Meldekreise verwalten

In diesem Kapitel lernst du, wie du als Administrator Meldekreise erstellst, konfigurierst und optimal für dein Team einrichtest. Meldekreise sind die Grundlage für strukturierte Meldungserfassung.

Meldekreis erstellen

Voraussetzungen

Um Meldekreise erstellen zu können, benötigst du:

• Die Berechtigung issues.add_tracker (Gruppe issue_admin)

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Zur Meldekreis-Verwaltung navigieren

1. Öffne das Meldungen-Dashboard
2. Klicke auf “Meldekreise” im Menü
3. Klicke auf “Neuer Meldekreis” (grüner Button)

Schritt 2: Grunddaten erfassen

Schritt 3: Konfiguration anpassen

Konfiguriere den Meldekreis nach deinen Anforderungen (siehe folgende Abschnitte).

Schritt 4: Speichern

Klicke auf “Speichern” um den Meldekreis zu erstellen.

Grundeinstellungen

Titel und Beschreibung

• Titel: Wähle einen eindeutigen, beschreibenden Namen
• Beschreibung: Erkläre den Zweck des Meldekreises für Benutzer

💡 Tipp: Ein guter Titel hilft Benutzern, den richtigen Meldekreis zu finden. Beispiele: “IT-Support”, “Verbesserungsvorschläge”, “Kundenreklamationen”

Titelbild

Du kannst ein optionales Titelbild hochladen:

1. Klicke im Abschnitt “Titelbild” auf “Datei auswählen”
2. Wähle ein Bild (empfohlen: 400x200px)
3. Das Bild erscheint auf der Dashboard-Kachel

Formular-Beschreibung

Die Formular-Beschreibung wird im Meldungsformular angezeigt:

• Nutze sie für Hinweise zum Ausfüllen
• Erkläre, welche Informationen benötigt werden
• Formatierung mit einfachem Text

Nummernkreise und Präfixe

Nummern-Präfix

Definiere ein optionales Kürzel für Meldungsnummern:

Vorteile von Präfixen:

• Sofort erkennbar, zu welchem Meldekreis eine Meldung gehört
• Einfacher in E-Mails und Kommunikation zu referenzieren
• Professionelle Erscheinung

Beginn des Nummernkreises

Du kannst festlegen, mit welcher Nummer die Meldungen beginnen sollen:

• Standard: 1 (erste Meldung = #1)
• Benutzerdefiniert: z.B. 1000 (erste Meldung = #1001)

💡 Tipp: Ein hoher Startwert kann nützlich sein, wenn du von einem anderen System migrierst und die Nummerierung fortführen möchtest.

Zugriffsrechte konfigurieren

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit bestimmt, wer den Meldekreis sehen kann:

⚠️ Wichtig: Bei “Vertraulich” MUSS mindestens ein Admin zugewiesen werden, sonst ist der Meldekreis für niemanden mehr zugänglich!

Admins

Admins haben volle Kontrolle über den Meldekreis:

• Können den Meldekreis bearbeiten und löschen
• Sehen alle Meldungen unabhängig von Klassifikation
• Können alle Meldungen bearbeiten
• Erhalten Benachrichtigungen bei neuen Meldungen

Admins zuweisen:

1. Im Feld “Admins” Benutzer auswählen
2. Mehrfachauswahl möglich
3. Nur Benutzer mit Meldungsmodul-Zugriff werden angezeigt

Team

Team-Mitglieder können Meldungen bearbeiten:

• Können Meldungen einsehen und bearbeiten
• Können Kommentare hinzufügen
• Können als zuständige Person zugewiesen werden
• Sehen vertrauliche Meldungen (nicht geheime)

Team zuweisen:

1. Im Feld “Team” Benutzer auswählen
2. Mehrfachauswahl möglich

Beteiligte Organisationseinheiten

Bei geschützten Meldekreisen kannst du Organisationseinheiten zuweisen:

1. Im Feld “Beteiligte Organisationseinheiten” auswählen
2. Alle Benutzer dieser Einheiten erhalten Zugriff
3. Option: “Beteiligte Organisationseinheiten können Meldekreis-Übersicht sehen”
   • Aktiviert: Können alle sichtbaren Meldungen einsehen
   • Deaktiviert: Können nur neue Meldungen erstellen

Konfigurationsoptionen

Dashboard-Anzeige

Meldekreis auf der Startseite anzeigen:

• Aktiviert: Für alle berechtigten Benutzer im Dashboard sichtbar
• Deaktiviert: Nur für Admins, Team und beteiligte Orgunits sichtbar

Reihenfolge

Im Feld “Reihenfolge” kannst du eine Zahl eingeben:

• Niedrigere Zahlen erscheinen zuerst
• Gleiche Zahlen werden alphabetisch sortiert
• Leeres Feld = am Ende

Öffentliches Formular

Aktiviere diese Option, um ein Formular ohne Anmeldung anzubieten:

1. Checkbox “Öffentliches Formular” aktivieren
2. Der Meldekreis erhält eine öffentliche URL
3. Externe Personen können Meldungen erstellen

Zusätzliche Optionen bei öffentlichem Formular:

• Externe Beitragende erlauben: Externe erhalten Link zum Nachverfolgen
• Anonyme Meldungen erlauben: Keine Kontaktdaten erforderlich

💡 Tipp: Die öffentliche URL findest du in den Meldekreis-Details. Du kannst sie per E-Mail versenden oder als QR-Code auf Flyern drucken.

Alle Benutzer können Meldungen erstellen

Diese Option überschreibt die Sichtbarkeits-Einschränkungen:

• Aktiviert: Alle Benutzer mit add_issue-Berechtigung können Meldungen erstellen
• Deaktiviert: Nur gemäss Sichtbarkeitseinstellung

💡 Tipp: Nützlich für geschützte Meldekreise, bei denen jeder melden können soll, aber nur bestimmte Personen die Meldungen sehen dürfen.

Initiale Klassifizierung

Bestimme die Standard-Vertraulichkeitsstufe für neue Meldungen:

Anonyme Meldungen erlauben

Wenn aktiviert:

• Benutzer können die Checkbox “Anonyme Meldung” setzen
• Ihre Identität wird nicht mit der Meldung verknüpft
• Kontaktdaten können trotzdem optional angegeben werden

E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungs-E-Mail

Gib eine E-Mail-Adresse an, die bei allen Änderungen benachrichtigt wird:

• Feld: “Benachrichtigungs E-Mail”
• Diese Adresse erhält E-Mails bei:
  • Neuen Meldungen
  • Neuen Kommentaren
  • Statusänderungen

Automatische Benachrichtigungen

Checkbox “Automatische Benachrichtigungs E-Mails versenden”:

• Aktiviert: E-Mails werden automatisch versendet
• Deaktiviert: Keine automatischen E-Mails

💡 Tipp: Bei hohem Meldungsaufkommen kann es sinnvoll sein, automatische E-Mails zu deaktivieren und stattdessen die ELIZA-Benachrichtigungen zu nutzen.

Labels (Kategorien) verwalten

Labels helfen bei der Kategorisierung und Filterung von Meldungen.

Labels erstellen

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Labels verwalten” (oder im Tab “Labels”)
3. Klicke auf “Neues Label”
4. Gib einen Titel ein (z.B. “Dringend”, “Hardware”, “Software”)
5. Wähle optional eine Farbe
6. Speichere

Scoped Labels

Scoped Labels ermöglichen eine hierarchische Kategorisierung:

Format: Kategorie:Wert

Beispiele:

• Priorität:Hoch
• Priorität:Mittel
• Priorität:Niedrig
• Typ:Bug
• Typ:Feature
• Abteilung:Vertrieb

Vorteile:

• Übersichtlichere Gruppierung im Auswahlmenü
• Konsistente Kategorisierung
• Bessere Auswertungsmöglichkeiten

Labels bearbeiten

1. Klicke auf das Label in der Übersicht
2. Ändere Titel oder Farbe
3. Speichere

Labels löschen

1. Klicke auf das Label in der Übersicht
2. Klicke auf “Löschen”
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Wenn du ein Label löschst, wird es von allen Meldungen entfernt, die dieses Label hatten.

Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ermöglicht es, Wissen aus gelösten Meldungen zu dokumentieren.

Wissensdatenbank aktivieren

1. Checkbox “Wissensdatenbank aktivieren” setzen
2. Speichere den Meldekreis

Wissensartikel erstellen

Nach Aktivierung können Admins und Team:

1. Wissensartikel manuell erstellen
2. Frage und Antwort formulieren
3. Mit gelösten Meldungen verknüpfen

Automatische Erstellung: Wenn aktiviert, kann das System beim Abschliessen einer Meldung automatisch einen Wissensartikel-Entwurf erstellen.

Wissensartikel-Workflow

Zeiterfassung

Wenn das Zeiterfassungsmodul aktiviert ist, kannst du Zeiterfassung für Meldungen einrichten:

Zeiterfassung aktivieren

1. Checkbox “Zeiterfassung aktivieren” setzen
2. Optional: Standard-Projektaufgabe auswählen
3. Optional: Standard-Arbeitszeit-Typ auswählen
4. Speichere

Benutzer können dann beim Bearbeiten von Meldungen Arbeitszeit erfassen.

Chatbot-Integration

Du kannst einen Chatbot-Template für den Meldekreis hinterlegen:

1. Im Abschnitt “Chatbot” ein Bot-Template auswählen
2. Der Bot kann bei der Meldungserfassung unterstützen
3. Speichere

Meldekreis bearbeiten

Grunddaten ändern

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Bearbeiten” (Stift-Icon)
3. Ändere die gewünschten Einstellungen
4. Speichere

Sichtbarkeit ändern

Achtung bei Sichtbarkeitsänderungen:

• Von normal zu geschützt: Meldungen werden für allgemeine Benutzer unsichtbar
• Von normal/geschützt zu vertraulich: Nur noch Admins und Team sehen den Meldekreis
• Vertraulich kann nicht mehr geändert werden (Sicherheitsmassnahme)

⚠️ Wichtig: Prüfe vor einer Sichtbarkeitsänderung, ob alle relevanten Personen als Admin oder Team eingetragen sind.

Meldekreis löschen

Voraussetzungen

• Du benötigst issues.delete_tracker-Berechtigung
• Vertrauliche Meldekreise können nicht gelöscht werden

Vorgehensweise

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Löschen”
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Beim Löschen eines Meldekreises werden alle Meldungen in diesem Meldekreis ebenfalls gelöscht! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

QR-Codes für Meldekreise

Für Meldekreise mit öffentlichem Formular können QR-Codes erstellt werden:

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “QR-Codes”
3. Der QR-Code verlinkt auf das öffentliche Formular
4. Drucke den QR-Code für Flyer, Aushänge oder Visitenkarten

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Klare Benennung: Eindeutige, beschreibende Namen wählen
• Beschreibungen nutzen: Erkläre den Zweck des Meldekreises
• Sichtbarkeit passend wählen: Nicht alles muss “normal” sein
• Labels vorbereiten: Definiere Labels vor dem Start
• Admins definieren: Mindestens 2 Admins für Vertretung
• Benachrichtigungen konfigurieren: E-Mail-Adresse für zentrale Überwachung

❌ Fehler vermeiden

• Vertrauliche Meldekreise ohne Admin erstellen
• Zu viele Meldekreise für ähnliche Zwecke
• Labels nachträglich ohne System einführen
• Öffentliche Formulare ohne Spam-Schutz (Captcha ist eingebaut)

Zusammenfassung

Du hast gelernt, wie du:

• ✅ Meldekreise erstellst und konfigurierst
• ✅ Sichtbarkeit und Zugriffsrechte einstellst
• ✅ Labels für Kategorisierung verwaltest
• ✅ Öffentliche Formulare einrichtest
• ✅ E-Mail-Benachrichtigungen konfigurierst
• ✅ Wissensdatenbank und Zeiterfassung aktivierst

Nächste Schritte

• Verstehe das detaillierte Berechtigungskonzept
• Lerne Tipps und Tricks für effizientes Arbeiten