Erste Schritte im Kennzahlen-Modul

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen des Kennzahlen-Moduls kennen und machst dich mit der Navigation und den wichtigsten Funktionen vertraut.

Was ist das Kennzahlen-Modul?

Das Kennzahlen-Modul (KPI-Modul) ermöglicht dir die systematische Erfassung, Überwachung und Auswertung von Leistungskennzahlen deiner Organisation. Du kannst:

• Kennzahlen definieren mit Zielwerten, Einheiten und Verantwortlichkeiten
• Messungen erfassen und den Verlauf dokumentieren
• Bewertungen vornehmen mit Ampelstatus (grün, orange, rot)
• Trends visualisieren durch automatische Diagramme
• Massnahmen verknüpfen bei Abweichungen vom Ziel

Zugriff auf das Modul

Schritt 1: Modul öffnen

1. Klicke im Hauptmenü auf Kennzahlen
2. Du landest automatisch im Cockpit - der Übersichtsseite

Tipp: Falls du das Modul nicht im Menü siehst, fehlen dir möglicherweise die entsprechenden Berechtigungen. Wende dich an deinen Administrator.

Übersicht der Hauptbereiche

Das Kennzahlen-Modul besteht aus mehreren Bereichen, die du über die Navigationsleiste erreichst:

Cockpit

Das Cockpit ist deine zentrale Übersichtsseite. Hier siehst du alle aktiven Kennzahlen mit:

• Aktuellem Status (Ampel)
• Trend-Anzeige
• Diagramm mit Messhistorie

Navigation: Klicke auf das Kompass-Symbol oder wähle Kennzahlen → Cockpit

Kennzahlen-Liste

Die Kennzahlen-Liste zeigt alle Kennzahlen in Tabellenform. Von hier aus kannst du:

• Kennzahlen suchen und filtern
• Archivierte Kennzahlen ein-/ausblenden
• Neue Kennzahlen erstellen

Navigation: Klicke auf das Listen-Symbol in der Navigationsleiste

Kennzahlenordner

Kennzahlenordner helfen dir, Kennzahlen thematisch zu gruppieren. Du kannst:

• Ordner nach Bereichen, Prozessen oder Teams anlegen
• Berechtigungen pro Ordner steuern
• Ordner-spezifische Cockpits nutzen

Navigation: Klicke auf das Ordner-Symbol oder wähle Kennzahlen → Kennzahlenordner

Favoriten

Deine Favoriten ermöglichen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Kennzahlen.

Navigation: Klicke auf das Stern-Symbol

Überfällige Messungen

Wenn Kennzahlen eine Wiedervorlage (Datum der nächsten Messung) haben und diese überschritten ist, erscheint ein Button für überfällige Messungen.

Navigation: Roter Button in der Navigationsleiste (falls vorhanden)

Die Cockpit-Ansicht verstehen

Das Cockpit zeigt jede Kennzahl als Karte mit folgenden Elementen:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  Kennzahl-Titel                     [Ampel] [Trend]│
│                                                     │
│  ┌───────────────────────────────────────────┐     │
│  │                                           │     │
│  │           Balkendiagramm                  │     │
│  │           (Ist vs. Soll)                  │     │
│  │                                           │     │
│  └───────────────────────────────────────────┘     │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Elemente erklärt:

Deine erste Kennzahl anlegen

Voraussetzung: Du benötigst die Berechtigung zum Erstellen von Kennzahlen (Gruppe kpi_admin oder Admin-Rechte auf einem Ordner).

Schritt 1: Zum Cockpit navigieren

Klicke im Hauptmenü auf Kennzahlen

Schritt 2: Neue Kennzahl erstellen

Klicke auf den grünen Button Kennzahl (mit Plus-Symbol) oben rechts

Schritt 3: Grunddaten eingeben

Fülle folgende Felder aus:

Schritt 4: Zielwert definieren

Schritt 5: Verantwortung zuweisen

Schritt 6: Speichern

Klicke auf den grünen Speichern-Button

Tipp: Beginne mit wenigen, wichtigen Kennzahlen. Du kannst später jederzeit weitere hinzufügen.

Erste Messung erfassen

Nachdem du eine Kennzahl erstellt hast, erfasse die erste Messung:

Schritt 1: Kennzahl öffnen

Klicke auf den Titel der Kennzahl im Cockpit oder in der Liste

Schritt 2: Messung hinzufügen

Klicke auf den grünen Button Messung oben rechts

Schritt 3: Messdaten eingeben

Schritt 4: Speichern

Klicke auf Speichern

Tipp: Nach dem Speichern kannst du direkt die nächste Messung erfassen - das Formular bleibt geöffnet.

Best Practices für den Einstieg

Kennzahlen sinnvoll auswählen

• Weniger ist mehr: Starte mit 5-10 wichtigen Kennzahlen
• SMART-Kriterien: Kennzahlen sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein
• Prozessbezug: Verknüpfe Kennzahlen mit den zugehörigen Prozessen

Ordnerstruktur planen

• Thematisch gruppieren: z.B. “Finanzen”, “Qualität”, “Mitarbeiter”
• Nach Verantwortung: z.B. pro Abteilung oder Team
• Flache Hierarchie: Vermeide zu tiefe Verschachtelungen

Messrhythmus festlegen

• Periodizität definieren: Wie oft wird gemessen? (monatlich, quartalsweise, jährlich)
• Wiedervorlage nutzen: Lass dich an fällige Messungen erinnern
• Regelmässigkeit: Halte den Messrhythmus konsequent ein

Häufige Fragen (FAQ)

Wo sehe ich alle meine Kennzahlen?

Navigiere zu Kennzahlen → klicke auf das Listen-Symbol in der Navigationsleiste. Dort siehst du alle Kennzahlen, für die du Leseberechtigung hast.

Kann ich eine Kennzahl als Favorit markieren?

Ja! Öffne die Kennzahl-Detailseite und klicke auf das Stern-Symbol oben rechts. Die Kennzahl erscheint dann unter Favoriten.

Wie finde ich überfällige Messungen?

Wenn Kennzahlen überfällige Messungen haben, erscheint automatisch ein roter Button in der Navigationsleiste. Klicke darauf für eine Übersicht aller fälligen Messungen.

Kann ich Kennzahlen archivieren statt löschen?

Ja! Beim Bearbeiten einer Kennzahl kannst du das Feld Archiviert aktivieren. Die Kennzahl wird dann nicht mehr im Cockpit angezeigt, bleibt aber mit allen Messungen erhalten.

Zusammenfassung

Du hast in diesem Kapitel gelernt:

• Wie du auf das Kennzahlen-Modul zugreifst
• Welche Bereiche das Modul hat (Cockpit, Liste, Ordner, Favoriten)
• Wie das Cockpit aufgebaut ist
• Wie du deine erste Kennzahl erstellst
• Wie du eine Messung erfasst

Nächste Schritte

Fahre mit dem nächsten Kapitel fort, um mehr über die Verwaltung von Kennzahlen und Ordnern zu erfahren:

→ Kennzahlen verwalten