Tipps und Tricks#

In diesem Kapitel findest du bewährte Vorgehensweisen, praktische Tipps und Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Meldungen-Modul.

Effiziente Meldungsbearbeitung#

Schnelle Navigation#

Tastaturkürzel und Schnellzugriffe:

• “Meine Meldungen”: Zeigt alle von dir erstellten Meldungen
• “Mir zugewiesen”: Zeigt deine aktuellen Aufgaben
• “Alle Meldungen”: Übergreifende Suche über alle Meldekreise

💡 Tipp: Setze dir den Link zu “Mir zugewiesen” als Browser-Lesezeichen für den schnellen Tageseinstieg.

Priorisierung deiner Arbeit#

Empfohlener Workflow:

1. Morgens: “Mir zugewiesen” öffnen
2. Überfällige Fristen zuerst bearbeiten (rot markiert)
3. Neue Meldungen prüfen und erste Reaktion geben
4. Laufende Bearbeitung fortführen

Batch-Bearbeitung#

Wenn du viele ähnliche Meldungen bearbeiten musst:

1. Nutze Labels zur Gruppierung
2. Filtere nach Status und Label
3. Bearbeite systematisch von oben nach unten
4. Nutze Vorlagen für wiederkehrende Antworten

Labels clever nutzen#

Scoped Labels für Struktur#

Verwende das Format Kategorie:Wert für organisierte Labels:

Beispiele:

Label-Farben sinnvoll einsetzen#

Empfohlene Farbcodierung:

Labels nicht überladen#

✅ Empfohlen:

• 5-10 Labels pro Meldekreis
• Klare, eindeutige Bezeichnungen
• Konsistente Verwendung

❌ Vermeiden:

• Mehr als 20 Labels
• Überlappende Bedeutungen
• Labels, die niemand verwendet

Benachrichtigungen optimieren#

E-Mail-Flut vermeiden#

Für Administratoren:

1. Zentrale Benachrichtigungs-E-Mail einrichten statt einzelner Admins
2. E-Mail-Filter oder Ordner für Meldungs-E-Mails erstellen
3. Bei hohem Volumen: Automatische E-Mails deaktivieren, ELIZA-Benachrichtigungen nutzen

Für Benutzer:

1. Nicht bei jeder Aktion benachrichtigen - nur bei wichtigen Änderungen
2. Benachrichtigungs-Auswahl gezielt setzen beim Kommentieren
3. ELIZA-Benachrichtigungen in der Sidebar prüfen

Wichtige Benachrichtigungen nicht verpassen#

Sicherstellen:

• E-Mail-Adresse im Profil ist aktuell
• Meldungs-E-Mails landen nicht im Spam
• Regelmässig “Mir zugewiesen” prüfen

Vorlagen nutzen#

Meldungsvorlagen erstellen#

Als Bearbeiter kannst du persönliche Vorlagen für häufige Antworten erstellen:

1. Öffne einen Meldekreis
2. Gehe zu “Vorlagen”
3. Erstelle eine neue Vorlage mit:
   • Titel (z.B. “Erste Antwort Kundenreklamation”)
   • Text mit Platzhaltern

Verfügbare Platzhalter:

• {{ salutation }} - Anrede
• {{ firstname }} - Vorname
• {{ lastname }} - Nachname

Vorlagen aktivieren#

1. Wähle eine Vorlage als “Aktiv”
2. Beim Öffnen einer Meldung wird der Text automatisch ins Kommentarfeld geladen
3. Passe den Text nach Bedarf an

Suche und Filter#

Effektive Suche#

In der Suchleiste:

• Meldungsnummern: #42 oder BUG-42
• Stichworte aus Titel oder Beschreibung
• Namen von Benutzern

Filter kombinieren#

Nützliche Kombinationen:

Zusammenarbeit im Team#

Übergaben dokumentieren#

Bei Zuständigkeitswechsel:

1. Kommentar mit Kontext hinterlassen
2. Erklären, was bereits gemacht wurde
3. Nächste Schritte empfehlen
4. Dann erst Zuständigkeit ändern

Interne vs. Externe Kommunikation#

Interne Kommentare nutzen für:

• Rückfragen an Kollegen
• Technische Details
• Zwischenstände
• Kritische Anmerkungen

Öffentliche Kommentare für:

• Kommunikation mit Meldern
• Offizielle Stellungnahmen
• Lösungsmitteilungen

Eskalation#

Bei Problemen mit Meldungen:

1. Label setzen (z.B. “Eskaliert”)
2. Internen Kommentar mit Begründung
3. Admin informieren per Benachrichtigung
4. Frist anpassen falls nötig

Auswertung und Reporting#

Export für Analyse#

Excel-Export nutzen:

1. Öffne den Meldekreis
2. Klicke auf “Export”
3. Wähle Status und Optionen
4. Analysiere in Excel

Auswertungsmöglichkeiten:

• Anzahl Meldungen pro Zeitraum
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Häufigste Labels/Kategorien
• Meldungen pro Meldekreis

Regelmässige Reviews#

Empfohlener Rhythmus:

Häufige Probleme und Lösungen#

Problem: Meldung nicht sichtbar#

Symptom: Eine Meldung, die existieren sollte, wird nicht angezeigt.

Mögliche Ursachen:

1. Klassifikation: Meldung ist vertraulich oder geheim
2. Status: Meldung ist noch “neu” und du bist kein Team-Mitglied
3. Meldekreis-Sichtbarkeit: Geschützt oder vertraulich
4. Archiviert: Meldung wurde ausgeblendet

Lösung:

• Prüfe deine Berechtigungen
• Frage einen Admin des Meldekreises
• Prüfe mit einem Admin, ob die Meldung existiert

Problem: Kann keine Meldung erstellen#

Symptom: Der Button “Neue Meldung” fehlt oder ist deaktiviert.

Mögliche Ursachen:

1. Keine Berechtigung: Du hast nicht add_issue
2. Geschützter Meldekreis: Nur bestimmte Benutzer dürfen erstellen
3. Meldekreis nicht sichtbar: Du siehst den Meldekreis gar nicht

Lösung:

• Wende dich an deinen Administrator
• Prüfe, ob du im richtigen Meldekreis bist
• Nutze ggf. ein öffentliches Formular

Problem: E-Mail-Benachrichtigungen fehlen#

Symptom: Du erhältst keine E-Mails zu Meldungsänderungen.

Mögliche Ursachen:

1. Spam-Filter: E-Mails landen im Spam
2. E-Mail-Adresse: Im Profil fehlt oder ist falsch
3. Benachrichtigungen deaktiviert: Im Meldekreis oder global
4. Nicht als Beitragender: Du bist nicht an der Meldung beteiligt

Lösung:

• Prüfe deinen Spam-Ordner
• Aktualisiere deine E-Mail-Adresse im Profil
• Frage den Meldekreis-Admin nach den Einstellungen

Problem: Status kann nicht geändert werden#

Symptom: Die gewünschte Status-Aktion ist nicht verfügbar.

Mögliche Ursachen:

1. Workflow-Einschränkung: Dieser Übergang ist nicht erlaubt
2. Keine Berechtigung: Du kannst den Status nicht ändern
3. Meldung ist archiviert: Archivierte Meldungen sind gesperrt

Lösung:

• Prüfe das Workflow-Diagramm (Kapitel 2)
• Wende dich an einen Admin
• Prüfe, ob die Meldung archiviert ist

FAQ - Häufig gestellte Fragen#

Allgemein#

Frage: Kann ich eine Meldung löschen?

Nur Benutzer mit delete_issue-Berechtigung oder Meldekreis-Admins können Meldungen löschen. Aus Nachvollziehbarkeit empfehlen wir stattdessen das Archivieren.

Frage: Wie finde ich meine alten Meldungen?

Klicke auf “Meine Meldungen” im Dashboard. Dort siehst du alle von dir erstellten Meldungen, unabhängig vom Status.

Frage: Kann ich eine anonyme Meldung nachträglich “enttarnen”?

Nein. Bei anonymen Meldungen wird keine Benutzerverknüpfung gespeichert. Auch Administratoren können nicht sehen, wer die Meldung erstellt hat.

Meldekreise#

Frage: Wie viele Meldekreise sollte man haben?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Typisch sind 3-8 Meldekreise für ein mittelgrosses Unternehmen. Zu viele Meldekreise verwirren Benutzer.

Frage: Kann ich einen Meldekreis umbenennen?

Ja. Öffne den Meldekreis, klicke auf “Bearbeiten” und ändere den Titel. Bestehende Meldungen bleiben erhalten.

Frage: Was passiert beim Löschen eines Meldekreises?

Alle Meldungen in diesem Meldekreis werden gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Berechtigungen#

Frage: Warum sehe ich manche Meldungen nicht?

Die Sichtbarkeit hängt ab von: Klassifikation der Meldung, Sichtbarkeit des Meldekreises, deiner Rolle und dem Status der Meldung. Details findest du im Kapitel “Berechtigungskonzept”.

Frage: Kann ein externer Benutzer ohne ELIZA-Account Meldungen erstellen?

Ja, wenn ein öffentliches Formular für den Meldekreis aktiviert ist. Der externe Benutzer erhält per E-Mail einen Link zum Nachverfolgen.

Sonstiges#

Frage: Gibt es eine mobile App?

ELIZA ist als responsive Webanwendung gestaltet und funktioniert auf mobilen Geräten im Browser. Eine dedizierte App gibt es derzeit nicht.

Frage: Kann ich Meldungen per E-Mail erstellen?

Standardmässig nicht. Es gibt jedoch Integrationsmöglichkeiten. Wende dich an deinen Administrator.

Frage: Werden Änderungen protokolliert?

Ja. Alle Änderungen werden im Audit-Log festgehalten. Administratoren können die Historie einsehen.

Checklisten#

Checkliste: Neue Meldung#

• Richtigen Meldekreis gewählt?
• Aussagekräftiger Titel?
• Beschreibung mit allen wichtigen Details?
• Ereignisdatum korrekt?
• Passende Kategorien/Labels?
• Screenshots oder Dateien angehängt (falls nützlich)?
• Kontaktdaten angegeben (falls gewünscht)?

Checkliste: Meldung bearbeiten#

• Meldung vollständig gelesen?
• Alle Kommentare durchgesehen?
• Rückfragen geklärt?
• Zuständigkeit korrekt?
• Frist gesetzt/aktualisiert?
• Status aktuell?
• Beteiligte informiert?

Checkliste: Meldekreis einrichten#

• Eindeutiger, beschreibender Name?
• Beschreibung für Benutzer?
• Sichtbarkeit passend gewählt?
• Mindestens 2 Admins zugewiesen?
• Team-Mitglieder definiert?
• Labels/Kategorien vorbereitet?
• Benachrichtigungen konfiguriert?
• Öffentliches Formular (falls nötig)?
• Test-Meldung erstellt und geprüft?

Zusammenfassung#

Die wichtigsten Tipps auf einen Blick:

• ✅ Klare Strukturen: Wenige, gut organisierte Meldekreise
• ✅ Konsistente Labels: Scoped Labels mit Farbcodierung
• ✅ Schnelle Reaktion: Erste Rückmeldung innerhalb von 24h
• ✅ Transparente Kommunikation: Status aktuell halten
• ✅ Dokumentation: Alles Wichtige in Kommentaren festhalten
• ✅ Regelmässige Reviews: Überfällige Meldungen nicht vergessen

Du hast weitere Fragen? Wende dich an deinen Administrator oder das Support-Team.

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