Übersicht der Integrationen#
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ IMS │ │ (Managementsystem) │ ├──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ 📋 │ 📄 │ 📊 │ 🎯 │ 🔔 │ │ Prozesse │ DMS │ KPI │ OKR │ Issues │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┴──────────┴──────────┴──────────┴────────────────┤ │ │ │ 👥 Organisation │ 📜 Standards │ 🔍 SWOT │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integration mit Prozessen#
Aspekte mit Prozessen verknüpfen#
Jeder Aspekt kann mit betroffenen Geschäftsprozessen verknüpft werden:
So verknüpfst du Prozesse:
- Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Betroffene Prozesse” die relevanten Prozesse
- Speichere
Beispiele für Verknüpfungen:
| Aspekt | Betroffene Prozesse |
|---|---|
| Stromverbrauch | Produktion, Facility Management |
| Gefahrstoffe | Einkauf, Lager, Produktion, Entsorgung |
| Arbeitsunfälle | Alle Produktionsprozesse |
| Abfall | Produktion, Logistik, Verwaltung |
Nutzen der Prozess-Verknüpfung#
- Prozessverantwortliche sehen relevante Aspekte in ihren Prozessen
- Auswirkungsanalyse bei Prozessänderungen
- Audit-Nachweise für Zertifizierungen
- Ganzheitliche Sicht auf Prozesse und deren Auswirkungen
Integration mit dem DMS#
Dokumente verknüpfen#
Das IMS-Modul integriert sich nahtlos mit dem Dokumentenmanagement:
System-Ebene:
- Verknüpfe Handbücher, Policies und Verfahrensbeschreibungen
- Ordne ganze Dokumentenordner dem System zu
Aspekt-Ebene:
- Verknüpfe spezifische Dokumente wie Betriebsanweisungen oder Prüfprotokolle
- Nutze die Prozess-Verknüpfung für indirekte Dokumentenzuordnung
Typische Dokumententypen#
| Dokumenttyp | Beispiel | Verknüpfung |
|---|---|---|
| Handbuch | Umwelthandbuch, Sicherheitshandbuch | System |
| Policy | Umweltpolitik, Sicherheitspolitik | System |
| Verfahren | VA Abfallentsorgung, VA Gefahrstoffe | System/Aspekt |
| Betriebsanweisung | BA Kühlschmierstoffe, BA CNC-Maschine | Aspekt |
| Formular | Checklisten, Prüfprotokolle | Aspekt |
| Nachweis | Entsorgungsbelege, Schulungsnachweise | Aspekt |
Dokumente im System navigieren#
Navigation: System → Dokumente
Du siehst alle verknüpften Dokumente auf einen Blick:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Dokumente: Umweltmanagementsystem │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 📄 Umwelthandbuch.pdf Version 2.1 15.01.24 │ │ 📄 Umweltpolitik.docx Version 1.3 10.01.24 │ │ 📄 VA-Abfallentsorgung.pdf Version 3.0 05.01.24 │ │ 📄 VA-Gefahrstoffmanagement.pdf Version 2.2 02.01.24 │ │ 📄 Energiebericht-2023.xlsx - 31.12.23 │ │ │ │ [Dokumente bearbeiten] │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integration mit KPIs#
KPIs mit Aspekten verknüpfen#
Kennzahlen machen Aspekte messbar und ermöglichen Trendanalysen:
So verknüpfst du KPIs:
- Stelle sicher, dass der KPI im KPI-Modul angelegt ist
- Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Kennzahlen” die relevanten KPIs
- Speichere
KPI-Anzeige im IMS#
Verknüpfte KPIs werden an mehreren Stellen angezeigt:
- System-Übersicht: Alle KPIs aller Aspekte auf einen Blick
- Aspekt-Detail: KPIs des spezifischen Aspekts mit aktuellen Werten
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Kennzahlen: Aspekt "Stromverbrauch" │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 📊 Stromverbrauch (kWh/Jahr) │ │ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Ist: 850'000 │ Ziel: 800'000 │ Trend: ↓ -3% │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ │ 📊 Stromverbrauch/Umsatz (kWh/CHF Mio.) │ │ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Ist: 12'140 │ Ziel: 11'000 │ Trend: ↓ -5% │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Typische KPI-Kategorien#
| Systemtyp | KPI-Beispiele |
|---|---|
| Umwelt | Energieverbrauch, CO₂-Emissionen, Recycling-Quote |
| Arbeitssicherheit | Unfallrate, Ausfalltage, PSA-Tragequote |
| Qualität | Reklamationsrate, Ausschussquote, Kundenzufriedenheit |
Integration mit OKR#
Ziele mit Aspekten verknüpfen#
Wenn das OKR-Modul aktiviert ist, kannst du Objectives mit Aspekten verknüpfen:
So verknüpfst du Ziele:
- Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Ziele” die relevanten Objectives
- Speichere
Ziele-Übersicht im System#
Navigation: System → Ziele
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Ziele: Umweltmanagementsystem │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 🎯 Energieeffizienz steigern Q4/2024 │ │ ├── KR1: Stromverbrauch um 10% reduzieren [60%] │ │ ├── KR2: LED-Umrüstung abschliessen [80%] │ │ └── KR3: Energiemonitoring einführen [20%] │ │ │ │ 🎯 Kreislaufwirtschaft fördern Q4/2024 │ │ ├── KR1: Recycling-Quote auf 85% [75%] │ │ └── KR2: Verpackungsabfall um 20% reduzieren [40%] │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Zusammenspiel OKR und Massnahmen#
- Objectives definieren das strategische Ziel
- Key Results messen den Fortschritt
- Massnahmen im IMS sind die konkreten Aktivitäten
Objective: Energieeffizienz steigern
│
├── Key Result: Stromverbrauch -10%
│ │
│ └── Massnahme: LED-Umrüstung Halle 1
│ └── Massnahme: Druckluft-Optimierung
│
└── Key Result: Energiemonitoring einführen
│
└── Massnahme: Monitoring-System beschaffen
└── Massnahme: Schulung Facility Manager
Integration mit Issues/Meldekreise#
Meldekreise verknüpfen#
Meldekreise (Issue-Tracker) ermöglichen die Erfassung von Meldungen im Kontext des Managementsystems:
So verknüpfst du Meldekreise:
- Öffne das System zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Meldekreise” die relevanten Tracker
- Speichere
Typische Meldekreise#
| Meldekreis | Systemtyp | Meldungsbeispiele |
|---|---|---|
| Umweltvorfälle | Umwelt | Leckage, Emission, Entsorgungsfehler |
| Arbeitsunfälle | Sicherheit | Unfälle, Verletzungen |
| Beinaheunfälle | Sicherheit | Near-Miss, Gefahrensituation |
| Sicherheitsmängel | Sicherheit | Defekte PSA, fehlende Schutzeinrichtung |
| Verbesserungsideen | Alle | Vorschläge zur Verbesserung |
Meldungen im System#
Navigation: System → Meldungen
Du siehst alle offenen Meldungen aus den verknüpften Meldekreisen:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Meldungen: Arbeitsschutzmanagementsystem │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 🔴 Hoch Defekte Absaugung Schweissplatz 3 Offen │ │ 🟡 Mittel Beinaheunfall Gabelstapler In Arbeit │ │ 🟢 Niedrig Beleuchtung Lager zu dunkel Offen │ │ │ │ Verknüpfte Meldekreise: Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle, │ │ Sicherheitsmängel │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integration mit Standards#
Standards verknüpfen#
Standards (Normen, Gesetze, Vorgaben) werden zentral im Standards-Modul verwaltet:
So verknüpfst du Standards:
- Öffne das System zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Standards” die relevanten Normen
- Speichere
Standards im System#
Navigation: System → Standards
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Standards: Umweltmanagementsystem │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ 📜 ISO 14001:2015 │ │ Umweltmanagementsysteme - Anforderungen │ │ │ │ 📜 Umweltschutzgesetz (USG) │ │ Bundesgesetz über den Umweltschutz │ │ │ │ 📜 Luftreinhalte-Verordnung (LRV) │ │ Verordnung über die Luftreinhaltung │ │ │ │ 📜 Gewässerschutzverordnung (GSchV) │ │ Verordnung zum Gewässerschutzgesetz │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integration mit SWOT#
SWOT-Einschätzungen#
Die SWOT-Analyse ist direkt im IMS integriert:
- System-SWOT: Einschätzungen für das gesamte System
- Aspekt-SWOT: Einschätzungen für einzelne Aspekte
SWOT-Übersicht#
Navigation: System → SWOT
Alle Einschätzungen werden gesammelt angezeigt:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ SWOT-Analyse: Umweltmanagementsystem │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ ✅ Stärken (5) │ │ ├── Moderne Produktionsanlagen │ │ ├── Qualifiziertes Personal │ │ └── ... │ │ │ │ ⚠️ Schwächen (4) │ │ ├── Veraltete Beleuchtung │ │ ├── Keine Regenwassernutzung │ │ └── ... │ │ │ │ 💡 Chancen (3) │ │ ├── Förderprogramm Photovoltaik │ │ └── ... │ │ │ │ ❌ Risiken (4) │ │ ├── Steigende Energiepreise │ │ └── ... │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Integration mit Organisation#
Stakeholder verknüpfen#
Interessierte Parteien aus dem Businesscontext-Modul können mit Aspekten verknüpft werden:
So verknüpfst du Stakeholder:
- Öffne den Aspekt zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Interessierte Parteien” die relevanten Stakeholder
- Speichere
Skills-Kategorien#
Skill-Kategorien aus dem Organisations-Modul können mit dem System verknüpft werden:
So verknüpfst du Skills:
- Öffne das System zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Skillskategorien” die relevanten Kategorien
- Speichere
Beispiele:
| Systemtyp | Skill-Kategorien |
|---|---|
| Umwelt | Umweltmanagement, Abfallwirtschaft, Energie |
| Sicherheit | Arbeitssicherheit, Erste Hilfe, Brandschutz |
| Qualität | Qualitätsmanagement, Auditing, Messtechnik |
Integration mit Spaces#
Team-Spaces verknüpfen#
Spaces ermöglichen die Team-Zusammenarbeit im Kontext des Managementsystems:
So verknüpfst du Spaces:
- Öffne das System zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Spaces” die relevanten Team-Spaces
- Speichere
Nutzen:
- Gemeinsame Arbeit am Managementsystem
- Diskussionen und Abstimmungen
- Aufgabenverteilung im Team
Best Practices für Integration#
- ✅ Konsistente Verknüpfungen: Halte Verknüpfungen aktuell
- ✅ Bidirektional denken: Nutze Verknüpfungen in beide Richtungen
- ✅ Nicht übertreiben: Verknüpfe nur, was wirklich zusammengehört
- ✅ Regelmässig prüfen: Review der Verknüpfungen mindestens jährlich
- ✅ Dokumentation: Dokumentiere, warum Elemente verknüpft sind
Häufige Fragen#
Können Aspekte in mehreren Systemen sein?#
Nein, jeder Aspekt gehört zu genau einem Managementsystem. Bei einem Integrierten Managementsystem erfasst du alle Aspekte in einem System und nutzt Kategorien zur Unterscheidung.
Wie funktioniert die KPI-Aggregation?#
KPIs, die mit Aspekten verknüpft sind, werden auf der System-Übersicht gesammelt angezeigt. Die Aggregation erfolgt nicht automatisch – jeder KPI zeigt seinen eigenen Wert.
Was passiert mit Verknüpfungen beim Löschen?#
Wenn du ein verknüpftes Element löschst (z.B. ein Dokument), bleibt das IMS-Element erhalten, aber die Verknüpfung wird entfernt.
Zusammenfassung#
Das IMS-Modul ist der zentrale Hub für dein Managementsystem:
- Prozesse zeigen die Auswirkungen auf das Tagesgeschäft
- DMS liefert die notwendigen Dokumente und Nachweise
- KPIs machen Aspekte messbar
- OKR verbindet mit strategischen Zielen
- Issues ermöglichen Meldungen und Vorfall-Management
- Standards dokumentieren gesetzliche Anforderungen
- SWOT unterstützt die Risikoanalyse
- Organisation verknüpft mit Stakeholdern und Kompetenzen
Nutze diese Integrationen, um ein ganzheitliches Managementsystem aufzubauen!
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