Meldungen verwalten#

In diesem Kapitel lernst du alle Funktionen rund um die Verwaltung von Meldungen kennen. Du erfährst, wie du Meldungen erstellst, bearbeitest, kommentierst und durch den Workflow führst.

Meldung erstellen#

Standard-Erfassung (angemeldete Benutzer)#

Schritt 1: Zum Meldekreis navigieren

1. Öffne das Meldungen-Dashboard
2. Klicke auf den gewünschten Meldekreis
3. Klicke auf “Neue Meldung”

Schritt 2: Pflichtfelder ausfüllen

Schritt 3: Optionale Felder ergänzen

Schritt 4: Kontaktdaten (falls gewünscht)

• Anrede, Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Schritt 5: Speichern

Klicke auf “Speichern” um die Meldung zu erstellen.

Anonyme Meldungen#

Wenn der Meldekreis anonyme Meldungen erlaubt:

1. Aktiviere die Checkbox “Anonyme Meldung”
2. Deine Identität wird nicht mit der Meldung verknüpft
3. Kontaktdaten können trotzdem optional angegeben werden

⚠️ Wichtig: Bei anonymen Meldungen kannst du nicht mehr auf die Meldung zugreifen, nachdem du sie erstellt hast – es sei denn, du gibst eine E-Mail-Adresse an.

Öffentliche Formulare (ohne Anmeldung)#

Einige Meldekreise bieten öffentliche Formulare an, die ohne ELIZA-Anmeldung zugänglich sind:

1. Rufe den Link zum öffentlichen Formular auf
2. Fülle die Pflichtfelder aus
3. Gib eine E-Mail-Adresse an (falls erforderlich)
4. Du erhältst per E-Mail einen Link zum Nachverfolgen

💡 Tipp: Öffentliche Formulare eignen sich besonders für Kundenreklamationen oder Feedback von externen Personen.

Meldungsdetails verstehen#

Kopfbereich#

Im Kopfbereich einer Meldung siehst du:

• Meldungsnummer: Eindeutige Kennung (z.B. #42 oder BUG-042)
• Titel: Beschreibung der Meldung
• Status: Aktueller Bearbeitungsstand
• Klassifikation: Vertraulichkeitsstufe (öffentlich, vertraulich, geheim)

Hauptbereich#

Der Hauptbereich enthält:

• Beschreibung: Vollständiger Text der Meldung
• Mögliche Massnahmen: Vorgeschlagene Lösung
• Kategorien: Zugeordnete Labels
• Betroffene Prozesse: Verknüpfte Geschäftsprozesse

Seitenbereich#

Im Seitenbereich findest du:

Kommentarbereich#

Der Kommentarbereich zeigt den gesamten Verlauf:

• Alle Kommentare chronologisch
• Systemkommentare (Statusänderungen, Zuweisungen)
• Angehängte Dateien

Status-Workflow#

Übersicht der Status#

Meldungen durchlaufen einen definierten Workflow:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        Status-Workflow                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                     │
│    ┌───────┐                                                        │
│    │  Neu  │ ─────────────────────────────────────┐                 │
│    └───┬───┘                                      │                 │
│        │                                          │                 │
│        ▼                                          ▼                 │
│  ┌────────────┐     ┌────────────┐     ┌──────────────────┐         │
│  │ In Prüfung │ ──► │ Akzeptiert │ ──► │  In Bearbeitung  │         │
│  └─────┬──────┘     └──────┬─────┘     └────────┬─────────┘         │
│        │                  │                     │                   │
│        ▼                  ▼                     ▼                   │
│  ┌──────────────┐   ┌──────────────────────────────────┐            │
│  │Zurückgewiesen│   │     Wirksamkeitsprüfung          │            │
│  └──────────────┘   └──────────────┬───────────────────┘            │
│                                   │                                 │
│                                   ▼                                 │
│                            ┌──────────┐                             │
│                            │ Erledigt │                             │
│                            └──────────┘                             │
│                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Status-Beschreibungen#

Status ändern#

Als Bearbeiter kannst du den Status ändern:

1. Öffne die Meldung
2. Im Bereich “Aktion” siehst du verfügbare Statusübergänge
3. Wähle die gewünschte Aktion
4. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
5. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Nicht alle Statusübergänge sind immer möglich. Das System zeigt nur die erlaubten Aktionen an.

Meldung wieder öffnen#

Eine abgeschlossene oder zurückgewiesene Meldung kann wieder geöffnet werden:

1. Öffne die geschlossene Meldung
2. Wähle die Aktion “Wieder öffnen”
3. Füge eine Begründung als Kommentar hinzu
4. Die Meldung wechselt zurück zu “In Prüfung”

Meldungen bearbeiten#

Grunddaten ändern#

Als Bearbeiter kannst du die Meldungsdetails anpassen:

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Bearbeiten” (Stift-Icon)
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf “Speichern”

Änderbare Felder#

Kommentare und Kommunikation#

Kommentar hinzufügen#

1. Öffne die Meldung
2. Scrolle zum Bereich “Antworten”
3. Gib deinen Kommentar ein
4. Optional: Aktiviere “Interner Kommentar”
5. Optional: Füge Dateien hinzu
6. Klicke auf “Antworten”

Interne Kommentare#

Interne Kommentare sind nur für Admins und Team-Mitglieder des Meldekreises sichtbar:

• Nutze sie für vertrauliche Notizen
• Ersteller der Meldung sehen interne Kommentare nicht
• Externe Beteiligte erhalten keine Benachrichtigung

💡 Tipp: Interne Kommentare eignen sich für Rücksprachen im Team, bevor eine offizielle Antwort erfolgt.

Dateien anhängen#

Du kannst Dateien sowohl bei der Erstellung als auch in Kommentaren anhängen:

Unterstützte Dateitypen:

• Bilder (JPG, PNG, GIF)
• Dokumente (PDF, Word, Excel)
• Archive (ZIP)
• Sonstige Dateien

Vorgehensweise:

1. Klicke auf “Dateien auswählen”
2. Wähle eine oder mehrere Dateien
3. Die Dateien werden beim Speichern hochgeladen

Benachrichtigungen#

Beim Kommentieren kannst du auswählen, wer benachrichtigt wird:

• Interne Benutzer: Admins, Team-Mitglieder, Beitragende
• Externer Benutzer: Kontaktperson der Meldung (falls E-Mail vorhanden)

Die Checkbox-Liste zeigt:

• 👁️ = Benutzer kann die Meldung aktuell einsehen
• 🚫 = Benutzer kann die Meldung erst nach Statusänderung sehen

Zuständigkeit und Fristen#

Zuständigkeit zuweisen#

1. Öffne die Meldung
2. Im Feld “Neue Zuständigkeit” wähle eine Person
3. Nur Admins und Team-Mitglieder des Meldekreises stehen zur Auswahl
4. Speichere die Änderung

Der zuständige Benutzer:

• Erhält eine Benachrichtigung
• Sieht die Meldung unter “Mir zugewiesen”
• Wird automatisch als Beitragender hinzugefügt

Frist setzen#

1. Öffne die Meldung
2. Im Feld “Frist” wähle ein Datum
3. Speichere die Änderung

Frist-Anzeige:

• Überfällige Fristen werden rot markiert
• Meldungen mit Frist erscheinen in der Übersicht priorisiert

Meldungen verschieben#

Du kannst Meldungen zwischen Meldekreisen verschieben:

Voraussetzungen#

• Du hast Bearbeitungsrechte an der Meldung
• Du hast Erstellungsrechte im Ziel-Meldekreis
• Der Ziel-Meldekreis hat gleiche oder höhere Sichtbarkeit

Vorgehensweise#

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Verschieben” (in den Aktionen)
3. Wähle den Ziel-Meldekreis
4. Wähle, welche Labels übernommen werden sollen
5. Optional: Wähle die Weiterleitung nach dem Verschieben
6. Klicke auf “Verschieben”

Was passiert beim Verschieben?#

• Die Meldung erhält eine neue Laufnummer im Ziel-Meldekreis
• Der Status wird auf “Neu” zurückgesetzt
• Ein Systemkommentar dokumentiert die Verschiebung
• Labels werden bei Bedarf im Ziel-Meldekreis neu erstellt
• Falls der zuständige Benutzer nicht im Ziel-Meldekreis berechtigt ist, wird die Zuständigkeit entfernt

⚠️ Wichtig: Eine Verschiebung in einen Meldekreis mit niedrigerer Sichtbarkeit ist nicht möglich (z.B. von “geschützt” nach “normal”).

Zeiterfassung auf Meldungen#

Wenn die Zeiterfassung für den Meldekreis aktiviert ist, kannst du Arbeitszeit erfassen:

Arbeitszeit erfassen#

1. Öffne die Meldung
2. Im Bereich “Zeiterfassung” siehst du:
   • Projektaufgabe
   • Arbeitszeit-Typ
   • Datum
   • Zeitaufwand (Format HH:MM)
3. Fülle die Felder aus
4. Speichere mit dem Kommentar

Erfasste Zeiten einsehen#

Die erfassten Arbeitszeiten werden:

• Im Timetracker-Modul angezeigt
• Mit der Meldung verknüpft
• Für Auswertungen verwendet

Boards-Integration#

Meldungen können mit Team-Boards verknüpft werden:

Meldung zu Board hinzufügen#

1. Öffne die Meldung
2. Klicke auf “Zu Board hinzufügen”
3. Wähle ein bestehendes Board oder
4. Erstelle ein neues Board (Titel + Space angeben)
5. Speichere

Die Meldung erscheint als Karte auf dem gewählten Board und kann dort im Kanban-Stil bearbeitet werden.

Meldungen exportieren#

Als Admin kannst du Meldungen eines Meldekreises exportieren:

Export starten#

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Export” (Excel-Icon)
3. Wähle die zu exportierenden Status
4. Wähle, ob archivierte Meldungen eingeschlossen werden
5. Wähle das Ziel:
   • Datei als Nachricht senden: Du erhältst eine Nachricht mit der Datei
   • In DMS-Ordner speichern: Die Datei wird im Dokumentenmanagement abgelegt

Der Export wird im Hintergrund erstellt und du erhältst eine Benachrichtigung, sobald er fertig ist.

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

• Klare Titel verwenden, die das Problem sofort erkennen lassen
• Reproduktionsschritte in der Beschreibung angeben
• Screenshots bei visuellen Problemen anhängen
• Status zeitnah aktualisieren für transparente Kommunikation
• Fristen setzen um Verbindlichkeit zu schaffen
• Interne Kommentare für Team-Abstimmungen nutzen

❌ Fehler vermeiden#

• Meldungen ohne Rückmeldung im Status “Neu” belassen
• Mehrere Probleme in einer Meldung vermischen
• Vertrauliche Informationen in öffentlichen Meldungen teilen
• Zuständigkeiten unklar lassen

Zusammenfassung#

Du hast gelernt, wie du:

• ✅ Meldungen erstellst (auch anonym oder öffentlich)
• ✅ Meldungsdetails verstehst
• ✅ Den Status-Workflow nutzt
• ✅ Meldungen bearbeitest und kommentierst
• ✅ Zuständigkeiten und Fristen verwaltest
• ✅ Meldungen zwischen Meldekreisen verschiebst

Nächste Schritte#

• Erfahre, wie du Meldekreise konfigurierst
• Verstehe das Berechtigungskonzept