Managementsysteme verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Managementsysteme erstellst, konfigurierst und mit anderen ELIZA-Elementen verknüpfst.

Ein neues Managementsystem erstellen#

Voraussetzung: Du benötigst die Berechtigung zum Hinzufügen von Systemen.

Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Navigiere zu IMS → Systeme
2. Klicke auf den Button “Hinzufügen” (grüner Button mit Plus-Icon)
3. Fülle das Formular aus:
   • Titel: Name des Managementsystems (z.B. “Umweltmanagementsystem”)
   • Beschreibung: Erläuterung zum System (Markdown wird unterstützt)
   • Bild: Optional ein Vorschaubild für die Übersicht
   • Detailbild: Optional ein Header-Bild für die Detailansicht
4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Nutze Markdown in der Beschreibung für eine strukturierte Darstellung. Überschriften, Listen und Links werden unterstützt.

Systemfelder im Detail#

Basis-Informationen#

Berechtigungen#

💡 Tipp: Füge Admins hinzu, um bestimmten Benutzern erweiterte Rechte für ein spezifisches System zu geben.

Verknüpfungen#

Das Managementsystem kann mit verschiedenen ELIZA-Elementen verknüpft werden:

Managementsystem bearbeiten#

So bearbeitest du ein bestehendes System:

1. Öffne das System durch Klick auf die Karte
2. Klicke auf das Bearbeiten-Icon (Stift) oben rechts
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf “Speichern”

Dokumente verknüpfen#

Dokumente können auf zwei Arten mit einem System verknüpft werden:

Methode 1: Beim Bearbeiten des Systems#

1. Öffne die Systembearbeitung
2. Wähle im Feld “Dokumente” die gewünschten Dokumente aus
3. Speichere das System

Methode 2: Über die Dokumentenverwaltung#

1. Navigiere im System zu Dokumente
2. Klicke auf “Dokumente bearbeiten”
3. Durchsuche die Ordnerstruktur
4. Klicke auf das Plus-Icon neben dem gewünschten Dokument
5. Das Dokument wird sofort verknüpft

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Dokumente verknüpfen                                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Verknüpfte Dokumente:                                      │
│  ├── Umwelthandbuch.pdf              [x]                    │
│  └── Umweltpolitik.docx              [x]                    │
│                                                             │
│  Ordner durchsuchen:                                        │
│  ├── 📁 Handbücher                                          │
│  │   ├── Arbeitsschutzhandbuch.pdf   [+]                    │
│  │   └── QM-Handbuch.pdf             [+]                    │
│  └── 📁 Vorlagen                                            │
│      └── Checkliste.xlsx             [+]                    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

💡 Tipp: Nutze die Suche, um schnell das gewünschte Dokument zu finden.

Standards verknüpfen#

Standards (Normen, Gesetze, Vorgaben) werden über das Standards-Modul verwaltet und können mit dem System verknüpft werden.

Standards verknüpfen:

1. Öffne die Systembearbeitung
2. Wähle im Feld “Standards” die relevanten Standards aus
3. Speichere das System

Beispiele für Standards:

• ISO 14001:2015 - Umweltmanagementsysteme
• ISO 45001:2018 - Arbeitsschutzmanagementsysteme
• ChemRRV - Chemikalien-Risikoreduktions-Verordnung
• EKAS-Richtlinien

⚠️ Wichtig: Standards müssen zuerst im Standards-Modul angelegt werden, bevor sie hier verknüpft werden können.

Meldekreise verknüpfen#

Meldekreise (Issue-Tracker) ermöglichen es, Meldungen und Vorfälle direkt im Kontext des Managementsystems zu verwalten.

Meldekreis verknüpfen:

1. Öffne die Systembearbeitung
2. Wähle im Feld “Meldekreise” die relevanten Tracker aus
3. Speichere das System

Nach der Verknüpfung siehst du unter Meldungen alle offenen Issues aus den verknüpften Meldekreisen.

Spaces verknüpfen#

Spaces ermöglichen die Team-Zusammenarbeit im Kontext des Managementsystems.

Space verknüpfen:

1. Öffne die Systembearbeitung
2. Wähle im Feld “Spaces” die relevanten Spaces aus
3. Speichere das System

Aspektkategorien verwalten#

Jedes System kann eigene Aspektkategorien haben, um Aspekte thematisch zu gruppieren.

Neue Kategorie erstellen:

1. Navigiere im System zu Kategorien
2. Klicke auf “Hinzufügen”
3. Gib Titel und Beschreibung ein
4. Klicke auf “Speichern”

Typische Kategorien für verschiedene Systeme:

Systemansichten nutzen#

Übersicht#

Die Startseite des Systems zeigt:

• Systembeschreibung
• Verknüpfte KPIs aller Aspekte

Aspekte#

Hierarchische Liste aller Aspekte mit:

• Nummer und Titel
• Einrückung für Hierarchie
• Archivierte Aspekte (optional einblendbar)

SWOT#

Gesammelte SWOT-Einschätzungen aller Aspekte:

• Stärken
• Schwächen
• Chancen
• Risiken

Massnahmen#

Übersicht aller Massnahmen:

• Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
• Verantwortlichkeiten
• Termine

Ziele (OKR)#

Wenn das OKR-Modul aktiviert ist:

• Verknüpfte Objectives
• Key Results
• Fortschritt

Meldungen#

Issues aus verknüpften Meldekreisen:

• Offene Meldungen
• Status
• Priorität

Dokumente#

Verknüpfte Dokumente:

• Dokumentenliste
• Schnellzugriff

Standards#

Verknüpfte Normen und Gesetze:

• Standardliste
• Links zu Detailansichten

Skills#

Verknüpfte Skill-Kategorien:

• Kompetenzanforderungen
• Schulungsbedarf

System löschen#

⚠️ Warnung: Das Löschen eines Systems entfernt auch alle zugehörigen Aspekte und Aspektkategorien!

So löschst du ein System:

1. Öffne das System
2. Klicke auf das Mehr-Menü (drei Punkte)
3. Wähle “Löschen”
4. Bestätige die Löschung

Best Practices#

• ✅ Aussagekräftige Titel: Verwende eindeutige Namen für Systeme
• ✅ Strukturierte Beschreibung: Nutze Markdown für klare Gliederung
• ✅ Kategorien vorplanen: Überlege dir die Kategorie-Struktur vor dem Erfassen von Aspekten
• ✅ Dokumente verknüpfen: Verbinde relevante Handbücher und Vorgaben
• ✅ Standards zuweisen: Verknüpfe die relevanten Normen für bessere Nachverfolgung
• ✅ Team definieren: Lege fest, wer für das System verantwortlich ist

Häufige Fehler vermeiden#

• ❌ Zu viele Systeme: Bei einem IMS solltest du alle Aspekte in einem System bündeln
• ❌ Fehlende Beschreibung: Eine gute Beschreibung hilft bei der Orientierung
• ❌ Keine Kategorien: Ohne Kategorien wird die Aspekt-Liste schnell unübersichtlich
• ❌ Verwaiste Dokumente: Halte die Dokumentenverknüpfungen aktuell

Nächste Schritte#

Jetzt, wo dein System eingerichtet ist, lerne im nächsten Kapitel, wie du Aspekte erfasst und strukturierst:

→ Aspekte erfassen