Meldungen verwalten

In diesem Kapitel lernst du alle Funktionen rund um die Verwaltung von Meldungen kennen. Du erfährst, wie du Meldungen erstellst, bearbeitest, kommentierst und durch den Workflow führst.

Meldung erstellen

Standard-Erfassung (angemeldete Benutzer)

Schritt 1: Zum Meldekreis navigieren

1. Öffne das Meldungen-Dashboard
2. Klicke auf den gewünschten Meldekreis
3. Klicke auf “Neue Meldung”

Schritt 2: Pflichtfelder ausfüllen

Schritt 3: Optionale Felder ergänzen

Schritt 4: Kontaktdaten (falls gewünscht)

• Anrede, Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Schritt 5: Speichern

Klicke auf “Speichern” um die Meldung zu erstellen.

Anonyme Meldungen

Wenn der Meldekreis anonyme Meldungen erlaubt:

1. Aktiviere die Checkbox “Anonyme Meldung”
2. Deine Identität wird nicht mit der Meldung verknüpft
3. Kontaktdaten können trotzdem optional angegeben werden

⚠️ Wichtig: Bei anonymen Meldungen kannst du nicht mehr auf die Meldung zugreifen, nachdem du sie erstellt hast – es sei denn, du gibst eine E-Mail-Adresse an.

Öffentliche Formulare (ohne Anmeldung)

Einige Meldekreise bieten öffentliche Formulare an, die ohne ELIZA-Anmeldung zugänglich sind:

1. Rufe den Link zum öffentlichen Formular auf
2. Fülle die Pflichtfelder aus
3. Gib eine E-Mail-Adresse an (falls erforderlich)
4. Du erhältst per E-Mail einen Link zum Nachverfolgen

💡 Tipp: Öffentliche Formulare eignen sich besonders für Kundenreklamationen oder Feedback von externen Personen.

Meldungsdetails verstehen

Kopfbereich

Im Kopfbereich einer Meldung siehst du:

• Meldungsnummer: Eindeutige Kennung (z.B. #42 oder BUG-042)
• Titel: Beschreibung der Meldung
• Status: Aktueller Bearbeitungsstand
• Klassifikation: Vertraulichkeitsstufe (öffentlich, vertraulich, geheim)

Hauptbereich

Der Hauptbereich enthält:

• Beschreibung: Vollständiger Text der Meldung
• Mögliche Massnahmen: Vorgeschlagene Lösung
• Kategorien: Zugeordnete Labels
• Betroffene Prozesse: Verknüpfte Geschäftsprozesse

Seitenbereich

Im Seitenbereich findest du:

Kommentarbereich

Der Kommentarbereich zeigt den gesamten Verlauf:

• Alle Kommentare chronologisch
• Systemkommentare (Statusänderungen, Zuweisungen)
• Angehängte Dateien

Status-Workflow

Übersicht der Status

Meldungen durchlaufen einen definierten Workflow:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        Status-Workflow                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                     │
│    ┌───────┐                                                        │
│    │  Neu  │ ─────────────────────────────────────┐                 │
│    └───┬───┘                                      │                 │
│        │                                          │                 │
│        ▼                                          ▼                 │
│  ┌────────────┐     ┌────────────┐     ┌──────────────────┐         │
│  │ In Prüfung │ ──► │ Akzeptiert │ ──► │  In Bearbeitung  │         │
│  └─────┬──────┘     └──────┬─────┘     └────────┬─────────┘         │
│        │                  │                     │                   │
│        ▼                  ▼                     ▼                   │
│  ┌──────────────┐   ┌──────────────────────────────────┐            │
│  │Zurückgewiesen│   │     Wirksamkeitsprüfung          │            │
│  └──────────────┘   └──────────────┬───────────────────┘            │
│                                   │                                 │
│                                   ▼                                 │
│                            ┌──────────┐                             │
│                            │ Erledigt │                             │
│                            └──────────┘                             │
│                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Status-Beschreibungen

Status ändern

Als Bearbeiter kannst du den Status ändern:

1. Öffne die Meldung
2. Im Bereich “Aktion” siehst du verfügbare Statusübergänge
3. Wähle die gewünschte Aktion
4. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
5. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Nicht alle Statusübergänge sind immer möglich. Das System zeigt nur die erlaubten Aktionen an.

Meldung wieder öffnen

Eine abgeschlossene oder zurückgewiesene Meldung kann wieder geöffnet werden:

1. Öffne die geschlossene Meldung
2. Wähle die Aktion “Wieder öffnen”
3. Füge eine Begründung als Kommentar hinzu
4. Die Meldung wechselt zurück zu “In Prüfung”

Meldungen bearbeiten

Grunddaten ändern

Als Bearbeiter kannst du die Meldungsdetails anpassen:

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Bearbeiten” (Stift-Icon)
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf “Speichern”

Änderbare Felder

Kommentare und Kommunikation

Kommentar hinzufügen

1. Öffne die Meldung
2. Scrolle zum Bereich “Antworten”
3. Gib deinen Kommentar ein
4. Optional: Aktiviere “Interner Kommentar”
5. Optional: Füge Dateien hinzu
6. Klicke auf “Antworten”

Interne Kommentare

Interne Kommentare sind nur für Admins und Team-Mitglieder des Meldekreises sichtbar:

• Nutze sie für vertrauliche Notizen
• Ersteller der Meldung sehen interne Kommentare nicht
• Externe Beteiligte erhalten keine Benachrichtigung

💡 Tipp: Interne Kommentare eignen sich für Rücksprachen im Team, bevor eine offizielle Antwort erfolgt.

Dateien anhängen

Du kannst Dateien sowohl bei der Erstellung als auch in Kommentaren anhängen:

Unterstützte Dateitypen:

• Bilder (JPG, PNG, GIF)
• Dokumente (PDF, Word, Excel)
• Archive (ZIP)
• Sonstige Dateien

Vorgehensweise:

1. Klicke auf “Dateien auswählen”
2. Wähle eine oder mehrere Dateien
3. Die Dateien werden beim Speichern hochgeladen

Benachrichtigungen

Beim Kommentieren kannst du auswählen, wer benachrichtigt wird:

• Interne Benutzer: Admins, Team-Mitglieder, Beitragende
• Externer Benutzer: Kontaktperson der Meldung (falls E-Mail vorhanden)

Die Checkbox-Liste zeigt:

• 👁️ = Benutzer kann die Meldung aktuell einsehen
• 🚫 = Benutzer kann die Meldung erst nach Statusänderung sehen

Zuständigkeit und Fristen

Zuständigkeit zuweisen

1. Öffne die Meldung
2. Im Feld “Neue Zuständigkeit” wähle eine Person
3. Nur Admins und Team-Mitglieder des Meldekreises stehen zur Auswahl
4. Speichere die Änderung

Der zuständige Benutzer:

• Erhält eine Benachrichtigung
• Sieht die Meldung unter “Mir zugewiesen”
• Wird automatisch als Beitragender hinzugefügt

Frist setzen

1. Öffne die Meldung
2. Im Feld “Frist” wähle ein Datum
3. Speichere die Änderung

Frist-Anzeige:

• Überfällige Fristen werden rot markiert
• Meldungen mit Frist erscheinen in der Übersicht priorisiert

Meldungen verschieben

Du kannst Meldungen zwischen Meldekreisen verschieben:

Voraussetzungen

• Du hast Bearbeitungsrechte an der Meldung
• Du hast Erstellungsrechte im Ziel-Meldekreis
• Der Ziel-Meldekreis hat gleiche oder höhere Sichtbarkeit

Vorgehensweise

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Verschieben” (in den Aktionen)
3. Wähle den Ziel-Meldekreis
4. Wähle, welche Labels übernommen werden sollen
5. Optional: Wähle die Weiterleitung nach dem Verschieben
6. Klicke auf “Verschieben”

Was passiert beim Verschieben?

• Die Meldung erhält eine neue Laufnummer im Ziel-Meldekreis
• Der Status wird auf “Neu” zurückgesetzt
• Ein Systemkommentar dokumentiert die Verschiebung
• Labels werden bei Bedarf im Ziel-Meldekreis neu erstellt
• Falls der zuständige Benutzer nicht im Ziel-Meldekreis berechtigt ist, wird die Zuständigkeit entfernt

⚠️ Wichtig: Eine Verschiebung in einen Meldekreis mit niedrigerer Sichtbarkeit ist nicht möglich (z.B. von “geschützt” nach “normal”).

Zeiterfassung auf Meldungen

Wenn die Zeiterfassung für den Meldekreis aktiviert ist, kannst du Arbeitszeit erfassen:

Arbeitszeit erfassen

1. Öffne die Meldung
2. Im Bereich “Zeiterfassung” siehst du:
   • Projektaufgabe
   • Arbeitszeit-Typ
   • Datum
   • Zeitaufwand (Format HH:MM)
3. Fülle die Felder aus
4. Speichere mit dem Kommentar

Erfasste Zeiten einsehen

Die erfassten Arbeitszeiten werden:

• Im Timetracker-Modul angezeigt
• Mit der Meldung verknüpft
• Für Auswertungen verwendet

Boards-Integration

Meldungen können mit Team-Boards verknüpft werden:

Meldung zu Board hinzufügen

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Zu Board hinzufügen”
3. Wähle ein bestehendes Board oder
4. Erstelle ein neues Board (Titel + Space angeben)
5. Speichere

Die Meldung erscheint als Karte auf dem gewählten Board und kann dort im Kanban-Stil bearbeitet werden.

Meldungen exportieren

Als Admin kannst du Meldungen eines Meldekreises exportieren:

Export starten

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Export” (Excel-Icon)
3. Wähle die zu exportierenden Status
4. Wähle, ob archivierte Meldungen eingeschlossen werden
5. Wähle das Ziel:
   • Datei als Nachricht senden: Du erhältst eine Nachricht mit der Datei
   • In DMS-Ordner speichern: Die Datei wird im Dokumentenmanagement abgelegt

Der Export wird im Hintergrund erstellt und du erhältst eine Benachrichtigung, sobald er fertig ist.

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Klare Titel verwenden, die das Problem sofort erkennen lassen
• Reproduktionsschritte in der Beschreibung angeben
• Screenshots bei visuellen Problemen anhängen
• Status zeitnah aktualisieren für transparente Kommunikation
• Fristen setzen um Verbindlichkeit zu schaffen
• Interne Kommentare für Team-Abstimmungen nutzen

❌ Fehler vermeiden

• Meldungen ohne Rückmeldung im Status “Neu” belassen
• Mehrere Probleme in einer Meldung vermischen
• Vertrauliche Informationen in öffentlichen Meldungen teilen
• Zuständigkeiten unklar lassen

Zusammenfassung

Du hast gelernt, wie du:

• ✅ Meldungen erstellst (auch anonym oder öffentlich)
• ✅ Meldungsdetails verstehst
• ✅ Den Status-Workflow nutzt
• ✅ Meldungen bearbeitest und kommentierst
• ✅ Zuständigkeiten und Fristen verwaltest
• ✅ Meldungen zwischen Meldekreisen verschiebst

Nächste Schritte

• Erfahre, wie du Meldekreise konfigurierst
• Verstehe das Berechtigungskonzept